# LetterXpress

> Was die LetterXpress-Integration kann, wie du sie aktivierst, deinen Account verbindest und Druckeinstellungen und automatischen Statusabruf festlegst.

Mit LetterXpress lässt du Briefe aus i-Planner drucken und per Post versenden. Du schreibst den Brief wie gewohnt in der **Kundenverwaltung** und erstellst daraus ein PDF mit deinem Briefbogen. LetterXpress übernimmt den Druck und den Postversand. Dafür brauchst du einen eigenen LetterXpress-Zugang mit Benutzername und API-Schlüssel.

## Kurz erklärt {#kurz-erklaert}

Was die LetterXpress-Integration kann:

- Einzelne Briefe direkt aus der Aktivität vom Typ **Brief** versenden. Das erstellte PDF wird mit seinem Briefbogen übernommen.
- Bis zu 100 fertige Briefe aus dem **Serienmanager** gemeinsam für den Postversand freigeben.
- Vor dem Versand den Preis und die Seitenzahl anzeigen. Erst mit deiner Bestätigung wird der kostenpflichtige Versand beauftragt.
- **Schwarz-Weiß** oder **Farbe** und **Einseitig** oder **Beidseitig** als Standard im Account festlegen.
- Den Versandstatus nach dem Zeitplan des Accounts abrufen. Bei Änderungen erhält der Accountinhaber eine Benachrichtigung in i-Planner.

Typische Aufgaben:

- Du richtest LetterXpress zum ersten Mal ein: [LetterXpress einrichten](/organisation/integrationen/letterxpress/uebersicht#letterxpress-einrichten).
- Du möchtest die Druckvorgaben ändern: [Druckeinstellungen festlegen](/organisation/integrationen/letterxpress/uebersicht#druckeinstellungen-festlegen).
- Ein Brief oder eine Serie soll per Post hinausgehen: [Briefe versenden](/organisation/integrationen/letterxpress/briefe-versenden).
- Der Versandknopf fehlt oder die Verbindung klappt nicht: [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/letterxpress/fehlerbehebung).

## Voraussetzungen {#voraussetzungen}

- Ein eigener LetterXpress-Zugang mit Benutzername und API-Schlüssel für die **LXP API**. Hinweise dazu findest du auf der [API-Seite von LetterXpress](https://www.letterxpress.de/versandwege/api).
- Zum Aktivieren der Integration und zum Festlegen ihrer **Freigabe** braucht deine Benutzerrolle das Recht **Integrationen**. Zum Anlegen des Accounts braucht sie das Recht **Accounts**.
- LetterXpress ist unter **Organisation › Integrationen** aktiviert und für dich freigegeben.
- Zum Versenden brauchst du einen eigenen aktiven LetterXpress-Account mit dem Status **Verbunden**. Die Freischaltung eines fremden Accounts genügt für den Briefversand nicht.
- Deine Rolle darf mit Briefen arbeiten, und du darfst auf die betreffende Aktivität zugreifen, siehe [Briefe › Voraussetzungen](/kundenverwaltung/aktivitaeten/briefe#voraussetzungen).

## LetterXpress einrichten {#letterxpress-einrichten}

Die Einrichtung hat zwei Teile. Du aktivierst LetterXpress einmal für die Organisation und legst danach einen Account mit deinen Zugangsdaten an.

### LetterXpress aktivieren

1. Öffne **Organisation › Integrationen**, wähle unter **Entdecken** die Liste **Alle** und klicke **LetterXpress** an.
2. Schalte im Bereich **Aktivierung** den Schalter **Integration aktivieren** ein. i-Planner speichert die Änderung sofort.
3. Lege unter **Einschränkungen › Freigabe** fest, wer die Integration nutzen darf. Bei **Nur ausgewählte Mitarbeiter** wählst du darunter die Rollen, Gruppen und Personen aus.

*Animation: Die Detailseite von LetterXpress unter Organisation › Integrationen. Integration aktivieren wird eingeschaltet. Danach wird die Freigabe auf Nur ausgewählte Mitarbeiter gestellt und die Rolle Administrator ausgewählt.*

Einzelheiten stehen unter [Wer die Integration nutzen darf](/organisation/integrationen/uebersicht#wer-integration-nutzen-darf).

### LetterXpress-Account anlegen

1. Öffne **Organisation › Accounts** und klicke auf **Neuer Account**.
2. Wähle **LetterXpress**.
3. Gib unter **Stammdaten** im Feld **Name** einen Anzeigenamen für den Account ein. Wird **Accountinhaber** angezeigt, wähle die Person, die darüber Briefe versenden soll.
4. Trage unter **Zugangsdaten** zuerst **Benutzername** und danach **API-Schlüssel** deines LetterXpress-Zugangs ein.
5. Prüfe die **Druckeinstellungen** und klicke auf **Account anlegen**.

i-Planner prüft die Verbindung. Nach erfolgreicher Prüfung steht oben auf der Seite des Accounts **Verbunden**. Falls die Anmeldung scheitert, hilft [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/letterxpress/fehlerbehebung#zugangsdaten-pruefen).

Benutzername und API-Schlüssel erhältst du im Kundenbereich von LetterXpress unter **Funktionen › Zugangsdaten › LXP API**. Verwende die dort angegebenen Zugangsdaten für die API. Der Anbieter beschreibt die Einrichtung auf seiner [API-Seite](https://www.letterxpress.de/versandwege/api).

## Druckeinstellungen festlegen {#druckeinstellungen-festlegen}

Öffne deinen LetterXpress-Account unter **Organisation › Accounts**. Im eigenen Bereich **Druckeinstellungen** legst du die Standardwerte für neue Versandaufträge fest:

| Feld | Auswahl | Voreinstellung |
|---|---|---|
| **Druckfarbe** | **Schwarz-Weiß** oder **Farbe** | **Schwarz-Weiß** |
| **Seitenmodus** | **Einseitig** oder **Beidseitig** | **Einseitig** |

Änderungen werden sofort gespeichert. Sie gelten für Einzelbriefe und Serienbriefe. Im Versandfenster musst du diese Angaben nicht noch einmal auswählen. Ändert sich eine Druckeinstellung während der Vorbereitung, muss der Preis vor dem Bestätigen erneut ermittelt werden.

Der Briefbogen ist bereits im PDF enthalten. Prüfe vor dem Versand im PDF, ob Briefkopf, Anschrift und Text richtig stehen.

## Versandstatus automatisch abrufen {#versandstatus-automatisch-abrufen}

1. Öffne deinen LetterXpress-Account unter **Organisation › Accounts**.
2. Schalte unter **Automatischer Abruf** den gleichnamigen Schalter ein.
3. Stelle **Intervall** und **Einheit** ein, zum Beispiel **1** und **Stunde(n)** für einen stündlichen Abruf.

i-Planner fragt den Status übergebener Briefe nach diesem Zeitplan ab. Ist **Automatischer Abruf** ausgeschaltet, wird der Versandstatus nicht automatisch aktualisiert. Änderungen am Versandstatus erscheinen als Benachrichtigung für den Accountinhaber in i-Planner. Der Account muss dafür aktiv bleiben.

Im Versandfenster liest **Status laden** den zuletzt gespeicherten Stand. Die Schaltfläche startet keine zusätzliche Abfrage bei LetterXpress. Was die Rückmeldungen bedeuten, steht unter [Versandstatus ansehen](/organisation/integrationen/letterxpress/briefe-versenden#versandstatus-ansehen).

Die Prüfung der Zugangsdaten ist davon unabhängig. Mit **Verbindung prüfen** im Account testest du die gespeicherten Zugangsdaten. Zusätzlich werden aktive Accounts im Rahmen der täglichen Verbindungsprüfung kontrolliert.

## Weitere Themen {#weitere-themen}

- [Briefe versenden](/organisation/integrationen/letterxpress/briefe-versenden): Einzelbrief, Serienmanager, Kostenbestätigung und Versandstatus.
- [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/letterxpress/fehlerbehebung): fehlender Versandknopf, Zugangsdaten und unklare Rückmeldungen.
- [Accounts](/organisation/accounts/uebersicht): Accounts anlegen, bearbeiten und deaktivieren.
- [Briefbögen](/kundenverwaltung/einstellungen/briefboegen): dein Briefpapier in i-Planner hinterlegen.