# Listenaktionen
> Welche Einträge das Drei-Punkte-Menü an einer Aktivität in der Liste bietet, welche Sammelaktionen es in den Aktivitäten- und Chat-Listen gibt, was eine Kopie übernimmt und wie du Aktivitäten als gelesen markierst, mit Vorgängen verknüpfst, wiederherstellst oder endgültig löschst.
In jeder Aktivitätenliste erreichst du Aktionen für eine einzelne Aktivität über das Drei-Punkte-Menü am Zeilenende und Aktionen für mehrere Aktivitäten über die Aktionsleiste. Diese Seite beschreibt, welche Einträge es in den Listen unter **Aktivitäten** und im Reiter **Aktivitäten** einer Karteikarte gibt und was sie bewirken.
## Voraussetzungen
Die Rechte stellt eine Person mit Administrator-Rolle unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) ein.
- **Listen unter Aktivitäten:** Die Sammelaktionen stehen immer zur Verfügung. **Pipeline** braucht im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Aktivitäten**, das Recht **Pipeline**.
- **Reiter Aktivitäten einer Karteikarte, Sammelaktionen:** Sie brauchen das Recht, die Aktivitäten dieses Kontakts zu bearbeiten. Bei Kunden ist das im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Kontakte**, Abschnitt **Aktivitäten** der Schalter **Mit Bearbeitung**; bei Produktpartnern und Benutzern derselbe Schalter in der Zeile **Produktpartner** bzw. **Benutzer**.
- **Reiter Aktivitäten eines Kunden, Drei-Punkte-Menü:** Die Einträge unter **Aktivität erstellen**, **Kopieren** und **Löschen** brauchen in der Zeile **Kontakte**, Abschnitt **Aktivitäten**, den Schalter **Mit Bearbeitung**. **Wiederherstellen** braucht in der Zeile **Kontakte**, Abschnitt **Löschen**, den Schalter **Löschen**.
- **Endgültig löschen** im Drei-Punkte-Menü braucht in allen Aktivitätenlisten in der Zeile **Kontakte**, Abschnitt **Löschen**, den Schalter **Endgültig löschen**.
## Eine einzelne Aktivität über das Drei-Punkte-Menü bearbeiten
Am Ende jeder Zeile steht das Symbol **Optionen** (drei Punkte). Ein Klick öffnet das Menü dieser Aktivität.
| Eintrag | Was er tut |
|---|---|
| **Bearbeiten** | öffnet die Aktivität im Aktivitätenfenster |
| **Aktivität erstellen** | legt eine neue, verknüpfte Aktivität an, siehe Abschnitt **Eine Folgeaktivität aus der Liste anlegen** |
| **Anpinnen** | legt die Aktivität als angeheftetes Fenster ab, ohne sie zu öffnen, wie die Stecknadel **Anpinnen** im Fensterkopf |
| **Erinnerung setzen** | öffnet das Fenster für eine Erinnerung zu dieser Aktivität, siehe [Aufgaben](/kundenverwaltung/aktivitaeten/aufgaben) |
| **Vorgänge öffnen** | zeigt rechts die Zahl der verknüpften Vorgänge und öffnet das Fenster **Verknüpfte Vorgänge**, siehe Abschnitt **Die verknüpften Vorgänge einer Aktivität öffnen** |
| **Kopieren** | legt sofort ohne Rückfrage eine Kopie an; danach erscheint **Die Aktivität wurde erfolgreich kopiert!** |
| **Löschen** | fragt nach, du tippst **LÖSCHEN** ein; danach erscheint **Die ausgewählten Vorgänge wurde erfolgreich gelöscht!** und die Aktivität steht in der Liste **Gelöscht** |
Unterschiede je Liste:
- **Kopieren** fehlt unter **Aktivitäten › Chats**, **Aktivitäten › E-Mails** und **Aktivitäten › Notizen**.
- Unter **Aktivitäten › Chats** bietet das Menü **Bearbeiten**, **Erinnerung setzen**, **Aktivität erstellen**, **Anpinnen**, **Vorgänge öffnen** und **Löschen**. Diese Einträge brauchen dort kein Recht; **Formular erstellen** und **Kopieren** gibt es bei Chats nicht.
- In den Listen **Gelöscht** gibt es nur **Wiederherstellen** und **Endgültig löschen**, siehe Abschnitt **Gelöschte Aktivitäten wiederherstellen oder endgültig löschen**.
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Hast du in der Liste Zeilen angehakt, wirken **Löschen**, **Wiederherstellen**, **Endgültig löschen** und **Aktivität erstellen** aus dem Drei-Punkte-Menü auf alle angehakten Zeilen, nicht nur auf die Zeile, an der du das Menü geöffnet hast. Hebe die Auswahl vorher auf, wenn du nur eine Aktivität meinst.
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Läuft noch ein Löschvorgang, erscheint **Eine Löschaktion läuft noch. Bitte warten Sie, bis sie abgeschlossen ist.** Warte, bis er fertig ist.
## Eine Folgeaktivität aus der Liste anlegen
Mit **Aktivität erstellen** legst du aus einer bestehenden Aktivität eine neue an, zum Beispiel eine Aufgabe zu einem Telefonat.
1. Klicke in der Zeile auf **Optionen** (drei Punkte).
2. Fahre mit der Maus auf **Aktivität erstellen**.
3. Wähle im Untermenü den Typ: **Aufgabe erstellen**, **Brief schreiben**, **Chat anlegen**, **E-Mail senden**, **Notiz anlegen**, **Störfall anlegen**, **Telefonat anlegen**, **Termin anlegen** oder **Verkauf anlegen**.
4. Es öffnet sich ein neues Aktivitätenfenster dieses Typs. Fülle es aus und lege die Aktivität an, siehe [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht).
Die neue Aktivität hat denselben Kontakt wie die Zeile und ist mit ihr bereits verknüpft. Sind mehrere Zeilen angehakt, wird sie mit allen angehakten Aktivitäten verknüpft.
**E-Mail senden** steht nur im Untermenü, wenn deine Organisation das E-Mail-Modul nutzt, siehe [E-Mails](/kundenverwaltung/aktivitaeten/e-mails/uebersicht).
Aus einem geöffneten Aktivitätenfenster legst du eine verknüpfte Aktivität über das Klemmbrett **Aktivität erstellen** an, siehe [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht).
## Die verknüpften Vorgänge einer Aktivität öffnen
Mit **Vorgänge öffnen** im Drei-Punkte-Menü siehst du, mit welchen Datensätzen eine Aktivität verbunden ist, zum Beispiel mit einem Vertrag. Die Zahl neben dem Eintrag nennt, wie viele Vorgänge verknüpft sind.
Es öffnet sich das Fenster **Verknüpfte Vorgänge**:
- Links stehen der Kontakt, darunter die Aktivität, **Beziehungen** und unter **Ablageorte** die Bereiche des Kontakts, zum Beispiel **Aktivitäten**, **Wünsche & Ziele**, **Finanzdaten**, **Verträge** und **Schäden**. Ein Klick auf einen Bereich zeigt rechts seine Einträge.
- Rechts schaltest du zwischen **Verknüpfte Vorgänge** und **Unverknüpfte Vorgänge** um.
- Jede Zeile hat wieder ein Drei-Punkte-Menü. Bei verknüpften Einträgen löst **Verknüpfung entfernen** die Verbindung, nach der Rückfrage **Bist Du sicher, dass Du die Verknüpfung löschen willst?** mit **Ja**. Bei Aktivitäten, die noch nicht verknüpft sind, verbindet **Verknüpfung herstellen** die Zeile mit der Ausgangsaktivität.
Das Menü einer Zeile hängt von ihrem Bereich ab; bei Verträgen gibt es zum Beispiel **Formular erstellen** und **Schaden anlegen**.
Versuchst du, die Ausgangsaktivität mit sich selbst zu verknüpfen, erscheint **Vorgänge können nicht mit sich selbst verknüpft werden.**
Wie Verknüpfungen im Aktivitätenfenster erscheinen, steht in [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht), Abschnitt **Verknüpfungen einer Aktivität nutzen**.
## Gelöschte Aktivitäten wiederherstellen oder endgültig löschen
Gelöschte Aktivitäten stehen in der Liste **Gelöscht** jeder Art, zum Beispiel **Aktivitäten › Übersicht › Gelöscht**. Dort bietet das Drei-Punkte-Menü nur zwei Einträge.
- **Wiederherstellen** holt die Aktivität sofort ohne Rückfrage zurück. Es erscheint **Die ausgewählten Vorgänge wurde erfolgreich wiederhergestellt!**
- **Endgültig löschen** entfernt die Aktivität dauerhaft. Du bestätigst, indem du **LÖSCHEN** in das Feld eintippst. Danach erscheint **Die ausgewählten Vorgänge wurde endgültig gelöscht!** Der Eintrag erscheint nur mit dem Recht **Endgültig löschen**, siehe Abschnitt **Voraussetzungen**.
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**Endgültig löschen** lässt sich nicht rückgängig machen. Eine endgültig gelöschte Aktivität kannst du nicht wiederherstellen. Sind weitere Zeilen angehakt, werden auch diese endgültig gelöscht.
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Mehrere gelöschte Aktivitäten stellst du über die Aktionsleiste wieder her; dort fragt i-Planner vorher **Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge wiederherstellen willst?**.
## Mehrere Aktivitäten auf einmal ändern
Markiere die Zeilen, dann erscheint die Aktionsleiste mit runden Symbolen ohne Beschriftung; der Name erscheint als Tooltip. Wie du markierst und eine Sammelaktion allgemein ausführst, steht unter [Sammelaktionen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/sammelaktionen).
| Aktion (Symbol) | Wirkung | Listen | Recht |
|---|---|---|---|
| **Als gelesen markieren** (Auge) | markiert neue Einträge als gelesen, siehe Abschnitt **Neue Einträge als gelesen markieren** | **Neu hinzugekommen**, **Eingang** bei E-Mails und Chats | – |
| **Status** (Häkchen) | setzt **Offen**, **In Bearbeitung**, **Wartend** oder **Erledigt** | alle außer **Gelöscht** | – |
| **Spalteninhalt bearbeiten** (Stift) | setzt eine Spalte auf einen Wert, siehe Abschnitt **Einen Spalteninhalt bei mehreren Aktivitäten ändern** | alle außer **Gelöscht** | – |
| **Verantwortlichkeit wechseln** (Schild) | neuer Verantwortlicher über **Verantwortlichen suchen...** | alle außer **Gelöscht** | – |
| **Kunde wechseln** (Person mit Etikett) | anderer Kunde über **Kunde suchen...**, Knopf **Wechseln** | alle außer **Gelöscht** | – |
| **Vorgang verknüpfen** (Kette) | verknüpft mit einem Vorgang, siehe Abschnitt **Aktivitäten eines Kunden mit einem Vorgang verknüpfen** | nur Reiter **Aktivitäten** einer Karteikarte | – |
| **Pipeline** (Trichter) | in eine Pipeline aufnehmen oder daraus entfernen | nicht unter **Aktivitäten › Chats** und **Aktivitäten › E-Mails** | **Pipeline** |
| **Stichworte** (Etikett) | Stichwort über **Stichwort suchen...** hinzufügen oder entfernen | alle außer **Gelöscht** | – |
| **Teammitglied hinzufügen** (Organigramm) | Teammitglied über **Teammitglied suchen...** hinzufügen oder entfernen | alle außer **Gelöscht** | – |
| **Markierung** (Stern) | Stern hinzufügen oder entfernen | alle außer **Gelöscht** sowie **Offen** unter **Aktivitäten › Übersicht** und im Reiter **Aktivitäten** | – |
| **Kopieren** (zwei Blätter) | legt Kopien an, nach **Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge kopieren willst?** | nicht unter **Aktivitäten › Chats** und **Aktivitäten › E-Mails** | – |
| **Löschen** (Papierkorb) | verschiebt in die Liste **Gelöscht** | alle außer **Gelöscht** | – |
Vor dem Ändern fragt i-Planner nach, zum Beispiel **Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen den Status ändern willst?**. Danach erscheint zum Beispiel **Der Status wurde bei den ausgewählten Vorgängen erfolgreich geändert!**.
In den Listen **Gelöscht** gibt es nur **Wiederherstellen** und **Endgültig löschen**. Im Reiter **Aktivitäten** einer Karteikarte fehlen alle Sammelaktionen, wenn du die Aktivitäten dieses Kontakts nicht bearbeiten darfst, siehe Abschnitt **Voraussetzungen**.
Unter **Aktivitäten › Notizen** gibt es **Kopieren** als Sammelaktion, im Drei-Punkte-Menü dagegen nicht.
Die Chat-Listen unter **Aktivitäten › Chats** bieten **Als gelesen markieren** (nur **Eingang**), **Status**, **Spalteninhalt bearbeiten**, **Verantwortlichkeit wechseln**, **Kunde wechseln**, **Stichworte**, **Teammitglied hinzufügen**, **Markierung** und **Löschen**, aber weder **Pipeline** noch **Kopieren**. Mehr dazu unter [Chats](/kundenverwaltung/aktivitaeten/chats).
Den **Typ** mehrerer Aktivitäten auf einmal kannst du nicht ändern; ändere ihn im Aktivitätenfenster in der Gruppe **Bearbeitung**.
## Einen Spalteninhalt bei mehreren Aktivitäten ändern
1. Markiere die Aktivitäten und klicke in der Aktionsleiste auf **Spalteninhalt bearbeiten** (Stift).
2. Wähle unter **Bitte wähle eine Spalte aus..** die Spalte.
3. Setze unter **Ändern in** den neuen Wert und klicke auf **Speichern**.
4. Bestätige **Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen den Feldinhalt ändern willst?** mit **Ja**. Danach erscheint **Das Feld … wurde erfolgreich geändert!**
Angeboten werden nur Spalten, die in der Liste bearbeitbar sind. In der Standardvorlage sind das **Aktivität - Betreff**, **Aktivität - Ende**, **Aktivität - Erwarteter Umsatz**, **Aktivität - Ganztags**, **Aktivität - Kategorie**, **Aktivität - Start**, **Aktivität - Status**, **Aktivität - Telefonnummer**, **Aktivität - Telefonrichtung**, **Aktivität - Umsatz Wahrscheinlichkeit**, **Aktivität - Umsatz Zahlweise** und **Aktivität - Verantwortlich**. **Typ** ist nicht dabei. Eigene Felder erscheinen, wenn sie als bearbeitbare Spalte eingerichtet sind; deshalb kann die Auswahl in deiner Organisation länger sein.
Klickst du auf **Speichern**, ohne eine Spalte gewählt zu haben, erscheint **Bitte wähle zuerst ein Feld aus um die Stapelverabreitung abzuschließen!**
Eingabefelder je Feldtyp und weitere Hinweise stehen unter [Sammelaktionen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/sammelaktionen), Abschnitt **Einen Feldinhalt bei vielen Einträgen ändern**.
## Eine Aktivität kopieren und wissen, was die Kopie übernimmt
Eine Aktivität kopierst du auf drei Wegen: über **Kopieren** im Drei-Punkte-Menü (sofort, ohne Rückfrage), über die Sammelaktion **Kopieren** für mehrere Aktivitäten (mit Rückfrage) oder im Aktivitätenfenster über **Optionen...** › **Kopie erstellen**. Alle drei erzeugen dieselbe Kopie; sie erscheint gleich in der Liste.
Die Kopie übernimmt:
- alle Feldwerte, denselben Kontakt und denselben **Status**
- die Teammitglieder
- die Verknüpfungen in beide Richtungen: Die Kopie ist mit denselben Vorgängen verknüpft wie das Original
Nicht übernommen werden die Dokumente der Aktivität. Erstellt- und Änderungsdatum sind neu, als Ersteller bist du eingetragen. Der **Betreff** der Kopie erhält den Zusatz „Kopie“, damit du sie vom Original unterscheidest.
Wo das Kopieren fehlt:
- **Kopieren** im Drei-Punkte-Menü unter **Aktivitäten › Chats**, **Aktivitäten › E-Mails** und **Aktivitäten › Notizen** sowie in den Listen **Gelöscht**
- die Sammelaktion **Kopieren** unter **Aktivitäten › Chats** und **Aktivitäten › E-Mails**
- **Kopie erstellen** im Aktivitätenfenster bei Meldungen, bei Entwürfen und ohne Bearbeitungsrecht
Mehr zum Menü **Optionen...** im Aktivitätenfenster steht unter [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht).
## Neue Einträge als gelesen markieren
**Als gelesen markieren** (Auge) gibt es in drei Arten von Listen:
| Liste | Wirkung |
|---|---|
| **Neu hinzugekommen** | Der Eintrag verschwindet aus deiner Liste **Neu hinzugekommen**. Bei Kollegen bleibt er stehen, denn jeder hat seine eigene Liste. |
| **Aktivitäten › E-Mails › Eingang** | Die E-Mail gilt als gelesen und verlässt den **Eingang**. |
| **Aktivitäten › Chats › Eingang** | Alle Nachrichten der angehakten Chats, die du noch nicht gelesen hattest, gelten für dich als gelesen. Die Chats verlassen den **Eingang**. |
1. Öffne die Liste und hake die Einträge an.
2. Klicke in der Aktionsleiste auf **Als gelesen markieren** (Auge).
3. Bestätige **Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgängen als gelesen markieren willst?** mit **Ja**.
Danach erscheint **Die Vorgängen wurden erfolgreich als gelesen markiert!** Was der **Eingang** bei E-Mails enthält, steht unter [E-Mails](/kundenverwaltung/aktivitaeten/e-mails/uebersicht), bei Chats unter [Chats](/kundenverwaltung/aktivitaeten/chats). Bei Chats gibt es **Als gelesen markieren** nur im **Eingang**, nicht in **Offen**, **In Bearbeitung** und den anderen Chat-Listen.
## Aktivitäten eines Kunden mit einem Vorgang verknüpfen
Im Reiter **Aktivitäten** der Karteikarte eines Kunden, Produktpartners oder Benutzers verknüpfst du mehrere Aktivitäten auf einmal mit einem anderen Vorgang.
1. Öffne die Karteikarte und den Reiter **Aktivitäten**.
2. Hake die Aktivitäten an.
3. Klicke in der Aktionsleiste auf **Vorgang verknüpfen** (Kette).
4. Suche im Feld **Vorgang suchen...** den Vorgang und wähle ihn.
5. Klicke auf **Hinzufügen** und bestätige **Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge verknüpfen willst?** mit **Ja**.
Danach erscheint **Die ausgewählten Vorgänge wurde erfolgreich verknüpft!** Mit **Entfernen** statt **Hinzufügen** löst du die Verknüpfung; i-Planner fragt **Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen die Verknüpfung entfernen willst?** und meldet **Die Verknüpfung wurde bei den ausgewählten Vorgängen erfolgreich entfernt!**
Im Fenster **Verknüpfte Vorgänge** heißt dieselbe Sammelaktion bei unverknüpften Aktivitäten **Mit ausgewähltem Vorgang verknüpfen** und bei verknüpften **Verknüpfungen entfernen**; dort gibt es kein Suchfeld.
Ist eine Ordner-Zeile markiert, erscheint **Diese Funktion ist nur für Dokumente möglich!**
## Häufige Fragen
### Warum fehlt im Drei-Punkte-Menü der Eintrag Kopieren?
Unter **Aktivitäten › Chats**, **Aktivitäten › E-Mails** und **Aktivitäten › Notizen** gibt es **Kopieren** im Drei-Punkte-Menü nicht. Notizen kopierst du über die Aktionsleiste; in den Listen der Chats und E-Mails gibt es **Kopieren** auch dort nicht. In der Liste **Gelöscht** fehlt **Kopieren** ebenfalls. Siehe Abschnitt **Eine Aktivität kopieren und wissen, was die Kopie übernimmt**.
### Werden beim Kopieren einer Aktivität die Dokumente mitkopiert?
Nein. Die Kopie übernimmt Feldwerte, Kontakt, Status, Teammitglieder und Verknüpfungen, aber keine Dokumente. Der **Betreff** der Kopie endet auf „Kopie“.
### Warum wurden mehrere Aktivitäten gelöscht, obwohl ich nur eine löschen wollte?
Waren in der Liste Zeilen angehakt, wirkt **Löschen** im Drei-Punkte-Menü auf alle angehakten Zeilen. Hole sie in der Liste **Gelöscht** mit **Wiederherstellen** zurück.
### Wie lege ich zu einem Telefonat direkt eine Aufgabe an?
Klicke in der Zeile des Telefonats auf **Optionen** (drei Punkte), dann **Aktivität erstellen** › **Aufgabe erstellen**. Die Aufgabe bekommt denselben Kontakt und ist mit dem Telefonat verknüpft.
### Warum sehe ich im Drei-Punkte-Menü Endgültig löschen nicht?
Deiner Benutzerrolle fehlt im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Kontakte**, Abschnitt **Löschen**, der Schalter **Endgültig löschen**. Außerdem steht der Eintrag nur in den Listen **Gelöscht**.
### Was bedeutet die Zahl neben Vorgänge öffnen?
Sie nennt, mit wie vielen Vorgängen die Aktivität verknüpft ist. Ein Klick öffnet das Fenster **Verknüpfte Vorgänge**.
### Warum gibt es im Reiter Aktivitäten des Kunden keine Sammelaktionen?
Deine Benutzerrolle darf die Aktivitäten dieses Kontakts nicht bearbeiten. Bei Kunden fehlt im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Kontakte**, Abschnitt **Aktivitäten**, der Schalter **Mit Bearbeitung**; siehe [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen).
### Kann ich den Typ mehrerer Aktivitäten auf einmal ändern?
Nein. **Spalteninhalt bearbeiten** bietet die Spalte **Typ** nicht an. Ändere den Typ einzeln im Aktivitätenfenster in der Gruppe **Bearbeitung**.