# Benutzerrollen

> Wie du festlegst, welche Bereiche und Aktionen deine Kolleginnen und Kollegen sehen dürfen, Rollen anlegst, Rechte änderst, Sondereingriffe wie die Supportansicht vergibst und Rollen kopierst, sperrst oder löschst.

Unter **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen** legst du fest, wer in deinem Unternehmen was darf. Jeder Benutzer bekommt genau eine Rolle. Sie bestimmt, welche Bereiche und Aktionen er überhaupt zu sehen bekommt.

## Kurz erklärt {#kurz-erklaert}

Eine Rolle ist in Blöcke geteilt. In **Organisation** und **Kundenverwaltung** schaltest du je Zeile einen Bereich frei. Hinter mehreren Zeilen liegen [Detail-Rechte](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/uebersicht). Der Block **Sondereingriffe** enthält die Sonderrechte **Final löschen erlauben** und **Supportansicht**. i-Planner liefert sieben System-Rollen mit. Geänderte Rechte greifen sofort für jeden, der die Rolle trägt.

Typische Aufgaben unter **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen**:

- Ein Kollege soll einen Bereich sehen oder nicht mehr sehen: [Rechte einer Rolle ändern](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/uebersicht#rechte-rolle-aendern).
- Ein Mitarbeiter soll nur seine eigenen Kunden sehen: [Rechte innerhalb eines Bereichs feiner einstellen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/uebersicht#rechte-innerhalb-bereichs-feiner-einstellen).
- Jemand soll endgültig löschen oder die Ansicht eines Kollegen einnehmen dürfen: [Sondereingriffe vergeben](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/uebersicht#sondereingriffe-vergeben).
- Du brauchst eine Rolle mit eigenem Zuschnitt: [Rolle kopieren](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/uebersicht#rolle-kopieren), schneller als [Neue Rolle anlegen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/uebersicht#neue-rolle-anlegen).
- Eine Rolle wird nicht mehr gebraucht: [Rolle sperren statt löschen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/uebersicht#rolle-sperren-statt-loeschen).

## Voraussetzungen {#voraussetzungen}

- Deine eigene Rolle braucht Zugriff auf die **Einstellungen** und darin auf den Bereich **Team & Rollen**. Ohne diesen Zugriff erscheint der Menüpunkt **Benutzerrollen** nicht. Auch über einen direkt aufgerufenen Link bekommst du die Rollen dann nicht zu sehen.
- Zum Ansehen genügt die Stufe **Nur lesen**, zum Ändern und Anlegen brauchst du **Lesen + Bearbeiten**, zum Löschen **Lesen + Bearbeiten + Löschen**.
- Eine Rolle weist du nicht unter **Benutzerrollen** zu, sondern beim jeweiligen Mitglied unter [Organisation › Team](/organisation/team).

## Die Rollen-Übersicht {#rollen-uebersicht}

*Animation: Die Seite Benutzerrollen unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen: über der Liste der Zähler 8 Rollen und die runde Plus-Schaltfläche, darunter je Rolle eine Zeile „Benutzerrolle: …“ mit Beschreibung und einem Abzeichen mit der Zahl der Benutzer. Das Drei-Punkte-Menü der System-Rolle Teamleiter bietet Bearbeiten und Kopieren, das der eigenen Rolle Azubi zusätzlich Löschen. Ein Klick auf die Zeile Mitarbeiter öffnet die Rolle, Zurück zur Übersicht führt wieder in die Liste.*

Über der Liste steht, wie viele Rollen es gibt, zum Beispiel **11 Rollen**. Jede Zeile beginnt mit **Benutzerrolle:** und dem Namen der Rolle, darunter steht ihre Beschreibung. Rechts sitzt ein Abzeichen mit der Zahl der Benutzer, die diese Rolle tragen. Bei **0 Benutzer** ist es blau, ab einem Benutzer grün. Wer genau dahinter steckt, siehst du unter **Organisation › Team** in der Spalte **Rolle**. Ist eine Rolle abgeschaltet, steht davor ein rotes Abzeichen **Inaktiv**.

i-Planner liefert sieben Rollen mit: **Inhaber**, **Administrator**, **Backoffice**, **Teamleiter**, **Mitarbeiter**, **Nur Lesen** und **Extern**. Sie heißen System-Rollen und lassen sich weder umbenennen noch löschen. Ihre Beschreibung und ihre Rechte darfst du aber ändern.

Ganz oben in der Liste stehen die System-Rollen in genau dieser Reihenfolge: **Inhaber**, **Administrator**, **Backoffice**, **Teamleiter**, **Mitarbeiter**, **Nur Lesen** und **Extern**. Eigene Rollen folgen danach in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden. Rollen, die beim Umstieg auf die heutige Rechteverwaltung aus einer früheren Benutzergruppe entstanden sind, tragen die Beschreibung „Aus v4-Benutzergruppe migriert“.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rolle zum Bearbeiten. Am rechten Rand jeder Zeile öffnet das **Drei-Punkte-Menü** die Aktionen **Bearbeiten**, **Kopieren** und **Löschen**. Bei System-Rollen fehlt der Eintrag **Löschen**.

## Rechte einer Rolle ändern {#rechte-rolle-aendern}

1. Öffne **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen**.
2. Klicke die Rolle an, die du ändern willst.
3. Die Rolle ist in Blöcke geteilt:

   | Block | Inhalt |
   |---|---|
   | **Stammdaten** | **Aktiv**, **Name** und **Beschreibung** der Rolle |
   | **Organisation** | Zugang zu den Verwaltungsbereichen: **Teams**, **Zusammenarbeit**, **Integrationen**, **Nutzung**, **Abrechnung**, **Accounts**, **Audit-Log**, **Einstellungen** |
   | **Kundenverwaltung** | Ganz oben der Schalter **Kundenverwaltung** („Aktiviere oder deaktiviere dieses Modul für diese Rolle.“), darunter die Arbeitsbereiche: **Neuigkeiten**, **Posteingang**, **Aktivitäten**, **Produktpartner**, **Kontakte**, **Benutzer**, **Abrechnung**, **Einstellungen** |
   | **Sondereingriffe** | **Final löschen erlauben** und **Supportansicht** |

4. Lege in den Blöcken **Organisation** und **Kundenverwaltung** pro Zeile mit dem Schalter fest, ob die Rolle den Bereich sieht. Ist der Schalter **Kundenverwaltung** aus, sind alle Zeilen dieses Blocks ausgeblendet und ausgeschaltet. Die Rolle hat dann keinen Zugang zur Kundenverwaltung.
5. Steht am rechten Rand einer Zeile ein Pfeil, führt ein Klick auf diese Zeile zu den Detail-Rechten dieses Bereichs, siehe [Rechte innerhalb eines Bereichs feiner einstellen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/uebersicht#rechte-innerhalb-bereichs-feiner-einstellen). Der Pfeil erscheint nur, solange der Schalter der Zeile eingeschaltet ist.

*Animation: Die Rolle Mitarbeiter mit den unteren Zeilen des Blocks Organisation und dem Block Kundenverwaltung. Die Zeile Accounts wird eingeschaltet, am rechten Rand erscheint der Pfeil zu den Detail-Rechten; bei Aktivitäten verschwindet der Pfeil mit dem Ausschalten. Jede Änderung wird sofort gespeichert und mit „Feld „…“ wurde gespeichert!“ bestätigt. Wird der Schalter Kundenverwaltung ausgeschaltet, verschwinden alle Zeilen des Blocks; nach dem Wiedereinschalten stehen sie alle auf aus.*

*Animation: Der Block Sondereingriffe mit dem Schalter Final löschen erlauben und dem Auswahlfeld Supportansicht auf Keine (deaktiviert). Das Info-Symbol neben Final löschen erlauben zeigt „Erlaubt das endgültige Entfernen von Datensätzen aus der Datenbank.“, das neben Supportansicht „Ermöglicht das Einnehmen der Ansicht anderer Mitglieder.“ Danach wird Supportansicht auf Nur eigenes Team gestellt und sofort gespeichert.*

Die Zeile **Nutzung** im Block **Organisation** hat derzeit keine Wirkung. Auch wenn sie eingeschaltet ist, erscheint dadurch kein weiterer Menüpunkt.

Wie überall in i-Planner gibt es keine Schaltfläche zum Speichern. Jedes Feld wird für sich gespeichert (siehe [Speichern geschieht automatisch](/organisation/uebersicht#speichern-geschieht-automatisch)). Über **Zurück zur Übersicht** kommst du zurück in die Liste.

Die geänderten Rechte greifen sofort. Wer die Rolle trägt, muss sich dafür nicht neu anmelden.

## Rechte innerhalb eines Bereichs feiner einstellen {#rechte-innerhalb-bereichs-feiner-einstellen}

Hinter mehreren Zeilen einer Rolle liegen Detail-Rechte. Mit ihnen stellst du ein, was die Rolle innerhalb eines Bereichs genau darf. Eine Rolle darf dann etwa nur die eigenen Kunden sehen, Verträge lesen, aber nicht ändern, oder keine Kunden löschen. Öffne unter **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen** die Rolle, schalte die Zeile ein und klicke sie an. Der Pfeil am rechten Rand zeigt, dass es Detail-Rechte gibt. Über **Zurück zur Rolle** kommst du wieder heraus.

| Block | Zeilen mit Detail-Rechten | Beschrieben unter |
|---|---|---|
| **Organisation** | **Teams**, **Accounts**, **Einstellungen** | [Detail-Rechte › Organisation](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/organisation) |
| **Kundenverwaltung** | **Posteingang**, **Aktivitäten**, **Produktpartner**, **Kontakte**, **Benutzer**, **Abrechnung**, **Einstellungen** | [Detail-Rechte › Kundenverwaltung](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/kundenverwaltung) |

Detail-Rechte wirken nur, solange die Zeile eingeschaltet ist. Was voreingestellt ist und was beim Ausschalten mit ihnen geschieht, steht in der [Übersicht der Detail-Rechte](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/uebersicht).

## Sondereingriffe vergeben {#sondereingriffe-vergeben}

Im Block **Sondereingriffe** einer Rolle stehen zwei Sonderrechte. Die Beschreibung des Blocks warnt: „Sonderrechte — bitte nur an Inhaber oder ausdrücklich autorisierte Rollen vergeben.“

1. Öffne **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen** und klicke die Rolle an.
2. Setze im Block **Sondereingriffe** die gewünschten Rechte:

| Feld | Werte | Wirkung |
|---|---|---|
| **Final löschen erlauben** | ein, aus | „Wenn aktiv, darf diese Rolle Datensätze unwiderruflich aus der Datenbank entfernen. Kein Undo.“ Nur der Inhaber kann es vergeben. Eine bestehende Freigabe darf auch entziehen, wer die Rolle bearbeiten darf. |
| **Supportansicht** | **Alle Datensätze**, **Nur eigenes Team**, **Keine (deaktiviert)** | „Mit den Rechten eines anderen Mitglieds lesen und Änderungen ausführen.“ Das Info-Symbol daneben ergänzt: „Ermöglicht das Einnehmen der Ansicht anderer Mitglieder.“ |

Bei der Rolle **Inhaber** steht **Supportansicht** auf **Alle Datensätze**, bei allen anderen Rollen ist **Keine (deaktiviert)** voreingestellt. **Final löschen erlauben** ist beim **Inhaber** fest eingeschaltet.

::callout
---
color: amber
icon: i-heroicons-exclamation-triangle
---
Was eine Rolle mit **Final löschen erlauben** endgültig löscht, lässt sich nicht wiederherstellen. Mit **Supportansicht** liest jemand mit den Rechten eines anderen Mitglieds und führt Änderungen aus. Vergib beides nur an Rollen, die es wirklich brauchen.
::

## Neue Rolle anlegen {#neue-rolle-anlegen}

1. Öffne **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen**.
2. Klicke rechts über der Liste auf die runde Schaltfläche mit dem Pluszeichen (**Neue Rolle**).

*Animation: Die Kopfzeile der Rollen-Liste mit dem Zähler 8 Rollen: An der runden Plus-Schaltfläche erscheint der Hinweis Neue Rolle, ein Klick öffnet eine neue Rolle. Solange das Feld Name leer ist, steht dort in Rot „Name darf nicht leer sein“. Beim Eintippen des Namens Außendienst ändert sich die Überschrift mit, beim Verlassen des Feldes erscheint „Feld „Name“ wurde gespeichert!“. Danach wird im Block Kundenverwaltung der Rolle der Schalter Kundenverwaltung eingeschaltet; die Zeilen des Blocks stehen alle auf aus, Neuigkeiten und Aktivitäten werden eingeschaltet.*

3. Gib der Rolle einen **Namen**. Das ist Pflicht. Solange kein Name eingetragen ist, wird nichts gespeichert. Die **Beschreibung** ist freiwillig und erscheint später in der Übersicht.
4. Schalte in den Blöcken **Organisation** und **Kundenverwaltung** die Bereiche ein, die die Rolle sehen soll.

Bei einer neuen Rolle stehen die Rechte-Schalter zunächst alle auf aus. Du schaltest einzeln frei, was sie dürfen soll. Schneller geht es meist über **Kopieren** im **Drei-Punkte-Menü** einer bestehenden Rolle, denn die Kopie übernimmt deren Rechte.

## Rolle kopieren {#rolle-kopieren}

1. Öffne **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen**.
2. Öffne in der Zeile der Rolle das **Drei-Punkte-Menü** und wähle **Kopieren**.

Die Kopie bekommt den Namen des Originals mit dem Zusatz **(Kopie)**. Aus **Teamleiter** wird also **Teamleiter (Kopie)**. Gibt es die schon, zählt i-Planner weiter: **(Kopie 2)**, **(Kopie 3)** und so fort. Die Kopie übernimmt alle Rechte des Originals, ist aber nie eine System-Rolle. Du kannst sie umbenennen, frei anpassen und wieder löschen. Deshalb ist das Kopieren der Weg, eine mitgelieferte Rolle wie **Nur Lesen** als Ausgangspunkt für eine eigene Rolle zu nutzen.

## Rolle sperren statt löschen {#rolle-sperren-statt-loeschen}

1. Öffne **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen**.
2. Klicke die Rolle an.
3. Schalte im Block **Stammdaten** den Schalter **Aktiv** aus.

Eine inaktive Rolle kann keinen Benutzern mehr zugewiesen werden. Wer sie bereits trägt, verliert die Rechte aus dieser Rolle. In der Übersicht bekommt sie das rote Abzeichen **Inaktiv**. Rückgängig machst du das, indem du **Aktiv** wieder einschaltest. Die Mitglieder haben ihre Rechte danach zurück.

## Rolle löschen {#rolle-loeschen}

1. Öffne **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen**.
2. Öffne in der Zeile der Rolle das **Drei-Punkte-Menü** und wähle **Löschen**.
3. Bestätige im Dialog **Eintrag löschen?** mit **Löschen**.

Der Dialog nennt dir vorher die Folge: Benutzer mit dieser Rolle verlieren ihre Berechtigungen und müssen neu zugewiesen werden. Weise diesen Personen deshalb unter **Organisation › Team** zuerst eine andere Rolle zu.

Die von i-Planner mitgelieferten System-Rollen wie **Inhaber** oder **Mitarbeiter** lassen sich nicht löschen. Bei ihnen erscheint der Eintrag **Löschen** im Drei-Punkte-Menü gar nicht erst.

## Häufige Fragen {#haeufige-fragen}

::faq
  :::faq-item{question="Wie gebe ich einem Mitarbeiter eine andere Rolle?"}
  Die Rolle einer Person änderst du nicht unter **Benutzerrollen**, sondern unter **Organisation › Team**. Öffne die Person über **Bearbeiten** und ändere dort die **Rolle**. Die Schritte stehen unter [Rolle, Team oder Start-Seite ändern](/organisation/team/bearbeiten#rolle-team-start-seite).
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  :::faq-item{question="Ein Mitarbeiter soll nur seine eigenen Kunden sehen — wie stelle ich das ein?"}
  Das stellst du in den Detail-Rechten seiner Rolle ein. Öffne unter **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen** die Rolle und klicke im Block **Kundenverwaltung** die Zeile **Kontakte** an. Sie trägt am rechten Rand einen Pfeil. Stelle in ihren Detail-Rechten im Abschnitt **Kundenverwaltung** das Auswahlfeld **Welche Kunden** auf **Nur eigene Kunden**. Mehr dazu unter [Festlegen, welche Kunden eine Rolle sieht](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/kundenverwaltung#welche-kunden).
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## Weitere Themen {#weitere-themen}

- [Detail-Rechte](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/uebersicht): was eine Rolle innerhalb eines Bereichs genau darf.
- [Fehlerbehebung](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/fehlerbehebung): wenn ein Kollege zu viel oder zu wenig sieht oder sich eine Rolle nicht ändern lässt.
- [Support-Zugang](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/support-zugang): wer Tickets an den i-Planner-Support schreiben darf (nicht dasselbe wie die **Supportansicht**).
- [Deaktivieren und löschen](/organisation/team/deaktivieren-und-loeschen): wofür das Sonderrecht **Final löschen erlauben** gebraucht wird.
- [Audit-Log](/organisation/audit-log): nachlesen, wer eine Rolle geändert hat.