# Benutzer
> Wie du Mitarbeiter und Vermittler als Benutzer in der Kundenverwaltung führst, Drei-Punkte-Menü und Sammelaktionen der Benutzerliste nutzt und mehrere Benutzer auf einmal änderst – mit Wegweiser zu Team, Strukturen und Abrechnung und zu Organisation › Team für Login und Lizenz.
Unter **Benutzer** führst du die Mitarbeiter und Vermittler deiner Organisation als Karteikarten, mit Stammdaten, Teammitgliedern, Vermittlerstrukturen, Dokumenten und Aktivitäten. Ein Benutzer, den du hier anlegst, hat keinen Login und keine Lizenz; Zugänge vergibst du unter [Organisation › Team](/organisation/team).
## Die passende Anleitung finden
| Seite | Worum es geht |
| --- | --- |
| [Benutzer](/kundenverwaltung/benutzer/uebersicht) (diese Seite) | Liste und Karteikarte, Benutzer ohne Login anlegen, Drei-Punkte-Menü und Sammelaktionen der Benutzerliste, mehrere Benutzer auf einmal ändern und die Rechte. |
| [Strukturen und Team](/kundenverwaltung/benutzer/strukturen-und-team) | Teammitglieder im Reiter **Team** zuordnen und entfernen, Vermittlerstrukturen im Reiter **Strukturen** anlegen, kopieren und löschen. |
| [Abrechnung eines Benutzers](/kundenverwaltung/benutzer/abrechnung) | Reiter **Abrechnung** und Fenster **Abrechnungseinstellungen** mit Karrieretitel, Vermittlernummer, Stornoreserve und Konten. |
| [Organisation › Team](/organisation/team) | Login, Benutzerrolle und Lizenz eines Mitarbeiters. |
## Alle Benutzer in einer Liste finden
Unter **Benutzer › Benutzer** stehen diese Listen:
- **Benutzer**
- **Zuletzt angesehen** und **Zuletzt bearbeitet**
- **Neu hinzugekommen**
- **Noch zu erledigen**
- **Markiert**
- **Entwürfe**
- **Gelöscht**
Ist die Liste leer, erscheint **Keine Benutzer vorhanden!**. Welche Benutzer in der Liste stehen, hängt von deiner Benutzerrolle ab, siehe Abschnitt **Festlegen, wer Benutzer sehen und bearbeiten darf**.
Im selben Menü findest du außerdem **Benutzer › Dokumente** mit den Dokumenten aller Benutzer und **Benutzer › Import**, siehe [Import](/kundenverwaltung/einstellungen/import/uebersicht).
Unter **Benutzer › Benutzer** stehen zusätzlich die Menüpunkte **Adressen**, **Kontaktdaten**, **Banken**, **Beruf / Arbeitgeber**, **Nummern** und **Identifizierungen**. Sie zeigen diese Einträge aller Benutzer als Liste. Ihr Drei-Punkte-Menü bietet **Bearbeiten**, **Anpinnen**, **Erinnerung setzen** und **Löschen**, in **Gelöscht** **Wiederherstellen** und **Endgültig löschen**. Löschen richtet sich hier nach den Rechten der Zeile **Kontakte**: Du brauchst dort im Abschnitt **Löschen** das Recht **Löschen**.
Eigene Listen, Spalten, Suche und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe [Listen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/uebersicht).
## Einen Benutzer ohne Login anlegen
Einen Benutzer ohne Login brauchst du zum Beispiel für einen Vermittler, der in einer Vermittlerstruktur oder als Teammitglied stehen soll, aber nicht selbst in i-Planner arbeitet.
1. Klicke auf **Hinzufügen › Benutzer**. Die Karteikarte eines neuen Benutzers öffnet sich.
2. Trage die Stammdaten ein, zum Beispiel **Vorname** und **Name**.
3. Klicke auf **Anlegen**.
Ein neuer Benutzer liegt zunächst in der Liste **Entwürfe**. Als Nummer steht zunächst eine interne Kennung; das Feld **Nummer** kannst du selbst ausfüllen. Schließt du einen neuen Benutzer, bevor du ihn angelegt hast, fragt i-Planner nach: **Dieser Benutzer wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! Du kannst ihn als Entwurf speichern, um später weiter daran zu arbeiten.**
Wie das Anlegen allgemein funktioniert, steht unter [Datensatz anlegen](/kundenverwaltung/grundlagen/karteikarte/datensatz-anlegen).
## Einem Mitarbeiter Login, Rolle und Lizenz geben
Login, Benutzerrolle und Lizenz vergibst du nicht in der Kundenverwaltung, sondern unter [Organisation › Team](/organisation/team). Wie das geht, steht dort.
Ein Benutzer, den du über **Hinzufügen › Benutzer** anlegst, bekommt keine Lizenz und kann sich nicht anmelden. Die Gruppe **Zugangsdaten** mit **E-Mail**, **Lizenz** und **Benutzerrolle** erscheint im Benutzer-Formular nie, auch nicht nach **Öffnen**, und zwar bei jeder Organisation und jeder Rolle. Diese Angaben lassen sich in der Kundenverwaltung nicht setzen.
::callout
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icon: i-lucide-info
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**Organisation › Team** und der Reiter **Team** der Benutzer-Karteikarte sind zwei verschiedene Dinge. Organisation › Team verwaltet die Zugänge zu i-Planner. Der Reiter **Team** ordnet einem Benutzer Teammitglieder zu, siehe [Strukturen und Team](/kundenverwaltung/benutzer/strukturen-und-team).
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## Die Karteikarte eines Benutzers verstehen
Die Stammdaten eines Benutzers sind in Gruppen geordnet:
- **Grunddaten:** **Nummer**, **Erstkontakt**, **Anrede**, **Titel**, **Briefanrede**, **Vorname**, **Name**, **Geburtsdatum**, **Geburtsname**, **Geburtsort**, **Familienstand**, **Nationalität**
- **Anbindung:** **Position**, **Vertragsart**, **Vertragsstatus**, **Vertragstyp** (jeweils freier Text)
- **Beruf / Arbeitgeber:** **Arbeitgeber**, **Beruf**, **Berufsstatus**, **Eintritt**, **Austritt**
- **Adressen**, **Kontaktdaten**, **Banken**, **Nummern** (zum Beispiel **Personalnummer** oder **Steuernummer**) und **Identifizierung**: je Eintrag eine Zeile, auch mehrere
Darunter liegen die Reiter:
- **Neuigkeiten:** Verlauf der Änderungen am Benutzer, siehe [Neuigkeiten](/kundenverwaltung/neuigkeiten)
- **Aktivitäten:** Aufgaben, E-Mails und andere Aktivitäten zum Benutzer, siehe [Aktivitäten › Übersicht](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht)
- **Team:** Teammitglieder des Benutzers, siehe [Strukturen und Team](/kundenverwaltung/benutzer/strukturen-und-team)
- **Strukturen:** Vermittlerstrukturen für die Abrechnung, siehe [Strukturen und Team](/kundenverwaltung/benutzer/strukturen-und-team)
- **Dokumente:** Dokumente und Ordner, siehe [Dokumente und Ordner](/kundenverwaltung/grundlagen/dokumente-und-ordner/uebersicht)
- **Abrechnung:** Abrechnungseinstellungen je Firma, siehe [Abrechnung eines Benutzers](/kundenverwaltung/benutzer/abrechnung)
Die Reiter **Strukturen** und **Abrechnung** gibt es nur, wenn deine Organisation das Abrechnungsmodul hat. Diese Reiter erscheinen nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet sind. Wie eine Karteikarte allgemein funktioniert, steht unter [Karteikarte](/kundenverwaltung/grundlagen/karteikarte/uebersicht).
Im Kopf des Fensters, das sich mit **Öffnen** öffnet, führen die drei Punkte unter anderem zu **Felder bearbeiten**. Es öffnet den Feld Editor, mit dem du Felder und Gruppen des Benutzer-Formulars anpasst; dafür brauchst du das Recht **Feld Editor**, siehe [Felder](/kundenverwaltung/einstellungen/felder/uebersicht).
## Das Drei-Punkte-Menü und die Sammelaktionen der Benutzerliste nutzen
Das Drei-Punkte-Menü mit dem Tooltip **Optionen** am Ende einer Zeile bietet **Bearbeiten**, **Erinnerung setzen**, **Aktivität erstellen** mit Untermenü (zum Beispiel **Aufgabe erstellen**, **E-Mail senden**, **Termin anlegen**), **Formular erstellen**, **Anpinnen**, **Vorgänge öffnen** und **Löschen**. In **Gelöscht** stehen dort **Wiederherstellen** und **Endgültig löschen**. Die Einträge erklärt [Listenaktionen](/kundenverwaltung/produktpartner/listenaktionen) am Beispiel der Gesellschaften; bei Benutzern wirken sie gleich.
Markierst du Benutzer, bietet die Aktionsleiste diese Sammelaktionen:
| Sammelaktion | Nötiges Recht |
|---|---|
| **Serienmanager**, **Spalteninhalt bearbeiten**, **Stichworte**, **Teammitglied hinzufügen**, **Markierung** | Zeile **Benutzer**, Abschnitt **Profil**, **Mit Bearbeitung** |
| **Pipeline** | das Recht **Pipeline**, siehe [Sammelaktionen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/sammelaktionen) |
| **Löschen**, in **Gelöscht** auch **Wiederherstellen** | Zeile **Benutzer**, **Löschen** |
| **Endgültig löschen**, nur in **Gelöscht** | Zeile **Benutzer**, **Endgültig löschen** |
| **Status** und **Verantwortlichkeit wechseln**, nur in **Noch zu erledigen** | Zeile **Benutzer**, Abschnitt **Aktivitäten**, **Mit Bearbeitung** |
| **Als gelesen markieren**, nur in **Neu hinzugekommen** | keins |
In **Noch zu erledigen** gibt es nur **Status**, **Verantwortlichkeit wechseln** und **Löschen**. **Kopieren** gibt es bei Benutzern nicht. Wie jede Sammelaktion abläuft, steht unter [Sammelaktionen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/sammelaktionen).
## Mehrere Benutzer auf einmal ändern
Mit **Spalteninhalt bearbeiten** (Stift) setzt du ein Feld bei allen markierten Benutzern auf denselben Wert, zum Beispiel die **Position** oder den **Vertragsstatus**.
1. Markiere unter **Benutzer › Benutzer** die Benutzer.
2. Klicke in der Aktionsleiste auf **Spalteninhalt bearbeiten** (Stift).
3. Wähle im Feld **Bitte wähle eine Spalte aus..** die Spalte, zum Beispiel **Benutzer - Position**.
4. Gib unter **Ändern in** den neuen Wert ein oder wähle ihn aus und klicke auf **Speichern**.
5. Bestätige **Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen den Feldinhalt ändern willst?** mit **Ja**.
Es erscheint **Das Feld \ wurde erfolgreich geändert!**. In der Standardvorlage stehen diese Spalten zur Wahl, jeweils als „Benutzer - \“: **Anrede**, **Briefanrede**, **Erstkontakt**, **Familienstand**, **Geburtsdatum**, **Geburtsname**, **Geburtsort**, **Heiratsdatum**, **Kontaktart**, **Kundennummer (intern)**, **Name**, **Namenszusatz**, **Nationalität**, **Position**, **Rechtsform**, **Scheidungsdatum**, **Titel**, **Vertragsart**, **Vertragsstatus**, **Vertragstyp** und **Vorname**. Adressen, Kontaktdaten und Bankverbindungen gehören nicht dazu.
Die Sammelaktion gibt es in allen Benutzerlisten außer **Noch zu erledigen** und **Gelöscht**. Mehr zum Ablauf steht unter [Sammelaktionen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/sammelaktionen), Abschnitt **Einen Feldinhalt bei vielen Einträgen ändern**.
::callout
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icon: i-lucide-triangle-alert
color: amber
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**Spalteninhalt bearbeiten** überschreibt das Feld bei allen markierten Benutzern. Ein Rückgängig gibt es nicht. Prüfe Auswahl und Wert, bevor du mit **Ja** bestätigst.
::
## Festlegen, wer Benutzer sehen und bearbeiten darf
Die Rechte stellst du in den [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) ein, im Block **Kundenverwaltung** in der Zeile **Benutzer**. Dahinter liegen diese Einstellungen:
- **Welche Benutzer:** **Daten von allen Benutzern**, **Eigene Daten und vom Team** oder **Nur eigene Daten**. Voreingestellt ist **Nur eigene Daten**.
- **Neuigkeiten:** Zugriff auf den Reiter **Neuigkeiten**.
- **Abrechnung:** Zugriff auf die Reiter **Strukturen** und **Abrechnung**. Den Schalter gibt es nur mit Abrechnungsmodul.
- **Export:** Benutzer exportieren, auch aus den Reitern **Team** und **Strukturen**.
- **Dubletten:** Dubletten zusammenführen.
- **Profil › Mit Bearbeitung:** Stammdaten bearbeiten. Mit **Auswahl der Teammitglieder** legst du fest, bei wem: **Alle Benutzer**, **Sich selbst und Team** oder **Nur sich selbst**. Ansehen darf man das Profil immer.
- **Team › Sichtrecht:** Sichtrecht auf die Teams. Teammitglieder hinzufügen braucht zusätzlich **Mit Bearbeitung**.
- **Aktivitäten** und **Dokumente:** jeweils **Sichtrecht**, **Mit Bearbeitung** und **Auswahl der Teammitglieder**; bei Aktivitäten zusätzlich **Als Verantwortlichen auswählbar**, bei Dokumenten **Mit Sichtschutz**.
- **Löschen:** Benutzer in den Papierkorb legen. Erst wenn es eingeschaltet ist, erscheint **Endgültig löschen**, das Benutzer unwiderruflich entfernt.
Für die Rolle **Inhaber** sind alle Benutzer-Rechte fest eingeschaltet. Wie Löschen allgemein funktioniert, steht unter [Kopieren, Zusammenführen und Löschen](/kundenverwaltung/grundlagen/karteikarte/kopieren-zusammenfuehren-und-loeschen).
## Meldungen und was sie bedeuten
- **Keine Benutzer vorhanden!** – Die Liste enthält keine Benutzer, die du sehen darfst.
- **Bitte wähle zuerst ein Feld aus um die Stapelverabreitung abzuschließen!** – Du hast bei **Spalteninhalt bearbeiten** gespeichert, ohne eine Spalte zu wählen.
- **Dieses Feld gibt es für die ausgewählten Zeilen nicht.** – Die gewählte Spalte passt nicht zu den markierten Zeilen.
- **Die Vorgängen wurden erfolgreich als gelesen markiert!** – Die markierten Benutzer stehen nicht mehr in **Neu hinzugekommen**.
Meldungen aus den Reitern **Team** und **Strukturen** erklärt [Strukturen und Team](/kundenverwaltung/benutzer/strukturen-und-team), die aus dem Reiter **Abrechnung** [Abrechnung eines Benutzers](/kundenverwaltung/benutzer/abrechnung).
## Häufige Fragen
### Warum kann sich ein neu angelegter Benutzer nicht anmelden?
Über **Hinzufügen › Benutzer** entsteht ein Benutzer ohne Login und ohne Lizenz. Einen Zugang mit Rolle und Lizenz vergibst du unter [Organisation › Team](/organisation/team).
### Wo stelle ich die Benutzerrolle oder die Lizenz eines Benutzers ein?
Nicht auf der Karteikarte in der Kundenverwaltung, sondern unter [Organisation › Team](/organisation/team). Die Rollen selbst bearbeitest du unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen).
### Warum fehlt im Benutzer-Formular die Gruppe Zugangsdaten?
Die Gruppe **Zugangsdaten** mit **E-Mail**, **Lizenz** und **Benutzerrolle** erscheint im Benutzer-Formular der Kundenverwaltung nie, bei keiner Organisation und keiner Rolle. Diese Angaben pflegst du unter [Organisation › Team](/organisation/team).
### Warum sehe ich in der Liste Benutzer nur mich selbst?
Deine Rolle steht unter **Welche Benutzer** vermutlich auf **Nur eigene Daten**, der Voreinstellung. Mit **Eigene Daten und vom Team** siehst du auch deine Teammitglieder, mit **Daten von allen Benutzern** alle. Das wird in den [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Benutzer**, eingestellt.
### Ist der Reiter Team dasselbe wie Organisation › Team?
Nein. Der Reiter **Team** ordnet einem Benutzer Teammitglieder zu und wirkt auf Sichtrechte wie **Eigene Daten und vom Team**, siehe [Strukturen und Team](/kundenverwaltung/benutzer/strukturen-und-team). [Organisation › Team](/organisation/team) verwaltet die Zugänge zu i-Planner mit Rolle und Lizenz.
### Warum fehlen bei mir die Reiter Strukturen und Abrechnung?
Beide Reiter gibt es nur, wenn deine Organisation das Abrechnungsmodul hat und deine Rolle im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Benutzer**, den Schalter **Abrechnung** eingeschaltet hat. Was die Reiter können, steht unter [Strukturen und Team](/kundenverwaltung/benutzer/strukturen-und-team) und [Abrechnung eines Benutzers](/kundenverwaltung/benutzer/abrechnung).
### Wie ändere ich bei vielen Benutzern auf einmal die Position?
Markiere die Benutzer, klicke auf **Spalteninhalt bearbeiten** (Stift), wähle **Benutzer - Position**, gib den neuen Wert ein und bestätige. Siehe Abschnitt **Mehrere Benutzer auf einmal ändern**.
### Warum fehlt mir das Symbol Spalteninhalt bearbeiten?
Deiner Rolle fehlt im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Benutzer**, im Abschnitt **Profil** das Recht **Mit Bearbeitung**. In den Listen **Noch zu erledigen** und **Gelöscht** gibt es die Sammelaktion nicht.
### Warum kann ich die Stammdaten eines Benutzers nicht ändern?
Dafür braucht deine Rolle im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Benutzer**, unter **Profil** das Recht **Mit Bearbeitung**, und der Benutzer muss unter **Auswahl der Teammitglieder** abgedeckt sein, etwa mit **Sich selbst und Team**.