# E-Mails
> Wie du unter Aktivitäten › E-Mails empfangene und gesendete E-Mails findest, als gelesen markierst, aus dem Postfach nachlädst, öffnest, beantwortest, weiterleitest, als Original herunterlädst und einem Kunden zuordnest.
In i-Planner ist jede empfangene und gesendete E-Mail eine Aktivität mit Absender, Empfängern, Betreff, Text und Anhängen. Unter **Aktivitäten › E-Mails** findest du sie in Listen wie **Eingang** und **Gesendet**, öffnest sie, beantwortest sie und ordnest sie einem Kunden zu.
Was alle Aktivitäten gemeinsam haben, zum Beispiel **Status**, **Verantwortlich**, das Aktivitätenfenster und das Aktionsmenü, steht unter [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht). Wie du eine neue E-Mail verfasst, steht unter [E-Mail schreiben](/kundenverwaltung/aktivitaeten/e-mails/e-mail-schreiben).
## Voraussetzungen
- **E-Mail-Konto:** Deine Organisation muss mindestens ein E-Mail-Konto angebunden haben, zum Beispiel über [Gmail](/organisation/integrationen/e-mail/gmail), [Microsoft 365](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365) oder [E-Mail](/organisation/integrationen/e-mail/e-mail). Alle Möglichkeiten stehen unter [E-Mail-Integrationen](/organisation/integrationen/e-mail/uebersicht). Eine neue E-Mail verwendet dein Standard-Konto als Absender.
- **Recht E-Mail:** Die Rechte stellst du unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) ein. Im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Aktivitäten**, muss hinter dem Pfeil im Abschnitt **Aktivitäten** der Schalter **E-Mail** eingeschaltet sein („Die Rolle hat Zugriff auf den E-Mail-Client.“). Ohne ihn fehlt der Menüpunkt **Aktivitäten › E-Mails**. Für die Rolle **Inhaber** ist das Recht immer eingeschaltet.
- **Wessen E-Mails du siehst:** Das regelt im selben Rollen-Editor der Abschnitt **Sichtbarkeit**:
- **Ansicht** („Welche Aktivitäten die Rolle sieht.“): **Von allen Benutzern** oder **Als Verantwortlicher oder Teammitglied**
- **Verantwortlicher** und **Teammitglied** legen fest, wen du als Verantwortlichen oder Teammitglied auswählen darfst: **Alle Benutzer**, **Sich selbst und Mitglieder seines Teams** oder **Nur sich selbst**
- **Antworten und Weiterleiten:** Diese Symbole erscheinen nur, wenn du die Aktivitäten des zugeordneten Datensatzes bearbeiten darfst. Bei Kunden ist das im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Kontakte**, hinter dem Pfeil im Abschnitt **Aktivitäten** der Schalter **Mit Bearbeitung** („Aktivitäten bearbeiten und löschen.“); er erscheint, sobald dort **Sichtrecht** eingeschaltet ist. Bei Produktpartnern und Benutzern ist es derselbe Schalter in der Zeile **Produktpartner** beziehungsweise **Benutzer**.
## Meine E-Mails in einer Liste finden
Öffne **Aktivitäten › E-Mails**. Die Listen zeigen nur E-Mails, keine anderen Aktivitäten:
- **Zuletzt angesehen** und **Zuletzt bearbeitet**
- **Eingang**: nur ungelesene empfangene E-Mails aus den E-Mail-Konten, auf die du Zugriff hast, die neueste zuerst; Entwürfe und gelöschte E-Mails stehen dort nicht
- **Offen**, **In Bearbeitung**, **Wartend** und **Erledigt**, passend zu den Werten des Felds **Status**
- **Gesendet**
- **Markiert**
- **Entwürfe**
- **E-Mails**
- **Gelöscht**
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die E-Mail. Spalten, Suche, Filter und eigene Listen funktionieren wie in jeder Liste, siehe [Listen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/uebersicht) und [Eigene Listen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/eigene-listen). Mehrere E-Mails auf einmal änderst du über [Mehrfachauswahl und Export](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/mehrfachauswahl-und-export); welche Aktionen es bei E-Mails gibt, steht unter [Listenaktionen](/kundenverwaltung/aktivitaeten/listenaktionen). **Kopieren** und **Pipeline** gibt es bei E-Mails nicht.
Ist eine Liste leer, erscheint zum Beispiel **Keine offenen E-Mails vorhanden!** oder **Keine neuen E-Mails vorhanden!** mit dem Hinweis **Über den unteren Plus-Button kannst Du neue E-Mails schreiben.** Der Plus-Button **E-Mail** legt eine neue E-Mail an, siehe [E-Mail schreiben](/kundenverwaltung/aktivitaeten/e-mails/e-mail-schreiben).
## Neue E-Mails als gelesen markieren
Eine E-Mail bleibt im **Eingang**, bis sie als gelesen gilt. So markierst du mehrere E-Mails auf einmal als gelesen:
1. Öffne **Aktivitäten › E-Mails › Eingang**.
2. Hake die E-Mails an.
3. Klicke in der Aktionsleiste auf **Als gelesen markieren** (Auge).
4. Bestätige **Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgängen als gelesen markieren willst?** mit **Ja**.
Danach erscheint **Die Vorgängen wurden erfolgreich als gelesen markiert!**, und die E-Mails verlassen den **Eingang**. Du findest sie weiter in der Liste **E-Mails**. **Als gelesen markieren** gibt es nur im **Eingang**, nicht in den übrigen E-Mail-Listen. Die übrigen Aktionen der Aktionsleiste beschreibt [Listenaktionen](/kundenverwaltung/aktivitaeten/listenaktionen).
## E-Mails aus dem Postfach nachladen
In der Liste **Eingang** hat das Symbol zum Aktualisieren (zwei kreisförmige Pfeile) über der Liste eine Auswahl, wie weit zurück i-Planner die E-Mails mit dem Postfach abgleicht:
- **60 Min. zurück synchronisieren**
- **24 Stunden zurück synchronisieren**
- **Eine Woche zurück synchronisieren**
- **Ein Monat zurück synchronisieren**
Wähle den Zeitraum, in dem die fehlende E-Mail angekommen ist. Die Auswahl gibt es nur in der Liste **Eingang**.
## Eine E-Mail öffnen und lesen
Klicke in einer Liste auf die E-Mail. Das Fenster **E-Mail** zeigt im Kopf den zugeordneten Kontakt und darunter:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| **Von** | Absenderadresse; nur bei empfangenen und gesendeten E-Mails |
| **An** | Empfänger |
| **Cc** und **Bcc** | Kopie- und Blindkopie-Empfänger, falls vorhanden |
| **Betreff** | Betreff der E-Mail |
| **Anhang** | Anhänge mit Dateiname und Größe; ein Klick öffnet die Vorschau |
| Text | Nachrichtentext |
Bei empfangenen und gesendeten E-Mails sind **An**, **Cc**, **Bcc**, **Betreff**, Text und Anhänge gesperrt. Die Angaben, die jede Aktivität hat, zum Beispiel **Status** und **Verantwortlich** in der Gruppe **Bearbeitung**, beschreibt [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht).
Ein Klick auf eine Adresse bei **Von** oder **An** startet eine neue E-Mail an diese Adresse. Fehlt dir das Recht **E-Mail** oder nutzt deine Organisation das E-Mail-Modul nicht, öffnet sich stattdessen das Mailprogramm deines Computers.
Die Textleiste einer empfangenen oder gesendeten E-Mail enthält Symbole ohne Beschriftung, je nach E-Mail:
- **Original E-Mail herunterladen**: Dokument mit Pfeil
- **Verlauf anzeigen**: nummerierte Liste
- **Antworten**, **Allen Antworten** und **Weiterleiten**: Pfeilsymbole
Wann welches Symbol erscheint, steht in den Abschnitten **Auf eine E-Mail antworten oder sie weiterleiten**, **Den Verlauf einer Unterhaltung anzeigen** und **Die Original-E-Mail herunterladen**.
## Auf eine E-Mail antworten oder sie weiterleiten
1. Öffne die empfangene oder gesendete E-Mail.
2. Klicke in der Textleiste auf eines der Symbole:
- **Antworten**: Antwort an den Absender
- **Allen Antworten**: Antwort an den Absender und alle weiteren Empfänger
- **Weiterleiten**: die E-Mail an eine andere Adresse schicken
3. Beantworte die Rückfrage mit **Ja** oder **Nein**.
4. In beiden Fällen öffnet sich ein neuer E-Mail-Entwurf. Ergänze ihn und sende ihn, wie unter [E-Mail schreiben](/kundenverwaltung/aktivitaeten/e-mails/e-mail-schreiben) beschrieben.
Die Symbole erscheinen nicht immer:
- **Antworten** fehlt, wenn die E-Mail von einem deiner eigenen Konten stammt.
- **Allen Antworten** gibt es nur, wenn die E-Mail Empfänger in **Cc** hat.
- Alle drei fehlen, wenn deine Organisation das E-Mail-Modul nicht nutzt oder wenn du die Aktivitäten des zugeordneten Kunden, Produktpartners oder Benutzers nicht bearbeiten darfst. Das Recht dafür steht im Abschnitt **Voraussetzungen**.
- In Entwürfen gibt es die Symbole nicht.
## Den Verlauf einer Unterhaltung anzeigen
Gehört eine E-Mail zu einer Unterhaltung mit früheren Nachrichten, zeigt ihre Textleiste das Symbol **Verlauf anzeigen** (nummerierte Liste).
1. Öffne die E-Mail.
2. Klicke auf **Verlauf anzeigen**.
i-Planner blendet die früheren E-Mails derselben Unterhaltung ein.
Das Symbol gibt es nur bei empfangenen und gesendeten E-Mails, die Vorgänger haben, nicht in Entwürfen.
## Die Original-E-Mail herunterladen
Mit **Original E-Mail herunterladen** erhältst du die E-Mail als Datei (EML-Datei), zum Beispiel zum Archivieren.
1. Öffne die empfangene oder gesendete E-Mail.
2. Klicke in der Textleiste auf das Symbol **Original E-Mail herunterladen** (Dokument mit Pfeil).
Das Symbol erscheint nur, wenn ein Original vorliegt; in Entwürfen fehlt es. Klappt der Download nicht, erscheint eine dieser Meldungen:
| Meldung | Bedeutung |
|---|---|
| **EML konnte nicht erzeugt werden.** | Die Datei ließ sich für diese E-Mail nicht erstellen. |
| **Für diesen Vorgang kann keine E-Mail-Datei generiert werden.** | Für diese E-Mail lässt sich keine Datei erstellen. |
| **Das Original dieser E-Mail ist im Postfach nicht mehr auffindbar.** | Die E-Mail ist im Postfach des Kontos nicht mehr vorhanden, zum Beispiel weil sie dort gelöscht wurde. |
| **Die EML-Datei steht noch nicht zum Download bereit. Bitte versuche es später erneut.** | Das Original ist noch nicht aus dem Postfach übernommen. Versuche es später erneut. |
## Eine E-Mail einem Kunden zuordnen
Eine E-Mail gehört wie jede Aktivität zu einem Kontakt, den das Fenster im Kopf anzeigt. Beim Schreiben ordnet i-Planner die E-Mail auf Wunsch automatisch zu:
1. Öffne einen E-Mail-Entwurf, der noch keinem Kunden zugeordnet ist.
2. Tippe im Feld **An** einen Namen ein und wähle den Kontakt aus den Vorschlägen.
3. Es erscheint die Rückfrage **Soll die E-Mail auch gleich dem Kunden … zugewiesen werden?** mit dem Namen des Kontakts.
4. Klicke auf **Ja**. Es erscheint **Die E-Mail wurde erfolgreich zugewiesen.** Mit **Nein** bleibt die E-Mail ohne Zuordnung.
Gut zu wissen:
- Die Zuordnung eines Entwurfs löst du über das Symbol **Zuweisung zum Kunden löschen** (x) im Kopf des Fensters. Bei gesendeten E-Mails ist das nicht möglich.
- Wie du den Kontakt einer Aktivität allgemein zuweist oder wechselst, steht unter [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht).
## Meldungen
| Meldung | Bedeutung |
|---|---|
| **Soll die E-Mail auch gleich dem Kunden … zugewiesen werden?** | Du hast in **An** einen Kontakt gewählt, und die E-Mail ist noch keinem Kunden zugeordnet. **Ja** ordnet sie zu. |
| **Die E-Mail wurde erfolgreich zugewiesen.** | Die Zuordnung hat geklappt. |
| **E-Mail nicht gefunden** | Eine Benachrichtigung über eine neue E-Mail verweist auf eine E-Mail, die es nicht mehr gibt oder die du nicht sehen darfst. |
| **Keine offenen E-Mails vorhanden!** / **Keine neuen E-Mails vorhanden!** | Die gewählte Liste ist leer. |
Meldungen beim Versand stehen unter [E-Mail schreiben](/kundenverwaltung/aktivitaeten/e-mails/e-mail-schreiben), Meldungen beim Herunterladen des Originals im Abschnitt **Die Original-E-Mail herunterladen**.
## Häufige Fragen
### Warum sehe ich den Menüpunkt E-Mails nicht?
Deiner Benutzerrolle fehlt das Recht **E-Mail**. Es wird unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) eingeschaltet: Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Aktivitäten**, hinter dem Pfeil Abschnitt **Aktivitäten**, Schalter **E-Mail**.
### Warum fehlt bei einer E-Mail der Button zum Antworten?
**Antworten** fehlt, wenn die E-Mail von einem deiner eigenen Konten stammt, und **Allen Antworten** gibt es nur bei E-Mails mit Empfängern in **Cc**. Fehlen alle drei Symbole einschließlich **Weiterleiten**, darfst du die Aktivitäten des zugeordneten Kunden nicht bearbeiten: Dafür braucht deine Rolle unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Kontakte**, hinter dem Pfeil im Abschnitt **Aktivitäten** den Schalter **Mit Bearbeitung**. In Entwürfen gibt es die Symbole nie.
### Warum kann ich eine empfangene E-Mail nicht bearbeiten?
Bei empfangenen und gesendeten E-Mails sind **An**, **Cc**, **Bcc**, **Betreff**, Text und Anhänge gesperrt. Du kannst aber **Status**, **Verantwortlich** und die anderen Angaben der Aktivität ändern oder die E-Mail mit **Weiterleiten** in einem neuen Entwurf weiterverwenden.
### Warum sehe ich die E-Mails meiner Kollegen nicht?
Welche E-Mails du siehst, legt deine Benutzerrolle unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) fest: Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Aktivitäten**, hinter dem Pfeil Abschnitt **Sichtbarkeit**, Auswahl **Ansicht**. Steht **Ansicht** auf **Als Verantwortlicher oder Teammitglied**, siehst du nur E-Mails, bei denen du **Verantwortlich** oder im Team bist.
### Warum ist eine E-Mail nicht mehr im Eingang?
Der **Eingang** zeigt nur ungelesene E-Mails. Wurde die E-Mail als gelesen markiert, steht sie nicht mehr dort, aber weiter in der Liste **E-Mails**. Gelöschte E-Mails findest du in der Liste **Gelöscht**.
### Eine E-Mail aus meinem Postfach fehlt in i-Planner. Was kann ich tun?
Öffne **Aktivitäten › E-Mails › Eingang** und wähle am Symbol zum Aktualisieren einen Zeitraum, zum Beispiel **24 Stunden zurück synchronisieren**. Prüfe auch die Liste **E-Mails**, falls die E-Mail schon als gelesen gilt, und ob du Zugriff auf das E-Mail-Konto hast.
### Brauche ich ein E-Mail-Konto, um E-Mails in i-Planner zu nutzen?
Ja. E-Mails werden über ein angebundenes Konto empfangen und verschickt. Wie du ein Konto einrichtest, steht unter [E-Mail-Integrationen](/organisation/integrationen/e-mail/uebersicht).
### Wie speichere ich eine E-Mail als Datei?
Öffne die E-Mail und klicke in der Textleiste auf **Original E-Mail herunterladen**. Das Symbol erscheint nur bei empfangenen und gesendeten E-Mails, zu denen ein Original vorliegt.
### Was bedeutet „Das Original dieser E-Mail ist im Postfach nicht mehr auffindbar.“?
Die E-Mail wurde im Postfach des Kontos gelöscht, deshalb kann i-Planner das Original nicht mehr herunterladen.
### Wie sehe ich die früheren Nachrichten einer Unterhaltung?
Klicke in der geöffneten E-Mail auf **Verlauf anzeigen**. Das Symbol erscheint nur, wenn es zu der E-Mail frühere Nachrichten gibt.