Regeln
Wie du unter Organisation › Einstellungen › E-Mail › Regeln festlegst, welche eingehenden E-Mails i-Planner übernimmt und welche Anhänge es als Dokumente ablegt, und wie du Regeln den E-Mail-Accounts zuordnest.
Mit Regeln bestimmst du, was i-Planner mit neuen E-Mails in einem verbundenen Postfach macht. Du legst fest, welche E-Mails es übernimmt und welche Anhänge es als Dokumente ablegt, zum Beispiel keine Newsletter oder von Rechnungen nur das PDF.
Kurz erklärt
Eine Regel prüft jede eingehende E-Mail. Unter Wenn stehen ihre Bedingungen, etwa ein bestimmter Absender, ein Wort im Betreff oder ein Anhang. Unter Aktionen durchführen steht, was mit einer passenden E-Mail geschieht.
Eine Regel wirkt erst, wenn du sie einem E-Mail-Account zuordnest. Jeder Account prüft seine Regeln der Reihe nach, und die erste passende entscheidet. Passt keine, übernimmt i-Planner die E-Mail mit allen Anhängen. Im Postfach selbst ändern Regeln nichts.
Typische Aufgaben:
- Newsletter sollen gar nicht erst in i-Planner landen: Eine Regel anlegen mit der Aktion E-Mail nicht übernehmen.
- Von Rechnungen soll nur das PDF in die Dokumente: Aktionen festlegen.
- Du suchst eine fertige Idee: Beispiele für Regeln.
- Eine Regel soll für ein Postfach gelten: Regeln E-Mail-Accounts zuordnen.
- Zwei Regeln passen auf dieselbe E-Mail: Welche Regel entscheidet.
- Kollegen sollen deine Regel für ihr Postfach nutzen: Festlegen, wer eine Regel nutzen darf.
Voraussetzungen
- Deine Benutzerrolle braucht das Recht Einstellungen, die Gruppe E-Mail und für die Seite Regeln mindestens Nur lesen. Die Standardrollen Inhaber und Administrator haben Lesen + Bearbeiten + Löschen, die übrigen Standardrollen keinen Zugriff.
- Zum Anlegen und Ändern deiner eigenen Regeln braucht deine Rolle Lesen + Bearbeiten. Was welche Stufe erlaubt, steht unter Wer eine Regel ändern darf. Die Stufen vergibt eine Person mit passenden Rechten unter Benutzerrollen.
- Zum Zuordnen musst du den E-Mail-Account bearbeiten dürfen. Das legen die Detail-Rechte der Zeile Accounts fest.
- Regeln prüfen nur eingehende E-Mails. Im E-Mail-Account muss die Erlaubte Nutzung deshalb auf Senden und empfangen stehen.
Die Liste der Regeln
Die Seite Regeln zeigt deine eigenen Regeln und die, die für dich freigeschaltet sind. Hat deine Rolle für die Seite Lesen + Bearbeiten + Löschen, siehst du alle Regeln deiner Organisation.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Regel-Name | Der Name der Regel. Unter ihm wählst du sie beim Zuordnen aus. |
| Regelinhaber | Das Teammitglied, dem die Regel gehört |
| Aktiv | Nur aktive Regeln wirken und stehen beim Zuordnen zur Auswahl |
| Freischaltung | Wer die Regel nutzen darf |
| Wirkung | Was die Regel mit passenden E-Mails macht, in Kurzform |
| Erstellt am | Das Datum, an dem die Regel angelegt wurde |
In der Spalte Wirkung steht eine dieser Kurzformen:
| Wirkung | Bedeutung |
|---|---|
| Automatisch übernehmen | i-Planner übernimmt die E-Mail und legt alle Anhänge als Dokumente ab. |
| Keine Anhänge extrahieren | i-Planner übernimmt die E-Mail ohne ihre Anhänge. |
| Nur pdf-Anhänge | i-Planner übernimmt die E-Mail und legt nur Anhänge der genannten Dateitypen ab. Bei mehreren Typen steht dort etwa Nur pdf, docx-Anhänge. |
| Ohne zip-Anhänge | i-Planner übernimmt die E-Mail und legt alle Anhänge außer den genannten Dateitypen ab. |
| Nicht automatisch übernehmen | i-Planner übernimmt die E-Mail nicht. |
| Noch keine Bedingungen | Die Regel ist noch nicht fertig eingerichtet. |
Über der Tabelle stehen das Feld Regeln filtern..., ein Filter, die Umschaltung zwischen Kacheln und Liste, in der Listenansicht Exportieren und der Knopf Neue Regel. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Regel. Gibt es keine Regel, steht in der Tabelle „Keine Regeln vorhanden“.
Eine Regel anlegen
- Öffne Organisation › Einstellungen › E-Mail › Regeln und klicke auf Neue Regel.
- Trage unter Stammdaten im Feld Name einen Namen ein, zum Beispiel „Rechnungen als PDF“. Sobald ein Name dasteht, legt i-Planner die Regel an. Inhaber der Regel bist du.
- Wähle unter Wann soll die Regel gelten?, ob eine Bedingung genügt oder alle zutreffen müssen. Voreingestellt ist Alle Bedingungen müssen zutreffen.
- Lege unter Wenn mindestens eine Bedingung an, siehe Bedingungen festlegen.
- Lege unter Aktionen durchführen fest, was mit passenden E-Mails geschieht, siehe Aktionen festlegen.
- Schalte unter Stammdaten den Schalter Regel aktiv ein. Eine neue Regel ist zunächst inaktiv.
- Ordne die Regel im Bereich E-Mail-Accounts einem Postfach zu, siehe Regeln E-Mail-Accounts zuordnen.
Einen Speichern-Knopf gibt es nicht. i-Planner speichert jede vollständige Änderung kurz nach der Eingabe und beim Verlassen eines Feldes. Unvollständige Bedingungen und Aktionen speichert es nicht. Willst du die Seite dann verlassen, bleibt i-Planner auf der Seite. In Rot steht, was fehlt, zum Beispiel „Bitte mindestens eine Aktion auswählen.“ Eine Regel ganz ohne Bedingungen und Aktionen bleibt inaktiv gespeichert. Unter Freischaltung ist Nur Regelinhaber voreingestellt.
Die Seite einer Regel
Die Seite einer Regel hat von oben nach unten diese Bereiche und Felder:
| Bereich oder Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Regel aktiv | Schalter unter Stammdaten. Inaktive Regeln wirken nicht und stehen beim Zuordnen nicht zur Auswahl. Einschalten lässt sich der Schalter erst, wenn Bedingungen und Aktionen vollständig sind. |
| Regelinhaber | Das Teammitglied, dem die Regel gehört. Ändern kann ihn nur, wer für die Seite Regeln die Stufe Lesen + Bearbeiten + Löschen hat. |
| Name | Pflichtfeld, bis zu 200 Zeichen. Unter diesem Namen wählst du die Regel beim Zuordnen aus. |
| Wann soll die Regel gelten? | Eine Bedingung muss zutreffen oder Alle Bedingungen müssen zutreffen |
| Wenn | Die Bedingungen der Regel, bis zu 20 |
| Aktionen durchführen | Was mit passenden E-Mails geschieht, eine oder zwei Aktionen |
| Nutzbar für | Im Bereich Freischaltung. Wer die Regel außer dem Inhaber nutzen darf. |
| E-Mail-Accounts | Die Postfächer, die diese Regel verwenden. Den Bereich gibt es, sobald die Regel angelegt ist, und du siehst ihn nur mit dem Recht Accounts. |
Darfst du die Regel löschen, steht ganz unten die Gefahrenzone. Mit Zurück zur Übersicht kommst du zur Liste zurück.
Bedingungen festlegen
Im Bereich Wenn stehen die Bedingungen untereinander. Jede Zeile zeigt eine Kurzform wie „Absender-Domain ist example.de“. So legst du eine Bedingung an:
- Klicke im Bereich Wenn auf das Plus. Die Kopfzeile heißt dann Neue Bedingung anlegen, und die neue Zeile ist mit Betreff und enthält vorbelegt.
- Wähle unter Merkmal der E-Mail, was geprüft wird. Vergleich bietet danach nur die Vergleiche an, die es für dieses Merkmal gibt.
- Wähle unter Vergleich, wie verglichen wird, zum Beispiel enthält.
- Trage unter Wert den Text ein, zum Beispiel „Rechnung“. Bei Anhang-Dateiendung heißt das Feld Dateiendung.
Welche Merkmale und Vergleiche es gibt, steht unter Welche Merkmale eine Regel prüft.
Zwischen den Bedingungen steht UND oder ODER, je nach Auswahl unter Wann soll die Regel gelten?. Bei Eine Bedingung muss zutreffen genügt eine passende Bedingung. Bei Alle Bedingungen müssen zutreffen müssen alle passen. Die Reihenfolge der Bedingungen spielt keine Rolle. Verschieben kannst du sie trotzdem, am Griff links mit dem Hinweis Verschieben.
Ein Klick auf eine Zeile klappt sie zum Ändern auf. Das Minus rechts entfernt sie. Fünf Sekunden lang zählt dann ein roter Knopf herunter, mit dem du das Entfernen rückgängig machst.
Solange eine neue Zeile offen ist, steht in der Kopfzeile statt des Plus ein X mit dem Hinweis Abbrechen. Ist die neue Zeile angefangen, aber unvollständig, steht dort ein roter Papierkorb mit dem Hinweis Verwerfen. Beide verwerfen die neue Zeile. Fehlt eine Angabe, sind die Felder rot, und am Feld steht „Bitte ausfüllen oder den Eintrag entfernen.“ Eine bestehende Zeile, der eine Angabe fehlt, trägt zugeklappt ein rotes Warnzeichen.
Welche Merkmale eine Regel prüft
| Merkmal der E-Mail | Vergleiche | Was geprüft wird |
|---|---|---|
| Absender | ist, ist nicht | Die ganze Absenderadresse, zum Beispiel rechnung@example.de |
| Absender-Domain | ist, ist nicht | Der Teil der Absenderadresse hinter dem @, ohne das @, zum Beispiel example.de |
| Empfänger | ist, ist nicht | Eine Adresse unter An |
| CC-Empfänger | ist, ist nicht | Eine Adresse unter CC |
| Betreff | ist, ist nicht, enthält, enthält nicht | Der Betreff der E-Mail |
| E-Mail-Text | enthält, enthält nicht | Der Text der E-Mail mit Signatur und zitierten Antworten. Der Inhalt von Anhängen zählt nicht. |
| Anhänge | sind vorhanden, sind nicht vorhanden | Ob die E-Mail Anhänge hat. Einen Wert gibt es hier nicht. |
| Anhang-Dateiname | ist, ist nicht, enthält, enthält nicht | Der Dateiname eines Anhangs |
| Anhang-Dateiendung | ist, ist nicht | Die Endung eines Anhangs ohne Punkt, zum Beispiel pdf |
| Postfachordner | ist, ist nicht | Der Ordner im Postfach, in dem die E-Mail ankommt, zum Beispiel INBOX für den Posteingang |
| Jede eingehende E-Mail | – | Die Regel passt auf jede E-Mail. Diese Bedingung muss allein stehen. |
Beim Vergleichen gilt:
- Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle, außer beim Postfachordner. Leerzeichen am Anfang und am Ende zählen nicht.
- Hat eine E-Mail mehrere Empfänger oder Anhänge, passen ist und enthält, sobald einer davon passt. ist nicht und enthält nicht passen nur, wenn keiner passt.
- Als Dateiendung zählt nur die letzte. Die Datei rechnung.pdf.exe hat also die Endung exe.
- Eingebettete Bilder, etwa das Logo in einer Signatur, zählen nicht als Anhang.
- Beim E-Mail-Text zählt nur der lesbare Text. Zeilenumbrüche und mehrere Leerzeichen gelten wie ein Leerzeichen.
Aktionen festlegen
Im Bereich Aktionen durchführen legst du fest, was mit einer passenden E-Mail geschieht. Klicke auf das Plus und wähle unter Aktion:
| Aktion | Was in i-Planner passiert |
|---|---|
| E-Mail übernehmen | i-Planner legt die E-Mail als E-Mail-Aktivität beim passenden Kunden ab, mit dem Original als .eml-Datei. Anhänge legt es nur ab, wenn du zusätzlich Anhänge als Dokumente ablegen wählst. |
| Anhänge als Dokumente ablegen | i-Planner übernimmt die E-Mail und legt ihre Anhänge als Dokumente ab. Welche, wählst du unter Dateitypen. |
| E-Mail nicht übernehmen | i-Planner übernimmt die E-Mail nicht. Es entstehen keine E-Mail-Aktivität, keine Dokumente und keine Benachrichtigung. Im Postfach bleibt die E-Mail erhalten. |
Unter Dateitypen stehen Alle Dateitypen, Nur diese Dateitypen, Diese Dateitypen ausschließen und Keine Anhänge ablegen. Bei Nur diese Dateitypen und Diese Dateitypen ausschließen wählst du darunter unter Dateiendungen einen oder mehrere Typen, zum Beispiel PDF (.pdf) oder ZIP-Archiv (.zip). Nach dem ersten gewählten Typ klappt die Zeile zu. Die Liste der Typen bleibt dann offen, bis du daneben klickst. Für weitere Typen klickst du die Zeile wieder an. Bis zu 30 sind möglich. Mit × im Feld entfernst du einen Typ wieder.
E-Mail übernehmen und Anhänge als Dokumente ablegen lassen sich kombinieren. E-Mail nicht übernehmen muss allein stehen. Jede Aktion darf nur einmal vorkommen, mehr als zwei Zeilen gibt es deshalb nicht. Unter jeder Aktion steht „ Ort : i-Planner“, denn die Aktionen wirken nur in i-Planner, nicht im Postfach.
Bei welchem Kunden eine übernommene E-Mail landet, ändern Regeln nicht. Das steht unter E-Mails beim Kunden ablegen.
Beispiele für Regeln
| Ziel | Bedingung | Aktionen |
|---|---|---|
| Newsletter nicht übernehmen | Absender-Domain ist newsletter.example.com | E-Mail nicht übernehmen |
| E-Mails von Kolleginnen und Kollegen nicht übernehmen | Absender-Domain ist die Domain deines Unternehmens, zum Beispiel muster-finanz.de | E-Mail nicht übernehmen |
| Von Rechnungen nur das PDF ablegen | Betreff enthält Rechnung | E-Mail übernehmen und Anhänge als Dokumente ablegen mit Nur diese Dateitypen und PDF (.pdf) |
| Keine Archive ablegen | Jede eingehende E-Mail | E-Mail übernehmen und Anhänge als Dokumente ablegen mit Diese Dateitypen ausschließen und ZIP-Archiv (.zip) |
Ordnest du mehrere davon einem Account zu, ordne die Regel mit Jede eingehende E-Mail als letzte zu. Sie passt auf jede E-Mail, und Regeln dahinter kämen nie zum Zug.
Welche Regel entscheidet
Kommt eine neue E-Mail an, prüft i-Planner die Regeln ihres E-Mail-Accounts in der Reihenfolge, die im Account eingestellt ist. Die erste passende Regel entscheidet. Die übrigen übergeht i-Planner, auch wenn sie ebenfalls passen würden.
- Inaktive Regeln übergeht i-Planner, ebenso Regeln, die für den Accountinhaber nicht freigeschaltet sind.
- Passt keine Regel oder hat der Account keine, übernimmt i-Planner die E-Mail mit allen Anhängen.
- Regeln prüfen nur eingehende E-Mails. E-Mails aus dem Gesendet-Ordner legt i-Planner ab wie ohne Regeln.
- i-Planner entscheidet über jede E-Mail einmal, wenn sie ankommt. Änderst du danach eine Regel, die Reihenfolge oder die Zuordnung, gilt das nur für neue E-Mails. Bereits verarbeitete E-Mails bleiben, wie sie sind.
- Auch beim Nachholen älterer E-Mails gelten die Regeln. Eine E-Mail, die eine Regel nicht übernommen hat, holt auch das Nachholen nicht in i-Planner.
Regeln E-Mail-Accounts zuordnen
Eine Regel wirkt nur in den E-Mail-Accounts, denen du sie zuordnest. Das geht auf der Seite der Regel und auf der Seite des Accounts. Beide zeigen dieselbe Zuordnung. Auf der Seite der Regel gehst du so vor:
- Öffne die Regel unter Organisation › Einstellungen › E-Mail › Regeln. Sie muss aktiv sein.
- Klicke im Bereich E-Mail-Accounts auf das Plus.
- Wähle unter E-Mail-Account das Postfach. Bis du eines gewählt hast, ist das Feld rot markiert.
i-Planner hängt die Regel im Account hinten an. Unter einem zugeordneten Account steht, an welcher Stelle die Regel dort steht, zum Beispiel „Position 1 im Account“. Bei einer neuen Zuordnung erscheint die Angabe, wenn du die Regel das nächste Mal öffnest. Wie du die Reihenfolge änderst, steht unter Die Reihenfolge im Account festlegen. Über das Drei-Punkte-Menü einer Zeile entfernst du die Zuordnung mit Verknüpfung entfernen.
Zur Wahl stehen die E-Mail-Accounts, die du bearbeiten darfst und deren Accountinhaber die Regel nutzen darf. Ist keiner verfügbar, erklärt ein Hinweis beim Klick auf das Plus den Grund, siehe Beim Zuordnen fehlt ein Account oder eine Regel.
Die Reihenfolge im Account festlegen
Auf der Seite eines E-Mail-Accounts unter Organisation › Accounts gibt es den Bereich E-Mail-Regeln. Sein Hinweis lautet „Die erste passende aktive Regel entscheidet. Die Reihenfolge gilt nur für diesen Account.“ Die oberste Regel prüft i-Planner zuerst.
- Über das Plus fügst du eine Regel hinzu. Unter Regel stehen die aktiven Regeln, die für dich und für den Accountinhaber freigeschaltet sind. Die neue Regel kommt ans Ende.
- Über das Drei-Punkte-Menü einer Zeile wählst du Bearbeiten, um an dieser Stelle eine andere Regel einzusetzen, oder Verknüpfung entfernen.
- Jede Regel kann ein Account nur einmal haben. Wählst du eine schon zugeordnete, meldet i-Planner „Bitte jede Regel nur einmal auswählen.“
Verschieben lassen sich die Zeilen nicht. Die Reihenfolge ergibt sich aus dem Zuordnen. Soll eine Regel weiter nach vorn, entferne die Regeln davor mit Verknüpfung entfernen und füge sie danach in der gewünschten Reihenfolge wieder hinzu.
Ein Recht für die Seite Regeln brauchst du dafür nicht, nur das Recht, den Account zu bearbeiten. Den Bereich E-Mail-Regeln haben die Accounts der Integrationen E-Mail, Apple Mail / iCloud, Gmail und Microsoft 365. Ein Account kann bis zu 100 Regeln haben. Bekommt der Account einen anderen Accountinhaber, entfernt i-Planner alle Regelzuordnungen des Accounts. Ordne die Regeln danach neu zu.
Festlegen, wer eine Regel nutzen darf
Im Bereich Freischaltung wählst du unter Nutzbar für:
| Auswahl | Wer die Regel nutzen darf |
|---|---|
| Alle Mitarbeiter | Alle aktiven Mitglieder deiner Organisation |
| Team des Regelinhabers | Der Inhaber und die Mitglieder seines Teams |
| Nur Regelinhaber | Nur der Inhaber |
| Regelinhaber und ausgewählte Mitarbeiter | Der Inhaber und die Personen und Gruppen, die du im Bereich Ausgewählte Mitarbeiter ankreuzt |
„Nutzen“ heißt hier: Die Regel wirkt in den E-Mail-Accounts dieser Personen und steht dort beim Zuordnen zur Auswahl. Entscheidend ist der Accountinhaber eines Postfachs. Nimmst du ihn später aus der Freischaltung, bleibt die Regel dem Account zugeordnet, aber i-Planner übergeht sie. Im Account steht sie dann als „Zugeordnete Regel nicht mehr verfügbar“.
Wird eine Gruppe gelöscht oder verlässt jemand die Organisation, endet die Freischaltung für sie. Ändern darf eine Regel nur, wer die passende Stufe hat, siehe Wer eine Regel ändern darf.
Wer eine Regel ändern darf
Was du mit einer Regel tun darfst, hängt von der Stufe deiner Rolle für die Seite Regeln ab und davon, wem die Regel gehört:
| Stufe | Eigene Regeln | Regeln anderer |
|---|---|---|
| Nur lesen | Ansehen | Ansehen, wenn sie für dich freigeschaltet sind |
| Lesen + Bearbeiten | Anlegen, ändern, freischalten, aktivieren und deaktivieren | Ansehen, wenn sie für dich freigeschaltet sind |
| Lesen + Bearbeiten + Löschen | Zusätzlich löschen | Alle Regeln ansehen, auch nicht freigeschaltete, sie ändern, freischalten, löschen und einem anderen Inhaber geben |
Darfst du eine Regel nicht ändern, steht im Drei-Punkte-Menü Ansehen statt Bearbeiten, und ihre Felder sind gesperrt.
Regel deaktivieren oder löschen
Über das Drei-Punkte-Menü am Ende einer Zeile:
- Deaktivieren: Die Regel bleibt gespeichert und zugeordnet, aber i-Planner übergeht sie. Beim Zuordnen steht sie nicht mehr zur Auswahl. Mit Aktivieren schaltest du sie wieder ein.
- Löschen: i-Planner entfernt die Regel nach der Rückfrage „Regel löschen?“. Eine Regel, die noch einem E-Mail-Account zugeordnet ist, lässt sich nicht löschen. Entferne vorher die Zuordnung.
- Für mehrere Regeln auf einmal kreuzt du die Zeilen links an. Unter der Tabelle erscheint eine Leiste mit der Anzahl, dem Knopf Deaktivieren oder Aktivieren (die Pfeile daneben schalten um) und Auswahl aufheben. Das geht mit höchstens 500 Regeln auf einmal.
Auf der Seite einer Regel löschst du sie im Bereich Gefahrenzone mit Regel löschen und Endgültig löschen. Bereits verarbeitete E-Mails bleiben in jedem Fall unverändert. Wird der Inhaber einer Regel endgültig aus der Organisation gelöscht, gehen seine Regeln an das Mitglied, das seine Daten übernimmt, siehe Ein Mitglied endgültig löschen.
Häufige Fragen
Nein. Regeln entscheiden nur, was i-Planner übernimmt. Im Postfach bleibt jede E-Mail, wo sie ist, auch bei E-Mail nicht übernehmen.
Nein. Sie gilt für E-Mails, die nach dem Zuordnen ankommen. Bereits verarbeitete E-Mails bleiben unverändert.
Ja. Ordne sie jedem E-Mail-Account zu, für den sie gelten soll. Die Reihenfolge stellst du in jedem Account getrennt ein.
i-Planner übernimmt sie mit allen Anhängen, genau wie bei einem Account ohne Regeln.
Weitere Themen
- Fehlerbehebung: wenn eine Regel nicht wirkt, eine E-Mail fehlt oder sich eine Regel nicht zuordnen lässt.
- Signaturen: Signaturen anlegen und E-Mail-Accounts zuordnen.
- Accounts bearbeiten: die Seite eines E-Mail-Accounts mit dem Bereich E-Mail-Regeln.
- E-Mails und Daten: wie i-Planner übernommene E-Mails beim Kunden ablegt.
- Benutzerrollen: wer Regeln sehen, ändern und löschen darf.