# E-Mails und Daten

> Wie du über das Microsoft-365-Postfach E-Mails sendest, wann i-Planner eingehende und in Outlook gesendete E-Mails beim Kunden ablegt, wie du ältere E-Mails nachholst und welche Daten zwischen i-Planner und Microsoft fließen.

Über ein verbundenes Microsoft-365-Postfach sendest du E-Mails aus i-Planner, und i-Planner legt eingehende und in Outlook gesendete E-Mails beim passenden Kunden ab. Auf dieser Seite erfährst du, wie das abläuft, wie du ältere E-Mails nachholst und welche Daten zwischen i-Planner und Microsoft fließen.

## Kurz erklärt {#kurz-erklaert}

i-Planner legt nur ab, was es einem Kunden zuordnen kann. Eine E-Mail landet beim Kunden, wenn eine ihrer Adressen bei ihm als Kontaktdatum der Art E-Mail gepflegt ist. Das gilt auch, wenn sie zu einer Unterhaltung gehört, die schon bei einem Kunden liegt. Zu jeder neuen E-Mail erhält der **Accountinhaber** die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“. E-Mails aus dem Posteingang holst du in der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung nach, höchstens einen Monat zurück.

Typische Aufgaben:

- Du willst über das Postfach eine E-Mail senden: [E-Mails über Microsoft 365 senden](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365/e-mails-und-daten#e-mails-microsoft-365-senden).
- Du suchst eingehende E-Mails in i-Planner: [Eingehende E-Mails in i-Planner finden und nachholen](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365/e-mails-und-daten#eingehende-e-mails-i-planner).
- Eine E-Mail ist nicht beim Kunden gelandet: [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365/fehlerbehebung#nicht-beim-kunden).

## Was i-Planner an Microsoft 365 übermittelt {#i-planner-microsoft-365-uebermittelt}

Was i-Planner bei einem Microsoft-365-Account an Microsoft und an den E-Mail-Dienst von i-Planner schickt:

| Anlass | Was i-Planner übermittelt |
|---|---|
| **Verbinden** und **Neu verbinden** | Nur den Namen des Accounts und die Rücksprungadresse zur i-Planner-Adresse deiner Organisation. Du wirst zur Anmeldung beim Anbieter weitergeleitet. Anmeldung und Zustimmung laufen dort, ein Passwort übermittelt i-Planner nicht. Im Account speichert i-Planner nur die Verbindungsart. |
| Senden über **E-Mail schreiben**, als Antwort in der E-Mail-Liste oder als Serien-E-Mail samt Testmail | Betreff, Empfänger in An, CC und BCC, den Text als HTML mit eingebetteten eigenen Bildern und Signatur, ausgewählte i-Planner-Dokumente als Anhänge und bei Antworten den Bezug zur Ursprungsnachricht |
| Nach dem Senden | Eine Suche nach der versendeten Nachricht im Gesendet-Ordner des Postfachs, über die Nachrichten-ID oder ersatzweise über Empfänger und Betreff. So werden spätere Antworten derselben Unterhaltung zugeordnet. Bei **E-Mail schreiben** und Antworten sucht i-Planner direkt nach dem Senden, bei Serien-E-Mails gesammelt im Anschluss, bei der Testmail gar nicht. |
| **Erlaubte Nutzung** auf **Nur senden** | Das Abschalten des Lesens im Postfach. Danach wird nur noch versendet. |

## Was von Microsoft 365 zurückkommt und wo es landet {#microsoft-365-zurueckkommt-landet}

Was aus dem Microsoft-365-Postfach in i-Planner ankommt und wo du es findest:

| Was | Wo es landet | Wann |
|---|---|---|
| Neue E-Mail mit Absender, Empfänger, CC, Betreff, Datum und Text | Fenster **Benachrichtigungen** des Accountinhabers: „Neue E-Mail von …“ mit dem Betreff. Fehlt der Betreff, steht dort „(ohne Betreff)“. Ein Klick öffnet die E-Mail mit Kopfdaten und Text. | Bei Eingang, nicht bei ausgeschaltetem Account oder **Nur senden**. Doppelte Meldungen unterdrückt i-Planner. |
| Eingehende E-Mail samt Originalmail und Anhängen | Beim zugeordneten Kunden als ungelesene E-Mail-Aktivität, verantwortlich ist der Accountinhaber. Originalmail und Anhänge liegen als Dokumente an der Aktivität, dazu ein Verlaufseintrag. Verknüpfungen der Vorgängermail, etwa zu Vertrag oder Schaden, werden übernommen. Der Accountinhaber bekommt eine Benachrichtigung über die Glocke in der Kundenverwaltung. | Bei Eingang, wenn die E-Mail zu einer bekannten Unterhaltung gehört oder eine ihrer Adressen beim Kunden gepflegt ist. Das gilt auch bei ausgeschaltetem Account, nicht bei **Nur senden**. |
| E-Mail, die in Outlook oder Microsoft 365 gesendet wurde (Ordner wie „Gesendet“, „Gesendete Elemente“, „Sent Items“) | Beim Kunden des Empfängers als gesendete E-Mail-Aktivität mit Verlaufseintrag, nicht ungelesen, ohne Glocke | Sobald die Kopie im Gesendet-Ordner liegt. In i-Planner verfasste E-Mails werden nicht doppelt abgelegt. |
| E-Mails aus dem Posteingang-Ordner der letzten 60 Minuten, 24 Stunden, Woche oder des letzten Monats, höchstens 20 je Postfach und Lauf | Noch nicht abgelegte E-Mails mit Kundenzuordnung als E-Mail-Aktivität beim Kunden, ohne Originalmail und Anhänge | Beim Nachsynchronisieren in der E-Mail-Liste |
| Verbindungsstatus: verbunden, Anmeldefehler mit Ursache, unterbrochen, nicht mehr verbunden | Seite des Accounts unter **Organisation › Accounts**. Bei anhaltendem Anmeldefehler geht „Postfach getrennt“ an den Accountinhaber. | Bei jeder Statusänderung und bei **Verbindung prüfen** |
| E-Mail-Adresse des Postfachs | Als Absender, zum Beispiel „Name [Adresse]“ in der Absenderliste der Serien-E-Mail und bei gesendeten E-Mail-Aktivitäten | Nach erfolgreicher Verbindung, bis zu 24 Stunden zwischengespeichert |

## E-Mails über Microsoft 365 senden {#e-mails-microsoft-365-senden}

Ein eingeschaltetes Postfach steht als Absender bereit. Das gilt für den **Accountinhaber** und für alle, für die es unter **Organisation › Accounts** im Feld **Freischaltung** freigeschaltet ist.

- Aus einem Datensatz öffnest du zum Beispiel einen Kunden und klickst auf **E-Mail schreiben**. Wähle das Postfach als Absender (die Auswahl hat das Suchfeld **Accounts suchen...**) und sende die E-Mail. Währenddessen erscheint „Nachricht wird versendet...“.
- In der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung beantwortest du E-Mails über das Postfach.
- Bei einer Serien-E-Mail wählst du das Postfach als Absender. Es erscheint als „Name [E-Mail-Adresse]“. Auch die Testmail geht darüber.

Die Schaltfläche **E-Mail schreiben** erscheint nur, wenn du mindestens ein eingeschaltetes E-Mail-Postfach hast, das dir gehört oder für dich freigeschaltet ist. Außerdem hängt sie vom E-Mail-Modul und von den Rechten deiner Benutzerrolle ab. Scheitert der Versand, erscheint „Fehler beim Versenden der E-Mail“ oder „Authorisierung fehlerhaft“ mit dem Grund. Nach dem Senden sucht i-Planner die Nachricht im Gesendet-Ordner des Postfachs, damit Antworten derselben Unterhaltung zugeordnet werden. Bei Serien-E-Mails geschieht das gesammelt im Anschluss, bei der Testmail nicht. Öffnungen und Klicks zählt i-Planner beim Versand über das Postfach nicht.

## Eingehende E-Mails in i-Planner finden und nachholen {#eingehende-e-mails-i-planner}

- Eingehende E-Mails und E-Mails, die du in Outlook sendest, erscheinen automatisch als E-Mail-Aktivität mit Verlaufseintrag beim Kunden. Voraussetzung ist, dass die E-Mail zu einer bereits abgelegten Unterhaltung gehört oder eine ihrer Adressen beim Kunden als Kontaktdatum der Art E-Mail gepflegt ist. Bei eingehenden E-Mails zählen Absender, Empfänger und CC, bei selbst gesendeten nur Empfänger und CC. Den Betreff kürzt i-Planner im Titel der Aktivität auf 128 Zeichen.
- Zu jeder neuen E-Mail erhält der **Accountinhaber** im Fenster **Benachrichtigungen** den Eintrag „Neue E-Mail von …“. Ein Klick zeigt die E-Mail mit Kopfdaten und Text. Antworten, Allen antworten und Weiterleiten gehen dort noch nicht. Stattdessen erscheint „… – In-App-Verfassen kommt bald.“ Kollegen, für die das Postfach nur freigeschaltet ist, bekommen keine Benachrichtigung.
- Zum Nachsynchronisieren gibt es in der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung eine Auswahl. Dort wählst du **60 Min. zurück synchronisieren**, **24 Stunden zurück synchronisieren**, **Eine Woche zurück synchronisieren** oder **Ein Monat zurück synchronisieren**. Es erscheint „Der E-Mail Eingang wird aktualisiert...“. Noch nicht abgelegte E-Mails mit Kundenzuordnung trägt i-Planner dabei beim Kunden nach. Gelesen wird nur der Posteingang-Ordner, je Postfach höchstens 20 Nachrichten, ohne Originalmail und Anhänge. Bei **Nur senden** und bei ausgeschaltetem Account wird nichts nachgeholt. Alle Bedingungen stehen unter [Ältere E-Mails nachholen](/organisation/integrationen/e-mail/uebersicht#aeltere-e-mails-nachholen).

## Häufige Fragen {#haeufige-fragen}

::faq
  :::faq-item{question="Werden E-Mails, die ich direkt in Outlook schreibe, auch abgelegt?"}
  Ja. i-Planner legt sie als gesendete E-Mail-Aktivität mit Verlaufseintrag beim Kunden des Empfängers ab. Das passiert, sobald die Kopie im Gesendet-Ordner des Postfachs liegt, etwa in „Gesendet“, „Gesendete Elemente“ oder „Sent Items“. Solche E-Mails sind nicht als ungelesen markiert und lösen keine Glocke aus. E-Mails, die du in i-Planner verfasst hast, legt i-Planner nicht ein zweites Mal ab.
  :::

  :::faq-item{question="Werden Anhänge eingehender E-Mails übernommen?"}
  Ja, bei der automatischen Ablage beim Kunden. Originalmail und Anhänge liegen dann als Dokumente an der E-Mail-Aktivität. Voraussetzung ist, dass i-Planner die E-Mail einem Kunden zuordnen kann.
  :::

  :::faq-item{question="Kann ich aus der E-Mail-Vorschau im Fenster „Benachrichtigungen“ antworten?"}
  Noch nicht. Antworten, Allen antworten und Weiterleiten sind dort nicht verfügbar. Es erscheint der Hinweis „… – In-App-Verfassen kommt bald.“ Über das Postfach antworten kannst du in der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung.
  :::

  :::faq-item{question="Sieht i-Planner, ob Empfänger meine E-Mail geöffnet oder Links angeklickt haben?"}
  Nein. Öffnungs- und Klick-Tracking wird beim Versand über das Microsoft-365-Postfach nicht unterstützt.
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## Weitere Themen {#weitere-themen}

- [Microsoft 365](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365/uebersicht): die Integration aktivieren und das Postfach verbinden.
- [Account verwalten](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365/account-verwalten): Freischaltung und Erlaubte Nutzung einstellen.
- [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/e-mail/microsoft-365/fehlerbehebung): wenn der Versand scheitert oder eine E-Mail nicht beim Kunden landet.
- [E-Mail schreiben](/kundenverwaltung/aktivitaeten/e-mails/e-mail-schreiben): eine E-Mail in der Kundenverwaltung verfassen.
- [Serienmanager](/kundenverwaltung/grundlagen/serienmanager): Serien-E-Mails verschicken.