# Kundenverwaltung

> Wie du in den Detail-Rechten der Zeilen im Block Kundenverwaltung festlegst, welche Kunden, Benutzer, Aktivitäten und Dokumente eine Rolle sieht, was sie bearbeiten, exportieren und löschen darf und welche Teile der Abrechnung und der Einstellungen sie nutzt.

Im Block **Kundenverwaltung** einer Benutzerrolle haben sieben Zeilen Detail-Rechte: **Posteingang**, **Aktivitäten**, **Produktpartner**, **Kontakte**, **Benutzer**, **Abrechnung** und **Einstellungen**. Wie du Detail-Rechte öffnest, was voreingestellt ist und wann sie wirken, steht in der [Übersicht](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/uebersicht).

## Kurz erklärt {#kurz-erklaert}

Die Zeilen im Block **Kundenverwaltung** geben einer Rolle die Bereiche des Hauptmenüs der Kundenverwaltung. Ihre Detail-Rechte legen fest, was die Rolle darin darf. Bei **Kontakte**, **Produktpartner** und **Benutzer** sind die Detail-Rechte gleich aufgebaut. Es gibt einen Abschnitt für die Grundrechte, einen für das **Profil**, einen je Unterbereich wie **Verträge** oder **Dokumente** und ganz unten **Löschen**. Die übrigen Zeilen haben Schalter und Auswahlfelder ohne Unterbereiche.

Typische Aufgaben:

- Ein Mitarbeiter soll nur seine eigenen Kunden sehen: [Festlegen, welche Kunden eine Rolle sieht](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/kundenverwaltung#welche-kunden).
- Verträge sollen sichtbar, aber nicht änderbar sein: [Rechte für Verträge, Dokumente und andere Kundendaten](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/kundenverwaltung#kundendaten).
- Eine Rolle soll keine Kunden löschen dürfen: [Festlegen, wer Kunden löschen darf](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/kundenverwaltung#kunden-loeschen).
- Einem Kollegen fehlen Kalender oder Pipeline: [Festlegen, welche Aktivitäten eine Rolle nutzt und sieht](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/kundenverwaltung#aktivitaeten).
- Ein Kollege soll Daten importieren: [Einstellungen der Kundenverwaltung freigeben](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/kundenverwaltung#einstellungen).

## Voraussetzungen {#voraussetzungen}

- Deine eigene Rolle darf Benutzerrollen bearbeiten. Der **Inhaber** darf das immer. Jede andere Rolle braucht für **Benutzerrollen** mindestens **Lesen + Bearbeiten**. Das steht in den Detail-Rechten ihrer Zeile **Einstellungen** im Block **Organisation**, siehe [Einstellungsseiten der Organisation freigeben](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/organisation#einstellungen).
- In der Rolle sind der Schalter **Kundenverwaltung** ganz oben im Block und die Zeile des Bereichs eingeschaltet. Nur dann steht am rechten Rand der Zeile der Pfeil zu ihren Detail-Rechten.

## Festlegen, wessen Dokumente eine Rolle im Posteingang sieht {#posteingang}

1. Öffne **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen** und klicke die Rolle an.
2. Schalte im Block **Kundenverwaltung** die Zeile **Posteingang** ein und klicke sie an.
3. Im Abschnitt **Posteingang** („Zugriff auf den zentralen Posteingang.“) steht das Auswahlfeld **Ansicht** („Auf wessen Dokumente die Rolle im Posteingang zugreift.“). Wähle dort **Alle Accounts** oder **Nur seinen Account oder freigeschaltete Accounts**. Voreingestellt ist **Nur seinen Account oder freigeschaltete Accounts**.

Weitere Detail-Rechte hat der [Posteingang](/kundenverwaltung/posteingang/uebersicht) nicht. Ob die Rolle ihn überhaupt sieht, entscheidet der Schalter der Zeile **Posteingang**.

## Festlegen, welche Aktivitäten eine Rolle nutzt und sieht {#aktivitaeten}

In den Detail-Rechten der Zeile **Aktivitäten** stehen zwei Abschnitte.

Der Abschnitt **Aktivitäten** („Welche Aktivitäten-Bereiche diese Rolle nutzen darf.“) hat einen Schalter **Alle Aktivitäten** („Die Rolle hat Zugriff auf die Aktivitäten.“). Dazu kommt je ein Schalter für **Aufgaben**, **Briefe**, **Chats**, **E-Mail**, **Kalender**, **Pipeline**, **Störfälle**, **Telefonate** und **Verkäufe**, jeweils mit der Beschreibung „Die Rolle hat Zugriff auf …“. **E-Mail** steht für den E-Mail-Client, **Chats** für den Chat. **Alle Aktivitäten** ist ein eigenes Recht und kein Hauptschalter. Die Schalter darunter bleiben sichtbar und wirken unabhängig davon.

Im Abschnitt **Sichtbarkeit** („Wessen Aktivitäten diese Rolle sieht und zuweisen darf.“) stehen diese Auswahlfelder:

| Auswahlfeld | Werte | Voreingestellt |
|---|---|---|
| **Ansicht** („Welche Aktivitäten die Rolle sieht.“) | **Von allen Benutzern**, **Als Verantwortlicher oder Teammitglied** | **Als Verantwortlicher oder Teammitglied** |
| **Verantwortlicher** („Wen die Rolle als Verantwortlichen auswählen darf.“) | **Alle Benutzer**, **Sich selbst und Mitglieder seines Teams**, **Nur sich selbst** | **Nur sich selbst** |
| **Teammitglied** („Wen die Rolle als Teammitglied auswählen darf.“) | wie **Verantwortlicher** | **Nur sich selbst** |

Welchen Menüpunkt jeder Schalter freigibt und wie die Sichtbarkeit in den Listen wirkt, steht unter [Rechte für Aktivitäten vergeben](/kundenverwaltung/aktivitaeten/uebersicht#rechte-aktivitaeten-vergeben).

## Festlegen, welche Kunden eine Rolle sieht {#welche-kunden}

Welche Kunden eine Rolle sieht und ob sie sie exportieren darf, legst du in den Detail-Rechten der Zeile **Kontakte** fest.

1. Öffne **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen** und klicke die Rolle an.
2. Schalte im Block **Kundenverwaltung** die Zeile **Kontakte** ein und klicke sie an.
3. Stelle im ersten Abschnitt **Kundenverwaltung** („Zugriff auf die Kunden und die Kern-Aktionen.“) die Felder ein:

| Schalter/Auswahlfeld | Werte | Wirkung |
|---|---|---|
| **Welche Kunden** | **Kunden von allen Benutzern**, **Eigene Kunden und vom Team**, **Nur eigene Kunden** (voreingestellt) | „Welche Kunden diese Rolle sieht.“ |
| **Neuigkeiten** | ein, aus | „Zugriff auf die Neuigkeiten.“ |
| **Export** | ein, aus | „Die Rolle darf Kunden exportieren.“ |

Darunter folgt der Abschnitt **Kundenportal** („Das Kunden-Serviceportal — Freischaltung und Verwaltung.“) mit dem Schalter **Freischalten** („Kunden für das Kundenportal freischalten oder löschen.“). Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. Ohne das Modul Kundenportal gibt es den Abschnitt nicht. Wie das Portal für Kunden funktioniert, steht unter [Serviceportal](/kundenverwaltung/kontakte/serviceportal/uebersicht).

## Profil, Betreuer und Freischaltung eines Kunden {#profil}

Im Abschnitt **Profil** („Stammdaten des Kunden. Das Sichtrecht ist immer aktiv; hier nur Bearbeitung + Sonderrechte.“) legst du fest, was die Rolle an den Stammdaten eines Kunden ändern darf. Der Abschnitt steht in den Detail-Rechten der Zeile **Kontakte**. Sehen darf die Rolle das Profil jedes Kunden, den sie laut **Welche Kunden** sieht.

| Schalter/Auswahlfeld | Werte | Wirkung |
|---|---|---|
| **Mit Bearbeitung** | ein, aus | „Das Profil bearbeiten und ändern.“ |
| **Auswahl der Teammitglieder** | **Alle Benutzer**, **Sich selbst und Team**, **Nur sich selbst** | Erscheint mit **Mit Bearbeitung**: „Auswahl der Teammitglieder für die Bearbeitung (wessen Profile).“ |
| **Betreuerwechsel** | ein, aus | „Den Betreuer eines Kunden wechseln.“ |
| **Benutzerfreischaltung** | ein, aus | „Kunden an andere Benutzer zur Bearbeitung freischalten.“ |
| **Freischaltung — Benutzerauswahl** | **Alle Benutzer**, **Sich selbst und Team**, **Nur sich selbst** | Erscheint mit **Benutzerfreischaltung**: „Welche Benutzer ausgewählt werden dürfen.“ |

Wie der Betreuer gewechselt und ein Kunde für Kollegen freigeschaltet wird, steht unter [Beziehungen, Betreuer und Foto](/kundenverwaltung/kontakte/kunden/beziehungen-betreuer-und-foto).

## Rechte für Verträge, Dokumente und andere Kundendaten {#kundendaten}

Ob eine Rolle Verträge, Schäden, Dokumente und weitere Daten eines Kunden sehen und ändern darf, legst du in den Detail-Rechten der Zeile **Kontakte** fest. Für jeden Unterbereich gibt es einen eigenen Abschnitt: **Aktivitäten**, **Finanzdaten**, **Wünsche & Ziele**, **Verträge**, **Schäden** und **Dokumente**. Jeder Abschnitt ist gleich aufgebaut:

| Schalter/Auswahlfeld | Werte | Wirkung |
|---|---|---|
| **Sichtrecht** | ein, aus | Den Unterbereich sehen, etwa „Sichtrecht auf die Verträge.“, bei **Dokumente** „inkl. Download“ |
| **Mit Bearbeitung** | ein, aus | Erscheint mit **Sichtrecht**: Einträge bearbeiten und löschen, etwa „Verträge bearbeiten und löschen.“ |
| **Auswahl der Teammitglieder** | **Alle Benutzer**, **Sich selbst und Team**, **Nur sich selbst** | Erscheint mit **Mit Bearbeitung**: „Auswahl der Teammitglieder für die Bearbeitung (wessen Datensätze).“ |
| **Als Verantwortlichen auswählbar** | **Alle Benutzer**, **Sich selbst und Team**, **Nur sich selbst** | Nur bei **Aktivitäten**, erscheint mit **Mit Bearbeitung**: „Wen die Rolle als Verantwortlichen setzen darf.“ |
| **Mit Sichtschutz** | ein, aus | Nur bei **Dokumente**, erscheint mit **Sichtrecht**: „Dokumente mit Sichtschutz einsehen.“ |

*Animation: Die Detail-Rechte der Zeile Kontakte für die Rolle Mitarbeiter. Im Abschnitt Profil wird Mit Bearbeitung eingeschaltet, darunter erscheint Auswahl der Teammitglieder auf „Nur sich selbst“. Im Abschnitt Verträge wird Sichtrecht eingeschaltet, dann Mit Bearbeitung, und Auswahl der Teammitglieder wird auf „Sich selbst und Team“ gestellt. Wird Sichtrecht wieder ausgeschaltet, verschwinden die Felder darunter. Zuletzt wird im rot umrandeten Abschnitt Löschen der Schalter Löschen eingeschaltet; der Rahmen färbt sich kräftiger, und Endgültig löschen erscheint.*

Soll eine Rolle Verträge sehen, aber nicht ändern, schalte im Abschnitt **Verträge** das **Sichtrecht** ein und lass **Mit Bearbeitung** aus. Schaltest du **Sichtrecht** aus, schaltet i-Planner **Mit Bearbeitung** und **Mit Sichtschutz** mit aus und setzt die Auswahlfelder auf **Nur sich selbst** zurück. Was ohne die Rechte in den Listen und auf der Karteikarte fehlt, beschreiben zum Beispiel [Rechte für Finanzdaten vergeben](/kundenverwaltung/kontakte/finanzdaten#rechte-finanzdaten-vergeben) und [Rechte für Wünsche & Ziele vergeben](/kundenverwaltung/kontakte/wuensche-und-ziele#rechte-wuensche-ziele-vergeben).

## Festlegen, wer Kunden löschen darf {#kunden-loeschen}

Ganz unten in den Detail-Rechten der Zeile **Kontakte** steht der rot umrandete Abschnitt **Löschen**. Sobald einer seiner Schalter eingeschaltet ist, färbt sich der Rahmen kräftiger.

| Schalter | Wirkung |
|---|---|
| **Löschen** | „Die Rolle darf Kunden löschen (Papierkorb).“ |
| **Endgültig löschen** | Erscheint mit **Löschen**: „Kunden unwiderruflich aus der Datenbank entfernen — kein Undo.“ |

Schaltest du **Löschen** aus, verschwindet **Endgültig löschen** und wird mit ausgeschaltet. Soll eine Rolle keine Kunden löschen, lass **Löschen** aus. Wo die Befehle auf der Karteikarte stehen, zeigt [Die Rechte Löschen und Endgültig löschen](/kundenverwaltung/grundlagen/karteikarte/kopieren-zusammenfuehren-und-loeschen#rechte-loeschen-endgueltig-loeschen).

::callout
---
color: amber
icon: i-heroicons-exclamation-triangle
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**Endgültig löschen** entfernt Kunden unwiderruflich, es gibt kein Zurück. Gib das Recht nur Rollen, die es wirklich brauchen. Mit **Löschen** allein landen gelöschte Kunden im Papierkorb.
::

## Rechte für Produktpartner festlegen {#produktpartner}

Die Detail-Rechte der Zeile **Produktpartner** sind aufgebaut wie die der Zeile **Kontakte**, nur ohne Auswahl, welche Produktpartner die Rolle sieht:

| Abschnitt | Schalter und Auswahlfelder |
|---|---|
| **Produktpartner** („Zugriff auf die Produktpartner und die Kern-Aktionen.“) | **Neuigkeiten**, **Export** („Die Rolle darf Produktpartner exportieren.“) |
| **Profil** („Stammdaten des Produktpartners. Das Sichtrecht ist immer aktiv; hier nur Bearbeitung.“) | **Mit Bearbeitung**, mit ihm **Auswahl der Teammitglieder** |
| **Aktivitäten**, **Ansprechpartner**, **Portale**, **Tarife**, **Dokumente** | je **Sichtrecht**, mit ihm **Mit Bearbeitung**, mit diesem **Auswahl der Teammitglieder**. Bei **Aktivitäten** zusätzlich **Als Verantwortlichen auswählbar**, bei **Dokumente** **Mit Sichtschutz** |
| **Löschen** | **Löschen** („Die Rolle darf Produktpartner löschen (Papierkorb).“), mit ihm **Endgültig löschen** („Produktpartner unwiderruflich aus der Datenbank entfernen — kein Undo.“) |

Die Auswahlfelder haben die Werte **Alle Benutzer**, **Sich selbst und Team** und **Nur sich selbst**. Was die Rechte bei den Produktpartnern freigeben, steht unter [Rechte für Produktpartner einstellen](/kundenverwaltung/produktpartner/uebersicht#rechte-produktpartner-einstellen).

## Rechte für Benutzer festlegen {#benutzer}

Was eine Rolle bei den [Benutzern](/kundenverwaltung/benutzer/uebersicht) der Kundenverwaltung sieht und darf, legst du in den Detail-Rechten der Zeile **Benutzer** fest:

| Abschnitt | Schalter und Auswahlfelder |
|---|---|
| **Benutzer** („Zugriff auf die Benutzer und die Kern-Aktionen.“) | **Welche Benutzer** („Welche Benutzer diese Rolle sieht.“) mit **Daten von allen Benutzern**, **Eigene Daten und vom Team** und **Nur eigene Daten** (voreingestellt). Dazu **Neuigkeiten**, **Abrechnung** („Zugriff auf die Abrechnung der Benutzer.“), **Export** („Die Rolle darf Benutzer exportieren.“) und **Dubletten** („Dubletten zusammenführen.“) |
| **Profil** („Stammdaten des Benutzers. Das Sichtrecht ist immer aktiv; hier nur die Bearbeitung.“) | **Mit Bearbeitung**, mit ihm **Auswahl der Teammitglieder** |
| **Aktivitäten**, **Dokumente** | je **Sichtrecht**, **Mit Bearbeitung** und **Auswahl der Teammitglieder**. Bei **Aktivitäten** zusätzlich **Als Verantwortlichen auswählbar**, bei **Dokumente** **Mit Sichtschutz** |
| **Team** | **Sichtrecht** („Sichtrecht auf die Teams.“), mit ihm **Mit Bearbeitung** („Teams bearbeiten, ändern und löschen.“), ohne Auswahl der Teammitglieder |
| **Löschen** | **Löschen** („Die Rolle darf Benutzer löschen (Papierkorb).“), mit ihm **Endgültig löschen** („Benutzer unwiderruflich aus der Datenbank entfernen — kein Undo.“) |

Den Schalter **Abrechnung** gibt es nur, wenn deine Organisation das Modul Abrechnung nutzt. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.

## Abrechnung für eine Rolle freigeben {#abrechnung}

Welche Teile der [Abrechnung](/kundenverwaltung/abrechnung/uebersicht) eine Rolle nutzen darf, legst du in den Detail-Rechten der Zeile **Abrechnung** im Block **Kundenverwaltung** fest. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. Zeile und Detail-Rechte gibt es nur mit dem Modul Abrechnung.

Im Abschnitt **Abrechnung** („Zugriff auf die Abrechnung und ihre Funktionen.“) stehen zehn Schalter, die unabhängig voneinander wirken:

| Schalter | Beschreibung im Rollen-Editor |
|---|---|
| **Abrechnung starten** | „Die Abrechnung starten.“ |
| **Antragseingang** | „Zugriff auf den Antragseingang.“ |
| **Provisionsaufträge** | „Zugriff auf die Provisionsaufträge.“ |
| **Sonderbuchungen** | „Zugriff auf die Sonderbuchungen.“ |
| **Buchungen freigeben** | „Buchungen freigeben, ändern und löschen.“ |
| **Abrechnungsarchiv** | „Zugriff auf das Abrechnungsarchiv.“ |
| **Buchungsarchiv** | „Zugriff auf das Buchungsarchiv.“ |
| **Datenimport** | „Daten importieren.“ |
| **Datenexport** | „Daten exportieren.“ |
| **Einstellungen** | „Zugriff auf die Abrechnungs-Einstellungen.“ |

Welcher Schalter welchen Menüpunkt der Abrechnung freigibt, steht unter [Die Rechte für die Abrechnung einstellen](/kundenverwaltung/abrechnung/uebersicht#rechte-abrechnung-einstellen). Verwechsle diese Zeile nicht mit der Zeile **Abrechnung** im Block **Organisation**. Die steht für den i-Planner-Vertrag deiner Organisation und hat keine Detail-Rechte.

## Einstellungen der Kundenverwaltung freigeben {#einstellungen}

Welche [Einstellungen der Kundenverwaltung](/kundenverwaltung/einstellungen/uebersicht) eine Rolle bearbeiten darf, legst du in den Detail-Rechten der Zeile **Einstellungen** im Block **Kundenverwaltung** fest. Im Abschnitt **Einstellungen** („Zugriff auf die Workspace-Einstellungen und Vorlagen.“) steht je Unterpunkt ein Schalter:

| Schalter | Beschreibung im Rollen-Editor |
|---|---|
| **Formulare** | „Formulare bearbeiten und löschen.“ Ohne ihn fehlt auch der Eintrag **Formulare** im Menü **Hinzufügen** der Kopfleiste, siehe [Formulare](/kundenverwaltung/einstellungen/formulare). |
| **Textvorlagen** | „Textvorlagen bearbeiten und löschen.“ |
| **Briefbögen** | „Briefbögen bearbeiten und löschen.“ |
| **Stichworte** | „Stichworte bearbeiten und löschen.“ |
| **Meldungen** | „Meldungen anlegen und löschen.“ |
| **Import** | „Daten importieren.“ Gibt den Menüpunkt **Import** frei, siehe [Import](/kundenverwaltung/einstellungen/import/uebersicht). |
| **Feld Editor** | „Zugriff auf den Feld-Editor.“ |

Einen Schalter für Signaturen gibt es hier nicht mehr. Signaturen verwaltest du unter **Organisation › Einstellungen › E-Mail › Signaturen**. Das Recht dafür steht in den Detail-Rechten der Zeile **Einstellungen** im Block **Organisation** im Abschnitt **E-Mail**. Ebenso gibt es keinen Schalter **Ordnervorlagen** mehr. Ordner-Vorlagen verwaltest du unter **Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Ordner**. Das Recht dafür ist die Seite **Ordner** im Abschnitt **Vorlagen**. Rollen mit dem früheren Schalter haben sie bei der Umstellung automatisch bekommen. Zum Anwenden einer Ordner-Vorlage genügt im Abschnitt **Dokumente** der Zeile **Kontakte**, **Produktpartner** oder **Benutzer** das Recht **Mit Bearbeitung**, siehe [Ordner-Vorlagen](/organisation/einstellungen/vorlagen/ordnervorlagen#vorlage-anwenden). In den Detail-Rechten der Zeile **Einstellungen** im Block **Organisation** stehen auch die Rechte für Stammdaten und Benutzerrollen, siehe [Einstellungsseiten der Organisation freigeben](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/organisation#einstellungen). Die Accounts regelt die Zeile **Accounts**.

## Häufige Fragen {#haeufige-fragen}

::faq
  :::faq-item{question="Wo stelle ich ein, wer eine Liste exportieren darf?"}
  In den Detail-Rechten des jeweiligen Bereichs, nicht in den Einstellungen der Datenverwaltung. Hinter den Zeilen **Kontakte**, **Produktpartner** und **Benutzer** steht im ersten Abschnitt jeweils ein eigener Schalter **Export**. In der Abrechnung hängt der Export einer Liste meist am Schalter ihres Menüpunkts, siehe [Die Rechte für die Abrechnung einstellen](/kundenverwaltung/abrechnung/uebersicht#rechte-abrechnung-einstellen).
  :::

  :::faq-item{question="Kann ich einer Rolle die Verträge ganz verbergen?"}
  Ja. Lass in den Detail-Rechten der Zeile **Kontakte** im Abschnitt **Verträge** das **Sichtrecht** aus. Das gilt für jeden Unterbereich einzeln, etwa auch für **Schäden** oder **Finanzdaten**.
  :::
::

## Weitere Themen {#weitere-themen}

- [Übersicht](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/uebersicht): Detail-Rechte öffnen, Voreinstellungen, wann sie wirken.
- [Organisation](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/organisation): Detail-Rechte der Zeilen **Teams**, **Accounts** und **Einstellungen**.
- [Fehlerbehebung](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/fehlerbehebung): wenn ein Kollege nur seine eigenen Kunden sieht oder ein Menüpunkt fehlt.
- [Kunden](/kundenverwaltung/kontakte/kunden/uebersicht): die Karteikarte eines Kunden mit Profil, Verträgen und Dokumenten.