# Abrechnungsarchiv
> Wie du vergangene Abrechnungsläufe findest und exportierst, in der Detailansicht Summen und PDFs der Vermittler ansiehst, herunterlädst und die Abrechnungen über die Sammelaktion Als E-Mail versenden verschickst.
Im Abrechnungsarchiv stehen alle Abrechnungsläufe, die unter [Abrechnung starten](/kundenverwaltung/abrechnung/abrechnung-starten) entstanden sind, zusammengefasst je Tag und Firma. In der Detailansicht eines Laufs siehst du die einzelnen Vermittler, öffnest ihr PDF und schickst die Abrechnung per E-Mail.
## Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in den [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) ein:
- **Menüpunkt Abrechnungsarchiv:** Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Abrechnung** und dahinter das Recht **Abrechnungsarchiv**. Ohne die Zeile **Abrechnung** fehlt der ganze Menübereich **Abrechnung**.
- **Export der Listen:** Er hängt nicht am Recht **Abrechnungsarchiv**, sondern am Recht **Provisionsaufträge** in derselben Zeile. Das gilt für die Übersicht und für die Detailansicht.
- Für die Rolle **Inhaber** sind alle Rechte für die Abrechnung fest eingeschaltet.
## Vergangene Abrechnungsläufe finden
Öffne **Abrechnung › Abrechnungsarchiv**. In der Standardvorlage gibt es die Listen **Abrechnungsarchiv** und **Zuletzt abgerechnet**; in deiner Organisation können es weniger oder andere Listen sein. Jede Zeile ist ein Abrechnungslauf, also alle Abrechnungen einer Firma an einem Tag. Die Spalten:
- **Datum:** Tag des Abrechnungslaufs.
- **Firma:** abrechnende Firma.
- **Anzahl Vermittler:** Zahl der an diesem Tag abgerechneten Vermittler.
- **Provision:** Summe der Provision über den Lauf.
- **Stornoreserve:** Summe der Stornoreserve über den Lauf.
Die Listen haben keine Suche, keine Checkboxen und keine Sammelaktionen. Zum Eingrenzen nutzt du den Filter. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht des Laufs. Wie Filter und Spalten funktionieren, steht unter [Listen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/uebersicht).
Über den Export der Liste lädst du die Läufe herunter, zum Beispiel für die Buchhaltung. Dafür brauchst du das Recht **Provisionsaufträge**. Die Bedienung steht unter [Mehrfachauswahl und Export](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/mehrfachauswahl-und-export).
Gibt es noch keinen Abrechnungslauf, erscheint **Keine Abrechnungen vorhanden!**.
## Einen Abrechnungslauf im Detail ansehen
1. Klicke im Abrechnungsarchiv auf die Zeile des Laufs.
2. Es öffnet sich die Detailansicht **Abrechnung für** mit dem Firmennamen und darunter **Detailansicht - vom** mit dem Datum.
Jede Zeile ist die Abrechnung eines Vermittlers:
- **Datum** und **Firma** des Laufs
- **Vermittler**
- **Abrechnungsnummer:** laufende Nummer der Abrechnung des Vermittlers im Jahr
- **Provision** und **Stornoreserve** dieses Vermittlers
- **E-Mail:** Standard-E-Mail-Adresse des Vermittlers, an die ein Versand geht
- **IBAN:** Bankverbindung des Vermittlers
Unter der Tabelle steht eine Summenzeile mit den Summen der Betragsspalten über den ganzen Lauf, also bei **Provision** und **Stornoreserve**.
Die Detailansicht hat Checkboxen, aber keine Suche. Auch sie lässt sich mit dem Recht **Provisionsaufträge** exportieren.
Eine abgeschlossene Abrechnung lässt sich hier nicht zurücknehmen oder neu erstellen. In der Detailansicht kannst du sie ansehen und per E-Mail verschicken.
## Die Abrechnung eines Vermittlers als PDF ansehen
Klicke in der Detailansicht auf die Zeile des Vermittlers. i-Planner öffnet die Provisionsabrechnung als PDF in der Vorschau.
Das PDF wird beim Abrechnen außerdem als Dokument des Vermittlers abgelegt. Es heißt **Provisionsabrechnung** mit Vermittlernummer, Jahr und laufender Nummer. Zum Speichern lädst du es aus der Vorschau oder aus den Dokumenten des Vermittlers herunter.
In manchen Organisationen hat jede Zeile der Detailansicht ein **Drei-Punkte-Menü** (Symbol mit drei Punkten) mit dem Eintrag **Herunterladen**, der das PDF des Vermittlers direkt herunterlädt. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
## Abrechnungen per E-Mail an die Vermittler senden
1. Öffne die Detailansicht des Abrechnungslaufs.
2. Markiere die Vermittler, die ihre Abrechnung per E-Mail bekommen sollen.
3. Wähle im Aktionsmenü die Sammelaktion **Als E-Mail versenden**. Es ist die einzige Sammelaktion der Detailansicht. Es öffnet sich der Dialog **Abrechnung per E-Mail versenden**.
4. Klicke im Dialog auf den Knopf **E-Mail versenden** und bestätige die Sicherheitsabfrage **Bist Du sicher, dass Du die Abrechnung per E-Mail versenden willst?**.
5. Es erscheint **Die E-Mails wurden erfolgreich versendet!**.
Die E-Mail geht an die Standard-E-Mail-Adresse des Vermittlers, die in der Spalte **E-Mail** steht. Sie hat den Betreff **Neue Provisionsabrechnung**, das PDF hängt an. Der Text lautet:
> +++ DIESE E-MAIL WURDE AUTOMATISCH ERZEUGT.+++ Sehr geehrte Damen und Herren, Ihnen steht ab sofort eine neue Provisionsabrechnung im Vertriebsportal zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen
Darunter steht der Name deiner Firma.
Klappt der Versand nicht für alle, meldet i-Planner das so; in Klammern folgt jeweils **(Kontakt-KIDs: …)** mit den internen Kontaktnummern der betroffenen Vermittler, beide Meldungen können auch nacheinander erscheinen:
- **\ Kontakt(e) ohne hinterlegte E-Mail-Adresse uebersprungen**: Diese Vermittler haben keine Standard-E-Mail-Adresse. Trage eine ein, markiere nur diese Vermittler und versende erneut.
- **\ Abrechnung(en) nicht versendet**: Der Versand an diese Vermittler ist fehlgeschlagen. An die übrigen ist die E-Mail bereits raus; markiere für einen neuen Versuch nur die betroffenen Vermittler, sonst bekommen die anderen die E-Mail doppelt.
## Wo Vermittler ihre eigenen Abrechnungen sehen
Jeder Vermittler findet seine Provisionsabrechnungen unter [Konto › Abrechnung](/konto/abrechnung). Dort stehen nur Abrechnungen, die ihm selbst zugeordnet sind, mit **Datum**, **Abrechnungsnummer**, **Name** und **Größe**, und er kann sie herunterladen.
## Häufige Fragen
### Wo finde ich eine alte Provisionsabrechnung?
Öffne **Abrechnung › Abrechnungsarchiv**, klicke auf den Abrechnungslauf mit dem passenden Datum und in der Detailansicht auf die Zeile des Vermittlers. Das PDF öffnet sich in der Vorschau.
### Wie schicke ich einem Vermittler seine Abrechnung noch einmal?
Öffne im Abrechnungsarchiv den Lauf, markiere den Vermittler und wähle im Aktionsmenü **Als E-Mail versenden**. Die E-Mail geht an seine Standard-E-Mail-Adresse.
### Warum hat ein Vermittler keine E-Mail mit seiner Abrechnung bekommen?
Prüfe in der Detailansicht die Spalte **E-Mail**. Ohne Standard-E-Mail-Adresse wird der Vermittler beim Versand übersprungen, und i-Planner meldet **Kontakt(e) ohne hinterlegte E-Mail-Adresse uebersprungen**.
### Kann ich eine Abrechnung im Archiv löschen oder korrigieren?
Nein. Eine abgeschlossene Abrechnung lässt sich nicht zurücknehmen oder neu erstellen. Im Archiv kannst du sie nur ansehen und per E-Mail verschicken.
### Wo sieht ein Vermittler seine Abrechnungen?
Unter [Konto › Abrechnung](/konto/abrechnung). Dort stehen alle Provisionsabrechnungen, die ihm zugeordnet sind.
### Wie exportiere ich die Abrechnungsläufe für die Buchhaltung?
Nutze in **Abrechnung › Abrechnungsarchiv** oder in der Detailansicht eines Laufs den Export der Liste, siehe [Mehrfachauswahl und Export](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/mehrfachauswahl-und-export). Dafür brauchst du in der Zeile **Abrechnung** der [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) das Recht **Provisionsaufträge**; das Recht **Abrechnungsarchiv** allein reicht nicht.
### Warum sehe ich im Abrechnungsarchiv nur die Läufe einer Firma?
Deine Rolle ist auf eine bestimmte Abrechnungsfirma festgelegt. Dann zeigt das Archiv nur die Läufe dieser Firma. Diese Festlegung stammt aus älteren Rollen und lässt sich in den [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) nicht einstellen.
### Wie lade ich die Abrechnung eines Vermittlers als PDF herunter?
Öffne den Lauf, klicke auf die Zeile des Vermittlers und lade das PDF aus der Vorschau herunter. Das PDF liegt außerdem in den Dokumenten des Vermittlers. Ist in deiner Organisation das **Drei-Punkte-Menü** der Detailansicht freigeschaltet, geht es auch über **Herunterladen**.
### Warum sehe ich den Menüpunkt Abrechnungsarchiv nicht?
Dir fehlt das Recht **Abrechnungsarchiv** in der Zeile **Abrechnung** deiner Rolle. Wer Rollen bearbeiten darf, schaltet es in den [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) ein.