# PDF-Designer

> PDF-Vorlagen und Briefbögen selbst oder mit dem Assistant anlegen, mit Textmarken verbinden, prüfen und veröffentlichen.

Unter **Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Dokumente** erstellst du PDF-Vorlagen und Briefbögen. Du kannst eine leere Vorlage gestalten, eine Bibliotheksvorlage übernehmen oder den Assistant damit beauftragen. Texte, Logos, Seiten und Platzhalter bleiben im Designer bearbeitbar.

## Briefbogen oder Dokument? {#vorlagenarten}

| Art | Verwendung |
|---|---|
| **Briefbogen** | Gestaltung für Briefe und Serienbriefe mit Logo, Anschrift und Fußzeile. Empfänger, Datum, Betreff und Brieftext werden beim Schreiben eingesetzt. |
| **Dokument** | Eigenständige Vorlage, etwa ein Informationsblatt, eine Checkliste oder ein Beratungsdokument. |

Beide Arten können **ausfüllbare PDF-Felder** enthalten. Diese füllt der Empfänger im fertigen PDF aus. **Platzhalter** erhalten ihre Werte dagegen bereits bei der PDF-Erstellung, zum Beispiel aus einer Textmarke oder einer eigenen Eingabe.

## Eine PDF-Vorlage anlegen {#anlegen}

1. Klicke auf **Neue Vorlage**, gib einen **Namen** ein und wähle **Briefbogen** oder **Dokument**. Die Einstellungen werden automatisch gespeichert.
2. Klicke auf **Designer öffnen**.
3. Beginne auf der leeren Seite oder wähle unter **Vorlagen** einen Ausgangspunkt und klicke auf **Vorlage laden**. Beim Ersetzen eines vorhandenen Designs bestätigst du die Übernahme.
4. Füge unter **Elemente** die gewünschten Inhalte hinzu und passe rechts deren Eigenschaften an.
5. Verbinde die Platzhalter in den Vorlageneinstellungen mit Textmarken, festen Werten oder Eingaben.
6. Öffne **Vorschau** und kontrolliere das fertige PDF.
7. Lege die **Freischaltung** fest und klicke auf **Veröffentlichen**. Die veröffentlichte Version steht anschließend für neue Dokumente bereit.

Für einen Briefbogen bietet die Bibliothek bereits die Bereiche für Empfänger, Datum, Betreff und Brieftext sowie eine Gestaltung für längere Briefe. Passe dort Logo, Farben und Firmenangaben an. Ein **Textbaustein** liefert zusätzlich wiederverwendbaren Briefinhalt und lässt sich mit dem Briefbogen kombinieren.

Über **Als neue Vorlage speichern** in der oberen Arbeitsleiste legst du aus deinem Design einen eigenen Entwurf unter einem neuen Namen an.

## Die Werkzeuge im Designer {#gestalten}

Oben wechselst du zwischen **Design**, **Vorschau** und **Versionen**. Links steht der Speicherzustand; rechts findest du **Als neue Vorlage speichern**, Rückgängig, Wiederholen und Veröffentlichen.

| Bereich | Verwendung |
|---|---|
| **Elemente** | Inhalte auswählen und auf der Seite platzieren. |
| **Seiten** | Seiten hinzufügen, kopieren, sortieren und die zugehörigen Elemente auswählen. |
| **Vorlagen** | Einen Briefbogen oder ein Dokument aus der Bibliothek laden. |
| **Einstellungen** | Inhalt, Position, Größe und Aussehen des ausgewählten Elements oder der Seite bearbeiten. |

Die Suche im linken Kopf durchsucht den geöffneten Bereich. Wähle ein Element auf dem Papier oder in der Seitenliste aus. Ziehe es an die gewünschte Position und verwende die Griffe für Größe und Drehung. Mehrere ausgewählte Elemente lassen sich gemeinsam ausrichten und gruppieren.

### Texte, Bilder und weitere Elemente {#elemente}

| Werkzeug | Damit gestaltest du |
|---|---|
| **Text und Überschrift** | Feste Texte und Platzhalter mit Schrift, Größe, Farbe, Ausrichtung und Innenabständen. |
| **Bild** | Logos und Bilder. **Einpassen** zeigt das ganze Bild, **Ausfüllen** füllt den Rahmen. **Zuschneiden** legt den sichtbaren Ausschnitt fest. |
| **Formen, Linien und Pfeile** | Flächen, Rahmen, Trennlinien und Markierungen. |
| **Tabelle** | Zeilen und Spalten mit festen Inhalten oder Werten aus einer Datenliste. |
| **Diagramm** | Balken-, Linien-, Kreis- und Ringdiagramme mit Beschriftungen, Farben und Zahlenformaten. |
| **PDF-Eingabefelder** | Texteingaben, Kontrollkästchen, Optionsgruppen, Dropdowns, Auswahllisten, Zurücksetzen-Schaltflächen und digitale Signaturfelder für das fertige PDF. |

Für Logos stehen PNG und JPEG zur Verfügung; PNG unterstützt einen transparenten Hintergrund. Du kannst ein Bild aus der Medienbibliothek wählen oder eine passende Datei hochladen.

### Seiten und längere Inhalte {#seiten}

In den Seiteneinstellungen legst du Namen und A4-Hoch- oder Querformat fest. Bei einer einzelnen Seite ist diese die Startseite. Ab zwei Seiten kannst du zusätzlich den Seitentyp wählen:

- **Startseite:** beginnt das Dokument.
- **Folgeseiten:** nehmen weiteren Inhalt auf, wenn er mehr Platz benötigt.
- **Endseite:** erscheint nach dem vollständigen Inhalt, zum Beispiel für einen Abschluss.

Bei Text- und Tabellenbereichen steuern **Wächst mit dem Inhalt** und **Auf Folgeseite fortsetzen** den Platzbedarf. Der gezeichnete Inhaltsbereich bestimmt die verfügbare Schreibfläche. Nachfolgende Inhalte und Unterschriftslinien können mit dem Text nachrücken. Prüfe die Vorschau mit kurzem und langem Inhalt, um die Seitenwechsel zu sehen.

Die untere Werkzeugleiste bietet Zoom, **Seite einpassen**, **Elementrahmen anzeigen**, **Gestaltungshilfen** und **Datei**. Unter **Datei** kannst du das PDF exportieren.

## Hilfslinien für Form A und Form B {#hilfslinien}

Unter **Gestaltungshilfen** findest du Millimeter-Lineale, Raster und Hilfslinien. Die Briefprofile **DIN 5008 A** und **DIN 5008 B** markieren unter anderem Briefkopf und Anschriftfeld. Ein neuer, ungestalteter A4-Briefbogen erhält das Profil für Form B.

Wähle das passende Profil und richte die Elemente daran aus. **An Hilfslinien einrasten** unterstützt dich beim Verschieben. Bei einem Profilwechsel bleiben die vorhandenen Elemente an ihren Positionen; du passt ihre Ausrichtung im Designer an. Auf einer leeren Seite erscheinen die Hilfen mit dem ersten Inhalt.

Die Hilfslinien dienen der Gestaltung und bleiben im fertigen PDF unsichtbar. Prüfe die Anschrift mit einer realistischen mehrzeiligen Adresse und bei Fensterbriefumschlägen auch anhand eines Ausdrucks.

## Platzhalter und dynamische Firmenwerte {#platzhalter}

Ein Platzhalter wie `{{firma.name}}` bezeichnet eine Stelle, die bei der PDF-Erstellung mit einem Wert gefüllt wird. Unter **Platzhalter** legst du die Herkunft fest:

| Herkunft | Verwendung |
|---|---|
| **Textmarke** | Einen Wert aus den hinterlegten Daten einsetzen, etwa Firmenname, Anschrift oder Kontaktdaten. |
| **Fester Wert** | Einen gleichbleibenden Inhalt verwenden. |
| **Beim Erstellen ausfüllen** | Eine Angabe für das jeweilige Dokument eingeben. |

Für dynamische Firmenangaben wählst du **Textmarke** und ordnest die passende Textmarke deiner Organisation zu. Die vorhandenen Textmarken findest du unter [Vorlagen › Textmarken](/organisation/einstellungen/vorlagen/textmarken). Im Designer setzt du den zugeordneten Platzhalter in den Text ein.

Briefbögen erhalten folgende Inhalte automatisch aus dem Brief:

| Platzhalter | Inhalt |
|---|---|
| `{{empfaenger}}` | Empfängeranschrift des Briefs oder des jeweiligen Serienempfängers. |
| `{{datum}}` | Das im Brief eingestellte Briefdatum. |
| `{{betreff}}` | Betreff des Briefs. |
| `{{brieftext}}` | Inhalt aus Briefeditor oder Serienmanager. |
| `{{absender}}` | Die übergebene Absenderzeile. |

Verwende für den Briefinhalt einen Textbereich mit `{{brieftext}}`. Die Briefbogen-Vorlagen aus der Bibliothek bringen diesen Bereich bereits mit. Bei einer eigenen leeren Vorlage legst du ihn zusammen mit Empfänger, Datum und Betreff an.

Das **Briefdatum** stammt aus dem gespeicherten Brief. Die System-Textmarke **Datum heute** setzt das aktuelle Datum bei der Erstellung ein. Wähle die Zuordnung passend zum Zweck deiner Vorlage.

**Beispielwerte** helfen beim Gestalten und Prüfen. Feste Texte gehören dauerhaft zum Design; Platzhalter werden bei der Erstellung mit den vorgesehenen Werten gefüllt.

## Vorschau und Veröffentlichung {#veroeffentlichen}

Unter **Vorschau** wählst du **Ohne Datensatzkontext** für Beispielwerte oder **Mit Datensatzkontext** für ausgewählte Datensätze und eigene Angaben. Anschließend siehst du das gerenderte PDF. Kontrolliere Logo, Anschrift, Betreff, lange Texte, Seitenwechsel und Fußzeile.

Änderungen werden als **Entwurf** gespeichert. **Veröffentlichen** übernimmt den Entwurf als feste Version für neue Dokumente. Bis dahin verwenden neue Dokumente die letzte Veröffentlichung. Bestehende Dokumente behalten ihren Stand.

Unter **Versionen** siehst du frühere Veröffentlichungen. In der Vorlagenverwaltung öffnet das Quadrat mit dem Pfeil die PDF-Vorschau der jeweiligen Version mit Zoom und Download. Dein Entwurf bleibt beim Ansehen erhalten.

## Wer darf die Vorlage verwenden? {#freischaltung}

Unter **Freischaltung** legst du den Nutzerkreis fest. Bei gezielter Freischaltung wählst du unter **Teilnehmer** die betreffenden **Teammitglieder und Gruppen**. Der **Inhaber** bleibt der Vorlage zugeordnet.

Die Verwendung einer Vorlage und ihre Bearbeitung haben eigene Rechte. Für die Auswahl beim Briefschreiben muss der Briefbogen aktiv, veröffentlicht und für das betreffende Teammitglied freigeschaltet sein.

## Mit dem Assistant gestalten {#assistant}

Der Assistant kann **eine neue PDF-Vorlage anlegen**, eine Bibliotheksvorlage übernehmen oder einen vorhandenen Entwurf bearbeiten. Du beschreibst das gewünschte Ergebnis in normaler Sprache. Der Assistant wählt die passenden Werkzeuge und bearbeitet die Vorlage im Designer.

Öffnest du genau einen bearbeitbaren Designer, übernimmt der Assistant diesen Entwurf als Ziel. Lass für eine automatische Zuordnung den gewünschten Designer geöffnet und minimiere weitere Designerfenster. Seine Änderungen werden im verbundenen Designer angezeigt und lassen sich dort weiterbearbeiten.

### Eine neue Vorlage beauftragen {#assistant-neue-vorlage}

Beschreibe Zweck, Inhalte und Gestaltung. Zum Beispiel:

> Lege eine neue PDF-Vorlage „Gesprächsnotiz“ als Dokument an. Verwende A4 im Hochformat, unser Logo oben rechts und eine Überschrift. Darunter brauche ich Textbereiche für Anlass, besprochene Punkte und nächste Schritte sowie eine Unterschriftslinie. Verbinde die Firmenangaben mit unseren Textmarken. Prüfe die PDF-Vorschau und speichere das Ergebnis als Entwurf.

Für einen Briefbogen aus der Bibliothek:

> Übernimm den klassischen Briefbogen als eigene Vorlage „Geschäftsbrief“. Setze unser Logo aus der Medienbibliothek ein und verbinde Firmenname, Anschrift und Kontaktdaten mit unseren Textmarken. Erhalte Empfänger, Briefdatum, Betreff und Brieftext. Prüfe die Vorschau mit einem kurzen und einem mehrseitigen Brief und korrigiere Überschneidungen. Speichere den Entwurf.

### Nach einer Musterdatei gestalten {#assistant-musterdatei}

1. Wähle im Assistant ein Modell mit Bildfähigkeit.
2. Lade das Muster als PDF oder Bild in den Chat.
3. Nenne das gewünschte Logo und die Angaben, die dynamisch aus Textmarken kommen sollen.
4. Lass den Assistant die Musterseiten ansehen, eine Vorlage gestalten und seine PDF-Ausgabe mit dem Muster vergleichen.

Zum Beispiel:

> Sieh dir den hochgeladenen Musterbriefbogen an. Erstelle daraus eine eigene Briefbogen-Vorlage mit ähnlicher Anordnung, Schriftgestaltung und Fußzeile. Verwende unser Logo „Firmenlogo“ aus der Medienbibliothek und dynamische Textmarken für die Firmenangaben. Richte das Anschriftfeld an den Hilfslinien für Form B aus. Lege die Bereiche für Empfänger, Briefdatum, Betreff und fließenden Brieftext an. Vergleiche deine PDF-Vorschau mit dem Muster und korrigiere die Abstände.

Der Assistant betrachtet PDF-Seiten und Bildausschnitte und baut die Gestaltung mit bearbeitbaren Designer-Elementen auf. Zur Sichtprüfung erhält er Bilder der tatsächlich erzeugten PDF-Seiten. Bei mehrseitigen Dateien kann er weitere Seiten gezielt ansehen.

### Welche Werkzeuge verwendet der Assistant? {#assistant-werkzeuge}

Die Werkzeugnamen beschreiben die einzelnen Arbeitsschritte. Du kannst sie in deinen Auftrag aufnehmen oder einfach das gewünschte Ergebnis nennen.

| Aufgabe | Werkzeuge und Ergebnis |
|---|---|
| **Vorlage finden und lesen** | **PDF-Vorlagen ansehen**, **PDF-Vorlage lesen**: Bibliotheksvorlagen, verwendbare Veröffentlichungen und den gewählten Entwurf prüfen. |
| **Neu beginnen oder übernehmen** | **PDF-Vorlage anlegen**, **PDF-Vorlage übernehmen**: eine leere Vorlage oder eine eigene Kopie als Entwurf erstellen. |
| **Eigenschaften und Platzhalter ändern** | **PDF-Vorlage bearbeiten**: Name, Beschreibung, Art und Platzhalterzuordnungen pflegen. **Textmarken suchen** und **Textmarke lesen** finden die passenden Zuordnungen. |
| **Elemente gestalten** | **PDF-Werkzeuge ansehen**, **PDF-Elemente hinzufügen**, **bearbeiten**, **kopieren** und **entfernen**: Texte, Bilder, Formen, Tabellen, Diagramme und PDF-Felder aufbauen. |
| **Layout ausrichten** | **PDF-Elemente verschieben**, **drehen**, **ausrichten**, **gruppieren**, **PDF-Gruppierung lösen** und **PDF-Ebenenreihenfolge ändern**: Positionen und Reihenfolge bearbeiten. |
| **Seiten verwalten** | **PDF-Seiten hinzufügen**, **sortieren**, **PDF-Seite kopieren**, **bearbeiten**, **entfernen** und **PDF-Elemente auf Seite verschieben**: Seitenaufbau, Ausrichtung und Inhalte anpassen. |
| **Lange Inhalte gestalten** | **PDF-Seitenverwendung ändern**, **PDF-Inhaltsbereich automatisch anordnen**: Inhalte wiederholen, fortsetzen und nachrücken lassen. |
| **Hilfslinien einstellen** | **PDF-Hilfslinien bearbeiten**: Briefprofile, Lineale, Raster und Ränder festlegen. |
| **Logo einsetzen** | **Assets ansehen** sucht passende Medien; **PDF-Bild setzen** ordnet das gewählte Bild einem Bildelement zu. |
| **Ein hochgeladenes Logo übernehmen** | **Asset anlegen** übernimmt deine Datei nach Bestätigung in die Medienbibliothek. Sie erhält dort eine öffentliche Dateiadresse. |
| **Muster ansehen** | **Datei ansehen** zeigt PDF-Seiten und Bilder aus dem Chat, zugängliche Medien und im Chat erzeugte PDFs. |
| **Prüfen und korrigieren** | **PDF prüfen** prüft Aufbau, Platzhalter und Textfluss. **PDF-Vorschau erstellen** liefert die gerenderten Seiten zur Sichtprüfung mit einem bildfähigen Modell. |
| **PDF ausgeben** | **PDF exportieren** erzeugt eine PDF-Datei aus dem Entwurf, einschließlich ausfüllbarer PDF-Felder. |
| **Veröffentlichen oder löschen** | **PDF-Vorlage veröffentlichen** und **PDF-Vorlage löschen** zeigen eine Bestätigung für die jeweilige Aktion. |

Für den Assistant gelten deine Zugriffsrechte und die Werkzeugeinstellungen deiner Organisation. Veröffentlichen ist ein eigener Schritt: Prüfe den Entwurf und bestätige anschließend die gewünschte Veröffentlichung.

## Wenn etwas fehlt oder nicht passt {#fehlerbehebung}

| Beobachtung | Was du prüfst |
|---|---|
| Die Vorlage fehlt beim Briefschreiben. | Art **Briefbogen**, aktiv, veröffentlichte Version und passende Freischaltung. |
| Im Brief steht Mustertext. | Prüfe, ob der Text fest eingetragen oder als Platzhalter zugeordnet ist. |
| Der Brieftextbereich fehlt. | Ergänze `{{brieftext}}` in einem Textbereich und veröffentliche die Korrektur. |
| Änderungen erscheinen nicht in neuen Briefen. | Veröffentliche den geänderten Entwurf als neue Version. |
| Text überschneidet sich oder wird abgeschnitten. | Prüfe Größe, Position und Inhaltsfolge sowie die Vorschau mit längerem Inhalt. |
| Der Assistant bearbeitet nicht die gewünschte Vorlage. | Öffne den gewünschten Entwurf und minimiere weitere Designerfenster, damit das Ziel eindeutig ist. |
| Speichern oder Vorschau schlägt fehl. | Beachte die Meldung, prüfe den Speicherzustand und versuche es erneut. Bei wiederholtem Fehler hilft der Support. |

## Weitere Themen {#weitere-themen}

- [Textmarken](/organisation/einstellungen/vorlagen/textmarken): Datenfelder verbinden und Werte formatieren.
- [Textbausteine](/organisation/einstellungen/vorlagen/textbausteine): wiederverwendbare Brieftexte mit Betreff anlegen.
- [Briefe](/kundenverwaltung/aktivitaeten/briefe): Briefe in der Kundenverwaltung erstellen und versenden.