# Portale

> Was Portale kann, wie du die Linksammlung aktivierst und freigibst, Portal-Einträge bei den Produktpartnern anlegst und die Portale in der Kundenverwaltung öffnest.

**Portale** ist ein Werkzeug von i-Planner ohne Anbindung an ein fremdes System. Es ist eine zentrale Linksammlung mit Sprungmarken und Links in die Gesellschaftsportale. Ist die Integration aktiviert, öffnen freigegebene Mitarbeiter in der **Kundenverwaltung** über **Schnittstellen** die Kachel **Portale**. Dort sehen sie die Portal-Einträge, die bei den Produktpartnern hinterlegt sind.

## Kurz erklärt {#kurz-erklaert}

Portale bündelt die Portal-Einträge deiner Produktpartner an einer Stelle:

- In der Kundenverwaltung öffnen das Raster-Symbol **Schnittstellen** in der Kopfzeile und die Kachel **Portale** das Fenster **Portale**. Es listet die Portal-Einträge der Produktpartner mit ihren hinterlegten Links.
- Jeder Portal-Eintrag gehört zu einem Produktpartner. Neue Einträge legst du in der Kundenverwaltung über **Hinzufügen** › **Produktpartner** › **Portal** an.
- Unter **Organisation › Integrationen** schaltest du Portale für deine Organisation ein oder aus und legst über die **Freigabe** fest, wer die Kachel sieht.

Nicht möglich sind:

- eine automatische Anmeldung in den Gesellschaftsportalen
- die Übergabe von Kunden-, Vertrags- oder Benutzerdaten an ein Portal
- ein Abruf von Daten oder Dokumenten aus den Portalen, eine Synchronisation oder Dokumente im Posteingang

Typische Aufgaben:

- Die Linksammlung soll in der Kundenverwaltung erscheinen: [Portale aktivieren und freigeben](/organisation/integrationen/portale/uebersicht#portale-aktivieren-freigeben).
- Ein weiteres Gesellschaftsportal soll in die Liste: [Portal-Einträge anlegen](/organisation/integrationen/portale/uebersicht#portal-eintraege-anlegen).
- Du willst ein Portal aufrufen: [Portale in der Kundenverwaltung öffnen](/organisation/integrationen/portale/uebersicht#portale-kundenverwaltung-oeffnen).
- Die Kachel oder ein Portal fehlt: [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/portale/fehlerbehebung).

## Voraussetzungen {#voraussetzungen}

- Zum Einrichten braucht deine Benutzerrolle das Recht **Integrationen**. Im Rollen-Editor steht es im Block **Organisation**. Ohne dieses Recht lässt sich die Detailseite von Portale nicht öffnen. i-Planner leitet dich dann zum ersten Modul weiter, das du öffnen darfst.
- Portale ist aktiviert. Solange der Schalter **Integration aktivieren** aus ist, erscheint die Kachel **Portale** bei niemandem.
- Der Mitarbeiter ist freigegeben. Voreingestellt ist die **Freigabe** **Alle Mitarbeiter**.
- Es gibt gespeicherte Portal-Einträge bei den Produktpartnern. Nur diese erscheinen im Fenster **Portale**.
- Zum Anlegen und Bearbeiten von Portal-Einträgen braucht die Benutzerrolle bei **Produktpartner** im Abschnitt **Portale** den Schalter **Mit Bearbeitung**.
- Zugangsdaten brauchst du nicht, weder einen API-Schlüssel noch einen Account.

## Portale aktivieren und freigeben {#portale-aktivieren-freigeben}

Die Einrichtung der Integration Portale hat zwei Teile. Unter **Organisation › Integrationen** schaltest du Portale ein und legst die **Freigabe** fest. In der **Kundenverwaltung** legst du bei den Produktpartnern die Portal-Einträge an, die das Fenster **Portale** zeigt, siehe [Portal-Einträge anlegen](/organisation/integrationen/portale/uebersicht#portal-eintraege-anlegen). So schaltest du Portale ein:

1. Öffne **Organisation › Integrationen** und klicke in der Liste **Entdecken › Alle** auf **Portale**. Unter **Pool**, **Datenlieferanten**, **E-Mail** und **KI** steht Portale nicht, weil die Integration keiner Kategorie zugeordnet ist.
2. Schalte im Bereich **Aktivierung** den Schalter **Integration aktivieren** ein. i-Planner speichert die Änderung sofort.

*Animation: Die Detailseite von Portale unter Organisation › Integrationen mit dem lila Link-Symbol als Logo, dem Kennzeichen Official, der am Zeilenende gekürzten Beschreibung „i-Planner-Tool zur Anzeige von Sprungmarken und Links in die Gesellschaftsportale …“ und der Angabe Built by iPlanner. Im Bereich Aktivierung wird der Schalter Integration aktivieren eingeschaltet, es erscheint Feld „Integration aktivieren“ wurde gespeichert!, und darunter erscheint der Bereich Einschränkungen mit der Freigabe Alle Mitarbeiter. Dann wird die Freigabe auf Nur ausgewählte Mitarbeiter gestellt. Im neuen Bereich Ausgewählte Mitarbeiter mit der Liste aus Gruppen, Rollen und Personen wird die Rolle Administrator angekreuzt, der Zähler springt auf 2 Mitglieder, es erscheint Freigabe gespeichert.*

3. Danach erscheint der Bereich **Einschränkungen** („Wer darf diese Integration nutzen? Standard: alle Mitarbeiter.“). Lass das Feld **Freigabe** auf **Alle Mitarbeiter** oder wähle **Nur ausgewählte Mitarbeiter**.
4. Nur bei **Nur ausgewählte Mitarbeiter**: Wähle im Bereich **Ausgewählte Mitarbeiter** die Rollen, Gruppen und Personen aus, die Portale nutzen dürfen. Die Auswahl speichert i-Planner automatisch und bestätigt das mit „Freigabe gespeichert“.

| Feld | Pflicht | Was eintragen |
|---|---|---|
| **Integration aktivieren** | Ja | Einschalten („Aktiviert diese Integration für deine Organisation.“). Ohne Aktivierung erscheint die Kachel **Portale** bei niemandem. |
| **Freigabe** | Nein | **Alle Mitarbeiter** (Voreinstellung) oder **Nur ausgewählte Mitarbeiter**. Das Feld erscheint erst, wenn **Integration aktivieren** eingeschaltet ist. |
| **Ausgewählte Mitarbeiter** | Nein | Nur bei **Nur ausgewählte Mitarbeiter**: die Rollen, Gruppen und Personen, die Portale nutzen dürfen. Solange niemand ausgewählt ist, sieht niemand die Kachel **Portale**. |

Geheime Felder wie Passwort oder Schlüssel gibt es bei Portale nicht, und die Detailseite hat keinen Bereich **Zugangsdaten**.

Bei **Nur ausgewählte Mitarbeiter** gibt es keine Ausnahme. Auch Administratoren sehen die Kachel **Portale** nur, wenn sie selbst, ihre Rolle oder eine ihrer Gruppen ausgewählt ist. Wie die Auswahl im Einzelnen funktioniert, steht unter **Organisation › Integrationen** im Abschnitt [Wer die Integration nutzen darf](/organisation/integrationen/uebersicht#wer-integration-nutzen-darf).

## Portal-Einträge anlegen {#portal-eintraege-anlegen}

Das Fenster **Portale** der Integration Portale zeigt nur Portal-Einträge, die bei einem Produktpartner gespeichert sind. So legst du einen neuen an:

1. Klicke in der Kopfzeile der **Kundenverwaltung** auf **Hinzufügen** (Plus-Symbol).
2. Wähle **Produktpartner** › **Portal**. Ein neuer Portal-Eintrag öffnet sich. Den Eintrag **Portal** gibt es nur, wenn deine Benutzerrolle bei **Produktpartner** im Abschnitt **Portale** den Schalter **Mit Bearbeitung** hat.
3. Weise den Eintrag einem Produktpartner zu. Steht im Portal-Eintrag „Kein Produktpartner vorhanden“, klicke auf **Jetzt zuweisen...** und wähle den Produktpartner aus.
4. Speichere den Eintrag.

::callout
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color: amber
icon: i-heroicons-exclamation-triangle
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Ein neuer Portal-Eintrag erscheint erst im Fenster **Portale**, wenn er gespeichert und einem Produktpartner zugeordnet ist. Ungespeichert ist er ein Entwurf. i-Planner zeigt dann den Hinweis „Dieses Portal wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! Du kannst es als Entwurf speichern, um später weiter daran zu arbeiten.“ Entwürfe zeigt die Liste nicht.
::

Ob alles passt, prüfst du in der Kundenverwaltung über das Raster-Symbol **Schnittstellen** und die Kachel **Portale**. Den genauen Weg beschreibt der Abschnitt [Portale in der Kundenverwaltung öffnen](/organisation/integrationen/portale/uebersicht#portale-kundenverwaltung-oeffnen).

## Welche Daten fließen {#daten-fliessen}

### Was i-Planner übermittelt

Nichts. Portale überträgt keine Kunden-, Vertrags- oder Benutzerdaten, weder an ein Gesellschaftsportal noch an ein anderes System. Das Fenster **Portale** hat keine Kundenauswahl und keine Schaltfläche zum Übergeben, wie sie andere Schnittstellen etwa mit **Übergeben & Öffnen** haben. Eine automatische Anmeldung in den Portalen gibt es nicht.

### Was zurückkommt

| Was | Wo es landet | Wann |
|---|---|---|
| Keine Daten aus den Gesellschaftsportalen. Das Fenster zeigt die in i-Planner gepflegte Liste der Portal-Einträge der Produktpartner mit ihren hinterlegten Links. | Im Fenster **Portale** in der Kundenverwaltung (Kopfzeile › **Schnittstellen** › Kachel **Portale**). Die Einträge selbst gehören zum jeweiligen Produktpartner. | Beim Öffnen der Kachel, mit dem aktuellen Stand in i-Planner |

Einen Abruf aus den Portalen, eine Synchronisation und Dokumente im Posteingang gibt es für Portale nicht.

## Portale in der Kundenverwaltung öffnen {#portale-kundenverwaltung-oeffnen}

1. Klicke in der Kopfzeile der **Kundenverwaltung** rechts, zwischen den Benachrichtigungen und deinem Profil, auf das Raster-Symbol aus Punkten. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint **Schnittstellen**. Es öffnen sich die Kacheln der Schnittstellen, die dir zur Verfügung stehen, jede mit Symbol und Namen.
2. Klicke auf die Kachel **Portale**. Das Fenster **Portale** öffnet sich mit der Liste der Portal-Einträge.

Unten im Fenster **Portale** gibt es keine Schaltflächen, und eine Kundenauswahl hat es nicht.

Die Liste zeigt nur Portal-Einträge, die gespeichert und nicht gelöscht sind und zu einem vorhandenen Produktpartner gehören. Entwürfe fehlen. Fehlt deiner Benutzerrolle bei **Produktpartner** im Abschnitt **Profil** der Schalter **Mit Bearbeitung**, zeigt die Liste außerdem nur Portale der Art „Vertrieb“ und Portale, denen du folgst. Ob die Portale eines Produktpartners erscheinen, hängt dann zusätzlich von seinem Status ab.

Das Raster-Symbol **Schnittstellen** erscheint nur, wenn für dich mindestens eine Integration mit Kachel aktiviert und freigegeben ist. Die Kachel **Portale** erscheint nur, wenn Portale unter **Organisation › Integrationen** aktiviert ist und die **Freigabe** dich zulässt.

## Häufige Fragen {#haeufige-fragen}

::faq
  :::faq-item{question="Brauche ich Zugangsdaten oder einen Account für Portale?"}
  Nein. Die Detailseite von Portale unter **Organisation › Integrationen** hat keinen Bereich **Zugangsdaten**, und Portale braucht weder einen API-Schlüssel noch einen Account. Sobald Portale aktiviert ist, steht die Integration unter **Organisation › Accounts** bei **Neuer Account** zwar zur Auswahl. Das Fenster **Portale** nutzt dort angelegte Accounts aber nicht. Nötig sind nur der eingeschaltete Schalter **Integration aktivieren** und eine **Freigabe**, die dich zulässt.
  :::

  :::faq-item{question="Meldet mich Portale automatisch in den Gesellschaftsportalen an?"}
  Nein. Portale ist eine reine Linksammlung. Es gibt keine automatische Anmeldung in den Portalen, und i-Planner übergibt auch keine Kunden-, Vertrags- oder Benutzerdaten. Das Fenster **Portale** hat auch keine Kundenauswahl.
  :::

  :::faq-item{question="Was passiert, wenn ich Portale deaktiviere?"}
  Schaltest du unter **Organisation › Integrationen** auf der Detailseite von Portale den Schalter **Integration aktivieren** aus, verschwindet die Kachel **Portale** für alle Mitarbeiter. Am Info-Symbol neben dem Schalter steht der Hinweis „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter ‚Alle Accounts deaktivieren‘ nutzen.“ Er betrifft Accounts, und die braucht Portale nicht.
  :::

  :::faq-item{question="Wo sehe ich, wer Portale ein- oder ausgeschaltet oder die Freigabe geändert hat?"}
  i-Planner protokolliert Änderungen an der Aktivierung und an der **Freigabe** von Portale unter **Organisation › Audit-Log** im Bereich „Integrationen“. Du siehst sie dort, sofern deine Benutzerrolle das Recht **Audit-Log** hat. Wie du das Protokoll liest, steht unter **Organisation › Integrationen** im Abschnitt [Sehen, wer eine Integration geändert hat](/organisation/integrationen/uebersicht#aenderungen-im-audit-log).
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## Weitere Themen {#weitere-themen}

- [Fehlerbehebung](/organisation/integrationen/portale/fehlerbehebung): wenn die Kachel oder ein Portal fehlt oder eine Meldung erscheint.
- [Ansprechpartner und Portale](/kundenverwaltung/produktpartner/ansprechpartner-und-portale): Portal-Einträge bei den Produktpartnern anlegen und pflegen.
- [Wer die Integration nutzen darf](/organisation/integrationen/uebersicht#wer-integration-nutzen-darf): die Freigabe für Rollen, Gruppen und Personen einstellen.
- [Benutzerrollen](/organisation/einstellungen/team-und-rollen/benutzerrollen/uebersicht): den Schalter **Mit Bearbeitung** bei **Produktpartner** setzen.