Changelog

Neue Funktionen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen in i-Planner.

  1. Neu

    Alle Kontingente auf einen Blick

    Wie viele Plätze, wie viel Speicher, wie viele API-Anfragen sind noch frei? Unter „Organisation › Nutzung“ siehst du jetzt alle Kontingente deines Tarifs auf einen Blick, dazu ihren Verlauf.

    Oben auf der Seite Nutzung steht „Gemessen am 30.09.2026, 08:30 Uhr · Tarif Professional“, darunter die Übersicht mit einer Kachel je Kontingent. Über dem Ring der Kachel Nutzer (5 / 6) erscheint „83 % belegt“, der Ring von Benutzerrollen (3 / 3) ist rot und zeigt „100 % belegt“. Kunden steht mit „Fair Use*“ da, erklärt in der Fußnote unter den Kacheln, Credits mit „12.500 verfügbar“. Zum Schluss zeigt der Mauszeiger auf den Link Versionsvergleich.

    So geht's

    1. Öffne „Organisation › Nutzung“.
    2. Lies oben in den Kacheln ab, wie viel jedes Kontingent belegt ist.
    3. Klicke auf eine Kachel, um das Kontingent dort zu verwalten, wo es entsteht.
    4. Sieh dir darunter Kunden und Verträge, Speicher, API, Webhooks und Credits im Verlauf an.
      • Die Zahlen sind ein Messstand. Wann gemessen wurde, steht unter dem Titel.
      • „Fair Use“ heißt: keine feste Obergrenze, solange die Nutzung im üblichen Rahmen bleibt.
      • Mehr Speicher buchst du über „Speicher erweitern“. Der Versionsvergleich zeigt, was die anderen Tarife bieten.
      • Die Seite sieht, wessen Benutzerrolle unter „Organisation“ das Recht „Nutzung“ hat.
    In den Docs weiterlesen
  2. Neu

    Regeln für eingehende E-Mails

    Newsletter, Werbung und Rechnungen mit zehn Anhängen füllen schnell die Ablage. Mit Regeln bestimmst du, welche E-Mails i-Planner übernimmt und welche Anhänge es als Dokumente ablegt.

    Die Aktionen der Regel Rechnungen als PDF. Zu E-Mail übernehmen kommt Anhänge als Dokumente ablegen mit Nur diese Dateitypen und PDF (.pdf) hinzu.

    So geht's

    1. Öffne „Organisation › Einstellungen › E-Mail › Regeln“ und klicke auf „Neue Regel“.
    2. Gib einen Namen ein und lege unter „Wenn“ die Bedingungen fest, etwa einen Absender oder ein Wort im Betreff.
    3. Lege unter „Aktionen durchführen“ fest, was mit passenden E-Mails geschieht, zum Beispiel nur PDF-Anhänge ablegen.
    4. Schalte unter „Stammdaten“ den Schalter „Regel aktiv“ ein.
    5. Ordne die Regel unter „E-Mail-Accounts“ einem Postfach zu.
      • Jeder Account prüft seine Regeln der Reihe nach. Die erste passende entscheidet.
      • Passt keine Regel, übernimmt i-Planner die E-Mail mit allen Anhängen.
      • Im Postfach selbst ändern Regeln nichts.
      • Regeln prüfen nur eingehende E-Mails. Der Account muss deshalb auf „Senden und empfangen“ stehen.
      • Die Standardrollen „Inhaber“ und „Administrator“ haben vollen Zugriff, die übrigen Standardrollen keinen.
      • Für eigene Regeln braucht deine Rolle für die Seite „Regeln“ mindestens „Lesen + Bearbeiten“.
      • Zum Zuordnen musst du den E-Mail-Account bearbeiten dürfen.
    In den Docs weiterlesen
  3. Verbessert

    Ordner-Vorlagen für die ganze Organisation

    Legst du bei jedem neuen Kunden dieselben Ordner an, etwa „Verträge“, „Schäden“ und „Korrespondenz“? Mit einer Ordner-Vorlage machst du das nur einmal. Danach übernimmst du die ganze Struktur bei jedem Kunden mit wenigen Klicks.

    Die Dokumente eines Kunden. Die runde Plus-Schaltfläche öffnet ein Menü, darin wird Vorlage hinzufügen gewählt. Das Fenster Ordner-Vorlage anwenden zeigt zwei Vorlagen mit Beschreibung und Zahl der Ordner.

    So geht's

    1. Öffne „Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Ordner“ und klicke auf „Neue Vorlage“.
    2. Gib einen Namen ein und baue unter „Ordnerstruktur“ die Ordner auf, auch mit Unterordnern.
    3. Wähle unter „Freischaltung“, wer die Vorlage außer dir nutzen darf.
    4. Öffne beim Kunden den Reiter „Dokumente“, klicke auf die runde Plus-Schaltfläche und wähle „Vorlage hinzufügen“.
    5. Wähle die Vorlage und klicke auf „Anwenden“. i-Planner legt die Ordner an.
      • Ordner-Vorlagen gehören zum Tarif Professional und höher.
      • Die angelegten Ordner gehören dem Kunden. Änderst du später die Vorlage, bleiben sie, wie sie sind.
      • Bei Produktpartnern und Benutzern wendest du eine Vorlage genauso an.
      • Zum Ansehen braucht deine Rolle für die Seite „Ordner“ mindestens „Nur lesen“, zum Anlegen und Ändern „Lesen + Bearbeiten“.
      • Zum Löschen braucht sie „Lesen + Bearbeiten + Löschen“.
      • Zum Anwenden einer Vorlage brauchst du die Seite „Ordner“ nicht.
    In den Docs weiterlesen
  4. Verbessert

    Signaturen für die ganze Organisation

    Pflegt jeder im Team seine Signatur selbst, sieht jede E-Mail anders aus. Jetzt verwaltest du alle Signaturen deiner Organisation an einem Ort, teilst sie mit Kollegen und ordnest sie Postfächern zu.

    Die Liste der Signaturen mit Suchfeld, Filter und dem Knopf Neue Signatur. Im Suchfeld wird „urlaub“ eingegeben, es bleibt die Signatur Urlaubsvertretung.

    So geht's

    1. Öffne „Organisation › Einstellungen › E-Mail › Signaturen“ und klicke auf „Neue Signatur“.
    2. Gib unter „Stammdaten“ einen Namen ein und gestalte unter „Inhalt“ den Text mit Bildern und Links.
    3. Wähle unter „Freischaltung“, wer die Signatur außer dir nutzen darf.
    4. Ordne die Signatur unter „E-Mail-Accounts“ einem Postfach zu, für neue E-Mails, für Antworten oder für beides.
      • Schreibst du in der Kundenverwaltung eine E-Mail, setzt i-Planner die passende Signatur automatisch ein.
      • Einen Speichern-Knopf gibt es nicht. Jede Änderung wird sofort gespeichert.
      • Inaktive Signaturen stehen bei der Zuordnung zu E-Mail-Accounts nicht zur Auswahl.
      • Über „Exportieren“ speicherst du die Liste als Excel, CSV, JSON oder PDF.
      • Zum Ansehen braucht deine Rolle das Recht „Einstellungen“, die Gruppe „E-Mail“ und für die Seite „Signaturen“ mindestens „Nur lesen“.
      • Mit „Lesen + Bearbeiten“ legst du Signaturen an und änderst deine eigenen.
      • Mit „Lesen + Bearbeiten + Löschen“ siehst und änderst du alle Signaturen deiner Organisation.
    In den Docs weiterlesen