# Automation
> Wie du an einem Kunden, Vertrag oder anderen Datensatz eine Erinnerung zu einem Ereignis oder Zeitpunkt setzt, wo du sie unter Automation › Erinnerungen wiederfindest und wie du dort mehrere Erinnerungen auf einmal löschst.
Eine Erinnerung hängst du an einen einzelnen Datensatz, zum Beispiel einen Kunden, einen Vertrag, eine Aktivität oder ein Dokument. Sie gilt für ein Ereignis am Datensatz oder für einen Zeitpunkt; tritt das gewählte Ereignis ein, bekommt der Empfänger eine E-Mail mit einem Link auf den Datensatz.
## Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in den [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) ein:
- **Menüpunkt Automation:** Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Einstellungen**. Ohne dieses Recht fehlt der Menüpunkt **Automation › Erinnerungen**.
- **Erinnerung am Datensatz setzen:** Dafür brauchst du kein eigenes Recht. Jeder angemeldete Benutzer, der den Datensatz öffnen kann, kann dort eine Erinnerung setzen.
- **Empfänger wählen:** Das Feld für den Empfänger erscheint nur, wenn die Rolle im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Benutzer**, unter **Welche Benutzer** mehr als **Nur eigene Daten** hat. Sonst bist du selbst der Empfänger.
Die E-Mail geht nur an Benutzer mit Lizenz, die nicht gelöscht sind. Benutzer und Lizenzen verwaltest du unter [Team](/organisation/team).
## Eine Erinnerung an einem Datensatz setzen
Erinnerungen legst du immer am Datensatz an, nicht unter **Automation › Erinnerungen**. So gehst du vor:
1. Öffne den Datensatz, zum Beispiel einen Kunden. Wie die Karteikarte aufgebaut ist, steht unter [Karteikarte](/kundenverwaltung/grundlagen/karteikarte/uebersicht).
2. Klicke im Kopf der Karteikarte auf die **Glocke**. Ihr Tooltip heißt **Erinnerung setzen!**. Hat der Datensatz schon eine Erinnerung, heißt er **Die Erinnerung ist an!**. Alternativ wählst du im Optionsmenü der Karteikarte **Erinnerung setzen**.
3. Das Fenster **Erinnerung setzen** öffnet sich mit dem Untertitel **Wähle eine der folgenden Optionen aus**. Wähle **zu einem bestimmten Ereignis** oder **zu einem bestimmten Zeitpunkt**.
4. Fülle die Felder der Zeile aus. Was du dort einstellst, steht in den Abschnitten **Bei einem Ereignis erinnern** und **Zu einem Zeitpunkt erinnern**.
5. Klicke auf **Speichern**. Es erscheint **Die Erinnerung wurde erfolgreich gespeichert.**
Mit dem Plus-Symbol **Hinzufügen** unter der Zeile legst du weitere Zeilen an. Jede Zeile ist eine eigene Erinnerung mit eigenem Empfänger. So erinnerst du zum Beispiel dich und einen Kollegen an denselben Datensatz.
Erinnerungen gibt es an Kunden, Verträgen, Aktivitäten, Schäden, Dokumenten, Produktpartnern, Ansprechpartnern, Portalen, Tarifen, Benutzern, Finanzen und Zielen. Bei Entwürfen fehlt die **Glocke**.
## Bei einem Ereignis erinnern
Wähle im Fenster **Erinnerung setzen** die Option **zu einem bestimmten Ereignis**. Im Feld **Ereignis auswählen...** stehen diese Auslöser:
- **Öffnen des Vorgangs...**: Jemand öffnet den Datensatz.
- **Feldaktualisierung...**: Ein bestimmtes Feld wird geändert. Wähle danach im Feld **Feld auswählen...** das Feld.
- **Feldaktualisierung mit Bedingung...**: Ein Feld wird geändert und erfüllt eine Bedingung. Wähle das Feld, dann unter **Kondition auswählen...** die Art des Vergleichs, zum Beispiel **enthält** oder **enthält nicht**, und gib den Vergleichswert ein. Die Eingabe passt sich dem Feld an, zum Beispiel Text, Zahl, Datum oder Auswahl.
- **Neuanlage von \...**: Im Datensatz wird ein neuer Eintrag in dieser Gruppe angelegt. Welche Gruppen hier stehen, hängt vom Formular des Bereichs ab.
- **Löschen des Vorgangs**: Der Datensatz wird gelöscht.
Die Felder zur Auswahl sind alle Felder der Formulare dieses Bereichs, alphabetisch sortiert.
Wähle danach im Feld **Empfänger suchen...** den Benutzer, der die E-Mail bekommen soll. Voreingestellt bist du selbst.
Eine Ereignis-Erinnerung bleibt nach dem Auslösen bestehen. Sie löst bei jedem weiteren passenden Ereignis wieder aus, bei **Öffnen des Vorgangs...** also jedes Mal, wenn jemand den Datensatz öffnet.
## Zu einem Zeitpunkt erinnern
Wähle im Fenster **Erinnerung setzen** die Option **zu einem bestimmten Zeitpunkt**. Dann legst du fest, wann erinnert wird:
- Bezugsdatum: entweder **Datum (individuell)** für ein festes Datum oder eines der Datumsfelder des Datensatzes, zum Beispiel ein Ablaufdatum.
- Datum und Uhrzeit: Bei **Datum (individuell)** wählst du Datum und Uhrzeit, zum Beispiel **um 13:11 Uhr**. Bei einem Datumsfeld wählst du nur die Uhrzeit. Voreingestellt ist die Uhrzeit in einer Stunde.
- Abstand zum Datumsfeld: Bei einem Datumsfeld wählst du **Am**, **vor** oder **nach**. Bei **vor** und **nach** kommen eine Anzahl von 1 bis 10000 und eine Einheit dazu: **Tag**, **Woche**, **Monat** oder **Jahr**. Zum Beispiel: 2 **Wochen** **vor** dem Ablaufdatum. Ein Monat zählt dabei als 31 Tage, ein Jahr als 365 Tage.
Wähle zum Schluss im Feld **Empfänger suchen...** den Benutzer, der erinnert werden soll.
Den Zeitpunkt berechnet i-Planner beim Speichern. Änderst du später das Datumsfeld im Datensatz, bleibt der gespeicherte Zeitpunkt, bis du die Erinnerung erneut speicherst.
## Einen Hinweis für den Empfänger mitgeben
Jede Zeile hat das Symbol **Hinweis schreiben**, eine Sprechblase bei Ereignissen oder einen Stift bei Zeitpunkten. Klicke darauf und schreib einen kurzen Text, zum Beispiel "Bitte Kunden wegen Verlängerung anrufen". Ist ein Hinweis eingetragen, ist das Symbol hervorgehoben.
Der Hinweis ist freiwillig. Er steht in der E-Mail an den Empfänger nach dem Wort **Hinweis:**.
## Die E-Mail zur Erinnerung verstehen
Löst eine Erinnerung aus, bekommt der Empfänger eine E-Mail mit dem Betreff **Erinnerung**. Darin stehen:
- der Satz **du hast folgende Erinnerung erhalten:** und der Name des Kontakts, bei Vorgängen wie Verträgen oder Aktivitäten auch deren Titel und Untertitel,
- der Hinweis, wenn einer geschrieben wurde,
- wer die Erinnerung angelegt hat und wann, als **Hinzugefügt von** mit Name und Datum,
- die Schaltfläche **Vorgang öffnen**, die den Datensatz in i-Planner öffnet.
Erinnerungen kommen nur als E-Mail. Die E-Mail erreicht nur Benutzer mit Lizenz, die nicht gelöscht sind. Kunden oder Gruppen kannst du nicht als Empfänger wählen.
## Alle Erinnerungen in einer Liste sehen
Unter **Automation › Erinnerungen** stehen die Erinnerungen in diesen Listen:
- **Erinnerungen**: alle Erinnerungen deines Unternehmens.
- **Zuletzt angesehen** und **Zuletzt bearbeitet**: Erinnerungen, die du zuletzt geöffnet oder geändert hast.
- **Meine Erinnerungen**: Erinnerungen, bei denen du der Empfänger bist.
- **Freigegebene Erinnerungen**: Erinnerungen, die du für andere Empfänger angelegt hast.
Die Liste zeigt den Kontakt, den Vorgang und die Art der Erinnerung: **Bestimmtes Ereignis** oder **Bestimmter Zeitpunkt**. Ist eine Liste leer, erscheint **Keine Erinnerungen vorhanden!**.
Neue Erinnerungen legst du hier nicht an, sondern am Datensatz, siehe Abschnitt **Eine Erinnerung an einem Datensatz setzen**. Spalten, Suche und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe [Listen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/uebersicht).
## Eine Erinnerung ändern oder löschen
1. Klicke unter **Automation › Erinnerungen** auf die Zeile der Erinnerung. Alternativ öffnest du den Datensatz und klickst auf die **Glocke**.
2. Das Fenster **Erinnerung setzen** zeigt alle Erinnerungen dieses Datensatzes.
3. **Ändern:** Passe Ereignis, Zeitpunkt, Empfänger oder Hinweis an und klicke auf **Speichern**.
4. **Löschen:** Klicke in der Zeile auf den Papierkorb **Löschen**. Bestätige die Frage **Bist du sicher, dass du diese Erinnerung löschen willst?** mit **Ja**. Es erscheint **Diese Erinnerung wurde erfolgreich gelöscht.**
Eine Erinnerung lässt sich nicht pausieren. Sie gilt, solange sie besteht. Willst du nicht mehr erinnert werden, löschst du sie. Mehrere Erinnerungen löschst du direkt in der Liste, siehe Abschnitt **Mehrere Erinnerungen auf einmal löschen**.
## Mehrere Erinnerungen auf einmal löschen
In jeder Liste unter **Automation › Erinnerungen** kannst du Erinnerungen markieren und gemeinsam löschen, auch in **Meine Erinnerungen** und **Freigegebene Erinnerungen**. Außer dem Menüpunkt selbst brauchst du dafür kein Recht.
1. Öffne **Automation › Erinnerungen** und die gewünschte Liste.
2. Markiere die Erinnerungen über die Häkchen am Zeilenanfang. Wie das Markieren funktioniert, steht unter [Mehrfachauswahl und Export](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/mehrfachauswahl-und-export).
3. Klicke in der Aktionsleiste auf **Löschen** (Papierkorb). Für eine einzelne Erinnerung wählst du stattdessen im Drei-Punkte-Menü der Zeile **Löschen**; einen anderen Eintrag hat dieses Menü nicht.
4. Bestätige die Sicherheitsabfrage **Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge löschen willst?**, wie unter [Sammelaktionen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/sammelaktionen) beschrieben.
Es erscheint **Die Vorgänge wurde erfolgreich gelöscht!**. Die Erinnerungen verschwinden aus allen Listen und lösen nicht mehr aus.
::callout
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icon: i-lucide-triangle-alert
color: amber
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Unter **Automation › Erinnerungen** gibt es keine Liste **Gelöscht**. Gelöschte Erinnerungen lassen sich nicht wiederherstellen; du musst sie am Datensatz neu setzen.
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## Häufige Fragen
### Warum sehe ich den Menüpunkt Automation nicht?
Der Menüpunkt **Automation › Erinnerungen** braucht in den [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) im Block **Kundenverwaltung** die Zeile **Einstellungen**. Erinnerungen setzen kannst du trotzdem, über die **Glocke** am Datensatz.
### Wo kann ich unter Automation eine neue Erinnerung anlegen?
Gar nicht. Unter **Automation › Erinnerungen** stehen nur die bestehenden Erinnerungen. Neue legst du am Datensatz über die **Glocke** an.
### Kann ich eine gelöschte Erinnerung wiederherstellen?
Nein. Erinnerungen haben keine Liste **Gelöscht**. Setze die Erinnerung am Datensatz über die **Glocke** neu.
### Wie lösche ich viele alte Erinnerungen auf einmal?
Markiere sie unter **Automation › Erinnerungen** und wähle in der Aktionsleiste **Löschen**. Siehe Abschnitt **Mehrere Erinnerungen auf einmal löschen**.
### Warum bekomme ich bei jedem Öffnen des Kunden eine E-Mail?
Am Kunden hängt eine Erinnerung mit dem Ereignis **Öffnen des Vorgangs...**. Sie löst jedes Mal aus, wenn jemand den Datensatz öffnet, auch ein Kollege. Wenn du das nicht mehr willst, lösche die Erinnerung wie im Abschnitt **Eine Erinnerung ändern oder löschen** beschrieben.
### Warum kommt beim Speichern "Du musst ein Ereignis und ein Feld auswählen um die Erinnerung zu speichern"?
In einer Zeile mit **zu einem bestimmten Ereignis** fehlt das Ereignis. Bei **Feldaktualisierung...** oder **Feldaktualisierung mit Bedingung...** fehlt außerdem das Feld. Wähle beides aus und speichere erneut.
### Was bedeutet "Es muss ein Empfänger ausgewählt werden!"?
Du hast das Feld **Empfänger suchen...** verlassen, ohne einen Benutzer aus der Liste auszuwählen. Suche einen Benutzer und wähle ihn aus der Liste aus. Jede Zeile hat genau einen Empfänger.
### Kann ich eine Erinnerung an mehrere Kollegen schicken?
Ja, mit einer Zeile je Kollege. Klicke im Fenster **Erinnerung setzen** auf das Plus-Symbol **Hinzufügen** und wähle in jeder Zeile einen anderen Empfänger.
### Warum sehe ich kein Feld für den Empfänger?
Deine Rolle hat im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Benutzer**, unter **Welche Benutzer** nur **Nur eigene Daten**. Dann gilt die Erinnerung immer für dich selbst. Die Einstellung ändert ein Administrator in den [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen).
### Warum bekommt mein Kollege die Erinnerungs-E-Mail nicht?
Die E-Mail geht nur an Benutzer mit Lizenz, die nicht gelöscht sind. Prüfe unter [Team](/organisation/team), ob der Kollege eine Lizenz hat. Prüfe außerdem im Fenster **Erinnerung setzen**, ob er als Empfänger eingetragen ist.
### Ich habe das Ablaufdatum geändert. Stimmt die Erinnerung noch?
Nein, noch nicht. Der Zeitpunkt wird beim Speichern der Erinnerung berechnet. Öffne die Erinnerung über die **Glocke** und klicke erneut auf **Speichern**.