# Account verwalten

> Wie du Freischaltung, Erlaubte Nutzung und Signaturen eines Microsoft-365-Accounts einstellst, die Verbindung prüfst, dich bei Problemen neu anmeldest, das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilst und den Account löschst.

Nach dem Verbinden verwaltest du ein Microsoft-365-Postfach auf der Seite seines Accounts unter **Organisation › Accounts**. Auf dieser Seite erfährst du, wie du es einstellst, seine Verbindung prüfst und dich bei Problemen neu anmeldest.

## Kurz erklärt {#kurz-erklaert}

Zugangsdaten zum Korrigieren gibt es bei Microsoft 365 nicht. Bei Anmeldeproblemen meldest du dich über **Neu verbinden** erneut beim Anbieter an. Die übrigen Einstellungen auf der Seite des Accounts werden sofort gespeichert. Benachrichtigungen zu neuen E-Mails und „Postfach getrennt“ bekommt nur der **Accountinhaber**.

Typische Aufgaben:

- Neben der Überschrift des Accounts steht eine rote Fehlermeldung: [Postfach-Account einstellen und Verbindung prüfen](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365/account-verwalten#postfach-account-einstellen-verbindung-pruefen).
- Eine Kollegin soll das Postfach mitbenutzen: [Das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilen](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365/account-verwalten#postfach-teilen).
- Etwas klappt nicht: [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365/fehlerbehebung).

## Postfach-Account einstellen und Verbindung prüfen {#postfach-account-einstellen-verbindung-pruefen}

Auf der Seite des Accounts unter **Organisation › Accounts** legst du fest, wer das Postfach nutzen darf und wofür. Änderungen werden sofort gespeichert.

| Feld | Pflicht | Was eintragen |
|---|---|---|
| **Account aktiv** | Nein | Schalter unter **Stammdaten**, Voreinstellung an: „Inaktive Accounts werden bei Sync/Empfang übersprungen.“ Zu einem ausgeschalteten Account gibt es keine Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“, und er steht nicht als Absender zur Auswahl. Das Postfach bleibt dabei aber verbunden. Eingehende und in Outlook gesendete E-Mails legt i-Planner weiter beim passenden Kunden ab. Soll nichts mehr abgelegt werden, stelle **Erlaubte Nutzung** auf **Nur senden** oder lösche den Account, siehe [Ein Postfach stilllegen](/organisation/integrationen/e-mail/uebersicht#postfach-stilllegen). |
| **Freischaltung** | Nein | Wer das Postfach außer dem Accountinhaber nutzen darf: **Alle Mitarbeiter**, **Nur das Team des Accountinhabers**, **Nur der Accountinhaber** oder **Accountinhaber + ausgewählte** mit der Auswahl **Freigeschaltete Mitarbeiter**. Ohne Einstellung gilt **Nur der Accountinhaber**. |
| **Erlaubte Nutzung** | Nein | **Senden und empfangen** (Voreinstellung) oder **Nur senden**, Unterzeile „‚Nur senden‘ schaltet den Posteingang ab.“ Dann gibt es keine Benachrichtigungen zu neuen E-Mails, keine automatische Ablage beim Kunden und kein Nachsynchronisieren. |
| **E-Mail-Signaturen** | Nein | Welche Signatur i-Planner beim Schreiben einsetzt, getrennt für **Neue E-Mails** und **Antworten und Weiterleitungen**. Für beide wählst du **Standardsignatur** (die persönliche Standardsignatur der Person, die schreibt), **Keine Signatur** oder eine bestimmte Signatur, siehe [Signaturen](/organisation/einstellungen/e-mail/signaturen). |

Wie **Freischaltung** im Einzelnen funktioniert, steht unter **Organisation › Accounts**.

Neben der Überschrift des Accounts steht der Status: **Verbunden** mit Datum und Uhrzeit, **Nicht geprüft** oder rot die Fehlermeldung. Im Bereich **Verbindung** fragt **Verbindung prüfen** den aktuellen Status beim Anbieter ab. Solange die erste Anmeldung noch aussteht, steht dafür unter **Konto verbinden** der Link **Status jetzt prüfen**. Ergibt die Prüfung einen Fehler, öffnet sich **Validierung fehlgeschlagen** mit der Ursache. Besteht ein Anmeldefehler seit etwa zwei bis drei Minuten, erhält der **Accountinhaber** die Benachrichtigung „Postfach getrennt“ mit der Ursache. Sie wird automatisch archiviert, sobald die Verbindung wieder steht.

Ist die Verbindung im Fehlerzustand, steht im Bereich **Verbindung** die Zeile **Erneut anmelden** mit „Verbindung nicht aktiv — bitte erneut anmelden.“ und der Schaltfläche **Neu verbinden**. Damit meldest du dich erneut beim Anbieter an. Zugangsdaten zum Korrigieren gibt es nicht. Die Einstellung **Nur senden** bleibt dabei erhalten. **Neu verbinden** setzt voraus, dass Microsoft 365 unter **Organisation › Integrationen** aktiviert ist.

Über **Account löschen** löschst du den Account endgültig. Das trennt das Postfach, und E-Mails darüber kommen danach nicht mehr an. Vorher fragt der Dialog **Account löschen?** nach.

## Das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilen {#postfach-teilen}

Soll eine Kollegin dein Microsoft-365-Postfach mitbenutzen, öffne den Account unter **Organisation › Accounts**. Stelle unter **Freischaltung** ein, wer ihn außer dir nutzen darf: **Alle Mitarbeiter**, **Nur das Team des Accountinhabers** oder **Accountinhaber + ausgewählte**. Bei **Accountinhaber + ausgewählte** wählst du die Kollegin unter **Freigeschaltete Mitarbeiter** aus. Danach steht ihr das Postfach als Absender zur Auswahl, solange der Account eingeschaltet ist. Benachrichtigungen zu neuen E-Mails und „Postfach getrennt“ bekommt weiterhin nur der **Accountinhaber**. Die **Freigabe** unter **Organisation › Integrationen** regelt dagegen, wer Microsoft-365-Accounts anlegen darf.

## Häufige Fragen {#haeufige-fragen}

::faq
  :::faq-item{question="Kann ich das Postfach nur zum Versenden nutzen?"}
  Ja. Stelle auf der Seite des Accounts unter **Organisation › Accounts** die **Erlaubte Nutzung** auf **Nur senden**. i-Planner schaltet dann das Lesen des Postfachs ab. Es gibt keine Benachrichtigungen zu neuen E-Mails, keine automatische Ablage beim Kunden und kein Nachsynchronisieren. Die Einstellung bleibt auch bei **Neu verbinden** erhalten. Eine Einstellung „Nur empfangen“ gibt es nicht.
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  :::faq-item{question="Ich habe Microsoft 365 unter „Integrationen“ deaktiviert — sind die Postfächer jetzt stillgelegt?"}
  Nein. Der Hinweis am Schalter **Integration aktivieren** sagt dazu: „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter ‚Alle Accounts deaktivieren‘ nutzen.“ Solange Microsoft 365 deaktiviert ist, lassen sich keine Postfächer verbinden oder neu verbinden. Den Schalter **Alle Accounts deaktivieren** findest du unter **Organisation › Integrationen** auf der Detailseite von Microsoft 365 im Bereich **Accounts**. Dieser Bereich erscheint, sobald Accounts verknüpft sind, und zeigt „… Accounts verknüpft“ und „davon … aktiv“. Der Schalter erscheint nur, solange die Integration deaktiviert ist. Schaltest du ihn ein, erhalten die Accountinhaber die Benachrichtigung „Accounts deaktiviert“. Die Postfächer bleiben dabei verbunden. i-Planner legt E-Mails weiter beim passenden Kunden ab, nur die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ bleibt aus, siehe [Ein Postfach stilllegen](/organisation/integrationen/e-mail/uebersicht#postfach-stilllegen). Einzelheiten stehen unter **Organisation › Integrationen** im Abschnitt [Alle Accounts einer Integration stilllegen](/organisation/integrationen/uebersicht#accounts-integration-stilllegen).
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  :::faq-item{question="Was passiert, wenn ich den Microsoft-365-Account lösche?"}
  Löschen ist endgültig. i-Planner trennt das Postfach, und E-Mails darüber kommen danach nicht mehr an. Vorher fragt der Dialog **Account löschen?** nach: „Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Gespeicherte Zugangsdaten gehen verloren.“ Scheitert das Trennen, erscheint „Das E-Mail-Konto konnte nicht entfernt werden — bitte erneut versuchen.“, und der Account bleibt bestehen. Nach dem Löschen verschickt i-Planner den Sicherheitshinweis „Konto getrennt“ per E-Mail.
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## Weitere Themen {#weitere-themen}

- [Microsoft 365](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365/uebersicht): die Integration aktivieren und das Postfach verbinden.
- [E-Mails und Daten](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365/e-mails-und-daten): E-Mails senden, beim Kunden ablegen und nachholen.
- [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365/fehlerbehebung): wenn die Anmeldung scheitert oder das Postfach getrennt ist.
- [Accounts](/organisation/accounts/uebersicht): Accounts freischalten, ein- und ausschalten und löschen.
- [Signaturen](/organisation/einstellungen/e-mail/signaturen): Signaturen anlegen und einem Postfach zuordnen.