# Sonderaufträge > Wie du Sonderaufträge ohne Vertragsbezug anlegst, zum Beispiel Vorschüsse, Gegenbuchungen oder Stornoreserve-Buchungen, daraus Buchungen für die Abrechnung freigibst oder mit Automatisch buchen regelmäßig anlegen lässt und Sonderaufträge oder ihre Buchungen wieder löschst. Ein Sonderauftrag ist eine frei angelegte Buchung für einen Vermittler ohne Bezug zu einem Vertrag, zum Beispiel eine Provision, ein Vorschuss oder eine Buchung auf die Stornoreserve. Anders als ein [Provisionsauftrag](/kundenverwaltung/abrechnung/provisionsauftraege/uebersicht), der aus einem Vertrag entsteht, legst du einen Sonderauftrag direkt in der Liste an und gibst den Betrag selbst vor. ## Voraussetzungen Die Rechte stellst du in den [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) ein: - **Menüpunkt Sonderaufträge:** Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Abrechnung** und dahinter das Recht **Sonderbuchungen** („Zugriff auf die Sonderbuchungen."). Das Recht heißt im Rollen-Editor **Sonderbuchungen**, öffnet aber den Menüpunkt **Abrechnung › Sonderaufträge**. Ohne die Zeile **Abrechnung** fehlt der ganze Menübereich **Abrechnung**. - Dasselbe Recht brauchst du zum Anlegen, Speichern, Exportieren und Löschen von Sonderaufträgen und zum Löschen ihrer Buchungen im Fenster **Sonderauftrag**. Für das Löschen in der Liste **Sonderbuchungen** gelten eigene Rechte, siehe [Sonderbuchungen](/kundenverwaltung/abrechnung/sonderbuchungen). - Für die Rolle **Inhaber** sind alle Rechte der Abrechnung fest eingeschaltet. ## Sonderaufträge in der Liste finden Unter **Abrechnung › Sonderaufträge** stehen die Listen **Sonderaufträge** und **Zuletzt angesehen**. Standardmäßig zeigt die Liste die Spalten **Vermittler**, **Datum**, **Konto**, **Bemerkung** und **Provision**. Einblenden kannst du außerdem **Firma**, **Stornoreserve**, **MwSt.**, **MwSt. Prozent**, **Gegenbuchung**, **Vorschuss**, **Automatisch buchen**, **Zahlweise** und **Zahlungsdauer**. Ist die Liste leer, erscheint **Keine Sonderaufträge vorhanden!** mit dem Hinweis **Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Sonderaufträge hinzufügen.** In der Liste **Zuletzt angesehen** heißt die Meldung **Keine Sonderbuchungen vorhanden!** Eigene Listen, Spalten, Suche und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe [Listen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/uebersicht). Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Sonderauftrag, ebenso **Bearbeiten** im Drei-Punkte-Menü der Zeile. Sonderaufträge mit der Bemerkung **Freigabe Stornoreserve \** legt i-Planner selbst an, wenn du im Provisionsauftrag die Stornoreserve einer Buchung auszahlst, siehe [Provisionsbuchungen](/kundenverwaltung/abrechnung/provisionsbuchungen). ## Einen Sonderauftrag anlegen 1. Öffne **Abrechnung › Sonderaufträge** und klicke auf den Plus-Button **Sonderbuchung**. 2. i-Planner legt sofort einen Sonderauftrag mit der Bezeichnung **Neue Sonderbuchung**, dem heutigen Datum und der Zahlweise **Einmalig** an und öffnet das Fenster **Sonderauftrag** mit den Reitern **Provisionsvorgaben** und **Buchungen**. 3. Fülle im Reiter **Provisionsvorgaben** die Felder aus. Was sie bedeuten, steht im Abschnitt **Die Felder eines Sonderauftrags ausfüllen**. 4. Wähle unter **Buchung**, ob schon jetzt eine Buchung entstehen soll. Siehe Abschnitt **Aus einem Sonderauftrag eine Buchung freigeben**. 5. Klicke auf **Speichern**. ::callout --- icon: i-lucide-triangle-alert color: amber --- Der Sonderauftrag entsteht schon mit dem Klick auf den Plus-Button. Brichst du danach mit **Abbrechen** ab, steht er trotzdem als **Neue Sonderbuchung** in der Liste. :: ## Die Felder eines Sonderauftrags ausfüllen Fenster Sonderauftrag, Reiter Provisionsvorgaben mit den Feldern Bezeichnung (für Abrechnung), Konto, Betrag, Zahlweise, Datum, Zahldauer (Jahre), Vermittler und Firma, rechts den Häkchen Betrag zzgl. MwSt. mit Prozentfeld, Gegenbuchung erstellen und Vorschuss / Akontozahlung, darunter Buchung mit Nicht buchen, Buchung freigeben und Automatisch buchen - **Bezeichnung (für Abrechnung)**: Text, der auf der Abrechnung steht. Vorgabe ist **Neue Sonderbuchung**. - **Konto**: **Provision** oder **Stornoreserve**. - **Betrag**: der Betrag der Buchung. - **Zahlweise**: **Monatlich**, **Vierteljährlich**, **Halbjährlich**, **Jährlich** oder **Einmalig**. Sie bestimmt die Fälligkeitstage für **Automatisch buchen**. - **Datum**: Datum als TT.MM.JJJJ, Vorgabe ist heute. - **Zahldauer (Jahre)**: wie viele Jahre ab **Datum** mit **Automatisch buchen** gebucht wird. Bei 0 bucht i-Planner nie automatisch. - **Vermittler**: für wen die Buchung ist. Tippe im Feld **Vermittler eingeben...** den Namen und wähle den Vermittler aus. - **Firma**: die Abrechnungsfirma. Die Auswahl erscheint nur, wenn es mehrere Firmen gibt. - **Betrag zzgl. MwSt.**: Häkchen mit Prozentfeld, Vorgabe 19. - **Gegenbuchung erstellen**: Beim Freigeben entsteht zusätzlich eine zweite Buchung, die den Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen auf das jeweils andere Konto bucht. - **Vorschuss / Akontozahlung**: Beim Konto **Provision** wird ein positiver Betrag mit negativem Vorzeichen gebucht. ## Aus einem Sonderauftrag eine Buchung freigeben Unter **Buchung** wählst du im Reiter **Provisionsvorgaben**, was beim **Speichern** passiert: - **Nicht buchen** (Vorgabe): i-Planner speichert nur den Sonderauftrag. - **Buchung freigeben**: i-Planner erzeugt beim Speichern eine freigegebene Buchung mit dem heutigen Datum. Mit **Gegenbuchung erstellen** kommt die Gegenbuchung hinzu. Anders als im Provisionsauftrag gibt es im Sonderauftrag kein **Buchung erfassen**: Buchungen aus Sonderaufträgen entstehen immer direkt freigegeben. Daneben steht das Häkchen **Automatisch buchen**. Damit bucht i-Planner den Sonderauftrag wiederkehrend selbst, siehe Abschnitt **Einen Sonderauftrag regelmäßig automatisch buchen lassen**. Freigegebene Buchungen erscheinen unter [Buchungen freigeben](/kundenverwaltung/abrechnung/buchungen-freigeben) und nach der Abrechnung im Archiv [Sonderbuchungen](/kundenverwaltung/abrechnung/sonderbuchungen). ## Einen Sonderauftrag regelmäßig automatisch buchen lassen Mit **Automatisch buchen** legt i-Planner an jedem Fälligkeitstag der **Zahlweise** selbst eine Buchung an, zum Beispiel für eine monatliche Zahlung an einen Vermittler. 1. Öffne den Sonderauftrag und trage im Reiter **Provisionsvorgaben** **Betrag**, **Zahlweise**, **Datum** und **Zahldauer (Jahre)** ein. 2. Setze unter **Buchung** das Häkchen **Automatisch buchen**. 3. Klicke auf **Speichern**. Gebucht wird in einem täglichen Hintergrundlauf. Bezugstag ist das Feld **Datum**: | Zahlweise | Fälligkeitstage | |---|---| | **Monatlich** | jeden Monat am Tag des **Datums** | | **Vierteljährlich** | alle 3 Monate am Tag und Monat des **Datums** | | **Halbjährlich** | alle 6 Monate am Tag und Monat des **Datums** | | **Jährlich** | jedes Jahr am Tag und Monat des **Datums** | | **Einmalig** | nur am **Datum** selbst | Voraussetzung ist, dass das **Datum** heute oder früher liegt und **Zahldauer (Jahre)** größer als 0 ist. Die Zahldauer endet am **Datum** plus **Zahldauer (Jahre)**; dieser letzte Tag wird nicht mehr gebucht. Jede automatische Buchung entsteht im Status **Freigegeben** mit dem Datum des Fälligkeitstags und geht in die nächste [Abrechnung](/kundenverwaltung/abrechnung/abrechnung-starten). Ist **Vorschuss / Akontozahlung** angehakt, wird der Betrag negativ gebucht. Ist **Gegenbuchung erstellen** angehakt, entsteht an jedem Fälligkeitstag zusätzlich eine Gegenbuchung. ::callout --- icon: i-lucide-triangle-alert color: amber --- **Automatisch buchen** bucht nicht rückwirkend. Liegt das **Datum** in der Vergangenheit, entstehen nur Buchungen für die folgenden Fälligkeitstage; bei **Einmalig** entsteht dann keine. Fällt der tägliche Lauf an einem Fälligkeitstag aus, wird dieser Tag nicht nachgeholt. :: ## Buchungen eines Sonderauftrags ansehen und löschen Der Reiter **Buchungen** zeigt alle Buchungen aus dem Sonderauftrag, auch die automatisch angelegten, mit **Datum**, **Konto**, **Bemerkung**, **Betrag**, **MwSt.** und **Status**. **Konto** ist **Provision** oder **Stornoreserve**, der Status **Freigegeben** oder **Abgerechnet**. Gibt es noch keine Buchung, erscheint **Keine Buchungen vorhanden!** mit dem Hinweis **Über die Provisionsvorgaben kannst Du neue Inhalte hinzufügen.** Sonderauftrag in der Detailansicht mit den Reitern Provisionsvorgaben und Buchungen, im Reiter Buchungen zwei Buchungen mit Datum, Konto Provision, Bemerkung und Status Abgerechnet; Beträge unkenntlich Eine Buchung, die noch nicht abgerechnet ist, entfernst du mit dem Knopf **Löschen** der Zeile. Es folgt der Dialog **Buchung löschen** mit **Die ausgewählte Buchung wird gelöscht. Wollen Sie fortfahren?** Bestätige mit **Löschen**. Bei abgerechneten Buchungen und ohne das Recht **Sonderbuchungen** gibt es diesen Knopf nicht. ## Einen Sonderauftrag löschen Zum Löschen brauchst du das Recht **Sonderbuchungen**. - **Einzeln:** Im Drei-Punkte-Menü der Zeile unter **Abrechnung › Sonderaufträge** wählst du **Löschen**. Der Eintrag erscheint nur, solange der Sonderauftrag noch keine Buchung hat, zum Beispiel bei einem abgebrochenen **Neue Sonderbuchung**. - **Mehrere:** Markiere die Sonderaufträge mit dem Häkchen und wähle die Sammelaktion **Löschen**, die einzige Sammelaktion dieser Liste. Siehe [Sammelaktionen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/sammelaktionen). ::callout --- icon: i-lucide-triangle-alert color: amber --- Löschen entfernt den Sonderauftrag samt allen seinen Buchungen endgültig. Das lässt sich nicht rückgängig machen. :: Sonderaufträge mit abgerechneten Buchungen löscht i-Planner nicht. Ob ein Sonderauftrag gelöscht ist, siehst du nach dem Neuladen der Liste. ## Häufige Fragen ### Warum sehe ich den Menüpunkt Sonderaufträge nicht? Deiner Rolle fehlt die Zeile **Abrechnung** oder das Recht **Sonderbuchungen**. Das Recht heißt im Rollen-Editor **Sonderbuchungen**, nicht Sonderaufträge. Die Einstellung steht im Abschnitt **Voraussetzungen**. ### Was ist der Unterschied zwischen Sonderauftrag und Provisionsauftrag? Ein [Provisionsauftrag](/kundenverwaltung/abrechnung/provisionsauftraege/uebersicht) gehört zu einem Vertrag und rechnet dessen Provisionen nach Tarif ab. Ein Sonderauftrag hat keinen Vertrag: Du gibst Betrag, Konto und Vermittler selbst vor, etwa für einen Vorschuss. ### Warum steht „Neue Sonderbuchung" in meiner Liste, obwohl ich abgebrochen habe? Der Plus-Button legt den Sonderauftrag sofort an. Öffne ihn, fülle ihn aus und speichere ihn. Brauchst du ihn nicht, lösche ihn über das Drei-Punkte-Menü **Löschen**, siehe Abschnitt **Einen Sonderauftrag löschen**. ### Wie buche ich einen Vorschuss für einen Vermittler? Lege einen Sonderauftrag an, setze das Häkchen **Vorschuss / Akontozahlung**, wähle unter **Buchung** den Wert **Buchung freigeben** und klicke auf **Speichern**. ### Warum kann ich eine Buchung im Sonderauftrag nicht löschen? Die Buchung ist schon abgerechnet. Nur Buchungen, die noch nicht abgerechnet sind, haben den Knopf **Löschen**. Außerdem brauchst du das Recht **Sonderbuchungen**. ### Warum fehlt im Drei-Punkte-Menü eines Sonderauftrags der Eintrag Löschen? Der Sonderauftrag hat schon Buchungen. Lösche zuerst seine Buchungen im Reiter **Buchungen**, danach erscheint **Löschen** wieder. Abgerechnete Buchungen lassen sich nicht löschen; ein Sonderauftrag mit abgerechneten Buchungen bleibt deshalb stehen. ### Warum gibt es im Sonderauftrag kein „Buchung erfassen"? Sonderaufträge kennen nur **Nicht buchen** und **Buchung freigeben**. Die Buchung entsteht direkt freigegeben und geht in die nächste Abrechnung. ### Kann ich dem Sonderauftrag eigene Felder hinzufügen? Nein. Die Felder im Fenster **Sonderauftrag** sind fest, einen Menüpunkt **Felder bearbeiten** gibt es dort nicht. ### Warum hat „Automatisch buchen" im Sonderauftrag nichts gebucht? Prüfe, ob **Zahldauer (Jahre)** größer als 0 ist und das **Datum** heute oder früher liegt. Gebucht wird nur an den Fälligkeitstagen der **Zahlweise**, bei **Monatlich** am Tag des **Datums**, und nur bis zum Ende der Zahldauer. Bei **Einmalig** mit einem Datum in der Vergangenheit entsteht keine automatische Buchung, siehe Abschnitt **Einen Sonderauftrag regelmäßig automatisch buchen lassen**. ### Muss ich automatische Buchungen aus Sonderaufträgen noch freigeben? Nein. Sie entstehen direkt im Status **Freigegeben** und gehen in die nächste Abrechnung, bei **Gegenbuchung erstellen** zusammen mit der Gegenbuchung.