# VEMA > Was die VEMA-Integration kann, was du dafür brauchst und wie du VEMA aktivierst, freigibst und einen VEMA-Account anlegst und im Blick behältst. VEMA verbindet i-Planner mit der BiPRO-Schnittstelle der Versicherungsmakler-Genossenschaft VEMA eG. Die Integration ist für alle gedacht, die einen eigenen VEMA-Zugang mit Benutzername und Passwort haben. Damit holst du die Dokumente, die VEMA bereitstellt, in den **Posteingang** der **Kundenverwaltung**. Außerdem öffnest du über das Fenster **Rechner & Co.** VEMA-Links zu einem Kunden. ## Kurz erklärt {#kurz-erklaert} Was die VEMA-Integration kann: - Das Aktualisieren-Symbol im **Posteingang** der **Kundenverwaltung** holt die Dokumente ab, die VEMA für deine VEMA-Accounts bereithält. Die Dokumente kommen mit Angaben wie Name und Geburtsdatum des Kunden, Versicherungsscheinnummer und Gesellschaft, soweit VEMA diese mitliefert. Über diese Angaben ordnet i-Planner die Dokumente beim Öffnen des **Posteingangs** im Hintergrund Vertrag und Kunde zu. Dabei sortiert es sie in die Listen **Zugeordnet über Vertragsnummer**, **Zugeordnet über Kunden** oder **Nicht zugeordnet**. Jede übernommene Lieferung quittiert i-Planner bei VEMA. - In der **Kundenverwaltung** öffnest du über die Kachel **VEMA** hinter dem Symbol **Schnittstellen** das Fenster **Rechner & Co.** Sobald dort ein Kunde gewählt ist, lädt i-Planner die Links, die VEMA liefert. **Öffnen** öffnet den gewählten Link in einem neuen Browser-Tab. - i-Planner prüft die Zugangsdaten eines VEMA-Accounts direkt nach dem Anlegen und bei **Verbindung prüfen** bei VEMA. Dazu kommt eine tägliche Überprüfung, solange beim Account der Schalter **Account aktiv** eingeschaltet ist. Lehnt VEMA die Anmeldung bei der täglichen Überprüfung erstmals ab, erhält der **Accountinhaber** eine Benachrichtigung. ::callout --- color: amber icon: i-heroicons-exclamation-triangle --- VEMA-Dokumente holst du über das Aktualisieren-Symbol im Posteingang ab. Nach einem Zeitplan holt i-Planner derzeit keine VEMA-Dokumente in den Posteingang. Auch die Einstellung **Automatischer Abruf** auf der Seite eines VEMA-Accounts holt nur Angaben zu den offenen Lieferungen ab. Sie holt keine Dateien, legt keine Einträge im Posteingang an und schickt keine Quittung an VEMA. :: Typische Aufgaben mit VEMA: - Du richtest VEMA zum ersten Mal ein: [VEMA einrichten](/organisation/integrationen/pool/vema/uebersicht#vema-einrichten). - Neue VEMA-Dokumente sollen in den Posteingang: [Dokumente von VEMA abholen](/organisation/integrationen/pool/vema/dokumente-und-links#dokumente-vema-abholen). - Du willst einen VEMA-Link zu einem Kunden öffnen: [VEMA-Link zu einem Kunden öffnen](/organisation/integrationen/pool/vema/dokumente-und-links#vema-link-kunden-oeffnen). - Du willst sehen, ob dein VEMA-Zugang funktioniert: [VEMA-Account im Blick behalten](/organisation/integrationen/pool/vema/uebersicht#vema-account-blick-behalten). - Anlegen, Prüfen oder Abholen klappt nicht: [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/pool/vema/fehlerbehebung). ## Voraussetzungen {#voraussetzungen} - Ein VEMA-Zugang mit Benutzername und Passwort. i-Planner meldet sich damit am BiPRO-Dienst von VEMA an. - Zum Aktivieren von VEMA und zum Festlegen der **Freigabe** braucht deine Benutzerrolle das Recht **Integrationen**. Zum Anlegen eines VEMA-Accounts braucht sie das Recht **Accounts**. - VEMA ist unter **Organisation › Integrationen** aktiviert. Sonst steht VEMA bei **Neuer Account** nicht zur Auswahl, die Kachel **VEMA** fehlt in der **Kundenverwaltung**, und i-Planner holt keine VEMA-Dokumente ab. - Steht die **Freigabe** von VEMA auf **Nur ausgewählte Mitarbeiter**, musst du dort ausgewählt sein. Das gilt für die Kachel **VEMA**, das Fenster **Rechner & Co.** und das Anlegen eines VEMA-Accounts. Nur beim Anlegen sind Personen mit dem Recht **Integrationen** davon ausgenommen. - Für die Abholung im Posteingang und für das Fenster **Rechner & Co.** brauchst du mindestens einen VEMA-Account, der dir gehört oder für dich freigeschaltet ist. Bei ihm muss der Schalter **Account aktiv** eingeschaltet sein, und seine Verbindungsprüfung muss geklappt haben (Status **Verbunden**). - Die VEMA-Links im Fenster **Rechner & Co.** holt i-Planner immer mit deinem eigenen eingeschalteten VEMA-Account. ## VEMA einrichten {#vema-einrichten} Die Einrichtung hat zwei Teile. Du aktivierst VEMA einmal für die Organisation und legst danach einen VEMA-Account mit deinen Zugangsdaten an. ### VEMA aktivieren 1. Öffne **Organisation › Integrationen**, wähle links unter **Entdecken** den Eintrag **Alle** und klicke **VEMA** an. Die Detailseite zeigt oben das Kennzeichen **Official**, **Built by** VEMA und **Website** vema-eg.de. 2. Schalte im Bereich **Aktivierung** den Schalter **Integration aktivieren** ein. *Animation: Die Detailseite von VEMA mit Logo, Kennzeichen Official, der Beschreibung Versicherungsmakler-Genossenschaft für Einkaufsvorteile und Deckungskonzepte und den Angaben Built by VEMA, Docs i-Planner Docs und Website vema-eg.de. Die Integration ist aus, im Bereich Accounts steht zum Beispiel 1 Account verknüpft, davon 1 aktiv, darunter der Schalter Alle Accounts deaktivieren. Im Bereich Aktivierung wird der Schalter Integration aktivieren eingeschaltet, es erscheint Feld „Integration aktivieren“ wurde gespeichert!; Alle Accounts deaktivieren verschwindet, und unter Accounts erscheint der Bereich Einschränkungen mit der Freigabe Alle Mitarbeiter. Dann wird die Freigabe auf Nur ausgewählte Mitarbeiter gestellt. Im neuen Bereich Ausgewählte Mitarbeiter mit der Liste aus Gruppen, Rollen und Personen wird die Rolle Administrator angekreuzt, der Zähler springt auf 2 Mitglieder, es erscheint Freigabe gespeichert.* 3. Optional: Erst bei aktivierter Integration erscheint der Bereich **Einschränkungen**. Dort legst du unter **Freigabe** fest, wer VEMA nutzen darf: **Alle Mitarbeiter** (Voreinstellung) oder **Nur ausgewählte Mitarbeiter**. Bei **Nur ausgewählte Mitarbeiter** wählst du im Bereich **Ausgewählte Mitarbeiter** Rollen, Gruppen und Personen aus. Wie das geht, steht unter **Organisation › Integrationen** im Abschnitt [Wer die Integration nutzen darf](/organisation/integrationen/uebersicht#wer-integration-nutzen-darf). Sobald es VEMA-Accounts gibt, zeigt die Detailseite zusätzlich den Bereich **Accounts** mit der Zahl der verknüpften und der aktiven Accounts. ### VEMA-Account anlegen 1. Öffne **Organisation › Accounts** und klicke auf **Neuer Account**. 2. Wähle in der Liste **VEMA**. 3. Fülle unter **Stammdaten** das Feld **Name** aus. Wird dir das Feld **Accountinhaber** angeboten, wähle dort das Teammitglied, dem der Account gehören soll. 4. Trage unter **Zugangsdaten** **Benutzername** und **Passwort** deines VEMA-Zugangs ein. 5. Klicke auf **Account anlegen**. i-Planner meldet „Account erstellt“ und prüft die Verbindung sofort bei VEMA. Klappt die Anmeldung, erscheint „Verbindung erfolgreich“, und oben auf der Seite des Accounts steht **Verbunden**. Lehnt VEMA die Anmeldung ab oder schlägt die Prüfung fehl, öffnet sich der Dialog **Validierung fehlgeschlagen** mit dem Grund, und der Account steht auf Fehler. War VEMA nicht erreichbar, bleibt der Account auf **Nicht geprüft**, und es erscheint der Hinweis „Der Anbieter ist momentan nicht erreichbar — bitte später erneut versuchen.“ Was du bei einer Fehlermeldung tust, steht unter [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/pool/vema/fehlerbehebung). ### Die Eingabefelder | Feld | Pflicht | Was eintragen | |---|---|---| | **Name** | Ja | Frei wählbarer Anzeigename, zum Beispiel „Mein VEMA Account“. Er steht auch in der Fortschrittsanzeige, wenn im Posteingang Dokumente abgeholt werden. Bleibt das Feld leer, erscheint **Name ist erforderlich**. | | **Accountinhaber** | Ja | Das Teammitglied, dem der Account gehört. Voreingestellt bist du selbst. Das Feld erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle Accounts anderen Teammitgliedern zuordnen darf. | | **Benutzername** | Ja, für die Anmeldung bei VEMA | Der Benutzername deines VEMA-Zugangs. Das Formular verlangt das Feld nicht zwingend, die Anmeldung bei VEMA verwendet ihn aber. | | **Passwort** | Ja, **geheim** | Das Passwort deines VEMA-Zugangs. Fehlt es beim Anlegen, erscheint **Passwort ist erforderlich**. i-Planner speichert es verschlüsselt und zeigt es später nicht mehr im Klartext an. Der Hinweis unter dem Feld lautet allgemein „Passwort bzw. App-Passwort des Postfachs.“ Bei VEMA gehört hier das Passwort deines VEMA-Zugangs hinein. | ## VEMA-Account im Blick behalten {#vema-account-blick-behalten} Öffne den VEMA-Account unter **Organisation › Accounts**. Dort findest du: - Oben auf der Seite steht der Status: **Verbunden** oder **Nicht geprüft**, solange die Verbindung noch nicht geprüft wurde. Ist die letzte Prüfung gescheitert, steht dort rot der Grund. - Die Karte mit der Schaltfläche **Verbindung prüfen** testet die gespeicherten Zugangsdaten jederzeit erneut bei VEMA. - Das gespeicherte **Passwort** bleibt unsichtbar. Das Feld trägt den Hinweis „Gespeichert — aus Sicherheit nicht erneut anzeigbar. Leer lassen behält ihn, eine Eingabe ersetzt ihn.“ Lässt du es leer, bleibt das Passwort erhalten, eine Eingabe ersetzt es. Teste ein neues Passwort danach mit **Verbindung prüfen**. - Ist der Schalter **Account aktiv** aus, berücksichtigt i-Planner den Account beim Aktualisieren im Posteingang nicht. - Die **Freischaltung** legt fest, wer den Account außer dem Accountinhaber nutzen darf. Zur Wahl stehen **Alle Mitarbeiter**, **Nur das Team des Accountinhabers**, **Nur der Accountinhaber** (Voreinstellung) und **Accountinhaber + ausgewählte**. Für freigeschaltete Kolleginnen und Kollegen holt das Aktualisieren im Posteingang die Dokumente dieses Accounts mit ab. - Die Einstellung **Automatischer Abruf** bringt bei VEMA keine Dokumente in den Posteingang, und der **Erstabruf-Zeitraum (Tage)** unter **Datenabruf** hat bei VEMA keine Wirkung. Schlägt dieser Abruf fehl und liegt das nicht nur daran, dass VEMA gerade nicht erreichbar war, setzt i-Planner den Account auf Fehler. Danach überspringt ihn das Aktualisieren im Posteingang. Zusätzlich prüft i-Planner VEMA-Accounts täglich. Lehnt VEMA die Anmeldung dabei bei einem bis dahin fehlerfreien Account ab, erhält der **Accountinhaber** die Benachrichtigung „Verbindung fehlgeschlagen: …“ mit dem Namen des Accounts. Darin steht der Text „Die tägliche Überprüfung des Accounts ist fehlgeschlagen:“, gefolgt vom Grund. Ein Link führt zur Seite des Accounts. ## Häufige Fragen {#haeufige-fragen} ::faq :::faq-item{question="Welche Zugangsdaten trage ich für VEMA ein?"} **Benutzername** und **Passwort** deines VEMA-Zugangs. i-Planner meldet sich damit am BiPRO-Dienst von VEMA an. Der Hinweis unter dem Feld **Passwort** lautet allgemein „Passwort bzw. App-Passwort des Postfachs.“ Bei VEMA gehört dort das Passwort deines VEMA-Zugangs hinein. Unter **Zugangsdaten** verlangt das Formular beim Anlegen nur das **Passwort** zwingend. Die Anmeldung bei VEMA verwendet aber auch das Feld **Benutzername**, fülle es deshalb immer aus. ::: :::faq-item{question="Wie oft prüft i-Planner meinen VEMA-Zugang?"} Automatisch direkt nach **Account anlegen** und danach täglich, solange beim Account der Schalter **Account aktiv** eingeschaltet ist. Von Hand kannst du jederzeit zusätzlich prüfen. Öffne dazu den Account unter **Organisation › Accounts** und klicke auf **Verbindung prüfen**. ::: :::faq-item{question="Eine Kollegin nutzt meinen VEMA-Account über die Freischaltung — kann sie damit VEMA-Links öffnen?"} Die Linkliste im Fenster **Rechner & Co.** holt i-Planner immer mit dem eigenen eingeschalteten VEMA-Account der angemeldeten Person. Eine andere Auswahl im Feld **Account** ändert die Links nicht. Für die VEMA-Links braucht deine Kollegin deshalb einen eigenen VEMA-Account unter **Organisation › Accounts**. Beim Aktualisieren im **Posteingang** der **Kundenverwaltung** berücksichtigt i-Planner für sie dagegen auch deinen freigeschalteten Account und holt dessen Dokumente mit ab. ::: :::faq-item{question="Ich habe VEMA deaktiviert — sind die VEMA-Accounts jetzt stillgelegt?"} Nein. Hinter dem Info-Symbol am Schalter **Integration aktivieren** steht: „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter ‚Alle Accounts deaktivieren‘ nutzen.“ Diesen Schalter findest du unter **Organisation › Integrationen** auf der Detailseite von VEMA im Bereich **Accounts**. Er erscheint nur, solange VEMA deaktiviert ist. Mehr dazu steht unter **Organisation › Integrationen** im Abschnitt [Alle Accounts einer Integration stilllegen](/organisation/integrationen/uebersicht#accounts-integration-stilllegen). ::: :: ## Weitere Themen {#weitere-themen} - [Dokumente abholen und Links öffnen](/organisation/integrationen/pool/vema/dokumente-und-links): welche Daten fließen, VEMA-Dokumente abholen, VEMA-Links öffnen. - [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/pool/vema/fehlerbehebung): wenn Anlegen, Prüfen, Abholen oder ein Link nicht klappt. - [Integrationen](/organisation/integrationen/uebersicht): Integrationen aktivieren, freigeben und ihre Accounts stilllegen. - [Accounts](/organisation/accounts/uebersicht): Accounts anlegen, freischalten und prüfen.