# Textbausteine

> Wie du unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine die Textbausteine deiner Organisation findest und in der Vorschau ansiehst, welche du siehst und wo du sie anlegst, änderst und beim Schreiben verwendest.

Unter **Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine** schlägst du die Textbausteine nach, die du beim Schreiben verwenden darfst. Du siehst Name, Betreff, Freigabe und eine Vorschau des Inhalts. Es sind dieselben Texte, die in der Kundenverwaltung **Textvorlagen** heißen. Die Seite dient nur zur Ansicht.

## Kurz erklärt {#kurz-erklaert}

Ein Textbaustein ist ein gespeicherter Text mit Name, Betreff und Inhalt. Du fügst ihn in der Kundenverwaltung beim Schreiben einer E-Mail, eines Briefs oder einer anderen Aktivität ein. Angelegt, geändert, freigeschaltet und gelöscht werden Textbausteine in der Kundenverwaltung unter **Einstellungen › Textvorlagen**. Die Seite **Textbausteine** zeigt dieselben Texte zum Nachschlagen: deine eigenen und die, die andere für dich freigeschaltet haben. Einen Knopf zum Anlegen gibt es hier nicht, und alle Felder sind gesperrt.

Typische Aufgaben:

- Du suchst einen bestimmten Text: [Einen Textbaustein finden](/organisation/einstellungen/vorlagen/textbausteine#textbaustein-finden).
- Du willst lesen, was in einem Textbaustein steht: [Einen Textbaustein ansehen](/organisation/einstellungen/vorlagen/textbausteine#textbaustein-ansehen).
- Du willst wissen, wer einen Textbaustein sieht: [Welche Textbausteine du siehst](/organisation/einstellungen/vorlagen/textbausteine#welche-textbausteine-siehst).
- Ein Textbaustein soll neu, geändert oder gelöscht werden: [Textbausteine anlegen, ändern und löschen](/organisation/einstellungen/vorlagen/textbausteine#anlegen-aendern-loeschen).
- Du willst einen Textbaustein in eine E-Mail oder einen Brief einfügen: [Textbausteine beim Schreiben verwenden](/organisation/einstellungen/vorlagen/textbausteine#beim-schreiben-verwenden).

## Voraussetzungen {#voraussetzungen}

- Deine Benutzerrolle braucht im Block **Organisation** das Recht **Einstellungen**.
- In den Detail-Rechten der Zeile **Einstellungen** muss im Abschnitt **Vorlagen** der Schalter **Bereich aktiv** eingeschaltet sein und das Auswahlfeld **Textbausteine** mindestens auf **Nur lesen** stehen. Mehr braucht es nicht, denn die Seite dient nur zur Ansicht. Höhere Stufen ändern hier nichts.
- Die Rechte stellt eine Person mit Administrator-Rolle unter [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/uebersicht#rechte-innerhalb-bereichs-feiner-einstellen) ein. Eine neue Gruppe der Einstellungen schaltet i-Planner in bestehenden Rollen nicht von selbst frei, siehe [Die Gruppe „Vorlagen“ fehlt](/organisation/einstellungen/vorlagen/fehlerbehebung#gruppe-fehlt).

## Einen Textbaustein finden {#textbaustein-finden}

1. Öffne **Organisation › Einstellungen** und klicke in der Liste links unter **Vorlagen** auf **Textbausteine**.
2. Gib im Feld **Textbausteine suchen…** einen Teil des Namens oder des Betreffs ein, zum Beispiel „kün“. Die Tabelle zeigt nur noch die passenden Textbausteine. Das Kreuz im Feld leert die Suche.
3. Klicke auf die Zeile, um den Textbaustein zu öffnen.

*Animation: Die Seite Textbausteine mit dem Suchfeld Textbausteine suchen… und einer Tabelle mit den Spalten Name, Betreff und Freigabe; darin stehen fünf Textbausteine, unten 1-5 von 5 und zwei Pfeile zum Blättern. Im Suchfeld wird „kün“ eingegeben, es bleibt nur Kündigungsbestätigung mit dem Betreff Bestätigung Ihrer Kündigung und der Freigabe Persönlich / ausgewählte Mitarbeiter, unten steht 1-1 von 1. Das Kreuz leert die Suche, danach öffnet ein Klick auf die Zeile die Seite des Textbausteins.*

| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| **Name** | Der Name, unter dem der Textbaustein beim Schreiben zur Auswahl steht. Hat er keinen, steht dort **Unbenannter Textbaustein**. |
| **Betreff** | Der Betreff, den i-Planner beim Einfügen in eine E-Mail übernimmt. |
| **Freigabe** | Wer den Textbaustein außer dir sieht, siehe [Welche Textbausteine du siehst](/organisation/einstellungen/vorlagen/textbausteine#welche-textbausteine-siehst). |

Die Textbausteine stehen alphabetisch nach Name, 50 je Seite. Umsortieren lässt sich die Tabelle nicht. Unten links in der Tabelle steht, welche Zeilen du gerade siehst, zum Beispiel „1-50 von 120“. Mit den zwei Pfeilen rechts blätterst du vor und zurück. Die Suche prüft nur Name und Betreff, nicht den Text und nicht die Freigabe. Passt nichts, steht in der Tabelle „Keine Textbausteine gefunden“.

## Einen Textbaustein ansehen {#textbaustein-ansehen}

Ein Klick auf eine Zeile der Tabelle öffnet die Seite des Textbausteins, mit seinem Namen als Überschrift.

*Animation: Die Seite des Textbausteins Kündigungsbestätigung mit Zurück zur Übersicht über der Überschrift. Unter Stammdaten stehen die gesperrten Felder Name, Betreff und Freigabe mit Kündigungsbestätigung, Bestätigung Ihrer Kündigung und Persönlich / ausgewählte Mitarbeiter, der letzte Wert ist am Rand des Feldes abgeschnitten. Unter Inhalt zeigt eine weiße Vorschau den gespeicherten Text; er beginnt mit dem Platzhalter %KUNDE_BRIEFANREDE% und endet mit Max Mustermann und Muster Finanz.*

- **Stammdaten** zeigt **Name**, **Betreff** und **Freigabe**. Die Felder sind gesperrt. Ist ein Wert länger als das Feld, wird er am Rand abgeschnitten. Den vollständigen Namen zeigt die Überschrift.
- **Inhalt** zeigt den Text als Vorschau auf weißem Grund, so wie er gespeichert ist. Platzhalter wie %KUNDE_BRIEFANREDE% stehen dort unverändert. Ersetzt werden sie erst beim Einfügen, siehe [In der Vorschau stehen Platzhalter statt Kundendaten](/organisation/einstellungen/vorlagen/fehlerbehebung#platzhalter-vorschau).
- Links lassen sich in der Vorschau nicht anklicken, und manche Bilder fehlen dort, siehe [In der Vorschau fehlen Bilder, oder Links lassen sich nicht anklicken](/organisation/einstellungen/vorlagen/fehlerbehebung#vorschau-bilder-links).

Mit **Zurück zur Übersicht** über der Überschrift kommst du zur Tabelle zurück.

## Welche Textbausteine du siehst {#welche-textbausteine-siehst}

Die Seite zeigt dieselben Textbausteine, die du in der Kundenverwaltung unter **Einstellungen › Textvorlagen** und beim Schreiben siehst. Das sind deine eigenen und die, die andere für dich freigeschaltet haben. Die Spalte **Freigabe** nennt die Freischaltung aus der Kundenverwaltung mit eigenen Worten:

| Freigabe | Freischaltung in der Kundenverwaltung | Wer den Textbaustein sieht |
|---|---|---|
| **Alle Mitarbeiter** | **Öffentlich** | Alle aktiven Mitglieder deiner Organisation |
| **Hierarchie** | **Team** | Wer ihn angelegt hat, und die Benutzer, die im Reiter **Team** seiner Karteikarte unter **Kundenverwaltung › Benutzer** stehen |
| **Persönlich / ausgewählte Mitarbeiter** | **Privat** | Wer ihn angelegt hat, und die Teilnehmer, die bei der Freischaltung eingetragen sind |
| **Individuelle Freigabe** | keine der drei | Wer ihn angelegt hat, und wer einzeln dafür eingetragen ist |

Außer bei **Alle Mitarbeiter** hängt das an dem Benutzer der Kundenverwaltung, mit dem dein Zugang verknüpft ist. Ist dein Zugang mit keinem Benutzer verknüpft, siehst du nur Textbausteine mit **Alle Mitarbeiter**. Wie ein Mitglied verknüpft wird, steht unter [Mit einem Benutzer der Kundenverwaltung verknüpfen](/organisation/team/bearbeiten#verknuepfen).

Die Stufe deiner Rolle für die Seite **Textbausteine** ändert daran nichts. Auch mit **Lesen + Bearbeiten + Löschen** siehst du nur Textbausteine, die dir gehören oder für dich freigeschaltet sind.

## Textbausteine anlegen, ändern und löschen {#anlegen-aendern-loeschen}

Auf der Seite **Textbausteine** geht das nicht. Anlegen, ändern, freischalten und löschen kannst du Textbausteine in der Kundenverwaltung unter **Einstellungen › Textvorlagen**, ändern und löschen dort aber nur deine eigenen:

- [Eine neue Textvorlage anlegen](/kundenverwaltung/einstellungen/textvorlagen/uebersicht#neue-textvorlage-anlegen)
- [Festlegen, wer eine Textvorlage sieht](/kundenverwaltung/einstellungen/textvorlagen/uebersicht#festlegen-wer-textvorlage-sieht)
- [Eine Textvorlage löschen](/kundenverwaltung/einstellungen/textvorlagen/uebersicht#textvorlage-loeschen)

Dafür braucht deine Rolle ein anderes Recht als für diese Seite. Nötig sind im Block **Kundenverwaltung** die Zeile **Einstellungen** und in ihren Detail-Rechten im Abschnitt **Einstellungen** der Schalter **Textvorlagen**. Was du dort speicherst, steht beim nächsten Öffnen der Seite **Textbausteine** auch hier.

## Textbausteine beim Schreiben verwenden {#beim-schreiben-verwenden}

Textbausteine fügst du in der Kundenverwaltung über das Symbol **Textvorlagen** (Sprechblase mit einem T) unter dem Text ein:

- in E-Mail-Entwürfen, Briefen und anderen Aktivitäten, siehe [Textvorlagen in E-Mails, Briefen und Aktivitäten verwenden](/kundenverwaltung/einstellungen/textvorlagen/uebersicht#textvorlagen-e-mails-briefen-aktivitaeten),
- im Serienmanager beim Serienbrief und bei der Serien-E-Mail, siehe [Den Serienbrief schreiben und prüfen](/kundenverwaltung/grundlagen/serienmanager#serienbrief-schreiben-pruefen) und [Die Serien-E-Mail schreiben](/kundenverwaltung/grundlagen/serienmanager#serien-e-mail-schreiben-testmail).

Beim Einfügen ersetzt i-Planner die Platzhalter durch die Daten des Kunden. Welche Platzhalter es gibt, steht unter [Platzhalter](/kundenverwaltung/einstellungen/textvorlagen/platzhalter). Die Signatur unter einer E-Mail ist kein Textbaustein. Sie kommt aus den [Signaturen](/organisation/einstellungen/e-mail/signaturen).

## Häufige Fragen {#haeufige-fragen}

::faq
  :::faq-item{question="Sind Textbausteine und Textvorlagen dasselbe?"}
  Ja. Die Kundenverwaltung nennt sie **Textvorlagen**, die Einstellungen der Organisation **Textbausteine**. Es sind dieselben gespeicherten Texte. Was du in der Kundenverwaltung unter **Einstellungen › Textvorlagen** anlegst, steht auch unter **Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine**.
  :::

  :::faq-item{question="Wie gebe ich einen Textbaustein für alle Mitarbeiter frei?"}
  Das geht in der Kundenverwaltung unter **Einstellungen › Textvorlagen**. Wähle bei deiner Textvorlage unter **Freischaltung** die Auswahl **Öffentlich** und klicke auf **Speichern**. Auf der Seite **Textbausteine** steht danach in der Spalte **Freigabe** der Wert **Alle Mitarbeiter**. Fehlt die Auswahl **Öffentlich**, hilft [Die Freischaltung „Öffentlich“ fehlt](/kundenverwaltung/einstellungen/textvorlagen/fehlerbehebung#oeffentlich-fehlt).
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## Weitere Themen {#weitere-themen}

- [Fehlerbehebung](/organisation/einstellungen/vorlagen/fehlerbehebung): wenn die Gruppe fehlt, ein Textbaustein nicht in der Liste steht oder eine Meldung erscheint.
- [Textvorlagen](/kundenverwaltung/einstellungen/textvorlagen/uebersicht): Textbausteine in der Kundenverwaltung anlegen, freischalten und löschen.
- [Platzhalter](/kundenverwaltung/einstellungen/textvorlagen/platzhalter): welche Platzhalter es gibt und was beim Einfügen eingesetzt wird.
- [Signaturen](/organisation/einstellungen/e-mail/signaturen): der feste Abschluss unter jeder E-Mail, getrennt von den Textbausteinen.
- [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/uebersicht): wer die Gruppe **Vorlagen** und die Seite **Textbausteine** sieht.