# Account verwalten

> Wie du Zugangsdaten und Anmeldung eines Gmail-Accounts erneuerst, Freischaltung, Erlaubte Nutzung und Signaturen einstellst, das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilst und den Account aus- oder einschaltest.

Nach dem Anlegen verwaltest du ein Gmail-Postfach auf der Seite seines Accounts unter **Organisation › Accounts**. Auf dieser Seite erfährst du, wie du Zugangsdaten und Anmeldung erneuerst, die Einstellungen änderst und das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilst.

## Kurz erklärt {#kurz-erklaert}

Wie du einen Gmail-Account pflegst, hängt vom Anmeldeverfahren ab. Bei einem Account mit App-Passwort änderst du die **Zugangsdaten** und klickst danach auf **Verbindung prüfen**. Bei einem Account mit Google-Anmeldung meldest du dich über **Verbinden** oder **Neu verbinden** erneut bei Google an. Alle anderen Änderungen werden Feld für Feld gespeichert.

Typische Aufgaben:

- Du hast ein neues App-Passwort erzeugt: [Gmail-Account bearbeiten](/organisation/integrationen/e-mail/gmail/account-verwalten#gmail-account-bearbeiten).
- Eine Kollegin soll das Postfach mitbenutzen: [Das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilen](/organisation/integrationen/e-mail/gmail/account-verwalten#postfach-teilen).
- Der Account steht auf Fehler oder auf „Nicht geprüft“: [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/e-mail/gmail/fehlerbehebung).

## Gmail-Account bearbeiten {#gmail-account-bearbeiten}

Öffne unter **Organisation › Accounts** den Gmail-Account. Oben steht **Gmail** mit dem Status des Postfachs: **Verbunden** mit Datum und Uhrzeit, **Nicht geprüft** oder rot der Grund des letzten Fehlers. Änderungen werden Feld für Feld gespeichert. Eine Speichern-Schaltfläche gibt es nicht, siehe [Übersicht › Speichern geschieht automatisch](/organisation/uebersicht#speichern-geschieht-automatisch).

### Account mit App-Passwort

1. Ändere unter **Zugangsdaten** die **E-Mail-Adresse** oder gib ein neues **App-Passwort** ein. Das Feld **App-Passwort** ist beim Öffnen leer. Dazu gehört der Hinweis „Gespeichert — aus Sicherheit nicht erneut anzeigbar. Leer lassen behält ihn, eine Eingabe ersetzt ihn.“
2. Klicke im Abschnitt **Verbindung** auf **Verbindung prüfen** („Wendet die gespeicherten Zugangsdaten an und testet die Verbindung.“). Erst dieser Klick bringt geänderte Zugangsdaten zum Postfach. Das Speichern allein ändert an der Verbindung nichts.

### Account mit Google-Anmeldung

Ein Account mit Google-Anmeldung hat keine **Zugangsdaten**. Im Abschnitt **Verbindung** steht je nach Status:

| Status oben auf der Seite | Im Abschnitt **Verbindung** |
|---|---|
| **Nicht geprüft** | Zeile **Konto verbinden** mit **Verbinden** und darunter **Status jetzt prüfen** |
| **Verbunden** | **Verbindung prüfen** („Prüft den aktuellen Verbindungsstatus beim Anbieter.“) |
| Rote Fehlermeldung | Zeile **Erneut anmelden** mit **Neu verbinden**, darunter **Verbindung prüfen** |

**Verbinden** und **Neu verbinden** öffnen die Google-Anmeldung erneut für denselben Account. Die Einstellung **Erlaubte Nutzung** bleibt dabei erhalten. **Neu verbinden** gibt es nur bei Accounts mit Google-Anmeldung. Einen Account mit App-Passwort kannst du nicht auf die Google-Anmeldung umstellen. Dafür legst du einen neuen Gmail-Account an.

### Weitere Einstellungen

- **Account aktiv** unter **Stammdaten**: „Inaktive Accounts werden bei Sync/Empfang übersprungen.“ Schaltest du einen Account mit App-Passwort aus, trennt i-Planner ihn vom Postfach und verbindet ihn beim Einschalten mit den gespeicherten Zugangsdaten neu. Ein Account mit Google-Anmeldung bleibt verbunden. i-Planner legt seine Mails weiter beim Kunden ab, nur „Neue E-Mail von“ bleibt aus, siehe [Ein Postfach stilllegen](/organisation/integrationen/e-mail/uebersicht#postfach-stilllegen). Mehr dazu unter **Organisation › Accounts** im Abschnitt [Account ein- oder ausschalten](/organisation/accounts/ausschalten-und-loeschen#account-ausschalten).
- **Freischaltung**: Wer das Postfach außer dem **Accountinhaber** nutzen darf und damit, wer es in den E-Mail-Listen und als Absender sieht. Voreinstellung ist **Nur der Accountinhaber**. Die Auswahl erklärt **Organisation › Accounts** im Abschnitt [Einen Account bearbeiten](/organisation/accounts/bearbeiten#account-bearbeiten).
- **Erlaubte Nutzung**: **Senden und empfangen** (Voreinstellung) oder **Nur senden**. **Nur senden** schaltet den Posteingang ab. „Nur empfangen“ steht nicht zur Wahl.
- **E-Mail-Signaturen**: Welche Signatur i-Planner beim Schreiben einsetzt, getrennt für **Neue E-Mails** und **Antworten und Weiterleitungen**. Für beide gibt es **Standardsignatur** (die persönliche Standardsignatur der Person, die schreibt), **Keine Signatur** oder eine bestimmte Signatur, siehe [Signaturen](/organisation/einstellungen/e-mail/signaturen).
- **Account löschen** im Bereich **Gefahrenzone**: Beim Löschen entfernt i-Planner die Verbindung zum Postfach. Die Person, die löscht, und die Inhaber deiner Organisation bekommen eine E-Mail, dass das Konto getrennt wurde. Wie das Löschen abläuft, steht unter **Organisation › Accounts** im Abschnitt [Account löschen](/organisation/accounts/ausschalten-und-loeschen#account-loeschen).

## Das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilen {#postfach-teilen}

Soll eine Kollegin dein Gmail-Postfach mitbenutzen, öffne den Gmail-Account unter **Organisation › Accounts**. Stelle dort die **Freischaltung** auf **Accountinhaber + ausgewählte**, **Nur das Team des Accountinhabers** oder **Alle Mitarbeiter**. Davon hängt ab, wer das Postfach in den E-Mail-Listen der Kundenverwaltung und als Absender sieht. Wie die Auswahl der Personen funktioniert, steht unter **Organisation › Accounts** im Abschnitt [Einen Account bearbeiten](/organisation/accounts/bearbeiten#account-bearbeiten).

## Häufige Fragen {#haeufige-fragen}

::faq
  :::faq-item{question="Kann ich Gmail nur zum Senden oder nur zum Empfangen nutzen?"}
  Nur zum Senden ja. Stelle dazu auf der Seite des Gmail-Accounts unter **Organisation › Accounts** **Erlaubte Nutzung** auf **Nur senden**. Dann verschickst du weiter über das Postfach, aber i-Planner holt keine Mails mehr daraus. Nur zum Empfangen geht nicht. Zur Wahl stehen nur **Senden und empfangen** und **Nur senden**.
  :::

  :::faq-item{question="Ich habe Gmail deaktiviert — sind die Gmail-Postfächer jetzt abgeschaltet?"}
  Nein. Der Hinweis hinter dem Info-Symbol am Schalter **Integration aktivieren** sagt dazu: „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter ‚Alle Accounts deaktivieren‘ nutzen.“ Diesen Schalter findest du unter **Organisation › Integrationen** auf der Detailseite von Gmail im Bereich **Accounts**. Er erscheint, solange Gmail deaktiviert ist und Accounts hat. Schaltest du ihn ein, schaltet i-Planner alle Gmail-Accounts aus, und ihre Accountinhaber erhalten die Benachrichtigung **Accounts deaktiviert**. Die Postfächer bleiben dabei verbunden. Mails legt i-Planner weiter beim passenden Kunden ab, nur die Benachrichtigung „Neue E-Mail von“ bleibt aus, siehe [Ein Postfach stilllegen](/organisation/integrationen/e-mail/uebersicht#postfach-stilllegen). Mehr dazu steht unter **Organisation › Integrationen** im Abschnitt [Alle Accounts einer Integration stilllegen](/organisation/integrationen/uebersicht#accounts-integration-stilllegen).
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## Weitere Themen {#weitere-themen}

- [Gmail](/organisation/integrationen/e-mail/gmail/uebersicht): die Integration aktivieren und das Postfach verbinden.
- [E-Mails und Daten](/organisation/integrationen/e-mail/gmail/e-mails-und-daten): Mails verschicken und in der Kundenakte wiederfinden.
- [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/e-mail/gmail/fehlerbehebung): wenn die Anmeldung scheitert oder das Postfach getrennt ist.
- [Accounts](/organisation/accounts/uebersicht): Accounts freischalten, ein- und ausschalten und löschen.
- [Signaturen](/organisation/einstellungen/e-mail/signaturen): Signaturen anlegen und einem Postfach zuordnen.