# Telefonate und Notizen
> Wie du ein Telefonat mit Telefonrichtung und Nummer festhältst, eine Notiz anlegst, welche Rechte du dafür brauchst und wo die Verknüpfungen eines Telefonats oder einer Notiz stehen.
Ein Telefonat hält fest, in welche Richtung ein Gespräch lief, unter welcher Nummer und was besprochen wurde; eine Notiz ist ein einfacher Vermerk mit Betreff und Text. Beide sind Aktivitäten mit eigenen Listen unter **Aktivitäten › Telefonate** und **Aktivitäten › Notizen**.
Was alle Aktivitäten gemeinsam haben – das Aktivitätenfenster, **Status**, **Verantwortlich**, die Listen und das Anlegen im Allgemeinen –, steht unter [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht).
## Voraussetzungen
Die Rechte werden im Rollen-Editor vergeben, siehe [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen). Sie stehen im Block **Kundenverwaltung** in der Zeile **Aktivitäten** hinter dem Pfeil, im Abschnitt **Aktivitäten**:
- **Telefonate:** Ohne dieses Recht fehlt der Menüpunkt **Aktivitäten › Telefonate**.
- **Aufgaben:** Der Menüpunkt **Aktivitäten › Notizen** hat kein eigenes Recht. Er erscheint, sobald die Rolle das Recht **Aufgaben** hat, und fehlt ohne dieses Recht.
Welche Telefonate und Notizen du siehst und wen du als Verantwortlichen oder Teammitglied wählen darfst, legen im Abschnitt **Sichtbarkeit** die Auswahlen **Ansicht**, **Verantwortlicher** und **Teammitglied** fest.
## Telefonate und Notizen in einer Liste finden
Unter **Aktivitäten › Telefonate** stehen die Telefonate, unter **Aktivitäten › Notizen** die Notizen. Beide Bereiche haben dieselben Listen:
- **Zuletzt angesehen** und **Zuletzt bearbeitet**
- **Neu hinzugekommen**
- **Offen**, **In Bearbeitung**, **Wartend** und **Erledigt**, jeweils nach Status
- **Markiert**
- **Entwürfe**
- **Telefonate** beziehungsweise **Notizen** mit allen Einträgen
- **Gelöscht**
Ist die Liste **Telefonate** leer, erscheint **Keine Telefonate vorhanden!** mit dem Hinweis **Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Telefonate hinzufügen.** In der Liste **Notizen** lautet die Meldung **Keine Notizen vorhanden!** mit **Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Notizen hinzufügen.**
Spalten, Suche, eigene Listen und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe [Listen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/uebersicht).
## Ein Telefonat festhalten
1. Öffne **Aktivitäten › Telefonate**.
2. Klicke auf den Plus-Button **Telefonat**.
3. Trage im Feld **Nummer:** die Telefonnummer ein, siehe Abschnitt **Die Nummer eines Telefonats eintragen**.
4. Schreibe den **Betreff** und im Textfeld darunter, was besprochen wurde.
5. Wähle in der Gruppe **Bearbeitung** die **Telefonrichtung** und bei Bedarf **Status** und **Verantwortlich**.
6. Klicke auf **Anlegen**.
Legst du ein Telefonat für einen Kunden an, trägt i-Planner dessen Nummer automatisch ein. Übernommen wird ein Kontaktdatum der Art **Telefon** oder **Mobil**, das als Standard markierte zuerst. Vorbelegt wird nur eine Nummer; hat der Kunde kein solches Kontaktdatum, bleibt das Feld leer.
Trägst du eine andere Person als **Verantwortlich** ein, bekommt sie eine E-Mail über das neue Telefonat, sofern bei ihr die Benachrichtigung für Aktivitäten eingeschaltet ist.
Das Fenster und die übrigen Bedienelemente erklärt [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht).
## Die Nummer eines Telefonats eintragen
Das Feld **Nummer:** steht im Telefonat über dem **Betreff** und kann mehrere Nummern aufnehmen. Jede Nummer erscheint als eigene Marke.
- **Nummer aus den Kontakten wählen:** Tippe in das Feld. Passende Kontakte erscheinen mit Name und Nummer zur Auswahl.
- **Nummer frei eingeben:** Tippe die Nummer und drücke Enter oder verlasse das Feld. Die Nummer wird als Marke übernommen.
- **Nummer entfernen:** Klicke auf das x an der Marke. Im leeren Eingabefeld entfernt die Rücktaste die letzte Nummer.
- **Anrufen:** Klicke auf die Nummer. Dein Gerät öffnet die Anwendung, die bei ihm für Telefonnummern eingestellt ist, zum Beispiel die Telefon-App am Smartphone. i-Planner selbst stellt keine Verbindung her.
## Die Felder eines Telefonats oder einer Notiz
| Gruppe | Feld | Inhalt |
|---|---|---|
| Kopf | **Nummer:** | nur im Telefonat; eine oder mehrere Telefonnummern |
| Kopf | **Betreff** | kurze Überschrift |
| Kopf | Textfeld | Gesprächsinhalt oder Vermerk |
| **Bearbeitung** | **Typ** | Art der Aktivität, zum Beispiel **Telefonat** oder **Notiz** |
| **Bearbeitung** | **Telefonrichtung** | nur im Telefonat: **---** (Vorgabe), **Eingehend** oder **Ausgehend**; kein Pflichtfeld |
| **Bearbeitung** | **Status** | **Offen** (Vorgabe), **In Bearbeitung**, **Wartend** oder **Erledigt** |
| **Bearbeitung** | **Verantwortlich** | Benutzer, Suche über **Suchen...** |
| **Zeitraum** | **Start** | beim Anlegen der aktuelle Zeitpunkt |
| **Zeitraum** | **Ende** | Vorgabe beim Anlegen: im Telefonat eine Stunde nach **Start**, in der Notiz einen Tag nach **Start** |
Ein eigenes Feld für die Gesprächsdauer gibt es nicht. Willst du die Dauer festhalten, setze **Start** und **Ende** auf Beginn und Ende des Gesprächs. Notizen haben außer **Betreff** und Text nur die Felder **Typ**, **Status**, **Verantwortlich**, **Start** und **Ende**.
## Eine Notiz anlegen
1. Öffne **Aktivitäten › Notizen**.
2. Klicke auf den Plus-Button **Notiz**.
3. Schreibe den **Betreff** und den Text.
4. Setze bei Bedarf **Status**, **Verantwortlich** und in der Gruppe **Zeitraum** **Start** und **Ende**.
5. Klicke auf **Anlegen**.
Trägst du eine andere Person als **Verantwortlich** ein, bekommt sie eine E-Mail über die neue Notiz, sofern bei ihr die Benachrichtigung für Aktivitäten eingeschaltet ist.
Siehst du den Menüpunkt **Notizen** nicht, fehlt deiner Benutzerrolle das Recht **Aufgaben**, siehe Abschnitt **Voraussetzungen**.
## Den Bereich Verknüpfungen nutzen
Telefonate und Notizen haben wie jede angelegte Aktivität außer einer Meldung im Aktivitätenfenster den Bereich **Verknüpfungen**. Er ist kein Notizfeld, sondern zeigt die Datensätze und Dokumente, die mit dem Vorgang verbunden sind, zum Beispiel einen Vertrag oder ein hochgeladenes Dokument. Über das Plus **Hinzufügen** verbindest du weitere Datensätze.
Wie der Bereich funktioniert und welche Einträge das Menü an einer Verknüpfung bietet, steht in [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht), Abschnitt **Verknüpfungen einer Aktivität nutzen**.
## Häufige Fragen
### Warum sehe ich den Menüpunkt Notizen nicht?
Notizen haben kein eigenes Recht. Der Menüpunkt **Aktivitäten › Notizen** erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Aktivitäten**, das Recht **Aufgaben** hat. Eingeschaltet wird es unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen).
### Warum sehe ich den Menüpunkt Telefonate nicht?
Deiner Benutzerrolle fehlt im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Aktivitäten**, das Recht **Telefonate**. Eingeschaltet wird es unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen).
### Wie trage ich ein, ob ich angerufen wurde oder selbst angerufen habe?
Wähle im Telefonat in der Gruppe **Bearbeitung** das Feld **Telefonrichtung**: **Eingehend** für einen Anruf, den du bekommen hast, **Ausgehend** für einen Anruf, den du geführt hast.
### Kann ich direkt aus i-Planner anrufen?
Nicht über i-Planner selbst. Ein Klick auf die Nummer im Feld **Nummer:** öffnet die Anwendung, die auf deinem Gerät für Telefonnummern eingestellt ist, zum Beispiel die Telefon-App am Smartphone. Den Anruf führst du dort.
### Warum ist im Telefonat keine Nummer eingetragen?
i-Planner übernimmt beim Anlegen nur ein Kontaktdatum der Art **Telefon** oder **Mobil** des Kunden. Hat der Kunde keines, oder legst du das Telefonat ohne Kunden an, bleibt **Nummer:** leer. Tippe die Nummer dann selbst ein und drücke Enter.
### Wo trage ich die Dauer eines Gesprächs ein?
Ein eigenes Feld dafür gibt es nicht. Setze in der Gruppe **Zeitraum** **Start** auf den Gesprächsbeginn und **Ende** auf das Gesprächsende.
### Ist der Bereich Verknüpfungen eine Aktennotiz?
Nein. **Verknüpfungen** zeigt nur, welche Datensätze und Dokumente mit dem Vorgang verbunden sind. Einen Vermerk schreibst du in den Text einer Notiz oder eines Telefonats.
### Ich habe eine E-Mail über ein neues Telefonat bekommen. Was bedeutet das?
Jemand hat ein Telefonat angelegt und dich als **Verantwortlich** eingetragen. Die E-Mail kommt, weil bei dir die Benachrichtigung für Aktivitäten eingeschaltet ist. Für Notizen gibt es dieselbe E-Mail.