# Ordner-Vorlagen

> Einmal eine Ordnerstruktur anlegen und sie bei jedem Kunden, Produktpartner oder Benutzer mit wenigen Klicks übernehmen.

Legst du bei jedem neuen Kunden dieselben Ordner an, etwa **Verträge**, **Schäden** und **Korrespondenz**? Mit einer Ordner-Vorlage machst du das nur einmal. Danach übernimmst du die ganze Struktur bei jedem Kunden, Produktpartner oder Benutzer mit wenigen Klicks.

Die Vorlagen findest du unter **Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Ordner**.

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Früher lagen die Ordnervorlagen in der Kundenverwaltung unter **Einstellungen › Ordnervorlagen**. Diese Seite gibt es nicht mehr. Deine bisherigen Vorlagen sind übernommen und stehen jetzt hier.
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## Kurz erklärt {#kurz-erklaert}

Eine Ordner-Vorlage ist eine gespeicherte Ordnerstruktur, auch mit Unterordnern. Jede Vorlage gehört einer Person, dem **Vorlageninhaber**. Er legt fest, wer die Vorlage außer ihm nutzen darf.

Wendest du eine Vorlage bei einem Kunden an, legt i-Planner dort die Ordner an. Diese Ordner gehören dann zum Kunden. Änderst du später die Vorlage, bleiben sie, wie sie sind.

Das kannst du hier tun:

- Jeder neue Kunde soll dieselben Ordner bekommen: [Eine Ordner-Vorlage anlegen](/organisation/einstellungen/vorlagen/ordnervorlagen#vorlage-anlegen) und [die Ordnerstruktur aufbauen](/organisation/einstellungen/vorlagen/ordnervorlagen#ordnerstruktur-aufbauen).
- Deine Kollegen sollen deine Vorlage auch nutzen: [Festlegen, wer eine Vorlage nutzen darf](/organisation/einstellungen/vorlagen/ordnervorlagen#festlegen-wer-vorlage-nutzen-darf).
- Du willst die Ordner bei einem Kunden anlegen: [Eine Ordner-Vorlage anwenden](/organisation/einstellungen/vorlagen/ordnervorlagen#vorlage-anwenden).
- Eine Vorlage brauchst du nicht mehr: [Vorlage kopieren, deaktivieren oder löschen](/organisation/einstellungen/vorlagen/ordnervorlagen#kopieren-deaktivieren-loeschen).

## Voraussetzungen {#voraussetzungen}

- Zum Ansehen der Vorlagen braucht deine Benutzerrolle das Recht **Einstellungen**, die Gruppe **Vorlagen** und für die Seite **Ordner** mindestens **Nur lesen**.
- Zum Anlegen und Ändern braucht deine Rolle **Lesen + Bearbeiten**, zum Löschen **Lesen + Bearbeiten + Löschen**. Diese Rechte vergibt eine Person mit Administrator-Rolle unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/uebersicht).
- Ändern und löschen kannst du nur deine eigenen Vorlagen. Vorlagen von Kollegen kannst du ansehen und kopieren.
- Das Verwalten von Ordner-Vorlagen gehört zum Tarif Professional und höher.
- Zum Anwenden brauchst du die Seite **Ordner** nicht, siehe [Eine Ordner-Vorlage anwenden](/organisation/einstellungen/vorlagen/ordnervorlagen#vorlage-anwenden).

## Die Liste der Ordner-Vorlagen {#liste-ordner-vorlagen}

Die Liste zeigt deine eigenen Vorlagen und alle, die für dich freigegeben sind.

| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| **Vorlagen-Name** | Unter diesem Namen wählst du die Vorlage beim Anwenden aus |
| **Vorlageninhaber** | Die Person, der die Vorlage gehört |
| **Ordner** | Wie viele Ordner die Vorlage enthält, Unterordner mitgezählt |
| **Aktiv** | Nur aktive Vorlagen kannst du bei Kunden anwenden |
| **Freischaltung** | Wer die Vorlage nutzen darf |
| **Erstellt am** | Wann die Vorlage angelegt wurde |

Über der Tabelle kannst du suchen, filtern, zwischen Liste und Kacheln wechseln und die Liste exportieren. **Docs** öffnet diese Anleitung. Mit **Neue Vorlage** legst du eine Vorlage an. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Vorlage.

## Eine Ordner-Vorlage anlegen {#vorlage-anlegen}

1. Öffne **Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Ordner** und klicke auf **Neue Vorlage**.
2. Gib unter **Stammdaten** einen **Namen** ein, zum Beispiel „Neukunde Privat“. Sobald ein Name dasteht, ist die Vorlage angelegt.
3. Lege unter **Ordnerstruktur** die Ordner an, siehe [Die Ordnerstruktur aufbauen](/organisation/einstellungen/vorlagen/ordnervorlagen#ordnerstruktur-aufbauen).
4. Wähle unter **Freischaltung**, wer die Vorlage nutzen darf. Am Anfang darfst nur du sie nutzen.

Du musst nichts speichern. Jede Änderung wird sofort übernommen.

## Die Seite einer Ordner-Vorlage {#seite-vorlage}

| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| **Aktiv** | Nur aktive Vorlagen kannst du bei Kunden anwenden |
| **Vorlageninhaber** | Die Person, der die Vorlage gehört. Bei einer neuen Vorlage bist das du. |
| **Name** | Pflichtfeld. Unter diesem Namen wählst du die Vorlage beim Anwenden aus. |
| **Beschreibung** | Freiwillig, zum Beispiel wofür die Vorlage gedacht ist. Sie steht beim Anwenden unter dem Namen. |
| **Ordnerstruktur** | Die Ordner der Vorlage |
| **Nutzbar für** | Wer die Vorlage außer dir nutzen darf |

Ganz unten findest du bei deinen eigenen Vorlagen die **Gefahrenzone** zum Löschen. Mit **Zurück zur Übersicht** kommst du zur Liste zurück.

Siehst du den Hinweis „Die Vorlage wurde inzwischen geändert.“, hat jemand anderes die Vorlage gleichzeitig bearbeitet. Klicke auf **Neu laden** und mache deine letzte Änderung noch einmal.

## Die Ordnerstruktur aufbauen {#ordnerstruktur-aufbauen}

Im Bereich **Ordnerstruktur** stehen die Ordner untereinander. Unterordner sind eingerückt.

- Einen Ordner legst du an, indem du auf **Ordner hinzufügen** klickst, den Namen tippst und die Eingabetaste drückst.
- Für einen Unterordner zeigst du mit der Maus auf einen Ordner und klickst auf das Plus. So entsteht zum Beispiel **Verträge › Kfz**.
- Zum Umbenennen klickst du auf den Namen, änderst ihn und drückst die Eingabetaste.
- Zum Verschieben ziehst du einen Ordner an eine andere Stelle oder in einen anderen Ordner.
- Zum Löschen zeigst du auf den Ordner, klickst auf den Papierkorb und bestätigst. Seine Unterordner werden mit gelöscht.

Einen Ordner **Dokumente** brauchst du nicht anzulegen. Den hat jeder Kunde schon, und deine Ordner kommen beim Anwenden dort hinein.

## Festlegen, wer eine Vorlage nutzen darf {#festlegen-wer-vorlage-nutzen-darf}

Im Bereich **Freischaltung** wählst du unter **Nutzbar für**:

| Auswahl | Wer die Vorlage nutzen darf |
|---|---|
| **Alle Mitarbeiter** | Alle in deiner Organisation |
| **Team des Vorlageninhabers** | Du und dein Team |
| **Nur Vorlageninhaber** | Nur du |
| **Vorlageninhaber und ausgewählte Mitarbeiter** | Du und die Personen oder Gruppen, die du darunter ankreuzt |

„Nutzen“ heißt: Die Vorlage steht beim Anwenden zur Auswahl. Ändern kann sie trotzdem nur ihr Inhaber.

Hast du eine Gruppe ausgewählt, dürfen alle Mitglieder der Gruppe die Vorlage nutzen. Wird die Gruppe gelöscht oder verlässt jemand die Organisation, fällt die Freigabe für sie weg.

## Eine Ordner-Vorlage anwenden {#vorlage-anwenden}

So legst du die Ordner einer Vorlage bei einem Kunden an. Bei Produktpartnern und Benutzern geht es genauso.

1. Öffne beim Kunden den Reiter **Dokumente**. Sollen die Ordner in einem bestimmten Ordner landen, öffne vorher diesen Ordner.
2. Klicke auf die runde Plus-Schaltfläche und wähle **Vorlage hinzufügen**.
3. Klicke im Fenster **Ordner-Vorlage anwenden** auf eine Vorlage. Darunter siehst du, welche Ordner angelegt werden.
4. Klicke auf **Anwenden**.

Die Ordner erscheinen in dem Ordner, den du gerade offen hast, sonst direkt unter **Dokumente**. Bist du in den Serviceportal-Dokumenten des Kunden oder in einem Serviceportal-Ordner, sind die neuen Ordner auch im Serviceportal sichtbar.

**Vorlage hinzufügen** siehst du, wenn du in diesem Bereich Dokumente bearbeiten darfst. Dafür braucht deine Rolle in den Detail-Rechten von **Kontakte**, **Produktpartner** oder **Benutzer** unter **Dokumente** das **Sichtrecht** und **Mit Bearbeitung**, siehe [Rechte für Verträge, Dokumente und andere Kundendaten](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/detail-rechte/kundenverwaltung#kundendaten). Ein eigenes Recht für Ordner-Vorlagen gibt es nicht mehr. In der Kundenansicht des Serviceportals gibt es **Vorlage hinzufügen** nicht.

## Vorlage kopieren, deaktivieren oder löschen {#kopieren-deaktivieren-loeschen}

Über das Drei-Punkte-Menü am Ende einer Zeile:

- **Kopieren**: Du bekommst eine eigene Kopie mit denselben Ordnern. So passt du auch die Vorlage eines Kollegen für dich an.
- **Deaktivieren**: Die Vorlage bleibt gespeichert, steht beim Anwenden aber nicht mehr zur Auswahl. Mit **Aktivieren** holst du sie zurück.
- **Löschen**: Die Vorlage wird nach einer Rückfrage entfernt. Auf der Seite der Vorlage geht das auch über **Gefahrenzone › Vorlage löschen**.
- Für mehrere Vorlagen auf einmal kreuzt du die Zeilen links an. Unter der Tabelle kannst du dann alle markierten Vorlagen aktivieren oder deaktivieren.

Ordner, die du schon bei Kunden angelegt hast, bleiben immer erhalten, auch wenn du die Vorlage änderst oder löschst.

## Häufige Fragen {#haeufige-fragen}

::faq
  :::faq-item{question="Wo sind meine Ordnervorlagen aus der Kundenverwaltung?"}
  Sie stehen jetzt unter **Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Ordner**. Leere Vorlagen mit dem Namen „Neue Ordnervorlage“ wurden nicht übernommen. Fehlt dir eine andere Vorlage, ist sie vielleicht nicht für dich freigegeben. Frag die Person, der sie gehört, oder den Support.
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  :::faq-item{question="Ändern sich die Ordner bei meinen Kunden, wenn ich die Vorlage anpasse?"}
  Nein. Die Änderung gilt erst beim nächsten Anwenden.
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  :::faq-item{question="Wo landen die Ordner beim Anwenden?"}
  In dem Ordner, den du in den Dokumenten gerade offen hast. Hast du keinen offen, direkt unter **Dokumente**.
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  :::faq-item{question="Kann ich die Vorlage eines Kollegen ändern?"}
  Nein, nur ansehen. Kopiere sie, dann hast du eine eigene Fassung, die du ändern kannst.
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## Weitere Themen {#weitere-themen}

- [Fehlerbehebung](/organisation/einstellungen/vorlagen/fehlerbehebung): wenn die Seite fehlt, eine Vorlage nicht zur Auswahl steht oder **Vorlage hinzufügen** fehlt.
- [Ordner](/kundenverwaltung/grundlagen/dokumente-und-ordner/ordner): einzelne Ordner in den Dokumenten anlegen und Dokumente verschieben.
- [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/uebersicht): wer Ordner-Vorlagen sehen, ändern und löschen darf.