# Microsoft 365 > Verbindet ein Postfach von Microsoft 365 oder Outlook.com über die Anmeldung mit dem Microsoft-Konto, damit du darüber aus i-Planner E-Mails sendest und eingehende sowie in Outlook gesendete E-Mails automatisch beim passenden Kunden landen. Microsoft 365 bindet ein E-Mail-Postfach von Microsoft 365 oder Outlook.com an i-Planner an: Du meldest dich mit dem Microsoft-Konto des Postfachs beim Anbieter an, Zugangsdaten speichert i-Planner dabei nicht. Gedacht ist die Integration für Organisationen und Mitarbeiter, die aus i-Planner über ihr eigenes Postfach E-Mails senden und eingehende sowie in Outlook gesendete E-Mails automatisch in i-Planner sehen und beim passenden Kunden ablegen wollen. ## Was Microsoft 365 kann Microsoft 365 steht unter **Organisation › Integrationen** in der Kategorie **E-Mail**, mit dem Kennzeichen **Official** und der Beschreibung „E-Mail-Postfach-Anbindung über Microsoft 365- oder Outlook.com.“ Mit einem verbundenen Postfach kannst du: - **Ohne Passwort verbinden** — Die Anmeldung läuft im Anmeldefenster des Anbieters. i-Planner speichert keine Zugangsdaten; bei Anmeldeproblemen meldest du dich über **Neu verbinden** erneut an. - **E-Mails senden** — aus einem Datensatz über **E-Mail schreiben**, als Antwort in der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung und als Serien-E-Mail samt Testmail, jeweils mit dem Postfach als Absender. - **Eingehende E-Mails beim Kunden ablegen** — Neue E-Mails landen als ungelesene E-Mail-Aktivität mit Originalmail, Anhängen und Verlaufseintrag beim passenden Kunden. - **In Outlook gesendete E-Mails ablegen** — Was du direkt in Outlook bzw. Microsoft 365 verschickst, landet als gesendete E-Mail-Aktivität beim Kunden des Empfängers. - **Benachrichtigt werden** — Der Accountinhaber erhält zu neuen E-Mails die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ und bei anhaltenden Anmeldeproblemen „Postfach getrennt“. - **Nachsynchronisieren** — In der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung holst du E-Mails aus dem Posteingang nach, höchstens einen Monat zurück. - **Nur senden** — Unter **Erlaubte Nutzung** schaltest du den Posteingang ab und nutzt das Postfach nur für den Versand. ::callout --- color: amber icon: i-heroicons-exclamation-triangle --- **Abgelegt wird nur, was i-Planner einem Kunden zuordnen kann.** Eine E-Mail landet beim Kunden, wenn eine ihrer Adressen bei ihm als Kontaktdatum der Art E-Mail gepflegt ist oder wenn sie zu einer Unterhaltung gehört, die schon bei einem Kunden liegt. Ohne Treffer wird nichts abgelegt. E-Mails aus Papierkorb bzw. Gelöschte Elemente, Entwürfe, Junk/Spam und Kalender übernimmt i-Planner nicht in die Kundenakte. :: Derzeit nicht möglich sind: ein Passwort- oder App-Passwort-Verfahren für Microsoft 365, Öffnungs- und Klick-Tracking beim Versand über das Postfach, die Einstellung „Nur empfangen“ sowie Antworten, Allen antworten und Weiterleiten aus der E-Mail-Vorschau im Fenster **Benachrichtigungen**. ## Voraussetzungen - **Ein Postfach bei Microsoft 365 oder Outlook.com**, für das der IMAP-Zugriff erlaubt ist und eine Postfach-Lizenz vorliegt. Fehlt eines davon, meldet i-Planner nach erfolgreicher Anmeldung, dass das Postfach nicht geöffnet werden konnte. - **Das Microsoft-Konto dieses Postfachs.** Damit meldest du dich im Anmeldefenster des Anbieters an, nicht in i-Planner. - **Das Recht Integrationen** — im Rollen-Editor im Block **Organisation** —, um Microsoft 365 zu aktivieren und die **Einschränkungen** zu pflegen. - **Die aktivierte Integration.** Erst dann steht Microsoft 365 unter **Organisation › Accounts** bei **Neuer Account** zur Auswahl, und erst dann lässt sich ein Postfach verbinden oder neu verbinden. - **Das Recht Accounts** mit mindestens **Lesen + Bearbeiten**, um das Postfach unter **Organisation › Accounts** anzulegen. - **Die Freigabe.** Wer das Recht **Integrationen** nicht hat, muss für Microsoft 365 freigegeben sein — über **Alle Mitarbeiter** oder als ausgewählte Person, Rolle oder Gruppe. - **Gepflegte E-Mail-Adressen beim Kunden**, damit E-Mails automatisch abgelegt werden: Eine Absender-, Empfänger- oder CC-Adresse muss beim Kunden als Kontaktdatum der Art E-Mail eingetragen sein, oder die E-Mail gehört zu einer bereits abgelegten Unterhaltung. ## Microsoft 365 einrichten Die Einrichtung hat zwei Teile: Microsoft 365 einmal für die Organisation aktivieren, danach das Postfach als Account verbinden. ### Microsoft 365 aktivieren 1. Öffne **Organisation › Integrationen**, wähle in der Seitenleiste unter **Entdecken** **Alle** oder **E-Mail** und klicke **Microsoft 365** an. 2. Schalte im Bereich **Aktivierung** den Schalter **Integration aktivieren** ein. Die Änderung wird sofort gespeichert. Detailseite von Microsoft 365 mit Outlook-Logo, Kennzeichen Official, der Beschreibung E-Mail-Postfach-Anbindung über Microsoft 365- oder Outlook.com, Built by iPlanner, Docs i-Planner Docs und dem Bereich Aktivierung mit dem eingeschalteten Schalter Integration aktivieren samt Info-Symbol 3. Optional: Im danach sichtbaren Bereich **Einschränkungen** stellst du die **Freigabe** von **Alle Mitarbeiter** auf **Nur ausgewählte Mitarbeiter** und markierst unter **Ausgewählte Mitarbeiter** Rollen, Gruppen oder Personen. i-Planner bestätigt mit **Freigabe gespeichert**. Einzelheiten stehen unter **Organisation › Integrationen** im Abschnitt **Wer die Integration nutzen darf**. ### Postfach verbinden 4. Öffne **Organisation › Accounts**, klicke auf **Neuer Account** und wähle in der Liste **Microsoft 365**. 5. Trage unter **Stammdaten** im Feld **Name** einen Anzeigenamen ein. Darf deine Benutzerrolle Accounts anderen zuordnen, wählst du zusätzlich den **Accountinhaber**. 6. Klicke im Bereich **Verbindung** in der Zeile **Konto verbinden** auf **Verbinden**. i-Planner meldet „Fenster zum Verbinden geöffnet — nach der Bestätigung prüfen wir die Verbindung automatisch.“ Blockiert der Browser das Fenster, läuft die Anmeldung im selben Tab. 7. Melde dich im Anmeldefenster mit dem Microsoft-Konto des Postfachs an und stimme zu. Das Fenster zeigt **Konto verbunden** und schließt sich selbst. 8. Zurück auf der Seite des Accounts prüft i-Planner die Verbindung automatisch: Es erscheint **Verbindung erfolgreich**, neben der Überschrift steht **Verbunden** mit Datum und Uhrzeit. Von Hand prüfst du über **Status jetzt prüfen** bzw. **Verbindung prüfen**. | Feld | Pflicht | Was eintragen | |---|---|---| | **Integration aktivieren** | Ja | Schalter auf der Detailseite von Microsoft 365, Unterzeile „Aktiviert diese Integration für deine Organisation.“ | | **Freigabe** | Nein | **Alle Mitarbeiter** (Voreinstellung) oder **Nur ausgewählte Mitarbeiter**. Legt fest, wer Microsoft-365-Accounts anlegen darf. | | **Ausgewählte Mitarbeiter** | Nein | Rollen, Gruppen und Personen, die die Integration nutzen dürfen. Nur sichtbar bei **Nur ausgewählte Mitarbeiter**. | | **Name** | Ja | Frei wählbarer Anzeigename für den Account. Ohne Eingabe erscheint **Name ist erforderlich**. | | **Accountinhaber** | Ja | Das Teammitglied, dem der Account gehört; voreingestellt bist du selbst. Suchfeld **Mitglied suchen …**, nur sichtbar, wenn deine Benutzerrolle Accounts anderen zuordnen darf. | | **Konto verbinden** | Ja — **geheim** | Keine Eingabe in i-Planner: Nach **Verbinden** meldest du dich im Anmeldefenster des Anbieters mit dem Microsoft-Konto des Postfachs an. i-Planner speichert keine Zugangsdaten. | ## Postfach-Account einstellen und Verbindung prüfen Auf der Seite des Accounts unter **Organisation › Accounts** legst du fest, wer das Postfach nutzen darf und wofür. Änderungen werden sofort gespeichert. | Feld | Pflicht | Was eintragen | |---|---|---| | **Account aktiv** | Nein | Schalter unter **Stammdaten**, Voreinstellung an: „Inaktive Accounts werden bei Sync/Empfang übersprungen.“ Zu einem ausgeschalteten Account gibt es keine Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“, und er steht nicht als Absender zur Auswahl. | | **Freischaltung** | Nein | Wer das Postfach außer dem Accountinhaber nutzen darf: **Alle Mitarbeiter**, **Nur das Team des Accountinhabers**, **Nur der Accountinhaber** oder **Accountinhaber + ausgewählte** mit der Auswahl **Freigeschaltete Mitarbeiter**. Ohne Einstellung gilt **Nur der Accountinhaber**. | | **Erlaubte Nutzung** | Nein | **Senden und empfangen** (Voreinstellung) oder **Nur senden**, Unterzeile **„Nur senden" schaltet den Posteingang ab.** Dann gibt es keine Benachrichtigungen zu neuen E-Mails, keine automatische Ablage beim Kunden und kein Nachsynchronisieren. | | **E-Mail-Signaturen** | Nein | Welche Signatur i-Planner beim Schreiben einsetzt, getrennt für **Neue E-Mails** und **Antworten und Weiterleitungen**: je **Standardsignatur** (die persönliche Standardsignatur der Person, die schreibt), **Keine Signatur** oder eine bestimmte Signatur, siehe [Signaturen](/organisation/einstellungen/e-mail/signaturen). | Wie **Freischaltung** im Einzelnen funktioniert, steht unter **Organisation › Accounts**. **Status ablesen:** Neben der Überschrift des Accounts steht **Verbunden** mit Datum und Uhrzeit, **Nicht geprüft** oder rot die Fehlermeldung. Im Bereich **Verbindung** fragt **Verbindung prüfen** den aktuellen Status beim Anbieter ab; solange die erste Anmeldung noch aussteht, steht dafür unter **Konto verbinden** der Link **Status jetzt prüfen**. Ergibt die Prüfung einen Fehler, öffnet sich **Validierung fehlgeschlagen** mit der Ursache. Besteht ein Anmeldefehler seit etwa 2 Minuten, erhält der **Accountinhaber** die Benachrichtigung **Postfach getrennt** mit der Ursache; sie wird automatisch archiviert, sobald die Verbindung wieder steht. **Neu verbinden:** Ist die Verbindung im Fehlerzustand, steht im Bereich **Verbindung** die Zeile **Erneut anmelden** mit „Verbindung nicht aktiv — bitte erneut anmelden.“ und der Schaltfläche **Neu verbinden**. Damit meldest du dich erneut beim Anbieter an — Zugangsdaten zum Korrigieren gibt es nicht. Die Einstellung **Nur senden** bleibt dabei erhalten. **Neu verbinden** setzt voraus, dass Microsoft 365 unter **Organisation › Integrationen** aktiviert ist. **Account löschen:** Das Löschen ist endgültig und trennt das Postfach; E-Mails darüber kommen danach nicht mehr an. Vorher fragt der Dialog **Account löschen?** nach. ## Was i-Planner an Microsoft 365 übermittelt Was i-Planner bei einem Microsoft-365-Account an Microsoft und an den E-Mail-Dienst von i-Planner schickt: | Anlass | Was i-Planner übermittelt | |---|---| | **Verbinden** und **Neu verbinden** | Nur den Namen des Accounts und die Rücksprungadresse zur i-Planner-Adresse deiner Organisation; du wirst zur Anmeldung beim Anbieter weitergeleitet. Anmeldung und Zustimmung laufen dort, ein Passwort übermittelt i-Planner nicht. Im Account speichert i-Planner nur die Verbindungsart. | | Senden über **E-Mail schreiben**, als Antwort in der E-Mail-Liste oder als Serien-E-Mail samt Testmail | Betreff, Empfänger in An, CC und BCC, den Text als HTML mit eingebetteten eigenen Bildern und Signatur, ausgewählte i-Planner-Dokumente als Anhänge und bei Antworten den Bezug zur Ursprungsnachricht | | Nach dem Senden | Eine Suche nach der versendeten Nachricht im Gesendet-Ordner des Postfachs, über die Nachrichten-ID oder ersatzweise über Empfänger und Betreff. So werden spätere Antworten derselben Unterhaltung zugeordnet. Bei **E-Mail schreiben** und Antworten direkt nach dem Senden, bei Serien-E-Mails gesammelt im Anschluss, bei der Testmail gar nicht. | | **Erlaubte Nutzung** auf **Nur senden** | Das Abschalten des Lesens im Postfach; danach wird nur noch versendet | ## Was von Microsoft 365 zurückkommt und wo es landet Was aus dem Microsoft-365-Postfach in i-Planner ankommt und wo du es findest: | Was | Wo es landet | Wann | |---|---|---| | Neue E-Mail mit Absender, Empfänger, CC, Betreff, Datum und Text | Fenster **Benachrichtigungen** des Accountinhabers: „Neue E-Mail von …“ mit dem Betreff, ohne Betreff „(ohne Betreff)“. Ein Klick öffnet die E-Mail mit Kopfdaten und Text. | Bei Eingang; nicht bei ausgeschaltetem Account oder **Nur senden**. Doppelte Meldungen unterdrückt i-Planner. | | Eingehende E-Mail samt Originalmail und Anhängen | Beim zugeordneten Kunden als ungelesene E-Mail-Aktivität, verantwortlich ist der Accountinhaber. Originalmail und Anhänge liegen als Dokumente an der Aktivität, dazu ein Verlaufseintrag; Verknüpfungen der Vorgängermail, etwa zu Vertrag oder Schaden, werden übernommen. Der Accountinhaber bekommt eine Benachrichtigung über die Glocke in der Kundenverwaltung. | Bei Eingang, wenn die E-Mail zu einer bekannten Unterhaltung gehört oder eine ihrer Adressen beim Kunden gepflegt ist | | E-Mail, die in Outlook bzw. Microsoft 365 gesendet wurde (Ordner wie „Gesendet“, „Gesendete Elemente“, „Sent Items“) | Beim Kunden des Empfängers als gesendete E-Mail-Aktivität mit Verlaufseintrag, nicht ungelesen, ohne Glocke | Sobald die Kopie im Gesendet-Ordner liegt; in i-Planner verfasste E-Mails werden nicht doppelt abgelegt | | E-Mails aus dem Posteingang-Ordner der letzten 60 Minuten, 24 Stunden, Woche oder des letzten Monats | Noch nicht abgelegte E-Mails mit Kundenzuordnung als E-Mail-Aktivität beim Kunden | Beim Nachsynchronisieren in der E-Mail-Liste | | Verbindungsstatus: verbunden, Anmeldefehler mit Ursache, unterbrochen, nicht mehr verbunden | Seite des Accounts unter **Organisation › Accounts**; bei anhaltendem Anmeldefehler **Postfach getrennt** an den Accountinhaber | Bei jeder Statusänderung und bei **Verbindung prüfen** | | E-Mail-Adresse des Postfachs | Als Absender, zum Beispiel „Name [Adresse]“ in der Absenderliste der Serien-E-Mail und bei gesendeten E-Mail-Aktivitäten | Nach erfolgreicher Verbindung, bis zu 24 Stunden zwischengespeichert | ## E-Mails über Microsoft 365 senden Ein eingeschaltetes Postfach steht als Absender bereit — für den **Accountinhaber** und für alle, für die es unter **Organisation › Accounts** im Feld **Freischaltung** freigeschaltet ist. - **Aus einem Datensatz:** Öffne zum Beispiel einen Kunden und klicke auf **E-Mail schreiben**. Wähle das Postfach als Absender — die Auswahl hat das Suchfeld **Accounts suchen...** — und sende die E-Mail. Währenddessen erscheint **Nachricht wird versendet...**. - **Antworten:** In der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung beantwortest du E-Mails über das Postfach. - **Serien-E-Mail:** Wähle das Postfach als Absender; es erscheint als „Name [E-Mail-Adresse]“. Auch die Testmail geht darüber. Die Schaltfläche **E-Mail schreiben** erscheint nur, wenn du mindestens ein eingeschaltetes E-Mail-Postfach hast, das dir gehört oder für dich freigeschaltet ist. Außerdem hängt sie vom E-Mail-Modul und von den Rechten deiner Benutzerrolle ab. Scheitert der Versand, erscheint **Fehler beim Versenden der E-Mail** oder **Authorisierung fehlerhaft** mit dem Grund. Nach dem Senden sucht i-Planner die Nachricht im Gesendet-Ordner des Postfachs, damit Antworten derselben Unterhaltung zugeordnet werden; bei Serien-E-Mails geschieht das gesammelt im Anschluss, bei der Testmail nicht. Öffnungen und Klicks zählt i-Planner beim Versand über das Postfach nicht. ## Eingehende E-Mails in i-Planner finden und nachholen - **Beim Kunden:** Eingehende E-Mails und E-Mails, die du in Outlook sendest, erscheinen automatisch als E-Mail-Aktivität mit Verlaufseintrag beim Kunden — sofern die E-Mail zu einer bereits abgelegten Unterhaltung gehört oder eine ihrer Adressen beim Kunden als Kontaktdatum der Art E-Mail gepflegt ist. Bei eingehenden E-Mails zählen Absender, Empfänger und CC, bei selbst gesendeten nur Empfänger und CC. Den Betreff kürzt i-Planner im Titel der Aktivität auf 128 Zeichen. - **Benachrichtigung:** Zu jeder neuen E-Mail erhält der **Accountinhaber** im Fenster **Benachrichtigungen** den Eintrag „Neue E-Mail von …“; ein Klick zeigt die E-Mail mit Kopfdaten und Text. Antworten, Allen antworten und Weiterleiten gehen dort noch nicht — es erscheint „… – In-App-Verfassen kommt bald.“ Kollegen, für die das Postfach nur freigeschaltet ist, bekommen keine Benachrichtigung. - **Nachsynchronisieren:** In der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung wählst du in der Auswahl zum Synchronisieren **60 Min. zurück synchronisieren**, **24 Stunden zurück synchronisieren**, **Eine Woche zurück synchronisieren** oder **Ein Monat zurück synchronisieren**. Es erscheint „Der E-Mail Eingang wird aktualisiert...“. Noch nicht abgelegte E-Mails mit Kundenzuordnung trägt i-Planner dabei beim Kunden nach. Gelesen wird nur der Posteingang-Ordner; bei **Nur senden** wird nichts nachgeholt. ## Häufige Fragen ### Warum steht Microsoft 365 bei „Neuer Account“ nicht zur Auswahl? Unter **Organisation › Accounts** bietet **Neuer Account** nur Integrationen an, die unter **Organisation › Integrationen** aktiviert sind — die Seite schreibt dazu „Accounts können nur für aktivierte Integrationen angelegt werden.“ Schalte auf der Detailseite von Microsoft 365 **Integration aktivieren** ein. Ist Microsoft 365 schon aktiviert und fehlt trotzdem in der Liste, prüfe auf der Detailseite die Freigabe: Steht unter **Einschränkungen** die **Freigabe** auf **Nur ausgewählte Mitarbeiter** und ist weder deine Person noch deine Rolle oder eine deiner Gruppen ausgewählt, bist du nicht freigegeben. Wer das Recht **Integrationen** hat, gilt immer als freigegeben. Steht bei **Neuer Account** „Keine Integrationen aktiviert“, ist keine Integration aktiviert oder keine für dich freigegeben. ### Beim Verbinden erscheint „Integration nicht verfügbar — bitte zuerst unter Integrationen aktivieren“. Microsoft 365 ist für deine Organisation nicht aktiviert; **Verbinden** und **Neu verbinden** sind dann gesperrt. Eine Person mit dem Recht **Integrationen** schaltet unter **Organisation › Integrationen** auf der Detailseite von Microsoft 365 den Schalter **Integration aktivieren** ein. Danach lässt sich das Postfach unter **Organisation › Accounts** verbinden. ### Was bedeutet „Für diese Integration sind Sie nicht freigegeben.“? Die Freigabe von Microsoft 365 schließt dich nicht ein, deshalb darfst du keinen Microsoft-365-Account anlegen. Eine Person mit dem Recht **Integrationen** öffnet unter **Organisation › Integrationen** die Detailseite von Microsoft 365 und nimmt dich, deine Rolle oder eine deiner Gruppen unter **Einschränkungen** in **Ausgewählte Mitarbeiter** auf — oder stellt die **Freigabe** auf **Alle Mitarbeiter**. ### Es erscheint „Keine Berechtigung für Integrationen.“ oder „Keine Berechtigung für Integration-Accounts.“ Deiner Benutzerrolle fehlt das Recht **Integrationen** bzw. der Zugriff auf **Accounts**. Beides wird in deiner Benutzerrolle vergeben, unter **Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen** im Block **Organisation**. Zum Anlegen eines Postfach-Accounts braucht das Recht **Accounts** mindestens **Lesen + Bearbeiten**. ### Wo trage ich mein Microsoft-Passwort ein? Brauche ich ein App-Passwort? Weder noch. Microsoft 365 wird nur über die Anmeldung beim Anbieter verbunden: Unter **Organisation › Accounts** klickst du im Account auf **Verbinden** und meldest dich im Anmeldefenster mit dem Microsoft-Konto des Postfachs an. Ein Passwort- oder App-Passwort-Verfahren gibt es für Microsoft 365 nicht, und auch bei der Integration **E-Mail** ist Outlook nicht als Kontotyp wählbar. i-Planner speichert keine Zugangsdaten des Postfachs. ### Funktioniert das auch mit einem Postfach von Outlook.com? Ja. Die Integration Microsoft 365 verbindet E-Mail-Postfächer von Microsoft 365 oder Outlook.com. Voraussetzung ist, dass für das Postfach der IMAP-Zugriff erlaubt ist und eine Postfach-Lizenz vorliegt. ### Nach dem Klick auf „Verbinden“ öffnet sich kein neues Fenster. Blockiert der Browser das Anmeldefenster, läuft die Anmeldung im selben Tab weiter: Du wirst direkt zur Anmeldung beim Anbieter weitergeleitet. Melde dich dort mit dem Microsoft-Konto des Postfachs an und stimme zu. Danach landest du in der Übersicht unter **Organisation › Accounts**; öffne dort den Account und prüfe über **Status jetzt prüfen** bzw. **Verbindung prüfen**, ob die Verbindung steht. ### Beim Klick auf „Verbinden“ erscheint „Verbinden fehlgeschlagen“. Die Anmeldung beim Anbieter konnte nicht gestartet werden. Im Dialog **Verbinden fehlgeschlagen** steht der Grund, zum Beispiel „Verbindung konnte nicht gestartet werden“, „Integration nicht verfügbar — bitte zuerst unter Integrationen aktivieren“ oder „Für diese Integration sind Sie nicht freigegeben.“ Bei „Integration nicht verfügbar …“ ist Microsoft 365 unter **Organisation › Integrationen** nicht aktiviert; bei „… nicht freigegeben.“ schließt die **Freigabe** der Integration dich nicht ein. ### Im Anmeldefenster steht „Verbindung fehlgeschlagen“. Anmeldung oder Zustimmung beim Anbieter wurden nicht abgeschlossen; das Fenster meldet „Die Verbindung konnte nicht abgeschlossen werden. Dieses Fenster schließt sich automatisch …“. Starte die Anmeldung erneut: Öffne den Account unter **Organisation › Accounts** und klicke im Bereich **Verbindung** auf **Verbinden** bzw. **Neu verbinden**. ### Was bedeutet „Noch nicht verbunden — bitte im Anmeldefenster des Anbieters anmelden.“? Die Anmeldung beim Anbieter ist noch offen. Melde dich im Anmeldefenster an und stimme zu; kehrst du danach zu i-Planner zurück, prüft i-Planner die Verbindung erneut. Selbst anstoßen kannst du die Prüfung auf der Seite des Accounts unter **Organisation › Accounts** über **Status jetzt prüfen**. ### „Die Anmeldung war erfolgreich, aber das Postfach konnte nicht geöffnet werden.“ — was tun? Die Anmeldung mit dem Microsoft-Konto hat geklappt, i-Planner kommt aber nicht an das Postfach. Die Meldung nennt die üblichen Ursachen: „Meist ist der IMAP-Zugriff für dieses Postfach deaktiviert oder es fehlt die Postfach-Lizenz. Bitte die Postfach-Einstellungen prüfen.“ Lass bei Microsoft prüfen, ob für das Postfach der IMAP-Zugriff erlaubt und eine Postfach-Lizenz zugewiesen ist. Melde dich danach unter **Organisation › Accounts** im Account über **Neu verbinden** erneut an. ### Was bedeutet „Die Verbindung zum Postfach wurde vom Anbieter beendet — bitte das Postfach neu verbinden.“? Der Anbieter hat die Anmeldung beendet. Öffne den Account unter **Organisation › Accounts** und klicke im Bereich **Verbindung** auf **Neu verbinden**. Du meldest dich dann erneut mit dem Microsoft-Konto des Postfachs an; die Einstellung **Nur senden** bleibt erhalten. ### Es erscheint „Anmeldung am Postfach fehlgeschlagen — bitte Zugangsdaten prüfen.“ — welche Zugangsdaten? Für Microsoft 365 gibt es in i-Planner keine Zugangsdaten, die du korrigieren könntest; die Meldung steht für einen allgemeinen Anmeldefehler am Postfach. Öffne den Account unter **Organisation › Accounts** und melde dich im Bereich **Verbindung** über **Neu verbinden** erneut beim Anbieter an. ### Was bedeutet „Validierung fehlgeschlagen“ nach „Verbindung prüfen“? Die Prüfung unter **Organisation › Accounts** hat einen Fehler ergeben. Die konkrete Ursache steht im Dialog, zum Beispiel „Die Verbindung zum Postfach wurde vom Anbieter beendet — bitte das Postfach neu verbinden.“, und danach rot neben der Überschrift des Accounts. Melde dich im Bereich **Verbindung** über **Neu verbinden** erneut beim Anbieter an. ### Ich habe die Benachrichtigung „Postfach getrennt“ bekommen. Die Anmeldung an dem Postfach schlägt seit etwa 2 Minuten fehl. Die Benachrichtigung geht an den **Accountinhaber** und nennt die Ursache. Öffne den Account unter **Organisation › Accounts** und klicke im Bereich **Verbindung** auf **Neu verbinden**. Sobald die Verbindung wieder steht, archiviert i-Planner die Benachrichtigung selbst. ### Was bedeutet „Verbindung zum Postfach unterbrochen — wird automatisch erneut versucht.“? Die Verbindung zum Postfach ist vorübergehend gestört. i-Planner versucht es selbst erneut; der Account steht solange wieder auf ausstehend, neben seiner Überschrift unter **Organisation › Accounts** steht **Nicht geprüft**. ### Was bedeuten „Verbindung nicht aktiv — bitte das Konto neu verbinden.“ und „Postfach nicht mehr verbunden.“? „Verbindung nicht aktiv — bitte das Konto neu verbinden.“ meldet die Prüfung, wenn keine aktive Verbindung besteht und keine genauere Ursache bekannt ist; ebenso steht **Dieses Postfach ist nicht (mehr) verbunden. Bitte über „Verbindung prüfen" neu verbinden.** für einen Account ohne Postfachverbindung. „Postfach nicht mehr verbunden.“ heißt, dass die Postfachverbindung entfernt wurde. Öffne in allen Fällen den Account unter **Organisation › Accounts** und melde dich im Bereich **Verbindung** über **Neu verbinden** bzw. **Verbinden** erneut beim Anbieter an. ### Was bedeuten „Der E-Mail-Dienst ist nicht konfiguriert“ und „Der E-Mail-Dienst ist nicht erreichbar — bitte später erneut versuchen.“? Beides liegt nicht an deinem Postfach. „Der E-Mail-Dienst ist nicht erreichbar — bitte später erneut versuchen.“ ist eine vorübergehende technische Störung; versuche es später noch einmal. „Der E-Mail-Dienst ist nicht konfiguriert“ heißt, dass die Microsoft-Anmeldung auf Serverseite nicht eingerichtet ist. Das kannst du nicht selbst beheben — wende dich an den i-Planner-Support. ### Warum landet eine E-Mail nicht beim Kunden? i-Planner legt eine E-Mail nur ab, wenn es sie einem Kunden zuordnen kann. Prüfe: - Ist beim Kunden die Adresse des Absenders, eines Empfängers oder aus CC als Kontaktdatum der Art E-Mail gepflegt? Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Bei E-Mails, die du selbst in Outlook verschickst, zählen nur Empfänger und CC. Alternativ genügt es, wenn die E-Mail zu einer Unterhaltung gehört, die schon bei einem Kunden liegt. - Liegt die E-Mail im Papierkorb bzw. unter Gelöschte Elemente, in Entwürfe, Junk/Spam oder Kalender? Von dort übernimmt i-Planner nichts. - Steht die **Erlaubte Nutzung** des Accounts unter **Organisation › Accounts** auf **Nur senden**? Dann ist der Posteingang abgeschaltet. Hast du die Adresse erst nachträglich beim Kunden eingetragen, holst du E-Mails aus dem Posteingang über das Nachsynchronisieren in der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung nach, höchstens einen Monat zurück. ### Eine E-Mail liegt beim falschen Kunden. Gehört die E-Mail zu einer Unterhaltung, die schon bei einem Kunden liegt, legt i-Planner sie dort ab. Sonst sucht i-Planner ihre Adressen in den E-Mail-Kontaktdaten der Kunden. Passt eine Adresse zu mehreren Kunden, nimmt i-Planner den ersten Treffer. ### Werden E-Mails, die ich direkt in Outlook schreibe, auch abgelegt? Ja. Sobald die Kopie im Gesendet-Ordner des Postfachs liegt, etwa in „Gesendet“, „Gesendete Elemente“ oder „Sent Items“, legt i-Planner sie als gesendete E-Mail-Aktivität mit Verlaufseintrag beim Kunden des Empfängers ab. Solche E-Mails sind nicht als ungelesen markiert und lösen keine Glocke aus. E-Mails, die du in i-Planner verfasst hast, legt i-Planner nicht ein zweites Mal ab. ### Werden Anhänge eingehender E-Mails übernommen? Ja, bei der automatischen Ablage beim Kunden: Originalmail und Anhänge liegen als Dokumente an der E-Mail-Aktivität. Voraussetzung ist, dass i-Planner die E-Mail einem Kunden zuordnen kann. ### Warum bekomme ich keine Benachrichtigung zu neuen E-Mails? Die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ geht nur an den **Accountinhaber**, nicht an Kolleginnen und Kollegen, für die das Postfach freigeschaltet ist. Außerdem bleibt sie aus, wenn der Schalter **Account aktiv** aus ist oder die **Erlaubte Nutzung** auf **Nur senden** steht — beides auf der Seite des Accounts unter **Organisation › Accounts**. ### Eine Kollegin soll mein Microsoft-365-Postfach mitbenutzen. Öffne den Account unter **Organisation › Accounts** und stelle unter **Freischaltung** ein, wer ihn außer dir nutzen darf: **Alle Mitarbeiter**, **Nur das Team des Accountinhabers** oder **Accountinhaber + ausgewählte** — dann wählst du die Kollegin unter **Freigeschaltete Mitarbeiter** aus. Danach steht ihr das Postfach als Absender zur Auswahl, solange der Account eingeschaltet ist. Benachrichtigungen zu neuen E-Mails und **Postfach getrennt** bekommt weiterhin nur der **Accountinhaber**. Die **Freigabe** unter **Organisation › Integrationen** regelt dagegen, wer Microsoft-365-Accounts anlegen darf. ### Warum fehlt bei mir „E-Mail schreiben“? Die Schaltfläche erscheint in einem Datensatz nur, wenn du mindestens ein eingeschaltetes E-Mail-Postfach hast, das dir gehört oder für dich freigeschaltet ist. Prüfe unter **Organisation › Accounts** — oder lass jemanden mit dem Recht **Accounts** prüfen —, ob der Microsoft-365-Account auf **Account aktiv** steht und ob er dir gehört oder unter **Freischaltung** für dich freigeschaltet ist. Außerdem hängt die Schaltfläche vom E-Mail-Modul und von den Rechten deiner Benutzerrolle ab. ### Warum sehe ich die Adresse meines Postfachs nicht in der Absenderliste? Die Adresse eines Microsoft-365-Postfachs zeigt i-Planner in den Auswahllisten erst, wenn die Verbindung erfolgreich war. Prüfe unter **Organisation › Accounts**, ob neben der Überschrift des Accounts **Verbunden** steht, und verbinde das Postfach sonst über **Verbinden** bzw. **Neu verbinden**. Ein ausgeschalteter Account steht gar nicht als Absender zur Auswahl. ### Kann ich aus der E-Mail-Vorschau im Fenster „Benachrichtigungen“ antworten? Noch nicht. Antworten, Allen antworten und Weiterleiten sind dort nicht verfügbar; es erscheint der Hinweis „… – In-App-Verfassen kommt bald.“ Über das Postfach antworten kannst du in der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung. ### Wie hole ich ältere E-Mails nach? In der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung über die Auswahl zum Synchronisieren: **60 Min. zurück synchronisieren**, **24 Stunden zurück synchronisieren**, **Eine Woche zurück synchronisieren** oder **Ein Monat zurück synchronisieren**. Es erscheint „Der E-Mail Eingang wird aktualisiert...“. Gelesen wird nur der Posteingang-Ordner, höchstens einen Monat zurück; noch nicht abgelegte E-Mails mit Kundenzuordnung trägt i-Planner beim Kunden nach. Steht der Account auf **Nur senden**, wird nichts nachgeholt. ### Sieht i-Planner, ob Empfänger meine E-Mail geöffnet oder Links angeklickt haben? Nein. Öffnungs- und Klick-Tracking wird beim Versand über das Microsoft-365-Postfach nicht unterstützt. ### Ich will das Postfach nur zum Versenden nutzen. Stelle auf der Seite des Accounts unter **Organisation › Accounts** die **Erlaubte Nutzung** auf **Nur senden**. i-Planner schaltet dann das Lesen des Postfachs ab: keine Benachrichtigungen zu neuen E-Mails, keine automatische Ablage beim Kunden, kein Nachsynchronisieren. Die Einstellung bleibt auch bei **Neu verbinden** erhalten. Eine Einstellung „Nur empfangen“ gibt es nicht. ### Beim Senden erscheint „Fehler beim Versenden der E-Mail“ oder „Authorisierung fehlerhaft“. Der Versand über das Postfach ist gescheitert; der Grund steht in der Meldung. Prüfe auf der Seite des Accounts unter **Organisation › Accounts** den Status neben der Überschrift. Steht dort rot eine Fehlermeldung, melde dich im Bereich **Verbindung** über **Neu verbinden** erneut beim Anbieter an. ### Warum ist der Titel einer abgelegten E-Mail abgeschnitten? i-Planner kürzt den Betreff im Titel der E-Mail-Aktivität auf 128 Zeichen. Die Originalmail liegt als Dokument an der Aktivität. ### Ich habe Microsoft 365 unter „Integrationen“ deaktiviert — sind die Postfächer jetzt stillgelegt? Nein. Der Hinweis am Schalter **Integration aktivieren** sagt dazu: **Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter „Alle Accounts deaktivieren" nutzen.** Solange Microsoft 365 deaktiviert ist, lassen sich keine Postfächer verbinden oder neu verbinden. Den Schalter **Alle Accounts deaktivieren** findest du unter **Organisation › Integrationen** auf der Detailseite von Microsoft 365 im Bereich **Accounts**, der erscheint, sobald Accounts verknüpft sind, und „… Accounts verknüpft“ sowie „davon … aktiv“ zeigt. Der Schalter erscheint nur, solange die Integration deaktiviert ist. Schaltest du ihn ein, erhalten die Accountinhaber die Benachrichtigung „Accounts deaktiviert“. Einzelheiten stehen unter **Organisation › Integrationen** im Abschnitt **Alle Accounts einer Integration stilllegen**. ### Was bedeutet „Die Accounts dieser Integration sind gesammelt deaktiviert. Bitte zuerst im Integrationsbereich wieder aktivieren.“? Unter **Organisation › Integrationen** ist bei Microsoft 365 der Schalter **Alle Accounts deaktivieren** eingeschaltet. Solange er an ist, lassen sich keine Microsoft-365-Accounts anlegen oder wieder einschalten. Wie du das aufhebst, steht unter **Organisation › Integrationen** im Abschnitt **Alle Accounts einer Integration stilllegen**. ### Was passiert, wenn ich den Microsoft-365-Account lösche? Löschen ist endgültig: i-Planner trennt das Postfach, E-Mails darüber kommen danach nicht mehr an. Vorher fragt der Dialog **Account löschen?** nach: „Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Gespeicherte Zugangsdaten gehen verloren.“ Scheitert das Trennen, erscheint „Das E-Mail-Konto konnte nicht entfernt werden — bitte erneut versuchen.“, und der Account bleibt bestehen. Nach dem Löschen verschickt i-Planner den Sicherheitshinweis „Konto getrennt“ per E-Mail. ### Ich habe eine E-Mail „Konto getrennt“ bekommen. Das ist ein Sicherheitshinweis von i-Planner: Ein Account deiner Organisation wurde gelöscht und das Konto damit getrennt — „Was darüber hereinkam, kommt ab sofort nicht mehr an.“ Änderungen aus einer Bearbeitungssitzung fasst i-Planner dabei zusammen. Soll das Postfach wieder angebunden sein, verbinde es unter **Organisation › Accounts** über **Neuer Account** und **Microsoft 365** neu.