# Störfälle > Wie du Störfälle als Aktivität anlegst, bearbeitest, Teammitglieder beteiligst, mit Stichworten ordnest und in der Liste Aktivitäten › Störfälle wiederfindest oder wiederherstellst. Ein Störfall ist eine Aktivität mit dem Typ **Störfall**: Er hat Betreff, Text, Kontakt, Status, Verantwortlich sowie Start und Ende und steht in der Liste **Aktivitäten › Störfälle**. Störfälle legst du im Programm von Hand an oder über die REST-API; außerdem wird jede Aktivität zum Störfall, deren Typ du auf **Störfall** änderst. Das gemeinsame Aktivitätenfenster, die Status, das Feld **Verantwortlich**, die Systemlisten und das Aktionsmenü erklärt [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht). Diese Seite beschreibt nur, was für Störfälle gilt. ## Voraussetzungen Die Rechte stellst du in der Rolle ein, siehe [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen): - **Menüpunkt Störfälle sehen:** Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Aktivitäten** muss eingeschaltet sein. Hinter dem Pfeil im Abschnitt **Aktivitäten** zusätzlich der Schalter **Störfälle** („Die Rolle hat Zugriff auf die Störfälle.“). **Alle Aktivitäten** ist ein eigener Schalter und schaltet **Störfälle** nicht mit ein. - **Verantwortliche auswählen:** Abschnitt **Sichtbarkeit**, Einstellung **Verantwortlicher** („Wen die Rolle als Verantwortlichen auswählen darf.“) mit den Werten **Alle Benutzer**, **Sich selbst und Mitglieder seines Teams** oder **Nur sich selbst**. Das gilt für Störfälle ohne Kontakt. Hängt der Störfall an einem Kunden, Produktpartner oder Benutzer, regelt das entsprechende Recht dieses Kontaktbereichs die Auswahl. - **Störfall eines Kontakts bearbeiten:** Die Rolle braucht das Recht, Aktivitäten im jeweiligen Kontaktbereich zu bearbeiten (Kunden, Produktpartner oder Benutzer). Fehlt es, sind im Störfall Formular, Nachrichten, Dokumente, Stichworte, Unteraufgaben und Pipeline gesperrt. - **Verträge neben dem Störfall sehen:** Beim Störfall eines Kunden zeigt das Fenster neben dem Störfall zuerst die Verträge des Kunden, wenn die Rolle Verträge sehen darf. Sonst erscheinen dort die Dokumente. ## Alle Störfälle in einer Liste finden Öffne **Aktivitäten › Störfälle**. Die Liste zeigt nur Aktivitäten mit dem Typ **Störfall**. Neben der Liste **Störfälle** gibt es diese Ansichten: - **Zuletzt angesehen** und **Zuletzt bearbeitet** - **Neu hinzugekommen** - **Offen**, **In Bearbeitung**, **Wartend** und **Erledigt** – je nach Status - **Markiert** - **Entwürfe**: Störfälle, die noch nicht angelegt sind - **Gelöscht** Aktivitäten › Störfälle mit den Listen Zuletzt angesehen, Zuletzt bearbeitet, Offen, In Bearbeitung, Wartend, Erledigt und Gelöscht; rechts die leere Ansicht mit der Meldung Keine neuen Störfälle vorhanden! und unten rechts der runde Plus-Button Ist eine Ansicht leer, erscheint zum Beispiel **Keine neuen Störfälle vorhanden!** oder **Keine offenen Störfälle vorhanden!**, jeweils mit dem Hinweis **Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Störfälle hinzufügen.** Mehrere Störfälle markierst du und änderst sie auf einmal, zum Beispiel **Status**, **Verantwortlichkeit wechseln**, **Kunde wechseln**, **Stichworte** oder **Teammitglied hinzufügen**; du kannst sie auch kopieren oder löschen. Für einen einzelnen Störfall gibt es am Zeilenende das Drei-Punkte-Menü mit **Bearbeiten**, **Aktivität erstellen**, **Anpinnen**, **Erinnerung setzen**, **Vorgänge öffnen**, **Kopieren** und **Löschen**. In der Ansicht **Gelöscht** stellst du Störfälle wieder her oder löschst sie endgültig. Alle Aktionen beschreibt [Listenaktionen](/kundenverwaltung/aktivitaeten/listenaktionen), das Markieren [Mehrfachauswahl und Export](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/mehrfachauswahl-und-export). Eigene Listen, Spalten und Filter erklärt [Listen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/uebersicht). Tabelle der Ansicht Gelöscht mit den Spalten Vorname, Name, Betreff, Typ, Status, Ende und Verantwortlich; zwei Zeilen mit Typ Störfall und Status Offen, darüber runde Symbolknöpfe Klickst du in der Ansicht **Gelöscht** auf einen Störfall, erscheint **Der Störfall kann nicht geöffnet werden, weil der Datensatz gelöscht wurde!**. Stelle ihn zuerst wieder her: Klicke am Zeilenende auf **Optionen** (drei Punkte) und wähle **Wiederherstellen**. ## Einen Störfall anlegen 1. Öffne **Aktivitäten › Störfälle**. 2. Klicke auf den Plus-Button **Störfall**. 3. Solange kein Kontakt zugewiesen ist, steht im Fenster **Kein Kontakt vorhanden**. Klicke auf **Jetzt zuweisen...**, gib im Feld **Suchen...** den Namen ein und wähle den Kontakt. Wählbar sind Kunden, Produktpartner und Benutzer. 4. Gib **Betreff** und Text ein. Der Betreff ist der Titel des Störfalls und steht in den Benachrichtigungs-Mails. 5. Setze in der Gruppe **Bearbeitung** **Status** und **Verantwortlich**. Prüfe, dass **Typ** auf **Störfall** steht – nur dann erscheint der Eintrag in der Liste **Störfälle**. 6. Trage in der Gruppe **Zeitraum** bei Bedarf **Start** und **Ende** mit Datum und Uhrzeit ein. 7. Klicke auf **Anlegen**. Kein Feld ist Pflicht. Ein Feld für die Art des Störfalls gibt es nicht; beschreibe den Fall im Betreff und im Text. Anders als bei E-Mail, Telefonat oder Termin hat der Störfall keine Felder für Empfänger, Telefonnummer, Adresse oder Kalender. Wählst du als Verantwortlichen jemand anderen als dich selbst, bekommt diese Person eine Mail, sofern sie Benachrichtigungen für Aktivitäten in ihrem Profil eingeschaltet hat. Mehr dazu im Abschnitt **Meldungen und Benachrichtigungen zu Störfällen**. Das Anlegen von Aktivitäten im Allgemeinen, auch über **Hinzufügen** in der Kopfzeile, beschreibt [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht). ## Einen Störfall bearbeiten 1. Öffne **Aktivitäten › Störfälle** oder die Aktivitäten des Kontakts in seiner Karteikarte. 2. Klicke auf den Störfall. 3. Ändere Betreff, Text oder die Felder der Gruppen **Bearbeitung** und **Zeitraum**. Setzt du den **Status** auf **Erledigt**, steht der Störfall in der Ansicht **Erledigt**. ::callout --- icon: i-heroicons-exclamation-triangle color: amber --- Änderst du den **Typ** auf einen anderen Wert, zum Beispiel **Aufgabe**, verschwindet der Eintrag aus der Liste **Störfälle** und steht danach in der Liste des neuen Typs. :: Sind Formular, Nachrichten, Dokumente oder Stichworte gesperrt, fehlt dir das Bearbeitungsrecht für Aktivitäten des Kontakts, siehe Abschnitt **Voraussetzungen**. ## Teammitglieder an einem Störfall beteiligen Neben dem Verantwortlichen kannst du weitere Personen als Teammitglieder zu einem Störfall einladen. Wie du Teammitglieder hinzufügst und Bemerkungen schreibst, erklärt [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht). - **Beim Anlegen eingeladen:** Teammitglieder bekommen die Mail **Neue(r) Störfall "Betreff"** mit dem Knopf **Störfall öffnen**. Voraussetzung: Sie haben Benachrichtigungen für Aktivitäten eingeschaltet, haben den Störfall nicht selbst angelegt und sind lizenzierte Benutzer oder Kunden mit aktivem App-Zugang. - **Neue Bemerkung:** Schreibt jemand eine Bemerkung in den Störfall, bekommen die übrigen Teammitglieder die Mail **Neue Bemerkung: …** mit dem Text der Bemerkung und dem Knopf **Störfall öffnen**. Mehrere Störfälle bekommen dieselben Teammitglieder über die Mehrfachauswahl, siehe [Mehrfachauswahl und Export](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/mehrfachauswahl-und-export). ## Einen Störfall als Entwurf speichern Schließt du das Fenster eines neuen Störfalls, bevor du auf **Anlegen** geklickt hast, erscheint: **Dieser Störfall wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! Du kannst ihn als Entwurf speichern, um später weiter daran zu arbeiten.** Speicherst du ihn als Entwurf, findest du ihn in der Ansicht **Entwürfe** unter **Aktivitäten › Störfälle**. Öffne ihn dort und klicke auf **Anlegen**, sobald er fertig ist. ## Meldungen und Benachrichtigungen zu Störfällen | Meldung | Bedeutung | |---|---| | **Keine neuen Störfälle vorhanden!** | Die Ansicht **Neu hinzugekommen** oder eine andere Ansicht ist leer. | | **Keine offenen Störfälle vorhanden!** | Die Ansicht **Offen** ist leer. | | **Dieser Störfall wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert!** | Du schließt einen neuen Störfall ohne **Anlegen**; du kannst ihn als Entwurf speichern. | | **Der Störfall kann nicht geöffnet werden, weil der Datensatz gelöscht wurde!** | Der Störfall steht in **Gelöscht**; stelle ihn zuerst wieder her. | | Mail **Neuer Störfall "Betreff"** – „Dir wurde soeben von … der neue Störfall … als Verantwortlicher zugewiesen.“ | Jemand anderes hat dich als Verantwortlichen eingetragen. | | Mail **Neue(r) Störfall "Betreff"** – „Du wurdest soeben von … in dem neuen Störfall … als Teilnehmer eingeladen.“ | Du bist beim Anlegen als Teammitglied eingeladen worden. | | Mail **Neue Bemerkung: …** – „… die folgende Bemerkung … innerhalb des Störfalls: … geschrieben.“ | Jemand anderes hat eine Bemerkung in einem Störfall geschrieben, an dem du als Teammitglied beteiligt bist. | Alle Mails enthalten den Knopf **Störfall öffnen**. Mails zu neuen Störfällen kommen nur, wenn im Profil Benachrichtigungen für Aktivitäten eingeschaltet sind. ## Häufige Fragen ### Warum sehe ich den Menüpunkt Störfälle nicht? Deiner Rolle fehlt im Block **Kundenverwaltung** die Zeile **Aktivitäten** oder dahinter der Schalter **Störfälle**. **Alle Aktivitäten** allein reicht nicht. Wie die Rolle angepasst wird, steht unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen). ### Mein Störfall ist aus der Liste verschwunden – wo ist er? Prüfe die Ansicht **Gelöscht**. Steht er dort nicht, wurde vermutlich der **Typ** geändert: Die Liste **Störfälle** zeigt nur Aktivitäten mit dem Typ **Störfall**. Der Eintrag steht dann in der Liste des neuen Typs, zum Beispiel **Aktivitäten › Aufgaben**. Öffne ihn dort und setze den **Typ** wieder auf **Störfall**. ### Kann ich einem Störfall eine Art oder Kategorie geben? Nein. Das Störfall-Formular hat kein Feld für die Art des Störfalls. Die Auswahl **Kategorie** gibt es nur im Formular eines Verkaufs. Beschreibe den Fall im Betreff und im Text oder vergib Stichworte. Mehreren Störfällen gibst du ein Stichwort mit der Sammelaktion **Stichworte** (Etikett): Suche es im Feld **Stichwort suchen...** und klicke auf **Hinzufügen**. ### Warum hat der Verantwortliche keine Mail bekommen? Die Mail geht nur an Verantwortliche, die den Störfall nicht selbst angelegt haben und in ihrem Profil Benachrichtigungen für Aktivitäten eingeschaltet haben. ### Warum kann ich einen Störfall nicht ändern? Deiner Rolle fehlt das Recht, Aktivitäten im Kontaktbereich des Störfalls zu bearbeiten. Dann sind Formular, Nachrichten, Dokumente, Stichworte, Unteraufgaben und Pipeline gesperrt. Siehe Abschnitt **Voraussetzungen**. ### Warum kann ich nicht jeden Kollegen als Verantwortlichen auswählen? Die Einstellung **Verantwortlicher** im Abschnitt **Sichtbarkeit** deiner Rolle begrenzt die Auswahl bei Störfällen ohne Kontakt, zum Beispiel auf **Nur sich selbst** oder **Sich selbst und Mitglieder seines Teams**. Hängt der Störfall an einem Kunden, Produktpartner oder Benutzer, gilt das entsprechende Recht dieses Kontaktbereichs. ### Kann ich einen gelöschten Störfall wiederherstellen? Ja, solange er nicht endgültig gelöscht ist. Klicke in der Ansicht **Gelöscht** am Zeilenende auf **Optionen** (drei Punkte) und wähle **Wiederherstellen**. Mehrere Störfälle markierst du und wählst **Wiederherstellen** in der Aktionsleiste, siehe [Listenaktionen](/kundenverwaltung/aktivitaeten/listenaktionen).