# Dokumente abholen und Links öffnen

> Welche Daten zwischen i-Planner und VEMA fließen, wie du VEMA-Dokumente über das Aktualisieren im Posteingang abholst und wie du VEMA-Links zu einem Kunden öffnest.

Mit einem geprüften VEMA-Account holst du die Dokumente, die VEMA bereitstellt, in den **Posteingang** der **Kundenverwaltung** und öffnest VEMA-Links zu einem Kunden. Hier steht, welche Daten dabei zwischen i-Planner und VEMA fließen und wie Abholen und das Öffnen der Links ablaufen.

## Kurz erklärt {#kurz-erklaert}

VEMA-Dokumente holst du über das Aktualisieren-Symbol im **Posteingang** der **Kundenverwaltung** ab. Nach einem Zeitplan holt i-Planner derzeit keine VEMA-Dokumente in den Posteingang. Jede übernommene Lieferung quittiert i-Planner bei VEMA. Beim nächsten Öffnen des **Posteingangs** ordnet es die neuen Dokumente im Hintergrund Vertrag und Kunde zu. Für die VEMA-Links gehen Kundendaten schon an VEMA, sobald im Fenster **Rechner & Co.** ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist, nicht erst bei **Öffnen**.

Typische Aufgaben:

- Du willst wissen, welche Kundendaten an VEMA gehen: [Welche Daten fließen](/organisation/integrationen/pool/vema/dokumente-und-links#daten-fliessen).
- Neue VEMA-Dokumente sollen in den Posteingang: [Dokumente von VEMA abholen](/organisation/integrationen/pool/vema/dokumente-und-links#dokumente-vema-abholen).
- Du willst einen VEMA-Link zu einem Kunden öffnen: [VEMA-Link zu einem Kunden öffnen](/organisation/integrationen/pool/vema/dokumente-und-links#vema-link-kunden-oeffnen).

Was du dafür brauchst, steht unter [VEMA › Voraussetzungen](/organisation/integrationen/pool/vema/uebersicht#voraussetzungen).

## Welche Daten fließen {#daten-fliessen}

### Was i-Planner übermittelt

- Die Zugangsdaten **Benutzername** und **Passwort** des VEMA-Accounts gehen als Anmeldung an den BiPRO-Dienst von VEMA. Das passiert bei jeder Verbindungsprüfung (nach **Account anlegen**, bei **Verbindung prüfen** und bei der täglichen Überprüfung). Die Anmeldung läuft auch beim Aktualisieren im Posteingang, beim Laden der VEMA-Links und bei jedem Abruf nach dem Zeitplan unter **Automatischer Abruf**.
- Beim Aktualisieren fragt i-Planner die offenen Lieferungen ab und ruft jede neue Lieferung einzeln ab. Für jede Lieferung, die im Posteingang angekommen ist, schickt i-Planner eine Empfangsquittung.
- Kundendaten für die VEMA-Links schickt i-Planner, sobald im Fenster **Rechner & Co.** ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist, nicht erst bei **Öffnen**:

| Angabe | Was genau |
|---|---|
| Person | Anrede, Titel, Vorname, Name, Geburtsdatum. Jede Anrede außer Herr, Frau oder Firma geht als Herr an VEMA |
| Partnernummer | Die interne Kennung des Kunden in i-Planner |
| Anschrift | Straße, PLZ und Ort aus einer Adresse, bevorzugt der Standardadresse. Als Hausnummer immer 0 |
| Bankverbindung | Institut, Kontoinhaber und die IBAN, wenn sie gültig ist und mindestens 22 Zeichen hat, bevorzugt aus der Standard-Bankverbindung |
| Kommunikation | Telefon, Mobil, Fax und E-Mail. Einträge anderer Art gehen als Telefon an VEMA |

Dabei kürzt i-Planner Name, Vorname, Ort, Institut und Kontoinhaber auf 30 Zeichen und entfernt Klammern.

### Was zurückkommt und wo es landet

| Was | Wo es landet | Wann |
|---|---|---|
| Die Dokumente der VEMA-Lieferungen als Datei, mit der Endung aus dem Dateinamen von VEMA | Im **Posteingang** der **Kundenverwaltung** | Beim Aktualisieren im Posteingang |
| Angaben je Dokument: Dokumentname aus Vorgangstext und Dateiname, Erstelldatum des Vorgangs als Dokumentdatum, Name, Vorname und Geburtsdatum des Kunden, Versicherungsscheinnummer, Gesellschaft mit Name und Nummer, Geschäftsvorfall | Am Dokument im Posteingang. Beim Zuordnen und Ablegen als Vorschlag für Kunde und Vertrag | Mit der Abholung |
| Straße mit Hausnummer, Postleitzahl und Ort, Vertragsnummer und Gesellschaftsname | Im neu angelegten Kunden oder Vertrag. Die Postleitzahl steht im Feld **Adresszusatz** statt unter **PLZ**, außer bei einer Anschrift aus der KI-Auswertung | Beim Zuordnen mit **anlegen** |
| Die Liste der VEMA-Links mit Beschreibung und Adresse | Im Feld **Vema Links** des Fensters **Rechner & Co.** | Sobald ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist |
| Ein Fehlertext von VEMA | Im Dialog **Achtung** | Wenn VEMA den Abruf der Links mit einem Fehler beantwortet |
| Das Ergebnis der Anmeldeprüfung | Als Status auf der Seite des Accounts unter **Organisation › Accounts** | Nach dem Anlegen, bei **Verbindung prüfen** und täglich |

Den Geschäftsvorfall übernimmt i-Planner als Dokumentart zum BiPRO-Code, sonst als Text von VEMA. Eine Anrede des Kunden liefert VEMA nicht.

## Dokumente von VEMA abholen {#dokumente-vema-abholen}

1. Öffne in der **Kundenverwaltung** den **Posteingang**.
2. Klicke in der Dokumentenliste auf das Aktualisieren-Symbol mit den kreisförmigen Pfeilen. Es holt die neuen Dokumente aller Accounts ab, die Dokumente in den Posteingang liefern, darunter die VEMA-Accounts.
3. Eine Fortschrittsanzeige öffnet sich. Zuerst steht dort „Neue Dokumente werden angefragt...“. Danach erscheint je Account mit neuen Dokumenten eine Zeile wie „Mein VEMA Account - 3 neue Dokumente vorhanden!“ Darunter steht der Stand, etwa „1 von 3 Dokumente importiert...“.
4. Beim nächsten Öffnen des **Posteingangs** ordnet i-Planner die neuen Dokumente im Hintergrund zu. Passt die Versicherungsscheinnummer zu einem vorhandenen Vertrag, auch wenn sie dort anders formatiert ist, bekommt das Dokument diesen Vertrag und seinen Kunden. Es steht dann in **Zugeordnet über Vertragsnummer**. Sonst sucht i-Planner einen Kunden mit genau diesem Vor- und Nachnamen. Gibt es genau einen, steht das Dokument in **Zugeordnet über Kunden**. Ohne Treffer bleibt es in **Nicht zugeordnet**. Abgelegt ist es damit noch nicht, das machst du im **Posteingang**, siehe [Posteingang](/kundenverwaltung/posteingang/uebersicht).

Liegt bei keinem Account etwas bereit, meldet i-Planner „Es liegen zur Zeit keine neuen Dokumente zur Abholung bereit!“

i-Planner berücksichtigt VEMA-Accounts, die dir gehören oder für dich freigeschaltet sind. Bei ihnen muss **Account aktiv** eingeschaltet sein, und ihre Verbindungsprüfung muss geklappt haben. Scheitert die Anmeldung bei VEMA während des Aktualisierens, überspringt i-Planner den Account ohne eigene Meldung.

Beim Ablegen schlägt i-Planner aus den VEMA-Angaben Vorname, Name und Geburtsdatum des Kunden vor und sucht nach gleichnamigen Kunden. Den Vertrag bietet es als „Vertrag Nr.“ mit der Versicherungsscheinnummer an. Wählst du dort **anlegen**, übernimmt i-Planner Straße mit Hausnummer und Ort aus der VEMA-Lieferung in den neuen Kunden. Vertragsnummer und Namen der Gesellschaft übernimmt es in den neuen Vertrag. Die Postleitzahl trägt i-Planner dabei in das Feld **Adresszusatz** ein, das Feld **PLZ** bleibt leer. Trage sie danach in der Adresse des Kunden unter **PLZ** ein. Stammt die Anschrift aus einer KI-Auswertung des Dokuments, steht die Postleitzahl dagegen unter **PLZ**.

Eine bereits übernommene Lieferung legt i-Planner nicht noch einmal an, auch nicht über mehrere VEMA-Accounts deiner Organisation hinweg. Enthält eine Lieferung mehrere Dateien, übernimmt i-Planner nur die erste.

Bleibt der Posteingang leer, obwohl bei VEMA Dokumente warten, stehen die möglichen Gründe unter [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/pool/vema/fehlerbehebung#keine-neuen-dokumente).

## VEMA-Link zu einem Kunden öffnen {#vema-link-kunden-oeffnen}

1. Öffne in der **Kundenverwaltung** am besten zuerst den Kunden. Dann ist er im Fenster **Rechner & Co.** schon eingetragen.
2. Klicke oben rechts in der Kopfzeile, links neben deinem Profilbild, auf das Raster-Symbol mit dem Tooltip **Schnittstellen** und wähle die Kachel **VEMA**. Das Fenster **Rechner & Co.** öffnet sich mit dem Hinweis „Bitte wähle einen Kunden aus und drücke "Öffnen", um die Daten zu übertragen.“
3. Ist noch kein Kunde eingetragen, suche ihn im Abschnitt **Kunde** über **Kunde suchen**. Erst mit einem Kunden erscheint das Feld **Vema Links**.
4. Wähle unter **Vema Links** den gewünschten Link. Vorausgewählt ist der erste Eintrag.
5. Klicke auf **Öffnen**. Der Link öffnet sich in einem neuen Browser-Tab.

Die Kundendaten gehen schon an VEMA, sobald ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist, nicht erst bei **Öffnen**. Welche Angaben das sind, steht in diesem Artikel im Abschnitt [Welche Daten fließen](/organisation/integrationen/pool/vema/dokumente-und-links#daten-fliessen).

Die Linkliste holt i-Planner immer mit deinem eigenen eingeschalteten VEMA-Account. Zeigt das Fenster zusätzlich das Feld **Account**, ändert eine andere Auswahl dort die Links nicht.

Fehlt die Kachel **VEMA** oder zeigt das Fenster **Rechner & Co.** nur einen Hinweis, steht die Ursache unter [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/pool/vema/fehlerbehebung).

## Häufige Fragen {#haeufige-fragen}

::faq
  :::faq-item{question="Holt i-Planner VEMA-Dokumente automatisch ab?"}
  Nicht nach Zeitplan. Ein zeitgesteuerter Dokumentenabruf ist für VEMA derzeit abgeschaltet. In den **Posteingang** der **Kundenverwaltung** holst du VEMA-Dokumente über das Aktualisieren-Symbol mit den kreisförmigen Pfeilen ab. Die Einstellung **Automatischer Abruf** auf der Seite eines VEMA-Accounts ändert daran nichts, sie holt keine Dateien.
  :::

  :::faq-item{question="Kommen VEMA-Dokumente doppelt, wenn wir mehrere VEMA-Accounts haben?"}
  Nein. Eine bereits übernommene Lieferung legt i-Planner nicht noch einmal an, auch nicht über mehrere VEMA-Accounts deiner Organisation hinweg. Das gilt auch für Dokumente, die im Posteingang gelöscht, aber nicht endgültig entfernt wurden.
  :::

  :::faq-item{question="Kann ich ein VEMA-Dokument ein zweites Mal abholen?"}
  Nein. Jede Lieferung, die im **Posteingang** angekommen ist, quittiert i-Planner bei VEMA. Damit nimmt VEMA sie aus der Abholliste.
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  :::faq-item{question="Welche Kundendaten gehen an VEMA, wenn ich einen VEMA-Link öffne?"}
  Die Daten gehen schon beim Laden der Linkliste an VEMA. Das passiert, sobald im Fenster **Rechner & Co.** ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist, nicht erst bei **Öffnen**. i-Planner übermittelt Anrede, Titel, Vorname, Name und Geburtsdatum. Als Anrede gehen Herr, Frau oder Firma an VEMA, jede andere Anrede als Herr. Dazu kommen die interne Kennung des Kunden in i-Planner als Partnernummer und Straße, PLZ und Ort aus einer Adresse, bevorzugt der Standardadresse. Von der Bankverbindung gehen Institut und Kontoinhaber mit, dazu die IBAN, wenn sie gültig ist und mindestens 22 Zeichen hat. Außerdem übermittelt i-Planner Telefon, Mobil, Fax und E-Mail. Name, Vorname, Ort, Institut und Kontoinhaber kürzt i-Planner auf 30 Zeichen, Klammern entfernt es. Die Straße geht so an VEMA, wie sie im Feld **Straße** steht. Das eigene Feld für die Hausnummer füllt i-Planner immer mit 0.
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## Weitere Themen {#weitere-themen}

- [VEMA](/organisation/integrationen/pool/vema/uebersicht): VEMA einrichten, Account anlegen und im Blick behalten.
- [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/pool/vema/fehlerbehebung): wenn keine Dokumente kommen oder die Links fehlen.
- [Posteingang](/kundenverwaltung/posteingang/uebersicht): die Listen im Posteingang und wie du Dokumente abholst.
- [Dokumente ablegen](/kundenverwaltung/posteingang/dokumente-ablegen): ein Dokument einem Kunden und Vertrag zuordnen.