# VEMA > Holt über das Aktualisieren im Posteingang der Kundenverwaltung die Dokumente, die VEMA für dich bereitstellt, und öffnet VEMA-Links zu einem Kunden aus i-Planner. VEMA verbindet i-Planner mit der BiPRO-Schnittstelle der Versicherungsmakler-Genossenschaft VEMA eG und ist für alle gedacht, die einen eigenen VEMA-Zugang mit Benutzername und Passwort haben. Damit holst du die Dokumente, die VEMA bereitstellt, in den **Posteingang** der **Kundenverwaltung** und öffnest über das Fenster **Rechner & Co.** VEMA-Links zu einem Kunden. ## Was VEMA kann - **Dokumente abholen** — Das Aktualisieren-Symbol im **Posteingang** der **Kundenverwaltung** holt die Dokumente ab, die VEMA für deine VEMA-Accounts bereithält. Soweit VEMA sie mitliefert, kommen sie mit Angaben wie Name und Geburtsdatum des Kunden, Versicherungsscheinnummer und Gesellschaft. Darüber ordnet i-Planner sie beim Öffnen des **Posteingangs** im Hintergrund Vertrag und Kunde zu und sortiert sie in die Listen **Zugeordnet über Vertragsnummer**, **Zugeordnet über Kunden** oder **Nicht zugeordnet**. Jede übernommene Lieferung quittiert i-Planner bei VEMA. - **VEMA-Links öffnen** — In der **Kundenverwaltung** öffnest du über die Kachel **VEMA** hinter dem Symbol **Schnittstellen** das Fenster **Rechner & Co.** Sobald dort ein Kunde gewählt ist, lädt i-Planner die Links, die VEMA liefert; **Öffnen** öffnet den gewählten Link in einem neuen Browser-Tab. - **Zugang prüfen** — i-Planner prüft die Zugangsdaten eines VEMA-Accounts bei VEMA: direkt nach dem Anlegen, bei **Verbindung prüfen** und bei einer täglichen Überprüfung, solange beim Account der Schalter **Account aktiv** eingeschaltet ist. Lehnt VEMA die Anmeldung bei der täglichen Überprüfung erstmals ab, erhält der **Accountinhaber** eine Benachrichtigung. ::callout --- color: amber icon: i-heroicons-exclamation-triangle --- **VEMA-Dokumente holst du über das Aktualisieren-Symbol im Posteingang ab.** Nach einem Zeitplan holt i-Planner derzeit keine VEMA-Dokumente in den Posteingang. Auch die Einstellung **Automatischer Abruf** auf der Seite eines VEMA-Accounts holt nur Angaben zu den offenen Lieferungen ab: keine Dateien, keine Einträge im Posteingang und keine Quittung an VEMA. :: ## Voraussetzungen - Ein VEMA-Zugang mit Benutzername und Passwort. i-Planner meldet sich damit am BiPRO-Dienst von VEMA an. - Zum Aktivieren von VEMA und zum Festlegen der **Freigabe** braucht deine Benutzerrolle das Recht **Integrationen**. Zum Anlegen eines VEMA-Accounts braucht sie das Recht **Accounts**. - VEMA ist unter **Organisation › Integrationen** aktiviert. Sonst steht VEMA bei **Neuer Account** nicht zur Auswahl, die Kachel **VEMA** fehlt in der **Kundenverwaltung**, und i-Planner holt keine VEMA-Dokumente ab. - Steht die **Freigabe** von VEMA auf **Nur ausgewählte Mitarbeiter**, musst du dort ausgewählt sein — für die Kachel **VEMA**, das Fenster **Rechner & Co.** und das Anlegen eines VEMA-Accounts. Nur beim Anlegen sind Personen mit dem Recht **Integrationen** davon ausgenommen. - Für die Abholung im Posteingang und für das Fenster **Rechner & Co.** brauchst du mindestens einen VEMA-Account, der dir gehört oder für dich freigeschaltet ist, bei dem der Schalter **Account aktiv** eingeschaltet ist und dessen Verbindungsprüfung geklappt hat (Status **Verbunden**). - Die VEMA-Links im Fenster **Rechner & Co.** holt i-Planner immer mit deinem eigenen eingeschalteten VEMA-Account. ## VEMA einrichten Die Einrichtung hat zwei Teile: VEMA einmal für die Organisation aktivieren, danach einen VEMA-Account mit deinen Zugangsdaten anlegen. ### VEMA aktivieren 1. Öffne **Organisation › Integrationen**, wähle links unter **Entdecken** den Eintrag **Alle** und klicke **VEMA** an. Die Detailseite zeigt oben das Kennzeichen **Official**, **Built by** VEMA und **Website** vema-eg.de. 2. Schalte im Bereich **Aktivierung** den Schalter **Integration aktivieren** ein. Detailseite der Integration VEMA unter Organisation › Integrationen: oben Logo, Name VEMA mit dem Kennzeichen Official und der Beschreibung Versicherungsmakler-Genossenschaft für Einkaufsvorteile und Deckungskonzepte, darunter Built by VEMA, Docs i-Planner Docs und Website vema-eg.de; im Bereich Aktivierung der eingeschaltete Schalter Integration aktivieren mit Info-Symbol, im Bereich Accounts zum Beispiel 1 Account verknüpft, davon 1 aktiv, und im Bereich Einschränkungen das Feld Freigabe mit der Auswahl Alle Mitarbeiter 3. Optional: Lege im Bereich **Einschränkungen**, der erst bei aktivierter Integration erscheint, unter **Freigabe** fest, wer VEMA nutzen darf — **Alle Mitarbeiter** (Voreinstellung) oder **Nur ausgewählte Mitarbeiter**. Bei **Nur ausgewählte Mitarbeiter** wählst du im Bereich **Ausgewählte Mitarbeiter** Rollen, Gruppen und Personen aus; wie das geht, steht unter **Organisation › Integrationen** im Abschnitt **Wer die Integration nutzen darf**. Sobald es VEMA-Accounts gibt, zeigt die Detailseite zusätzlich den Bereich **Accounts** mit der Zahl der verknüpften und der aktiven Accounts. ### VEMA-Account anlegen 1. Öffne **Organisation › Accounts** und klicke auf **Neuer Account**. 2. Wähle in der Liste **VEMA**. 3. Fülle unter **Stammdaten** das Feld **Name** aus. Wird dir das Feld **Accountinhaber** angeboten, wähle dort das Teammitglied, dem der Account gehören soll. 4. Trage unter **Zugangsdaten** **Benutzername** und **Passwort** deines VEMA-Zugangs ein. 5. Klicke auf **Account anlegen**. i-Planner meldet **Account erstellt** und prüft die Verbindung sofort bei VEMA. Klappt die Anmeldung, erscheint **Verbindung erfolgreich**, und oben auf der Seite des Accounts steht **Verbunden**. Lehnt VEMA die Anmeldung ab oder schlägt die Prüfung fehl, öffnet sich der Dialog **Validierung fehlgeschlagen** mit dem Grund, und der Account steht auf Fehler. War VEMA nicht erreichbar, bleibt der Account auf **Nicht geprüft**, und es erscheint der Hinweis „Der Anbieter ist momentan nicht erreichbar — bitte später erneut versuchen." ### Die Eingabefelder | Feld | Pflicht | Was eintragen | |---|---|---| | **Name** | Ja | Frei wählbarer Anzeigename, zum Beispiel „Mein VEMA Account". Er steht auch in der Fortschrittsanzeige, wenn im Posteingang Dokumente abgeholt werden. Bleibt das Feld leer, erscheint **Name ist erforderlich**. | | **Accountinhaber** | Ja | Das Teammitglied, dem der Account gehört; voreingestellt bist du selbst. Das Feld erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle Accounts anderen Teammitgliedern zuordnen darf. | | **Benutzername** | Ja, für die Anmeldung bei VEMA | Der Benutzername deines VEMA-Zugangs. Das Formular verlangt das Feld nicht zwingend, die Anmeldung bei VEMA verwendet ihn aber. | | **Passwort** | Ja — **geheim** | Das Passwort deines VEMA-Zugangs. Fehlt es beim Anlegen, erscheint **Passwort ist erforderlich**. Es wird verschlüsselt gespeichert und später nicht mehr im Klartext angezeigt. Der Hinweis unter dem Feld lautet allgemein „Passwort bzw. App-Passwort des Postfachs." — bei VEMA gehört hier das Passwort deines VEMA-Zugangs hinein. | ## VEMA-Account im Blick behalten Öffne den VEMA-Account unter **Organisation › Accounts**. Dort findest du: - **Status** — oben auf der Seite **Verbunden**, **Nicht geprüft**, solange die Verbindung noch nicht geprüft wurde, oder rot der Grund, warum die letzte Prüfung gescheitert ist. - **Verbindung prüfen** — die Karte mit der gleichnamigen Schaltfläche testet die gespeicherten Zugangsdaten jederzeit erneut bei VEMA. - **Passwort ändern** — das gespeicherte **Passwort** bleibt unsichtbar; das Feld trägt den Hinweis **Gespeichert — aus Sicherheit nicht erneut anzeigbar. Leer lassen behält ihn, eine Eingabe ersetzt ihn.** Lässt du es leer, bleibt das Passwort erhalten, eine Eingabe ersetzt es. Teste ein neues Passwort danach mit **Verbindung prüfen**. - **Account aktiv** — ist der Schalter aus, berücksichtigt i-Planner den Account beim Aktualisieren im Posteingang nicht. - **Freischaltung** — wer den Account außer dem Accountinhaber nutzen darf: **Alle Mitarbeiter**, **Nur das Team des Accountinhabers**, **Nur der Accountinhaber** (Voreinstellung) oder **Accountinhaber + ausgewählte**. Für freigeschaltete Kolleginnen und Kollegen holt das Aktualisieren im Posteingang die Dokumente dieses Accounts mit ab. - **Automatischer Abruf** — bringt bei VEMA keine Dokumente in den Posteingang, und der **Erstabruf-Zeitraum (Tage)** unter **Datenabruf** hat bei VEMA keine Wirkung. Schlägt dieser Abruf fehl und liegt das nicht nur daran, dass VEMA gerade nicht erreichbar war, setzt i-Planner den Account auf Fehler; danach überspringt ihn das Aktualisieren im Posteingang. Zusätzlich prüft i-Planner VEMA-Accounts täglich. Lehnt VEMA die Anmeldung dabei bei einem bis dahin fehlerfreien Account ab, erhält der **Accountinhaber** die Benachrichtigung **Verbindung fehlgeschlagen:** mit dem Namen des Accounts und dem Text „Die tägliche Überprüfung des Accounts ist fehlgeschlagen:", gefolgt vom Grund. Ein Link führt zur Seite des Accounts. ## Welche Daten fließen ### Was i-Planner übermittelt - **Zugangsdaten** — **Benutzername** und **Passwort** des VEMA-Accounts als Anmeldung am BiPRO-Dienst von VEMA: bei jeder Verbindungsprüfung (nach **Account anlegen**, bei **Verbindung prüfen** und bei der täglichen Überprüfung), beim Aktualisieren im Posteingang, beim Laden der VEMA-Links und bei jedem Abruf nach dem Zeitplan unter **Automatischer Abruf**. - **Abfragen beim Aktualisieren** — i-Planner fragt die offenen Lieferungen ab und ruft jede neue Lieferung einzeln ab. Für jede Lieferung, die im Posteingang angekommen ist, schickt i-Planner eine Empfangsquittung. - **Kundendaten für die VEMA-Links** — sobald im Fenster **Rechner & Co.** ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist, nicht erst bei **Öffnen**: | Angabe | Was genau | |---|---| | Person | Anrede (Herr, Frau oder Firma; jede andere Anrede geht als Herr an VEMA), Titel, Vorname, Name, Geburtsdatum | | Partnernummer | Die interne Kennung des Kunden in i-Planner | | Anschrift | Straße, PLZ und Ort aus einer Adresse, bevorzugt der Standardadresse | | Bankverbindung | Institut, Kontoinhaber und die IBAN, wenn sie gültig ist und mindestens 22 Zeichen hat, bevorzugt aus der Standard-Bankverbindung | | Kommunikation | Telefon, Mobil, Fax und E-Mail; Einträge anderer Art gehen als Telefon an VEMA | Dabei kürzt i-Planner Name, Vorname, Ort, Institut und Kontoinhaber auf 30 Zeichen und entfernt Klammern. Die Hausnummer wird nicht separat übermittelt. ### Was zurückkommt und wo es landet | Was | Wo es landet | Wann | |---|---|---| | Die Dokumente der VEMA-Lieferungen als Datei, mit der Endung aus dem Dateinamen von VEMA | Im **Posteingang** der **Kundenverwaltung** | Beim Aktualisieren im Posteingang | | Angaben je Dokument: Dokumentname aus Vorgangstext und Dateiname, Erstelldatum des Vorgangs als Dokumentdatum, Name, Vorname und Geburtsdatum des Kunden, Versicherungsscheinnummer, Gesellschaft mit Name und Nummer, Geschäftsvorfall | Am Dokument im Posteingang; beim Zuordnen und Ablegen als Vorschlag für Kunde und Vertrag | Mit der Abholung | | Straße mit Hausnummer und Ort, Vertragsnummer und Gesellschaftsname | Im neu angelegten Kunden bzw. Vertrag | Beim Zuordnen mit **anlegen** | | Die Liste der VEMA-Links mit Beschreibung und Adresse | Im Feld **Vema Links** des Fensters **Rechner & Co.** | Sobald ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist | | Ein Fehlertext von VEMA | Im Dialog **Achtung** | Wenn VEMA den Abruf der Links mit einem Fehler beantwortet | | Das Ergebnis der Anmeldeprüfung | Als Status auf der Seite des Accounts unter **Organisation › Accounts** | Nach dem Anlegen, bei **Verbindung prüfen** und täglich | Den Geschäftsvorfall übernimmt i-Planner als Dokumentart zum BiPRO-Code, sonst als Text von VEMA. Eine Anrede des Kunden liefert VEMA nicht. ## Dokumente von VEMA abholen 1. Öffne in der **Kundenverwaltung** den **Posteingang**. 2. Klicke in der Dokumentenliste auf das Aktualisieren-Symbol mit den kreisförmigen Pfeilen. Es holt die neuen Dokumente aller Accounts ab, die Dokumente in den Posteingang liefern — darunter die VEMA-Accounts. 3. Eine Fortschrittsanzeige öffnet sich. Zuerst steht dort **Neue Dokumente werden angefragt...**, danach je Account mit neuen Dokumenten eine Zeile wie „Mein VEMA Account - 3 neue Dokumente vorhanden!" und darunter der Stand, etwa „1 von 3 Dokumente importiert...". 4. Beim nächsten Öffnen des **Posteingangs** ordnet i-Planner die neuen Dokumente im Hintergrund zu: Passt die Versicherungsscheinnummer zu einem vorhandenen Vertrag, auch wenn sie dort anders formatiert ist, bekommt das Dokument diesen Vertrag und seinen Kunden und steht in **Zugeordnet über Vertragsnummer**. Sonst sucht i-Planner einen Kunden mit genau diesem Vor- und Nachnamen; gibt es genau einen, steht das Dokument in **Zugeordnet über Kunden**. Ohne Treffer bleibt es in **Nicht zugeordnet**. Abgelegt ist es damit noch nicht, das machst du im **Posteingang**, siehe [Posteingang](/kundenverwaltung/posteingang/uebersicht). Liegt bei keinem Account etwas bereit, meldet i-Planner **Es liegen zur Zeit keine neuen Dokumente zur Abholung bereit!** Berücksichtigt werden VEMA-Accounts, die dir gehören oder für dich freigeschaltet sind, bei denen **Account aktiv** eingeschaltet ist und deren Verbindungsprüfung geklappt hat. Scheitert die Anmeldung bei VEMA während des Aktualisierens, überspringt i-Planner den Account ohne eigene Meldung. Beim Ablegen schlägt i-Planner aus den VEMA-Angaben Vorname, Name und Geburtsdatum des Kunden vor, sucht nach gleichnamigen Kunden und bietet den Vertrag als „Vertrag Nr." mit der Versicherungsscheinnummer an. Wählst du dort **anlegen**, übernimmt i-Planner Straße mit Hausnummer und Ort aus der VEMA-Lieferung in den neuen Kunden sowie Vertragsnummer und Namen der Gesellschaft in den neuen Vertrag. Eine bereits übernommene Lieferung legt i-Planner nicht noch einmal an, auch nicht über mehrere VEMA-Accounts deiner Organisation hinweg. Enthält eine Lieferung mehrere Dateien, übernimmt i-Planner nur die erste. ## VEMA-Link zu einem Kunden öffnen 1. Öffne in der **Kundenverwaltung** am besten zuerst den Kunden — dann ist er im Fenster **Rechner & Co.** schon eingetragen. 2. Klicke oben rechts in der Kopfzeile, links neben deinem Profilbild, auf das Raster-Symbol mit dem Tooltip **Schnittstellen** und wähle die Kachel **VEMA**. Das Fenster **Rechner & Co.** öffnet sich mit dem Hinweis „Bitte wähle einen Kunden aus und drücke "Öffnen", um die Daten zu übertragen." 3. Ist noch kein Kunde eingetragen, suche ihn im Abschnitt **Kunde** über **Kunde suchen**. Erst mit einem Kunden erscheint das Feld **Vema Links**. 4. Wähle unter **Vema Links** den gewünschten Link. Vorausgewählt ist der erste Eintrag. 5. Klicke auf **Öffnen**. Der Link öffnet sich in einem neuen Browser-Tab. Die Kundendaten gehen schon an VEMA, sobald ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist — nicht erst bei **Öffnen**. Welche Angaben das sind, steht in diesem Artikel im Abschnitt **Welche Daten fließen**. Die Linkliste holt i-Planner immer mit deinem eigenen eingeschalteten VEMA-Account. Zeigt das Fenster zusätzlich das Feld **Account**, ändert eine andere Auswahl dort die Links nicht. ## Häufige Fragen ### Warum wird mir VEMA bei „Neuer Account" nicht angeboten? Unter **Organisation › Accounts** bietet **Neuer Account** nur Integrationen an, die deine Organisation aktiviert hat und die für dich freigegeben sind — die Seite schreibt dazu **Accounts können nur für aktivierte Integrationen angelegt werden.** Aktiviere VEMA unter **Organisation › Integrationen** auf der Detailseite von VEMA mit dem Schalter **Integration aktivieren**. Steht bei **Neuer Account** **Keine Integrationen aktiviert**, ist entweder keine Integration aktiviert oder keine der aktivierten für dich freigegeben. Steht die **Freigabe** von VEMA auf **Nur ausgewählte Mitarbeiter**, muss dich jemand mit dem Recht **Integrationen** dort auswählen — es sei denn, du hast dieses Recht selbst. ### Beim Anlegen erscheint „Für diese Integration sind Sie nicht freigegeben." — was tun? Die **Freigabe** von VEMA steht auf **Nur ausgewählte Mitarbeiter**, und du gehörst nicht dazu. Jemand mit dem Recht **Integrationen** öffnet **Organisation › Integrationen**, klickt **VEMA** an und wählt dich, deine Rolle oder eine deiner Gruppen im Bereich **Ausgewählte Mitarbeiter** aus — oder stellt die **Freigabe** auf **Alle Mitarbeiter**. ### Beim Anlegen oder Einschalten eines VEMA-Accounts erscheint „Die Accounts dieser Integration sind gesammelt deaktiviert. Bitte zuerst im Integrationsbereich wieder aktivieren." Unter **Organisation › Integrationen** ist auf der Detailseite von VEMA im Bereich **Accounts** der Schalter **Alle Accounts deaktivieren** eingeschaltet. Solange das so ist, lassen sich VEMA-Accounts weder anlegen noch einzeln wieder einschalten. Der Schalter erscheint nur, solange VEMA deaktiviert ist. Was er bewirkt und wie du ihn aufhebst, steht unter **Organisation › Integrationen** im Abschnitt **Alle Accounts einer Integration stilllegen**. ### Die Verbindungsprüfung meldet „Validierung fehlgeschlagen" — was tun? VEMA hat die Anmeldung mit den hinterlegten Zugangsdaten abgelehnt, oder die Prüfung ist fehlgeschlagen. Der Account steht dann auf Fehler, und der Grund steht rot oben auf seiner Seite. Öffne den Account unter **Organisation › Accounts**, prüfe unter **Zugangsdaten** das Feld **Benutzername** und gib das **Passwort** neu ein — das gespeicherte kannst du nicht einsehen. Klicke danach auf **Verbindung prüfen**. Solange der Account auf Fehler steht, berücksichtigt ihn das Aktualisieren im **Posteingang** der **Kundenverwaltung** nicht. ### Was bedeutet „Der Anbieter ist momentan nicht erreichbar — bitte später erneut versuchen."? VEMA war bei der Verbindungsprüfung nicht erreichbar. Das ist kein Urteil über deine Zugangsdaten: Der Status des Accounts bleibt, wie er war. Öffne den Account später unter **Organisation › Accounts** und klicke erneut auf **Verbindung prüfen**. ### Ich habe die Benachrichtigung „Verbindung fehlgeschlagen" bekommen — was tun? Die tägliche Überprüfung eines VEMA-Accounts, dessen **Accountinhaber** du bist, ist gescheitert. Hinter „Die tägliche Überprüfung des Accounts ist fehlgeschlagen:" steht der Grund. Über den Link in der Benachrichtigung kommst du zur Seite des Accounts: Korrigiere dort die **Zugangsdaten** und klicke auf **Verbindung prüfen**. Die Benachrichtigung kommt, wenn ein bis dahin fehlerfreier Account abgelehnt wird — nicht erneut an jedem weiteren Tag. ### Wie oft prüft i-Planner meinen VEMA-Zugang? Automatisch direkt nach **Account anlegen** und danach täglich, solange beim Account der Schalter **Account aktiv** eingeschaltet ist. Zusätzlich jederzeit von Hand: Öffne den Account unter **Organisation › Accounts** und klicke auf **Verbindung prüfen**. ### Beim Aktualisieren im Posteingang kommt „Es liegen zur Zeit keine neuen Dokumente zur Abholung bereit!", obwohl bei VEMA Dokumente warten. Die Meldung erscheint, wenn keiner der berücksichtigten Accounts neue Dokumente gemeldet hat — auch dann, wenn die Anmeldung bei VEMA dabei gescheitert ist. Prüfe unter **Organisation › Accounts**: - Gibt es einen VEMA-Account, der dir gehört oder für dich freigeschaltet ist? - Ist bei ihm der Schalter **Account aktiv** eingeschaltet, und steht oben auf seiner Seite **Verbunden**? Accounts mit Fehler oder ohne erfolgreiche Prüfung werden übersprungen. - Klappt **Verbindung prüfen**? Außerdem muss VEMA unter **Organisation › Integrationen** aktiviert sein. ### Holt i-Planner VEMA-Dokumente automatisch ab? Nicht nach Zeitplan: Ein zeitgesteuerter Dokumentenabruf ist für VEMA derzeit abgeschaltet. In den **Posteingang** der **Kundenverwaltung** holst du VEMA-Dokumente über das Aktualisieren-Symbol mit den kreisförmigen Pfeilen ab. Die Einstellung **Automatischer Abruf** auf der Seite eines VEMA-Accounts ändert daran nichts, sie holt keine Dateien. ### Ich habe beim VEMA-Account den automatischen Abruf eingeschaltet — warum kommen trotzdem keine Dokumente? Die Einstellung **Automatischer Abruf** holt bei VEMA nur Angaben zu den offenen Lieferungen ab: keine Dateien, keine Einträge im Posteingang und keine Quittung an VEMA. Auch der **Erstabruf-Zeitraum (Tage)** unter **Datenabruf** hat bei VEMA keine Wirkung. Die Dokumente holst du im **Posteingang** der **Kundenverwaltung** über das Aktualisieren-Symbol ab. Schlägt der automatische Abruf fehl und liegt das nicht nur daran, dass VEMA gerade nicht erreichbar war, setzt i-Planner den Account auf Fehler, und das Aktualisieren im Posteingang überspringt ihn danach. ### Kann ich eine laufende Abholung abbrechen? In der Fortschrittsanzeige steht neben jedem Account ein X. Klickst du es während des Imports an, fragt i-Planner zum Beispiel „Bist Du sicher, dass Du den Import von Mein VEMA Account abbrechen willst?". Bestätigst du, steht dort **Vorgang wird abgebrochen...**. Derzeit beendet das den Import aber nicht: Er läuft im Hintergrund weiter. ### Warum steht ein VEMA-Dokument im Posteingang unter „Nicht zugeordnet"? i-Planner ordnet VEMA-Dokumente beim Öffnen des **Posteingangs** automatisch zu: über die Versicherungsscheinnummer oder einen eindeutigen Vor- und Nachnamen. Steht ein Dokument in **Nicht zugeordnet**, hat i-Planner weder einen passenden Vertrag noch genau einen Kunden mit diesem Namen gefunden — etwa weil der Vertrag in i-Planner fehlt oder mehrere Kunden gleich heißen. Frisch abgeholte Dokumente ordnet i-Planner erst beim nächsten Öffnen des Posteingangs zu. Ohne Treffer ordnest du das Dokument beim Ablegen selbst zu: i-Planner schlägt aus den VEMA-Angaben Vorname, Name und Geburtsdatum vor, sucht nach gleichnamigen Kunden und bietet den Vertrag als „Vertrag Nr." mit der Versicherungsscheinnummer an. Eine Anrede liefert VEMA nicht. ### Kommen VEMA-Dokumente doppelt, wenn wir mehrere VEMA-Accounts haben? Nein. Eine bereits übernommene Lieferung legt i-Planner nicht noch einmal an, auch nicht über mehrere VEMA-Accounts deiner Organisation hinweg. Das gilt auch für Dokumente, die im Posteingang gelöscht, aber nicht endgültig entfernt wurden. ### Kann ich ein VEMA-Dokument ein zweites Mal abholen? Nein. Jede Lieferung, die im **Posteingang** angekommen ist, quittiert i-Planner bei VEMA, und VEMA nimmt sie damit aus der Abholliste. ### Eine VEMA-Lieferung hatte mehrere Dateien, im Posteingang ist nur eine angekommen. Enthält eine VEMA-Lieferung mehrere Dateien, übernimmt i-Planner nur die erste in den **Posteingang** der **Kundenverwaltung**. ### Warum fehlt mir in der Kundenverwaltung die Kachel „VEMA"? Die Kachel **VEMA** hinter dem Raster-Symbol **Schnittstellen** erscheint nur, wenn VEMA unter **Organisation › Integrationen** aktiviert ist und du freigegeben bist. Steht die **Freigabe** von VEMA auf **Nur ausgewählte Mitarbeiter**, müssen du, deine Rolle oder eine deiner Gruppen im Bereich **Ausgewählte Mitarbeiter** ausgewählt sein — das gilt auch, wenn du das Recht **Integrationen** hast. ### Das Fenster „Rechner & Co." zeigt „Für diese Schnittstelle ist noch kein Zugang eingerichtet." Der vollständige Hinweis lautet „Für diese Schnittstelle ist noch kein Zugang eingerichtet. Bitte hinterlege zunächst deine Zugangsdaten, um sie nutzen zu können." Es gibt keinen VEMA-Account, der dir gehört oder für dich freigeschaltet ist, und das Fenster zeigt nur **Schließen**. Lege unter **Organisation › Accounts** über **Neuer Account** einen VEMA-Account mit deinen Zugangsdaten an. Für die VEMA-Links brauchst du einen eigenen VEMA-Account. ### Das Fenster „Rechner & Co." zeigt „Der hinterlegte Zugang ist derzeit nicht gültig." Der vollständige Hinweis lautet „Der hinterlegte Zugang ist derzeit nicht gültig. Bitte überprüfe deine Zugangsdaten für diese Schnittstelle." Es gibt einen VEMA-Account für dich, aber keiner davon ist zugleich eingeschaltet und erfolgreich geprüft. Öffne den Account unter **Organisation › Accounts**, schalte **Account aktiv** ein, korrigiere bei Bedarf die **Zugangsdaten** und klicke auf **Verbindung prüfen**. Steht oben **Verbunden**, öffne das Fenster erneut. ### Das Fenster „Rechner & Co." zeigt „Für diese Schnittstelle bist du nicht freigegeben. Bitte wende dich an deinen Administrator." Die **Freigabe** von VEMA steht auf **Nur ausgewählte Mitarbeiter**, und du gehörst nicht dazu. Das gilt auch, wenn du das Recht **Integrationen** hast. Jemand mit diesem Recht wählt dich unter **Organisation › Integrationen** auf der Detailseite von VEMA im Bereich **Ausgewählte Mitarbeiter** aus oder stellt die **Freigabe** auf **Alle Mitarbeiter**. ### Im Fenster „Rechner & Co." sehe ich keine VEMA-Links. Das Feld **Vema Links** erscheint erst, wenn im Abschnitt **Kunde** ein Kunde eingetragen ist. Suche ihn über **Kunde suchen**, oder öffne das Fenster aus dem geöffneten Kunden heraus — dann ist er schon eingetragen. Welche Links in der Liste stehen, liefert VEMA. Antwortet VEMA mit einem Fehler, erscheint der Dialog **Achtung**. ### Beim Klick auf „Öffnen" erscheint „Bitte wähle einen Vema Link aus, den Du öffnen möchtest!" Im Fenster **Rechner & Co.** ist unter **Vema Links** kein Link ausgewählt. Trage im Abschnitt **Kunde** einen Kunden ein, wähle unter **Vema Links** einen Link und klicke erneut auf **Öffnen**. ### Was bedeutet „Die Schnittstelle von VEMA meldet folgenden Fehler!"? VEMA hat den Abruf der Links im Fenster **Rechner & Co.** mit einem Fehler beantwortet. Der Satz steht im Dialog **Achtung**, darunter der Fehlertext, den VEMA zurückgegeben hat. ### Welche Kundendaten gehen an VEMA, wenn ich einen VEMA-Link öffne? Die Daten gehen schon beim Laden der Linkliste an VEMA — sobald im Fenster **Rechner & Co.** ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist, nicht erst bei **Öffnen**. Übermittelt werden Anrede (Herr, Frau oder Firma; jede andere Anrede als Herr), Titel, Vorname, Name, Geburtsdatum, die interne Kennung des Kunden in i-Planner als Partnernummer, Straße, PLZ und Ort aus einer Adresse (bevorzugt der Standardadresse), Institut und Kontoinhaber der Bankverbindung samt IBAN, wenn sie gültig ist und mindestens 22 Zeichen hat, sowie Telefon, Mobil, Fax und E-Mail. Name, Vorname, Ort, Institut und Kontoinhaber kürzt i-Planner auf 30 Zeichen, Klammern entfernt es; die Hausnummer wird nicht separat übermittelt. ### Eine Kollegin nutzt meinen VEMA-Account über die Freischaltung — kann sie damit VEMA-Links öffnen? Die Linkliste im Fenster **Rechner & Co.** holt i-Planner immer mit dem eigenen eingeschalteten VEMA-Account der angemeldeten Person; eine andere Auswahl im Feld **Account** ändert die Links nicht. Für die VEMA-Links braucht deine Kollegin deshalb einen eigenen VEMA-Account unter **Organisation › Accounts**. Beim Aktualisieren im **Posteingang** der **Kundenverwaltung** berücksichtigt i-Planner für sie dagegen auch deinen freigeschalteten Account und holt dessen Dokumente mit ab. ### Ich habe VEMA deaktiviert — sind die VEMA-Accounts jetzt stillgelegt? Nein. Hinter dem Info-Symbol am Schalter **Integration aktivieren** steht: **Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter „Alle Accounts deaktivieren" nutzen.** Diesen Schalter findest du unter **Organisation › Integrationen** auf der Detailseite von VEMA im Bereich **Accounts**; er erscheint nur, solange VEMA deaktiviert ist. Mehr dazu steht unter **Organisation › Integrationen** im Abschnitt **Alle Accounts einer Integration stilllegen**. ### Warum sehe ich mein VEMA-Passwort nicht mehr? Das **Passwort** wird verschlüsselt gespeichert und aus Sicherheitsgründen nicht wieder angezeigt. Auf der Seite des Accounts unter **Organisation › Accounts** trägt das Feld den Hinweis **Gespeichert — aus Sicherheit nicht erneut anzeigbar. Leer lassen behält ihn, eine Eingabe ersetzt ihn.** Lässt du das Feld leer, bleibt das gespeicherte Passwort erhalten; eine Eingabe ersetzt es. Teste ein neues Passwort mit **Verbindung prüfen**. ### Welche Zugangsdaten trage ich für VEMA ein? **Benutzername** und **Passwort** deines VEMA-Zugangs — i-Planner meldet sich damit am BiPRO-Dienst von VEMA an. Der Hinweis unter dem Feld **Passwort** lautet allgemein „Passwort bzw. App-Passwort des Postfachs."; bei VEMA gehört dort das Passwort deines VEMA-Zugangs hinein. Unter **Zugangsdaten** verlangt das Formular beim Anlegen nur das **Passwort** zwingend; die Anmeldung bei VEMA verwendet aber auch das Feld **Benutzername**, fülle es deshalb immer aus.