# Listenaktionen

> Welche Einträge das Drei-Punkte-Menü und welche Sammelaktionen die Aktionsleiste in den Listen Kunden, Verträge, Schäden, Finanzdaten und Wünsche & Ziele anbieten, was sie bewirken, was eine Kopie übernimmt und welche Rechte sie brauchen.

In den Listen unter **Kontakte** erreichst du Aktionen auf zwei Wegen: über das Drei-Punkte-Menü für genau eine Zeile und über die Sammelaktionen der Aktionsleiste für alle markierten Zeilen. Welche Einträge erscheinen, hängt von der Liste und von den Rechten deiner Benutzerrolle ab.

## Voraussetzungen

Die Rechte stellt eine Person mit Administrator-Rolle in den [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen) ein. Fast alle stehen im Block **Kundenverwaltung**, Zeile **Kontakte**, hinter dem Pfeil in den Abschnitten **Profil**, **Aktivitäten**, **Verträge**, **Schäden**, **Finanzdaten**, **Wünsche & Ziele** und **Löschen**. Die Tabellen auf dieser Seite nennen sie kurz als Abschnitt und Schalter, zum Beispiel **Verträge › Mit Bearbeitung**.

Wie du Zeilen markierst und wie eine Sammelaktion allgemein abläuft, steht unter [Mehrfachauswahl und Export](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/mehrfachauswahl-und-export) und [Sammelaktionen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/sammelaktionen).

## Eine Aktion für einen einzelnen Eintrag aufrufen

Am Ende jeder Zeile öffnen die drei Punkte (**Optionen**) das Menü für diesen Eintrag.

<img alt="Geöffnetes Drei-Punkte-Menü einer Kundenzeile mit Bearbeiten, Erinnerung setzen, Aktivität erstellen, Formular erstellen, Anpinnen, Vorgänge öffnen mit der Zahl 6 und Löschen; links daneben das aufgeklappte Untermenü mit Aufgabe erstellen, Brief schreiben, Chat anlegen, E-Mail senden, Notiz anlegen, Störfall anlegen, Telefonat anlegen, Termin anlegen und Verkauf anlegen; Namen anderer Kunden unkenntlich" src="/img/kundenverwaltung/kontakte-listenaktionen-kunden-menue.png" width="685">

| Eintrag | Wirkung | In welchen Listen | Recht |
|---|---|---|---|
| **Bearbeiten** | öffnet den Eintrag wie ein Doppelklick | alle außer **Gelöscht** | – |
| **Erinnerung setzen** | öffnet das Fenster für eine Erinnerung, siehe [Automation](/kundenverwaltung/automation) | alle außer **Gelöscht** | keins |
| **Anpinnen** | pinnt den Eintrag an | alle außer **Gelöscht** | keins |
| **Aktivität erstellen** | Untermenü, siehe Abschnitt **Eine Aktivität direkt aus der Liste anlegen** | Kunden, Beziehungen, Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele | Bearbeitungsrecht der Liste |
| **Formular erstellen** | zeigt die Formularvorlagen als Untermenü; gibt es keine, erscheint ein Hinweis, siehe [Formulare](/kundenverwaltung/einstellungen/formulare) | Kunden, Beziehungen, Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele | Zeile **Einstellungen**, Recht **Formulare** |
| **Vorgänge öffnen** | die Zahl nennt die verknüpften Vorgänge; öffnet ein Fenster mit den Reitern **Verknüpfte Vorgänge** und **Unverknüpfte Vorgänge**, links **Beziehungen** und **Ablageorte** und dem Suchfeld **Suchbegriff eingeben...** | alle außer **Gelöscht**, **Noch zu erledigen**, den Stammdaten-Listen wie **Adressen** und den Listen bei den Verknüpfungen eines anderen Eintrags wie **Alle Wünsche & Ziele** und **Verknüpfte Wünsche & Ziele** | – |
| **Verknüpfung herstellen** bzw. **Verknüpfung entfernen** | verknüpft mit dem Eintrag, dessen Verknüpfungen du geöffnet hast, bzw. löst die Verknüpfung | statt **Vorgänge öffnen** in **Alle Wünsche & Ziele** bzw. **Verknüpfte Wünsche & Ziele** bei den Verknüpfungen | – |
| **Schaden anlegen** | neuer Schaden zum Kunden des Vertrags, mit dem Vertrag verknüpft; sind Verträge markiert, mit allen markierten | nur Vertragslisten | **Schäden › Mit Bearbeitung** |
| **Kopieren** | legt sofort eine Kopie an, danach zum Beispiel **Der Vertrag wurde erfolgreich kopiert!**; siehe Abschnitt **Wissen, was eine Kopie übernimmt** | Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele, nicht in **Noch zu erledigen** und **Gelöscht** | Wünsche & Ziele: **Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung**; sonst – |
| **Löschen** | verschiebt den Eintrag in die Liste **Gelöscht** | alle außer **Gelöscht** | Kunden: **Löschen › Löschen**; Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele: deren **Mit Bearbeitung**; Stammdaten-Listen: **Profil › Mit Bearbeitung** |

„Bearbeitungsrecht der Liste" heißt: **Verträge**, **Schäden**, **Finanzdaten** oder **Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung**, bei Kunden und Beziehungen **Aktivitäten › Mit Bearbeitung**.

In den Listen der Wünsche & Ziele brauchen **Aktivität erstellen**, **Kopieren** und **Löschen** das Recht **Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung**; **Bearbeiten**, **Anpinnen**, **Erinnerung setzen** und **Vorgänge öffnen** brauchen dort keins, siehe [Wünsche & Ziele](/kundenverwaltung/kontakte/wuensche-und-ziele).

Die Liste **Kontakte › Serviceportale** hat ein eigenes Menü mit **Bearbeiten**, **Anpinnen**, **Erinnerung setzen**, **Aktivität erstellen**, **Freischalten**, **Deaktivieren**, **Einstellungen** und **Vorgänge öffnen**. **Freischalten**, **Deaktivieren** und **Einstellungen** erklärt [Serviceportal](/kundenverwaltung/kontakte/serviceportal/uebersicht).

## Eine Aktivität direkt aus der Liste anlegen

1. Öffne in der Zeile das Drei-Punkte-Menü (**Optionen**).
2. Fahre mit der Maus über **Aktivität erstellen**. Das Untermenü klappt auf.
3. Wähle den Typ. Die neue Aktivität gehört zu dem Eintrag, dessen Zeile du gewählt hast.

Das Untermenü bietet **Aufgabe erstellen**, **Brief schreiben**, **Chat anlegen**, **E-Mail senden**, **Notiz anlegen**, **Störfall anlegen**, **Telefonat anlegen**, **Termin anlegen** und **Verkauf anlegen**.

**E-Mail senden** erscheint nur mit dem E-Mail-Modul. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.

Jeder Eintrag braucht das Bearbeitungsrecht der Liste: in Kunden und Beziehungen **Aktivitäten › Mit Bearbeitung**, in Verträgen **Verträge › Mit Bearbeitung**, in Schäden **Schäden › Mit Bearbeitung**, in Finanzdaten **Finanzdaten › Mit Bearbeitung** und in Wünsche & Ziele **Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung**. In den Listen **Noch zu erledigen** fehlt **Aktivität erstellen**.

Wie die einzelnen Aktivitäten funktionieren, steht unter [Aktivitäten](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht).

## Einen Schaden oder eine Kopie aus der Vertragsliste anlegen

<img alt="Geöffnetes Drei-Punkte-Menü einer Vertragszeile mit Bearbeiten, Formular erstellen, Erinnerung setzen, Anpinnen, Aktivität erstellen, Schaden anlegen, Vorgänge öffnen mit der Zahl 8, Kopieren und Löschen; daneben der Tooltip Optionen; Namen und Vertragsnummern unkenntlich" src="/img/kundenverwaltung/kontakte-listenaktionen-vertraege-menue.png" width="750">

**Schaden anlegen:** Wähle im Drei-Punkte-Menü einer Vertragszeile unter **Kontakte › Verträge** oder im Reiter **Verträge** der Kundenansicht **Schaden anlegen**. Es öffnet sich ein neuer Schaden für den Kunden des Vertrags, verknüpft mit dem Vertrag. Hast du vorher mehrere Verträge markiert, wird der Schaden mit allen markierten Verträgen verknüpft. Wie du den Schaden ausfüllst, steht unter [Schäden](/kundenverwaltung/kontakte/schaeden).

**Kopieren:** Wähle im Drei-Punkte-Menü **Kopieren**. i-Planner legt sofort ohne Rückfrage eine Kopie an; sie erscheint gleich in der Liste. Die Meldung nennt die Art des Eintrags, zum Beispiel **Der Vertrag wurde erfolgreich kopiert!** oder **Der Wunsch & Ziel wurde erfolgreich kopiert!**. Für mehrere Einträge gibt es **Kopieren** als Sammelaktion, siehe Abschnitt **Verträge, Schäden, Finanzdaten und Ziele gesammelt ändern**.

Kunden kopierst du nicht aus der Liste, sondern in der Kundenansicht, siehe [Kopieren, Zusammenführen und Löschen](/kundenverwaltung/grundlagen/karteikarte/kopieren-zusammenfuehren-und-loeschen).

## Wissen, was eine Kopie übernimmt

Eine Kopie entsteht über **Kopieren** im Drei-Punkte-Menü, über die Sammelaktion **Kopieren** oder im geöffneten Eintrag über **Optionen...** › **Kopie erstellen**. Auf allen drei Wegen entsteht dieselbe Kopie:

| Wird übernommen | Wird nicht übernommen oder neu gesetzt |
|---|---|
| alle Feldwerte, derselbe Kunde und derselbe Status | **Dokumente**: Sie werden nicht mitkopiert. |
| die Teammitglieder | Erstellt- und Änderungsdatum sind neu, als Ersteller bist du eingetragen. |
| die Verknüpfungen in beide Richtungen: Die Kopie ist mit denselben Einträgen verknüpft wie das Original | |
| bei Verträgen die Vertragspersonen und die Tarife | |

Damit du die Kopie erkennst, erhält ein Feld den Zusatz „Kopie“: bei Verträgen die **Vertragsnummer**, bei Finanzdaten und bei Wünsche & Ziele die **Bezeichnung**.

Wo **Kopieren** fehlt:

- in den Kundenlisten; einen Kunden kopierst du in der Kundenansicht
- in den Listen **Noch zu erledigen** und **Gelöscht**
- bei Wünsche & Ziele ohne **Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung**
- **Kopie erstellen** fehlt bei Entwürfen und ohne Bearbeitungsrecht für den Bereich

Brauchst du die Dokumente auch in der Kopie, lege sie dort neu ab, siehe [Dokumente und Ordner](/kundenverwaltung/grundlagen/dokumente-und-ordner/uebersicht). Das Kopieren über **Optionen...** erklärt [Kopieren, Zusammenführen und Löschen](/kundenverwaltung/grundlagen/karteikarte/kopieren-zusammenfuehren-und-loeschen).

## Welche Sammelaktionen es in welcher Liste gibt

| Liste | Sammelaktionen |
|---|---|
| Kunden und Beziehungen | **Serienmanager**, **Spalteninhalt bearbeiten**, **Betreuer wechseln**, **Pipeline**, **Stichworte**, **Teammitglied hinzufügen**, **Markierung**, **Löschen** |
| Serviceportale | **Spalteninhalt bearbeiten**, **Betreuer wechseln**, **Stichworte**, **Teammitglied hinzufügen**, **Markierung**, **Löschen** |
| Verträge | **Serienmanager**, **Spalteninhalt bearbeiten**, **Sparte wechseln**, **Serviceportal**, **Kunde wechseln**, **Pipeline**, **Stichworte**, **Teammitglied hinzufügen**, **Markierung**, **Kopieren**, **Archivieren**, **Löschen** |
| Schäden | **Spalteninhalt bearbeiten**, **Serviceportal**, **Kunde wechseln**, **Pipeline**, **Stichworte**, **Teammitglied hinzufügen**, **Markierung**, **Kopieren**, **Löschen** |
| Finanzdaten | **Spalteninhalt bearbeiten**, **Kunde wechseln**, **Pipeline**, **Stichworte**, **Teammitglied hinzufügen**, **Markierung**, **Kopieren**, **Löschen** |
| Wünsche & Ziele | **Spalteninhalt bearbeiten**, **Kunde wechseln**, **Pipeline**, **Stichworte**, **Teammitglied hinzufügen**, **Markierung**, **Kopieren**, **Löschen** |
| Stammdaten-Listen wie **Adressen** oder **Banken** | nur **Löschen** |

Dazu kommen je nach Liste:

- in den Reitern **Verträge**, **Schäden**, **Finanzdaten** und **Wünsche & Ziele** der Kundenansicht **Vorgang verknüpfen**
- in **Neu hinzugekommen** zusätzlich **Als gelesen markieren**
- in **Noch zu erledigen** nur **Status**, **Verantwortlichkeit wechseln** und **Löschen**, bei Verträgen zusätzlich **Archivieren**
- in **Gelöscht** nur **Wiederherstellen** und **Endgültig löschen**
- in **Kontakte › Verträge › Archiviert** nur **Wiederherstellen** und **Löschen**

**Serienmanager**, **Spalteninhalt bearbeiten**, **Betreuer wechseln**, **Pipeline**, **Stichworte**, **Teammitglied hinzufügen** und **Löschen** erklärt [Sammelaktionen](/kundenverwaltung/grundlagen/listen/sammelaktionen).

Rechte für diese Sammelaktionen:

- In Kunden-, Beziehungs- und Serviceportal-Listen brauchen alle Sammelaktionen außer **Pipeline** und **Löschen** das Recht **Profil › Mit Bearbeitung**. **Löschen** braucht dort und in den Stammdaten-Listen **Löschen › Löschen**.
- **Serienmanager** und **Spalteninhalt bearbeiten** brauchen auch in Vertragslisten **Profil › Mit Bearbeitung**, nicht das Vertragsrecht.
- **Pipeline** braucht in allen Listen das Recht **Pipeline** in der Zeile **Aktivitäten**.
- Alle übrigen Sammelaktionen in Verträgen, Schäden, Finanzdaten und Wünsche & Ziele brauchen das Bearbeitungsrecht der Liste, siehe Abschnitt **Verträge, Schäden, Finanzdaten und Ziele gesammelt ändern**.

## Verträge, Schäden, Finanzdaten und Ziele gesammelt ändern

Markiere die Zeilen, wähle die Sammelaktion in der Aktionsleiste und bestätige die Rückfrage mit **Ja**. Die Symbole haben keine Beschriftung, ihr Name erscheint als Tooltip. „Bearbeitungsrecht der Liste" heißt **Verträge**, **Schäden**, **Finanzdaten** oder **Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung**.

| Sammelaktion (Symbol) | Wirkung | Rückfrage | Recht |
|---|---|---|---|
| **Sparte wechseln** (gekreuzte Pfeile) | nur Verträge: neue Sparte über **Sparte suchen...** wählen, Knopf **Sparte wechseln** | **Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen die Sparte wechseln willst?** | **Verträge › Mit Bearbeitung** |
| **Serviceportal** (Headset) | nur Verträge und Schäden: **Freischalten** oder **Nicht freischalten**, Knopf **Speichern** | **Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge freischalten willst?** – dieselbe Frage auch bei **Nicht freischalten** | **Verträge** bzw. **Schäden › Mit Bearbeitung** |
| **Kunde wechseln** (Person mit Etikett) | hängt die Einträge an einen anderen Kunden; **Kunde suchen...** findet nur Kunden, Knopf **Wechseln** | **Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge wechseln willst?** | Bearbeitungsrecht der Liste |
| **Vorgang verknüpfen** (Kette) | nur in den Reitern der Kundenansicht: **Vorgang suchen...**, Knöpfe **Hinzufügen** und **Entfernen** | **Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge verknüpfen willst?** | Bearbeitungsrecht der Liste |
| **Kopieren** (zwei Blätter) | legt Kopien an, siehe Abschnitt **Wissen, was eine Kopie übernimmt** | **Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge kopieren willst?** | Bearbeitungsrecht der Liste |
| **Markierung** (Stern) | **Hinzufügen** oder **Entfernen**, Knopf **Speichern**; die Markierung gilt nur für dich und füllt deine Liste **Markiert** | **Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen die Markierung ändern willst?** | Bearbeitungsrecht der Liste, bei Kunden **Profil › Mit Bearbeitung** |
| **Archivieren** (Archivbox) | nur Verträge, siehe [Verträge](/kundenverwaltung/kontakte/vertraege/uebersicht) | **Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge archivieren willst?** | **Verträge › Mit Bearbeitung** |

Nach **Kunde wechseln** verschwinden Zeilen, die nicht mehr zur Liste passen, etwa im Reiter des bisherigen Kunden.

## Die Listen Noch zu erledigen und Neu hinzugekommen abarbeiten

<img alt="Kundenliste Noch zu erledigen mit zwei markierten Zeilen; die Aktionsleiste zeigt die Zahl 2 und die Symbole Status (Häkchen), Verantwortlichkeit wechseln (Schild) und Löschen (Papierkorb); Personendaten unkenntlich" src="/img/kundenverwaltung/kontakte-listenaktionen-noch-zu-erledigen.png" width="760">

| Sammelaktion (Symbol) | Wirkung | Recht |
|---|---|---|
| **Status** (Häkchen) | nur in **Noch zu erledigen**: **Offen** oder **Erledigt** wählen, Knopf **Speichern**; Rückfrage **Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen den Status ändern willst?** | Kunden und Serviceportale: **Aktivitäten › Mit Bearbeitung**; sonst **Verträge**, **Schäden**, **Finanzdaten** bzw. **Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung** |
| **Verantwortlichkeit wechseln** (Schild) | nur in **Noch zu erledigen**: Benutzer über **Verantwortlichen suchen...** wählen, Knopf **Speichern** | wie **Status** |
| **Als gelesen markieren** (Auge) | nur in **Neu hinzugekommen** bei Kunden, Verträgen, Schäden, Finanzdaten und Wünsche & Ziele; ohne Auswahl, direkt die Rückfrage **Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgängen als gelesen markieren willst?** | keins |

Im Drei-Punkte-Menü fehlen in **Noch zu erledigen** die Einträge **Aktivität erstellen**, **Vorgänge öffnen** und **Kopieren**.

## Gelöschte Einträge wiederherstellen oder endgültig löschen

1. Öffne die Liste **Gelöscht** des Bereichs, zum Beispiel unter **Kontakte › Verträge**.
2. Wähle im Drei-Punkte-Menü der Zeile **Wiederherstellen** oder **Endgültig löschen**. Andere Einträge gibt es dort nicht.
3. Für mehrere Einträge markierst du die Zeilen und nutzt die gleichnamigen Sammelaktionen.

Rechte:

- Kunden und Beziehungen: **Löschen › Löschen** zum Wiederherstellen, **Löschen › Endgültig löschen** zum endgültigen Löschen.
- Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele: im Drei-Punkte-Menü beides mit dem Bearbeitungsrecht der Liste. **Endgültig löschen** als Sammelaktion braucht **Löschen › Endgültig löschen**. Bei Wünsche & Ziele braucht die Sammelaktion **Wiederherstellen** **Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung**.
- Stammdaten-Listen wie **Adressen**: im Drei-Punkte-Menü beides mit **Profil › Mit Bearbeitung**. Als Sammelaktion braucht **Wiederherstellen** **Profil › Mit Bearbeitung** und **Endgültig löschen** **Löschen › Löschen**. Dort löschst du nur den einzelnen Eintrag, zum Beispiel eine Adresse, nicht den Kunden.

::callout
---
icon: i-lucide-triangle-alert
color: amber
---
**Endgültig löschen** lässt sich nicht rückgängig machen. Endgültig gelöschte Einträge kannst du nicht wiederherstellen.
::

## Häufige Fragen

### Warum fehlt im Drei-Punkte-Menü „Aktivität erstellen"?
Entweder bist du in einer Liste **Noch zu erledigen**, dort gibt es den Eintrag nicht, oder deiner Rolle fehlt das Bearbeitungsrecht der Liste, zum Beispiel **Verträge › Mit Bearbeitung** in einer Vertragsliste. Siehe Abschnitt **Eine Aktivität direkt aus der Liste anlegen**.

### Werden beim Kopieren eines Vertrags die Dokumente mitkopiert?
Nein. Die Kopie übernimmt Feldwerte, Kunde, Status, Teammitglieder, Verknüpfungen sowie Vertragspersonen und Tarife, aber keine Dokumente. Siehe Abschnitt **Wissen, was eine Kopie übernimmt**.

### Woran erkenne ich die Kopie?
Bei Verträgen trägt die **Vertragsnummer** den Zusatz „Kopie“, bei Finanzdaten und Wünsche & Ziele die **Bezeichnung**.

### Warum fehlt bei Wünsche & Ziele „Kopieren"?
Deiner Rolle fehlt **Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung**, oder du bist in **Noch zu erledigen** oder **Gelöscht**. Dort gibt es **Kopieren** nicht.

### Warum gibt es bei Kunden kein „Kopieren" im Drei-Punkte-Menü?
In den Kundenlisten ist **Kopieren** nicht vorgesehen. Einen Kunden kopierst du in der Kundenansicht, siehe [Kopieren, Zusammenführen und Löschen](/kundenverwaltung/grundlagen/karteikarte/kopieren-zusammenfuehren-und-loeschen).

### Wie hänge ich mehrere Verträge an einen anderen Kunden?
Markiere die Verträge, wähle die Sammelaktion **Kunde wechseln**, suche den Kunden über **Kunde suchen...**, klicke auf **Wechseln** und bestätige mit **Ja**. Genauso geht es bei Schäden, Finanzdaten und Wünsche & Ziele.

### Kann ich Schäden oder Finanzdaten archivieren?
Nein. **Archivieren** gibt es nur für Verträge und nur als Sammelaktion, nicht im Drei-Punkte-Menü.

### Ich habe „Nicht freischalten" gewählt, die Rückfrage spricht aber von „freischalten". Stimmt das?
Ja, die Rückfrage und die Meldung lauten bei beiden Auswahlen gleich. Übernommen wird der Wert, den du ausgewählt hast.

### Was bedeutet die Zahl neben „Vorgänge öffnen"?
Sie zeigt, wie viele Vorgänge mit dem Eintrag verknüpft sind. Ein Klick öffnet das Fenster mit den Reitern **Verknüpfte Vorgänge** und **Unverknüpfte Vorgänge**.

### Sehen meine Kollegen, welche Einträge ich markiert habe?
Nein. Die Markierung mit dem Stern gilt nur für dich. Deine markierten Einträge stehen in der Liste **Markiert** des Bereichs.

### Warum sehe ich in der Liste „Noch zu erledigen" fast keine Sammelaktionen?
Dort gibt es nur **Status**, **Verantwortlichkeit wechseln** und **Löschen**, bei Verträgen zusätzlich **Archivieren**. Für andere Sammelaktionen öffne eine andere Liste des Bereichs.