Dokumente abholen und Rechner öffnen

Welche Daten zwischen i-Planner und Aruna fließen, wie du Aruna-Dokumente in den Posteingang der Kundenverwaltung holst und einem Kunden und Vertrag zuordnest und wie du die Aruna-Vergleichsrechner öffnest.

Mit einem geprüften Aruna-Account holst du Aruna-Dokumente in den Posteingang der Kundenverwaltung und öffnest die Aruna-Vergleichsrechner MrMoney, Thinksurance und Nafi. Hier steht, welche Daten dabei zwischen i-Planner und Aruna fließen und wie du Dokumente abholst, zuordnest und einen Rechner öffnest.

Kurz erklärt

Neue Aruna-Dokumente kommen erst in den Posteingang der Kundenverwaltung, wenn jemand dort auf das Aktualisieren-Symbol klickt. Der Abruf nach Zeitplan unter Automatischer Abruf ersetzt diesen Klick nicht. Beim Öffnen des Posteingangs ordnet i-Planner neue Aruna-Dokumente im Hintergrund zu, über die Vertragsnummer oder den Vor- und Nachnamen des Kunden. Die Vergleichsrechner öffnest du in der Kundenverwaltung über das Raster-Symbol Schnittstellen und die Kachel Aruna. Dafür nutzt i-Planner immer deinen eigenen aktiven Aruna-Account. Kunden- oder Vertragsdaten gehen dabei nicht an Aruna.

Typische Aufgaben:

Du willst wissen, was i-Planner an Aruna schickt: Welche Daten fließen.
Neue Dokumente von Aruna sollen in den Posteingang: Neue Aruna-Dokumente in den Posteingang holen.
Ein Aruna-Dokument gehört zu einem Kunden und Vertrag: Aruna-Dokument einem Kunden und Vertrag zuordnen.
Du willst für einen Kunden einen Vergleichsrechner öffnen: Vergleichsrechner von Aruna öffnen.

Was du dafür brauchst, steht unter Aruna › Voraussetzungen.

Welche Daten fließen

Was i-Planner an Aruna übermittelt

i-Planner meldet sich bei Aruna mit Benutzername und Passwort des Aruna-Accounts an:

bei jedem Dokumentenabruf aus dem Posteingang und beim Herunterladen jeder einzelnen Datei,
beim Laden der Rechner-Links im Fenster Rechner & Co.,
bei der Prüfung der Zugangsdaten: automatisch nach dem Anlegen, bei Verbindung prüfen und bei der täglichen Überprüfung,
beim Abruf nach Zeitplan unter Automatischer Abruf, um die Liste offener Dokumente abzufragen.

Für die Rechner-Links schickt i-Planner außerdem je Rechner eine Makler-Kennung an Aruna. Diese Kennung liefert Aruna selbst in der Rechnerliste. i-Planner gibt sie zurück, damit Aruna daraus den persönlichen Anmelde-Link erzeugt.

Beim Öffnen eines Rechners übermittelt i-Planner keine Kunden- oder Vertragsdaten an Aruna, auch wenn im Fenster ein Kunde gewählt ist.

Was zurückkommt und wo es landet

Was	Wo es landet	Wann
Dokumente (Dateien), die bei Aruna noch nicht heruntergeladen wurden	Im Posteingang der Kundenverwaltung. Für die Person, die den Abruf gestartet hat, sind sie als neu markiert.	Nach einem Klick auf das Aktualisieren-Symbol im Posteingang. Der Import läuft im Hintergrund mit einem Fortschrittsfenster.
Angaben zum Dokument: Dateiname, Scan-Datum, Vor- und Nachname des Kunden, Vertragsnummer, Gesellschaft (Name und Unternehmensnummer) und Geschäftsvorfall oder Dokumentart als Klartext, gebildet aus dem BiPRO-Code oder aus Arunas Dokumenttyp	Am Dokument im Posteingang. Beim Zuordnen und Ablegen dienen sie als Vorschlag für Kunde und Vertrag.	Zusammen mit dem Dokument
Liste der Aruna-Vergleichsrechner mit persönlichem Anmelde-Link, angezeigt als „MrMoney (…)“, „Thinksurance (…)“ und „Nafi (…)“, je Makler ein Eintrag	Im Fenster Rechner & Co. in der Auswahl Aruna Links	Bei jedem Öffnen des Fensters, direkt von Aruna
Verbindungsstatus: grün „Verbunden · …“ mit Datum, eine Fehlermeldung in Rot oder „Nicht geprüft“	Unter Organisation › Accounts auf der Seite des Aruna-Accounts neben dem Titel	Nach dem Anlegen, bei Verbindung prüfen und bei der täglichen Überprüfung. Das Datum aktualisiert sich auch nach einem abgeschlossenen Dokumentenabruf im Posteingang.
Benachrichtigung „Verbindung fehlgeschlagen: …“ mit dem Grund und einem Link zum Account	Bei den Benachrichtigungen des Accountinhabers	Wenn die tägliche Überprüfung scheitert und der Account vorher nicht auf Fehler stand
Liste offener Dokumente, ohne Dateien	In einem internen Zwischenspeicher, nicht im Posteingang. Scheitert der Abruf, bekommt der Account den Status Fehler mit Meldung. Ist Aruna nur vorübergehend nicht erreichbar, bleibt der Status unverändert.	Nach dem Zeitplan unter Automatischer Abruf

Beim Ablegen eines Dokuments kann i-Planner aus den Aruna-Angaben außerdem einen Kunden und einen Vertrag neu anlegen. Was dabei übernommen wird, steht im Abschnitt Aruna-Dokument einem Kunden und Vertrag zuordnen.

Neue Aruna-Dokumente in den Posteingang holen

Öffne den Posteingang der Kundenverwaltung.
Klicke in der Kopfleiste der Posteingangsliste auf das Aktualisieren-Symbol mit den kreisenden Pfeilen.
Ein Fortschrittsfenster öffnet sich. Während i-Planner die Accounts abfragt, steht dort „Neue Dokumente werden angefragt...“. Ist der Balken voll, kommt „Bitte noch warten...“ hinzu. Danach zeigt das Fenster für jeden Account mit neuen Dokumenten eine Zeile mit dem Namen des Accounts, etwa „Aruna - 12 neue Dokumente vorhanden!“. Darunter steht der Stand, zum Beispiel „3 von 12 Dokumente importiert...“.
Liefert kein Account neue Dokumente, schließt sich das Fenster, und es erscheint „Es liegen zur Zeit keine neuen Dokumente zur Abholung bereit!“.

Die neuen Dokumente stehen danach im Posteingang und sind für dich als neu markiert. Beim nächsten Öffnen des Posteingangs ordnet i-Planner sie im Hintergrund zu, siehe Abschnitt Aruna-Dokument einem Kunden und Vertrag zuordnen. Der Abruf nach Zeitplan unter Automatischer Abruf ersetzt diesen Klick nicht, denn er legt keine Dokumente im Posteingang ab.

Was beim Abruf gilt:

i-Planner fragt alle Posteingang-Accounts ab, die du nutzen darfst, darunter Aruna. Ein Aruna-Account zählt nur, wenn er aktiv und erfolgreich geprüft ist und dir gehört oder für dich freigeschaltet ist. Außerdem muss Aruna unter Organisation › Integrationen aktiviert sein.
i-Planner holt nur Dokumente ab, die bei Aruna noch nicht heruntergeladen wurden. Aruna merkt sich das je Login.
Jedes Dokument legt i-Planner nur einmal an, auch wenn mehrere Aruna-Accounts deiner Organisation dieselben Dokumente sehen. Ein im Posteingang gelöschtes Dokument legt i-Planner nicht noch einmal an, solange es nicht endgültig aus dem Papierkorb entfernt wurde.
Dateien, die sich nicht laden lassen, überspringt i-Planner und versucht sie beim nächsten Abruf erneut.
Das X im Fortschrittsfenster hält den Import nicht an. Nach der Frage „Bist Du sicher, dass Du den Import von … abbrechen willst?“ steht zwar „Vorgang wird abgebrochen...“, der Import läuft aber weiter.
Welche Aruna-Dokumente jemand im Posteingang sieht, regelt seine Benutzerrolle mit der Einstellung Ansicht. Sie steht unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen im Bereich Posteingang und bietet Alle Accounts oder Nur seinen Account oder freigeschaltete Accounts. Mit der zweiten Einstellung sieht die Person nur Dokumente aus eigenen oder für sie freigeschalteten Accounts und Dokumente, denen sie folgt.

Bleibt der Posteingang leer, obwohl du Dokumente erwartest, stehen die möglichen Gründe unter Fehlerbehebung.

Aruna-Dokument einem Kunden und Vertrag zuordnen

Beim Öffnen des Posteingangs ordnet i-Planner neue Aruna-Dokumente im Hintergrund automatisch zu und sortiert sie nach dem Ergebnis ein. Passt die Vertragsnummer aus Aruna zu einem vorhandenen Vertrag, bekommt das Dokument diesen Vertrag und seinen Kunden. Es steht dann in Zugeordnet über Vertragsnummer. Das gilt auch, wenn die Nummer im Vertrag anders formatiert ist, etwa mit Leerzeichen oder Bindestrichen. Sonst sucht i-Planner einen Kunden mit genau diesem Vor- und Nachnamen. Gibt es genau einen, bekommt das Dokument nur den Kunden und steht in Zugeordnet über Kunden. Ohne Treffer bleibt es in Nicht zugeordnet. Datendateien mit den Endungen xml, csv, gdv, txt oder dat kommen in die Liste GDV / CSV und werden nicht zugeordnet. Abgelegt ist ein Dokument damit noch nicht. Es bleibt zum Ablegen im Posteingang. Die Listen erklärt der Artikel Posteingang.

Legst du ein Aruna-Dokument selbst aus dem Posteingang der Kundenverwaltung ab, nutzt i-Planner die Angaben aus Aruna als Vorschlag.

Beim Kunden:

auswählen: i-Planner schlägt Kunden mit demselben Vor- und Nachnamen wie bei Aruna vor.
anlegen: Die Neuanlage ist mit Vor- und Nachnamen aus Aruna vorbelegt. Anrede und Geburtsdatum liefert Aruna nicht, die trägst du selbst ein. Der neue Kunde bekommt Anrede, Vorname, Name und Geburtsdatum aus dem Formular. Dazu kommt eine Briefanrede, die i-Planner aus der Anrede bildet. Bei Herr lautet sie zum Beispiel „Sehr geehrter Herr Mustermann,“, bei Frau „Sehr geehrte Frau Mustermann,“ und bei Familie „Sehr geehrte Familie,“. In allen anderen Fällen lautet sie „Sehr geehrte Damen und Herren,“.

Beim Vertrag steht bei einem noch nicht zugeordneten Dokument „Vertrag Nr. …“ mit der Vertragsnummer aus Aruna:

auswählen: Du ordnest das Dokument einem vorhandenen Vertrag zu.
anlegen: i-Planner legt beim zugeordneten Kunden einen neuen Vertrag an, mit Vertragsnummer und Gesellschaftsname aus Aruna, der Standard-Sparte deiner Organisation und dem Status „laufend“.

Legst du Kunde oder Vertrag so neu an, ordnet i-Planner weitere Dokumente im Posteingang automatisch mit zu. Dokumente mit demselben Kundennamen bekommen den neuen Kunden, Dokumente mit derselben Vertragsnummer den neuen Vertrag.

Ordnest du ein Aruna-Dokument einem bestehenden Vertrag zu, der noch keine Vertragsnummer hat, trägt i-Planner nur die Nummer ein. Status und Policierungsdatum des Vertrags bleiben unverändert, anders als bei anderen Anbietern.

Vergleichsrechner von Aruna öffnen

Öffne in der Kundenverwaltung am besten die Kundenakte des Kunden, für den du rechnen willst. Dann ist er im Fenster schon eingetragen.
Klicke in der Kopfzeile der Kundenverwaltung auf das Raster-Symbol aus Punkten (beim Darüberfahren erscheint Schnittstellen) und wähle die Kachel Aruna. Das Fenster Rechner & Co. öffnet sich.
Steht unter Kunde noch niemand, suche den Kunden im Feld Kunde suchen. Erst mit einem Kunden erscheint die Auswahl Aruna Links.
Stehen dir mehrere Aruna-Accounts zur Verfügung, zeigt das Fenster zusätzlich die Auswahl Account. Bei nur einem Account gibt es sie nicht.
Wähle unter Aruna Links den Rechner. Die Einträge heißen „MrMoney (…)“, „Thinksurance (…)“ und „Nafi (…)“, je Makler ein Eintrag.
Klicke auf Öffnen. Der Rechner öffnet sich in einem neuen Browser-Tab.

Beim Öffnen gut zu wissen:

Die Liste unter Aruna Links holt i-Planner bei jedem Öffnen des Fensters direkt bei Aruna.
Die Links lädt i-Planner immer mit deinem eigenen aktiven Aruna-Account. Die Auswahl unter Account ändert daran nichts, und der freigeschaltete Account eines Kollegen reicht für die Links nicht.
Die Kachel Aruna erscheint nur, wenn Aruna unter Organisation › Integrationen aktiviert ist und du für die Integration freigegeben bist.

Fehlt die Kachel oder zeigt das Fenster Rechner & Co. nur einen Hinweis, steht die Ursache unter Fehlerbehebung.

Häufige Fragen

Nein. Jedes Dokument legt i-Planner nur einmal an, auch wenn mehrere Aruna-Accounts deiner Organisation dieselben Dokumente sehen.

Nein. Auch wenn der Hinweis im Fenster Rechner & Co. von einer Datenübertragung spricht, gehen keine Kunden- oder Vertragsdaten an Aruna. Öffnen öffnet nur den gewählten Rechner in einem neuen Browser-Tab.

Weitere Themen

Aruna: Aruna einrichten, Account anlegen und einstellen.
Fehlerbehebung: wenn keine Dokumente kommen oder die Rechner nicht öffnen.
Posteingang: die Listen im Posteingang und wie du Dokumente abholst.
Dokumente ablegen: ein Dokument einem Kunden und Vertrag zuordnen.