# Signaturen > Wie du unter Organisation › Einstellungen › E-Mail › Signaturen E-Mail-Signaturen anlegst, bearbeitest, für Kollegen freischaltest, als persönlichen Standard festlegst und E-Mail-Accounts zuordnest – und welche Signatur i-Planner beim Schreiben einer E-Mail einsetzt. Unter **Organisation › Einstellungen › E-Mail › Signaturen** verwaltest du die E-Mail-Signaturen deiner Organisation: ihren Text mit Bildern und Links, wem eine Signatur gehört, wer sie nutzen darf und welche E-Mail-Accounts sie verwenden. Schreibst du in der Kundenverwaltung eine E-Mail, setzt i-Planner die passende Signatur automatisch ein. ::callout --- icon: i-heroicons-light-bulb --- Früher lagen die Signaturen in der Kundenverwaltung unter **Einstellungen › Signaturen**. Diese Seite gibt es nicht mehr. Bestehende Signaturen wurden bei der Umstellung übernommen; gepflegt werden sie jetzt hier. :: ## Voraussetzungen - Deine Benutzerrolle braucht das Recht **Einstellungen**, die Gruppe **E-Mail** und für die Seite **Signaturen** mindestens **Nur lesen**. - Zum Anlegen und Ändern braucht sie **Lesen + Bearbeiten**, zum Löschen **Lesen + Bearbeiten + Löschen**. Die Rechte vergibt eine Person mit Administrator-Rolle unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen). - Signaturen anderer Mitarbeiter kannst du nur ändern, wenn deine Rolle das erlaubt. Sonst öffnen sie sich nur zum Ansehen, und die Felder sind gesperrt. ## Die Liste der Signaturen Die Seite Signaturen mit dem Suchfeld Signaturen filtern, den Schaltflächen für Kacheln, Liste und Exportieren, dem Knopf Neue Signatur und einer Signatur in der Tabelle mit den Spalten Signatur-Name, Signaturinhaber, Aktiv, Standard, Freischaltung und Erstellt am Die Tabelle zeigt je Signatur diese Spalten: | Spalte | Bedeutung | |---|---| | **Signatur-Name** | Der frei wählbare Name, unter dem die Signatur beim Schreiben zur Auswahl steht | | **Signaturinhaber** | Das Teammitglied, dem die Signatur gehört | | **Aktiv** | **Ja** oder **Nein**. Inaktive Signaturen stehen bei der Zuordnung zu E-Mail-Accounts nicht zur Auswahl. | | **Standard** | **Ja**, wenn die Signatur die persönliche Standardsignatur ihres Inhabers ist | | **Freischaltung** | Wer die Signatur nutzen darf, siehe Abschnitt **Festlegen, wer eine Signatur nutzen darf** | | **Erstellt am** | Das Datum, an dem die Signatur angelegt wurde | Über der Tabelle grenzt das Feld **Signaturen filtern...** die Zeilen ein, daneben stehen ein Filter, die Umschaltung zwischen Kacheln und Liste, **Exportieren** und der Knopf **Neue Signatur**. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Signatur. ## Eine Signatur anlegen 1. Öffne **Organisation › Einstellungen › E-Mail › Signaturen** und klicke auf **Neue Signatur**. 2. Trage unter **Stammdaten** einen **Name** ein. Solange das Feld leer ist, steht dort in Rot *Bitte einen Namen eingeben.*; sobald ein Name dasteht, legt i-Planner die Signatur an. 3. Schreibe unter **Inhalt** den Text der Signatur. Vorbelegt ist *Mit freundlichen Grüßen* und *Vorname Nachname*. 4. Lege unter **Freischaltung** fest, wer die Signatur nutzen darf. Voreingestellt ist **Nur Signaturinhaber**. Einen Speichern-Knopf gibt es nicht: Jede Änderung speichert i-Planner sofort. Inhaber einer neuen Signatur bist du selbst. ## Die Seite einer Signatur Die Seite einer Signatur mit Zurück zur Übersicht, den Stammdaten mit den Schaltern Signatur aktiv und Standard und den Feldern Signaturinhaber und Name, dem Bereich Inhalt mit dem Editor und der Schaltfläche HTML sowie dem Bereich Freischaltung mit dem Feld Nutzbar für auf Nur Signaturinhaber | Feld | Bedeutung | |---|---| | **Signatur aktiv** | Schalter. Eine inaktive Signatur steht bei der Zuordnung zu E-Mail-Accounts nicht zur Auswahl. | | **Signaturinhaber** | Das Teammitglied, dem die Signatur gehört. Der Inhaber darf sie immer nutzen. Ist das Feld gesperrt, fehlt deiner Rolle das Recht, den Inhaber zu ändern. | | **Name** | Pflichtfeld, bis zu 200 Zeichen. Unter diesem Namen steht die Signatur beim Schreiben zur Auswahl. | | **Standard** | Macht die Signatur zur persönlichen Standardsignatur ihres Inhabers. i-Planner setzt sie ein, wenn im E-Mail-Account **Standardsignatur** ausgewählt ist. | | **Inhalt** | Der Editor für Text, Bilder und Links, siehe Abschnitt **Den Inhalt gestalten** | | **Nutzbar für** | Wer die Signatur außer dem Inhaber nutzen darf, siehe Abschnitt **Festlegen, wer eine Signatur nutzen darf** | Bei einer gespeicherten Signatur folgen darunter die Bereiche **E-Mail-Accounts** und **Gefahrenzone**. ## Den Inhalt gestalten Im Bereich **Inhalt** schreibst du den Text wie in einem Textprogramm. Die Leiste des Editors bietet Fett, Kursiv, Unterstrichen, Schriftfarbe, Schriftgröße, die Ausrichtung, Links, Bilder, nummerierte und einfache Listen, Rückgängig und Wiederherstellen sowie das Entfernen der Formatierung. - **Bild einfügen:** Lade im Fenster **Bild einfügen** unter **Bild hochladen** ein Bild bis 2 MB hoch oder trage unter **Bildadresse** eine Adresse ein, die mit *https://* beginnt. Optional gibst du eine **Bildbeschreibung** und die **Breite in Pixeln** an, zwischen 1 und 1.600. Mit **Bild übernehmen** steht das Bild in der Signatur. - **HTML:** Die Schaltfläche **HTML** rechts über dem Editor zeigt den Quelltext der Signatur im Feld **HTML der Signatur**. Ein weiterer Klick führt zurück zum Editor. Verlässt du die Seite, während ein Bild noch nicht übernommen ist, meldet i-Planner *Bitte das Bild übernehmen oder die Bildbearbeitung abbrechen.* ## Festlegen, wer eine Signatur nutzen darf Im Bereich **Freischaltung** wählst du unter **Nutzbar für**: | Auswahl | Wer die Signatur nutzen darf | |---|---| | **Alle Mitarbeiter** | Alle aktiven Mitglieder deiner Organisation | | **Team des Signaturinhabers** | Der Inhaber und die Mitglieder seines Teams | | **Nur Signaturinhaber** | Nur der Inhaber | | **Signaturinhaber und ausgewählte Mitarbeiter** | Der Inhaber und die Personen und Gruppen, die du im eingeblendeten Bereich **Ausgewählte Mitarbeiter** ankreuzt | „Nutzen" heißt: Die Signatur steht beim Schreiben einer E-Mail in der Auswahl. Ändern dürfen sie nur Personen, deren Benutzerrolle das erlaubt. ## Signaturen E-Mail-Accounts zuordnen Der Bereich E-Mail-Accounts einer Signatur mit dem Zähler 1 E-Mail-Account, dem Plus-Knopf und einer Zeile mit dem Namen des E-Mail-Accounts und der Verwendung Beides Im Bereich **E-Mail-Accounts** einer Signatur legst du fest, welche E-Mail-Accounts sie verwenden. Über das **Plus** fügst du eine Zeile hinzu und wählst: - **E-Mail-Account:** der Account, also das Postfach. Zur Wahl stehen Accounts, deren Inhaber die Signatur nutzen darf. - **Verwendung:** **Neue E-Mails**, **Antworten und Weiterleitungen** oder **Beides**. Über das Drei-Punkte-Menü einer Zeile bearbeitest du sie oder entfernst sie mit **Verknüpfung entfernen**. Dieselbe Einstellung findest du auch im E-Mail-Account selbst: Unter **Organisation › Accounts** hat jeder E-Mail-Account den Bereich **E-Mail-Signaturen** mit den Feldern **Neue E-Mails** und **Antworten und Weiterleitungen**. Dort stehen **Standardsignatur**, **Keine Signatur** und die aktiven Signaturen zur Wahl, die für den Inhaber des Accounts freigeschaltet sind. ## Welche Signatur i-Planner beim Schreiben einsetzt Schreibst, beantwortest oder leitest du in der Kundenverwaltung eine E-Mail weiter, richtet sich die Signatur nach dem gewählten Absender-Account. Er legt getrennt fest, was bei neuen E-Mails und was bei Antworten und Weiterleitungen gilt: | Einstellung im E-Mail-Account | Was im Entwurf steht | |---|---| | Eine bestimmte Signatur | Diese Signatur | | **Standardsignatur** | Deine persönliche Standardsignatur, also deine eigene Signatur mit eingeschaltetem **Standard**. Das gilt auch in einem Postfach, das dir nicht gehört. Hast du keine, bleibt die Signatur leer. | | **Keine Signatur** | Keine Signatur | Wechselst du im Entwurf den Absender-Account, setzt i-Planner dessen Signatur ein. Auch der Serienmanager richtet sich nach dem gewählten Postfach. Einen gespeicherten Entwurf verändert i-Planner beim erneuten Öffnen nicht. Von Hand wählst du eine Signatur über das Symbol **Signaturen** in der Textleiste des Entwurfs: Die Liste zeigt **Keine Signatur**, deine eigenen und die für dich freigeschalteten Signaturen. Hat deine Benutzerrolle Zugriff auf die Signaturen, öffnen das Stift-Symbol neben einer Signatur und **Signaturen verwalten...** diese Seite in einem neuen Browser-Tab. Mehr dazu unter [E-Mail schreiben](/kundenverwaltung/aktivitaeten/e-mails/e-mail-schreiben). ## Signatur deaktivieren, als Standard festlegen oder löschen Geöffnetes Drei-Punkte-Menü einer Signatur mit Bearbeiten, Standard entfernen, Deaktivieren und Löschen Das Drei-Punkte-Menü am Ende einer Zeile bietet **Bearbeiten**, **Als Standard festlegen** beziehungsweise **Standard entfernen**, **Aktivieren** beziehungsweise **Deaktivieren** und **Löschen**. **Als Standard festlegen** schaltet eine inaktive Signatur zugleich wieder ein. - **Mehrere auf einmal:** Kreuze die Zeilen links an. Unter der Tabelle erscheint eine Leiste mit der Anzahl, dem Knopf **Deaktivieren** oder **Aktivieren** (die Pfeile daneben schalten um) und **Auswahl aufheben**. Höchstens 500 Signaturen gehen auf einmal. Deaktivierte Signaturen verlieren ihre Standardmarkierung. - **Löschen:** Nach der Rückfrage *Signatur löschen?* entfernt i-Planner die Signatur. Eine Signatur, die ein E-Mail-Account verwendet, musst du dort zuerst entfernen. Auf der Seite einer Signatur löschst du sie im Bereich **Gefahrenzone** mit **Signatur löschen** und **Endgültig löschen**. Bereits versendete E-Mails bleiben in jedem Fall unverändert. ## Häufige Fragen ### Wo sind meine Signaturen aus der Kundenverwaltung? Die Seite **Einstellungen › Signaturen** der Kundenverwaltung gibt es nicht mehr. Bestehende Signaturen wurden bei der Umstellung übernommen und stehen unter **Organisation › Einstellungen › E-Mail › Signaturen**. Fehlt dir eine, lege sie dort neu an oder wende dich an den Support. ### Warum steht in meiner neuen E-Mail keine Signatur? Das hängt am Absender-Account. Steht dort für neue E-Mails **Keine Signatur**, bleibt der Platz leer. Steht dort **Standardsignatur**, brauchst du eine eigene Signatur mit eingeschaltetem **Standard**; ohne sie setzt i-Planner keine ein. Eine fest zugeordnete Signatur muss aktiv und für dich freigeschaltet sein. ### Kann ich für Antworten eine andere Signatur verwenden als für neue E-Mails? Ja. Jeder E-Mail-Account hat dafür zwei getrennte Einstellungen: **Neue E-Mails** und **Antworten und Weiterleitungen**. Du stellst sie im Account unter **Organisation › Accounts** im Bereich **E-Mail-Signaturen** ein oder im Bereich **E-Mail-Accounts** der Signatur über **Verwendung**. ### Warum kann ich die Signatur eines Kollegen nicht ändern? Signaturen anderer Mitarbeiter lassen sich nur mit dem passenden Recht in der Benutzerrolle ändern. Ohne dieses Recht öffnet sich die Signatur nur zum Ansehen. Nutzen kannst du sie trotzdem, wenn sie für dich freigeschaltet ist. ### Warum lässt sich eine Signatur nicht löschen? Entweder fehlt deiner Benutzerrolle für die Seite **Signaturen** die Stufe **Lesen + Bearbeiten + Löschen**, oder ein E-Mail-Account verwendet die Signatur noch. Entferne sie dann zuerst im Bereich **E-Mail-Accounts** der Signatur mit **Verknüpfung entfernen**. ### Warum fehlt ein E-Mail-Account in der Auswahl? Zur Wahl stehen nur Accounts, deren Inhaber die Signatur nutzen darf. Erweitere unter **Freischaltung** den Kreis unter **Nutzbar für**, etwa auf **Alle Mitarbeiter**. ### Wie bekomme ich unser Logo in die Signatur? Über das Bild-Symbol in der Leiste des Editors: Lade das Logo unter **Bild hochladen** hoch oder trage seine Adresse ein, stelle bei Bedarf die **Breite in Pixeln** ein und klicke auf **Bild übernehmen**.