# E-Mail schreiben
> Wie du in i-Planner eine neue E-Mail als Entwurf anlegst, Absenderkonto, Empfänger, Cc und Bcc, Betreff und Text mit Textvorlagen, Signaturen und Anhängen ausfüllst und die E-Mail sendest.
Eine neue E-Mail entsteht in i-Planner als Entwurf im Aktivitätenfenster. Dort wählst du Absenderkonto und Empfänger, schreibst Betreff und Text, fügst Textvorlagen, Signaturen und Anhänge ein und verschickst die E-Mail mit **Senden**.
Was alle Aktivitäten gemeinsam haben, zum Beispiel **Status**, **Verantwortlich** und das Team, steht unter [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht). Wie du E-Mails liest, beantwortest und weiterleitest, steht unter [E-Mails](/kundenverwaltung/aktivitaeten/e-mails/uebersicht).
## Voraussetzungen
- **E-Mail-Konto:** Deine Organisation muss ein E-Mail-Konto angebunden haben, siehe [E-Mail-Integrationen](/organisation/integrationen/e-mail/uebersicht). Eine neue E-Mail verwendet dein Standard-Konto als Absender.
- **Recht E-Mail:** Deine Benutzerrolle braucht im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Aktivitäten**, hinter dem Pfeil im Abschnitt **Aktivitäten** den Schalter **E-Mail**. Die Rechte stellst du unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen).
## Eine neue E-Mail anlegen
1. Öffne **Aktivitäten › E-Mails**.
2. Klicke auf den Plus-Button **E-Mail**.
3. Es öffnet sich das Fenster **Neue - E-Mail** als Entwurf.
Eine neue E-Mail startest du auch, indem du in einer empfangenen oder gesendeten E-Mail auf eine Adresse bei **Von** oder **An** klickst. Antworten und Weiterleitungen beginnen ebenfalls als Entwurf, siehe [E-Mails](/kundenverwaltung/aktivitaeten/e-mails/uebersicht).
Der Entwurf hat diese Bereiche:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| **An**, **Cc**, **Bcc** | Empfänger |
| **Betreff** | Betreff der E-Mail |
| **Anhang** | angehängte Dateien |
| Text | Nachrichtentext mit Textleiste |
| **Bearbeitung** | Angaben der Aktivität, zum Beispiel **Status** und **Verantwortlich** |
| **Zeitraum** | **Start** und **Ende**; je nach Einrichtung stattdessen ein Feld **Datum** mit Uhrzeit |
| **Team** | weitere Benutzer |
Nicht gesendete Entwürfe findest du später in der Liste **Entwürfe**, unter **Aktivitäten › E-Mails** oder **Aktivitäten › Übersicht**. Wie Entwürfe allgemein funktionieren, steht unter [Datensatz anlegen](/kundenverwaltung/grundlagen/karteikarte/datensatz-anlegen).
## Die Symbole der Textleiste kennen
Die Textleiste des Entwurfs enthält Symbole ohne Beschriftung. Ihre Namen erscheinen, wenn du mit der Maus darauf zeigst:
| Symbol | Name | Wofür |
|---|---|---|
| Aa | **Editor öffnen** | blendet die Werkzeuge zum Formatieren des Textes ein |
| Sprechblase | **Textvorlagen** | Textvorlage einfügen |
| Punkteraster | **Link öffnen Tracking aktivieren** | Verfolgung geklickter Links ein- oder ausschalten (eingeschaltet heißt das Symbol **Link öffnen Tracking deaktivieren**) |
| geöffneter Umschlag | **E-Mail öffnen Tracking aktivieren** | Verfolgung des Öffnens ein- oder ausschalten (eingeschaltet heißt das Symbol **E-Mail öffnen Tracking deaktivieren**) |
| Stift in einem Feld | **Signaturen** | Signatur einfügen |
| @ | **Accounts** | Absenderkonto wählen |
| Büroklammer | **Dateianhänge** | Dokumente anhängen |
Die beiden Tracking-Schalter werden am Entwurf gespeichert, beim Versand aber derzeit nicht an den Mailserver übergeben. Sie haben deshalb keine Wirkung.
Wie du die einzelnen Symbole nutzt, steht in den Abschnitten **Das Absenderkonto wählen**, **Eine Textvorlage einfügen**, **Eine Signatur einfügen** und **Dateien anhängen**.
## Das Absenderkonto wählen
Ein neuer Entwurf verwendet dein Standard-Konto als Absender. So wählst du ein anderes Konto:
1. Klicke in der Textleiste auf **Accounts** (@).
2. Suche das Konto bei Bedarf im Feld **Accounts suchen...**.
3. Klicke auf das Konto.
Die E-Mail wird über das gewählte Konto verschickt. Die Konten richtet deine Organisation unter [E-Mail-Integrationen](/organisation/integrationen/e-mail/uebersicht) ein.
## Empfänger eintragen
1. Klicke auf **An** und tippe einen Namen oder eine Adresse ein.
2. i-Planner schlägt passende Kontakte mit Bild, Name und Adresse vor. Klicke auf einen Vorschlag, um ihn zu übernehmen.
3. Eine vollständige Adresse ohne Vorschlag übernimmst du mit der Eingabetaste oder indem du das Feld verlässt.
Gut zu wissen:
- **Mehrere Adressen** fügst du auf einmal aus der Zwischenablage ein, getrennt durch Leerzeichen, Semikolon oder Komma.
- **Adresse entfernen:** Klicke auf das x an der Adresse. Ist das Eingabefeld in **An** leer, entfernt die Rücktaste die letzte Adresse.
- **Cc und Bcc:** Klicke in der Zeile **An** auf **Cc** oder **Bcc**, um die Zeile einzublenden. Das x in der Zeile blendet sie wieder aus und leert sie.
- **Anrede:** Wählst du in **An** einen Kontakt mit Briefanrede, setzt i-Planner die Anrede an den Anfang des Textes oder ersetzt eine vorhandene Anrede.
- **Zuordnung:** Ist die E-Mail noch keinem Kunden zugeordnet und wählst du einen Kontakt aus den Vorschlägen, erscheint **Soll die E-Mail auch gleich dem Kunden … zugewiesen werden?**. **Ja** ordnet die E-Mail dem Kunden zu. Mehr dazu unter [E-Mails](/kundenverwaltung/aktivitaeten/e-mails/uebersicht) im Abschnitt **Eine E-Mail einem Kunden zuordnen**.
- Adressen deiner eigenen Konten kannst du nicht in **An** eintragen; es erscheint eine Meldung.
- Dieselbe Adresse kann nicht zweimal im selben Feld stehen. Ungültige Adressen übernimmt i-Planner nicht.
## Betreff und Text schreiben
1. Trage im Feld **Betreff** den Betreff ein. Ohne Betreff lässt sich die E-Mail nicht senden.
2. Klicke in das Textfeld und schreibe die Nachricht.
3. Zum Formatieren klicke in der Textleiste auf **Editor öffnen** (Aa).
Den Text kannst du mit einer Textvorlage und einer Signatur ergänzen, siehe Abschnitte **Eine Textvorlage einfügen** und **Eine Signatur einfügen**. Nach dem Versand sind **An**, **Cc**, **Bcc**, **Betreff** und Text gesperrt.
## Eine Textvorlage einfügen
1. Klicke in der Textleiste auf **Textvorlagen** (Sprechblase).
2. Suche die Vorlage bei Bedarf im Feld **Textvorlagen suchen...**.
3. Klicke auf die Vorlage.
Platzhalter in der Vorlage ersetzt i-Planner durch die Daten des zugeordneten Kunden. Je nach Vorlage erscheint zusätzlich eine Auswahl der Abschnitte, die du einfügen möchtest.
In derselben Auswahl gibt es außerdem:
- **Entwurf als Textvorlage speichern...**: den aktuellen Text als neue Vorlage ablegen
- **Textvorlagen verwalten...**: die Vorlagen bearbeiten
Die Textvorlagen deiner Organisation findest du unter **Einstellungen › Textvorlagen**.
## Eine Signatur einfügen
Beim Anlegen eines Entwurfs setzt i-Planner automatisch eine Signatur ein. Welche, legt das gewählte Absenderkonto fest, getrennt für neue E-Mails und für Antworten und Weiterleitungen: eine bestimmte Signatur, deine persönliche **Standardsignatur** oder **Keine Signatur**. Wechselst du das Absenderkonto, setzt i-Planner dessen Signatur ein. Einen gespeicherten Entwurf verändert i-Planner beim erneuten Öffnen nicht.
Eine andere Signatur wählst du so:
1. Klicke in der Textleiste auf **Signaturen**.
2. Suche die Signatur bei Bedarf im Feld **Signatur suchen...**.
3. Klicke auf die Signatur oder auf **Keine Signatur**.
Die Signatur steht danach am Ende des Textes, bei einer Antwort über der zitierten Nachricht. Hast du schon eine Signatur eingefügt, ersetzt die neue sie. Die Liste zeigt deine eigenen und die für dich freigeschalteten Signaturen. Hat deine Benutzerrolle Zugriff auf die Signaturen, öffnen das Stift-Symbol neben einer Signatur und **Signaturen verwalten...** die Verwaltung in einem neuen Browser-Tab. Wie du Signaturen anlegst, freischaltest und E-Mail-Konten zuordnest, steht unter [Signaturen](/organisation/einstellungen/e-mail/signaturen).
## Dateien anhängen
Du hast zwei Möglichkeiten:
- **Datei hineinziehen:** Ziehe eine Datei von deinem Computer in das Textfeld. Es erscheint **Anhang hier fallen lassen...**; lass die Datei los.
- **Dokument auswählen:** Klicke in der Textleiste oder in der Zeile **Anhang** auf **Dateianhänge** (Büroklammer) und wähle die Dokumente aus.
Die Anhänge stehen danach in der Zeile **Anhang** mit Dateiname und Größe. Ein Klick auf einen Anhang öffnet die Vorschau.
Gut zu wissen:
- Einen Anhang entfernst du im Entwurf über das x am Anhang und bestätigst die Rückfrage.
- Ordner kannst du nicht anhängen, nur Dokumente.
- Wählst du ein bereits angehängtes Dokument erneut aus, wird es wieder entfernt.
- Nach dem Versand lassen sich Anhänge nicht mehr ändern.
Wie du Dokumente in i-Planner ablegst, steht unter [Hochladen](/kundenverwaltung/grundlagen/dokumente-und-ordner/hochladen).
## Die E-Mail senden
1. Prüfe Absenderkonto, Empfänger und **Betreff**.
2. Klicke auf **Senden**.
3. Während des Versands erscheint **Nachricht wird versendet...**.
Nach dem Versand sind **An**, **Cc**, **Bcc**, **Betreff**, Text und Anhänge gesperrt.
Klappt der Versand nicht, erscheint eine dieser Meldungen:
| Meldung | Bedeutung und Lösung |
|---|---|
| **Die Nachricht enthält keinen Empfänger!** mit dem Hinweis **Füge eine Empfänger hinzu, um die Nachricht zu versenden.!** | In **An** steht keine Adresse. **Ja** setzt den Cursor in das Feld **An**. |
| **Die E-Mail enthält keinen Betreff!** mit dem Hinweis **Füge einen Betreff hinzu, um die E-Mail zu senden.** | Das Feld **Betreff** ist leer. **Ja** setzt den Cursor in das Feld **Betreff**. |
| **Die E-Mail konnte nicht gesendet werden.** | Der Versand ist fehlgeschlagen. Versuche es erneut; tritt die Meldung wieder auf, prüfe das Konto. |
| **Fehler beim Versenden der E-Mail: Account nicht gefunden** | Am Entwurf ist kein Absenderkonto gewählt, oder das Konto wurde gelöscht. Wähle über **Accounts** ein Konto. |
| **Fehler beim Versenden der E-Mail: Account ist nicht in die EmailEngine migriert (engine_account fehlt). Bitte Account in den Einstellungen erneut validieren.** | Das Konto ist nicht vollständig angebunden. Richte es erneut ein, siehe [E-Mail-Integrationen](/organisation/integrationen/e-mail/uebersicht). |
| **Authorisierung fehlerhaft:** mit einem Fehlertext | Der Mailserver hat den Versand abgelehnt. Prüfe die Anmeldung des Kontos. |
## Häufige Fragen
### Warum kann ich meine E-Mail nicht senden, obwohl ich alles ausgefüllt habe?
Prüfe die Meldung, die beim Senden erscheint. Zum Beispiel fehlt eine Adresse in **An**, der **Betreff** ist leer oder das Absenderkonto ist nicht mehr angebunden. Die Meldungen und ihre Lösung stehen im Abschnitt **Die E-Mail senden**.
### Wie ändere ich den Absender einer E-Mail?
Klicke im Entwurf in der Textleiste auf **Accounts** (@) und wähle das Konto. Ohne Auswahl verwendet i-Planner dein Standard-Konto.
### Wie füge ich CC- oder BCC-Empfänger hinzu?
Klicke in der Zeile **An** auf **Cc** oder **Bcc**. Die Zeile erscheint, und du trägst die Adressen wie in **An** ein.
### Warum wird meine eigene Adresse nicht als Empfänger übernommen?
Adressen deiner eigenen E-Mail-Konten kannst du nicht in **An** eintragen. i-Planner zeigt dann eine Meldung.
### Warum steht plötzlich eine Anrede im Text?
Du hast in **An** einen Kontakt mit Briefanrede gewählt. i-Planner setzt dessen Anrede an den Anfang des Textes oder ersetzt eine vorhandene Anrede.
### Wie hänge ich eine Datei an eine E-Mail an?
Ziehe die Datei in das Textfeld oder klicke auf **Dateianhänge** (Büroklammer) und wähle ein Dokument. Ordner lassen sich nicht anhängen.
### Warum kann ich nach dem Senden nichts mehr am Text ändern?
Eine gesendete E-Mail ist verschickt. **An**, **Cc**, **Bcc**, **Betreff**, Text und Anhänge sind deshalb gesperrt. Für eine Korrektur schreibst du eine neue E-Mail oder leitest die alte weiter.
### Wo finde ich eine E-Mail, die ich angefangen, aber nicht gesendet habe?
Nicht gesendete E-Mails sind Entwürfe. Du findest sie in der Liste **Entwürfe**, unter **Aktivitäten › E-Mails** oder **Aktivitäten › Übersicht**.
### Was bedeutet „Fehler beim Versenden der E-Mail: Account nicht gefunden“?
Am Entwurf ist kein Absenderkonto gewählt, oder das Konto wurde inzwischen gelöscht. Klicke auf **Accounts** und wähle ein vorhandenes Konto, dann sende erneut.
### Warum steht in meiner neuen E-Mail schon eine Signatur?
i-Planner setzt die Signatur automatisch ein, und zwar nach der Einstellung des Absenderkontos: Im E-Mail-Account legt der Bereich **E-Mail-Signaturen** fest, welche Signatur bei neuen E-Mails und welche bei Antworten und Weiterleitungen steht – eine bestimmte Signatur, deine persönliche **Standardsignatur** oder **Keine Signatur**. Wählst du im Entwurf über **Signaturen** eine andere, ersetzt sie die eingefügte. Mehr dazu unter [Signaturen](/organisation/einstellungen/e-mail/signaturen).