Fehlerbehebung

Die häufigsten Probleme unter Organisation › Einstellungen › E-Mail, geordnet nach dem, was du beobachtest – jeder Abschnitt nennt die Ursache und den nächsten Schritt.

Wie du Signaturen anlegst, freischaltest und E-Mail-Accounts zuordnest, steht unter Signaturen. Wie du Regeln für eingehende E-Mails anlegst und zuordnest, steht unter Regeln. Beide Seiten gehören zur Gruppe E-Mail.

Die Gruppe „E-Mail“ fehlt

Das liegt an deiner Benutzerrolle, und zwar an einer von drei Stellen. Entweder fehlt ihr das Recht Einstellungen. Dann ist schon der Menüpunkt Einstellungen nicht da. Oder in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen ist im Abschnitt E-Mail der Schalter Bereich aktiv aus. Oder dort stehen die Auswahlfelder Signaturen und Regeln, die beiden Seiten der Gruppe, auf Kein Zugriff. Auch dann verschwindet die Überschrift. Den Zugriff kann dir eine Person mit passenden Rechten unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen geben.

Die Seite „Regeln“ fehlt

In den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen deiner Rolle steht im Abschnitt E-Mail das Auswahlfeld Regeln auf Kein Zugriff. Den Zugriff gibt dir eine Person mit passenden Rechten unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen. Mit Nur lesen siehst du die Regeln, mit Lesen + Bearbeiten legst du eigene an und änderst sie, mit Lesen + Bearbeiten + Löschen verwaltest du alle. Die Standardrollen Inhaber und Administrator haben Lesen + Bearbeiten + Löschen, die übrigen Standardrollen keinen Zugriff.

Zum Zuordnen einer Regel auf der Seite eines E-Mail-Accounts brauchst du die Seite Regeln nicht, siehe Die Reihenfolge im Account festlegen.

Die Signatur oder Regel eines Kollegen lässt sich nicht ändern

Mit der Stufe Lesen + Bearbeiten öffnen sich Signaturen und Regeln anderer Mitarbeiter nur zum Ansehen. Ihr Drei-Punkte-Menü bietet dann Ansehen statt Bearbeiten, und die Felder sind gesperrt. Ändern, freischalten und löschen kann sie außer ihrem Inhaber nur, wer für die Seite Signaturen oder Regeln die Stufe Lesen + Bearbeiten + Löschen hat. Bitte eine solche Person um die Änderung oder lege dir eine eigene Signatur oder Regel an. Nutzen kannst du die des Kollegen trotzdem, wenn sie für dich freigeschaltet ist.

Beim Zuordnen einer Signatur fehlt ein E-Mail-Account

Zur Wahl stehen nur Accounts, deren Inhaber die Signatur nutzen darf. Erweitere im Bereich Freischaltung unter Nutzbar für den Kreis, etwa auf Alle Mitarbeiter. Was die einzelnen Auswahlen bedeuten, steht unter Festlegen, wer eine Signatur nutzen darf.

In einer neuen E-Mail steht keine Signatur

Das hängt am Absender-Account. Steht dort für neue E-Mails Keine Signatur, bleibt der Platz leer. Steht dort Standardsignatur, brauchst du eine eigene Signatur mit eingeschaltetem Standard. Ohne sie setzt i-Planner keine ein. Eine fest zugeordnete Signatur muss aktiv und für dich freigeschaltet sein. Wie der Absender-Account die Signatur bestimmt, steht unter Welche Signatur i-Planner beim Schreiben einsetzt.

Eine Signatur lässt sich nicht löschen

Das hat einen von zwei Gründen. Entweder fehlt deiner Benutzerrolle für die Seite Signaturen die Stufe Lesen + Bearbeiten + Löschen. Dann fehlt Löschen im Drei-Punkte-Menü, auch bei deinen eigenen Signaturen. Oder ein E-Mail-Account verwendet die Signatur noch. Entferne sie dann zuerst im Bereich E-Mail-Accounts der Signatur mit Verknüpfung entfernen.

Eine eingehende E-Mail ist nicht in i-Planner angekommen

Prüfe die Regeln des E-Mail-Accounts. Öffne dafür den Account unter Organisation › Accounts und sieh dir den Bereich E-Mail-Regeln an. Die erste Regel, die auf die E-Mail passt, entscheidet. Hat sie die Aktion E-Mail nicht übernehmen, legt i-Planner die E-Mail nicht ab und schickt keine Benachrichtigung. In deinem Postfach liegt sie trotzdem.

Auch das Nachholen älterer E-Mails bringt eine solche E-Mail nicht in i-Planner, denn i-Planner entscheidet über jede E-Mail nur einmal. Sollen solche E-Mails künftig ankommen, ändere die Regel oder die Reihenfolge im Account, siehe Welche Regel entscheidet. Passt keine Regel auf die E-Mail, liegt es an etwas anderem. Oft findet i-Planner keinen passenden Kunden, siehe Eine E-Mail landet nicht beim Kunden.

Anhänge einer E-Mail fehlen in den Dokumenten

Das liegt meist an der Regel, die über die E-Mail entschieden hat:

Hat sie nur die Aktion E-Mail übernehmen, legt i-Planner die E-Mail ohne Anhänge ab. Für Anhänge braucht die Regel zusätzlich Anhänge als Dokumente ablegen.
Steht unter Dateitypen Nur diese Dateitypen, Diese Dateitypen ausschließen oder Keine Anhänge ablegen, legt i-Planner nur einen Teil der Anhänge oder keinen ab. Als Dateiendung zählt nur die letzte. Die Datei rechnung.pdf.exe gilt also nicht als PDF.
Eingebettete Bilder, etwa Logos in einer Signatur, zählen nie als Anhang.

Eine schon verarbeitete E-Mail ändert sich durch eine geänderte Regel nicht mehr. Die Änderung gilt für neue E-Mails. Nachgeholte ältere E-Mails bekommen ihre Anhänge nie, siehe Ältere E-Mails nachholen.

Eine Regel wirkt nicht

Prüfe diese Punkte:

Die Regel ist dem E-Mail-Account zugeordnet. Sie steht dann auf der Seite des Accounts unter Organisation › Accounts im Bereich E-Mail-Regeln.
Die Regel ist aktiv. In der Liste unter Organisation › Einstellungen › E-Mail › Regeln steht in der Spalte Aktiv dann Ja.
Die Regel ist für den Accountinhaber freigeschaltet. Sonst übergeht i-Planner sie.
Keine Regel, die im Account vor ihr steht, passt schon auf die E-Mail. Eine Regel mit Jede eingehende E-Mail gehört ans Ende, siehe Die Regeln im Account lassen sich nicht verschieben.
Die Bedingungen passen wirklich. Absender vergleicht die ganze Adresse, Absender-Domain nur den Teil hinter dem @. Beim Postfachordner zählt die Groß- und Kleinschreibung.
Die E-Mail kam an, nachdem du die Regel zugeordnet hast. Schon verarbeitete E-Mails ändert eine Regel nicht.
Bei einer E-Mail aus dem Gesendet-Ordner wirkt nur die Anhang-Aktion. Regeln mit E-Mail nicht übernehmen übergeht i-Planner dort.
Im Account steht die Erlaubte Nutzung auf Senden und empfangen. Bei Nur senden kommen keine E-Mails herein.

Wie i-Planner die Regeln eines Accounts prüft, steht unter Welche Regel entscheidet.

Die Regeln im Account lassen sich nicht verschieben

Im Bereich E-Mail-Regeln auf der Seite eines E-Mail-Accounts lassen sich die Zeilen nicht ziehen. Die Reihenfolge ergibt sich aus dem Zuordnen: Jede neu zugeordnete Regel kommt ans Ende. Soll eine Regel weiter nach vorn, entferne die Regeln davor über das Drei-Punkte-Menü mit Verknüpfung entfernen. Füge sie danach über das Plus in der gewünschten Reihenfolge wieder hinzu. Wie i-Planner die Reihenfolge nutzt, steht unter Welche Regel entscheidet.

Beim Zuordnen erscheint eine Meldung

Diese Meldungen erscheinen beim Zuordnen. Auf der Seite eines E-Mail-Accounts stehen sie im Bereich E-Mail-Regeln, auf der Seite einer Regel im Bereich E-Mail-Accounts.

Meldung	Bedeutung und nächster Schritt
Validierung für 'required' fehlgeschlagen.	In der neuen Zeile ist noch keine Regel oder kein Account gewählt. Wähle einen Eintrag aus oder verwirf die Zeile mit dem X in der Kopfzeile.
Bitte jede Regel nur einmal auswählen.	Die gewählte Regel ist dem Account schon zugeordnet. Wähle eine andere.
Bitte jeden Account nur einmal auswählen.	Die Regel ist diesem Account schon zugeordnet. Wähle einen anderen.
Bitte die Account-Zuordnung vervollständigen.	Eine Zeile ist noch offen. Wähle einen Eintrag oder verwirf die Zeile.
Die Regeln oder Zuordnungen wurden geändert. Bitte neu laden.	Jemand hat die Regeln des Accounts gleichzeitig geändert. Klicke auf Neu laden und wiederhole deine Änderung.
Die Regel oder ihre Account-Zuordnungen wurden inzwischen geändert. Bitte neu laden.	Jemand hat die Regel oder ihre Zuordnungen gleichzeitig geändert. Klicke auf Neu laden und wiederhole deine Änderung.

Beim Zuordnen fehlt ein Account oder eine Regel

Zur Wahl steht nur, was i-Planner auch anwenden würde:

Auf der Seite einer Regel stehen im Bereich E-Mail-Accounts nur Accounts zur Wahl, die du bearbeiten darfst. Ihr Accountinhaber muss die Regel außerdem nutzen dürfen.
Auf der Seite eines Accounts stehen im Bereich E-Mail-Regeln nur aktive Regeln zur Wahl, die für dich und für den Accountinhaber freigeschaltet sind.

Aktiviere die Regel oder erweitere im Bereich Freischaltung der Regel unter Nutzbar für den Kreis, zum Beispiel auf Alle Mitarbeiter. Gibt es gar nichts zur Wahl, nennt beim Klick auf das Plus ein Fenster den Grund:

Hinweis	Bedeutung und nächster Schritt
Aktiviere die Regel, um E-Mail-Accounts zu verknüpfen.	Die Regel ist inaktiv. Schalte unter Stammdaten Regel aktiv ein.
In deinem Zugriffsbereich sind keine E-Mail-Accounts vorhanden. Richte zuerst unter „Accounts“ einen E-Mail-Account ein.	Es gibt keinen E-Mail-Account, den du sehen darfst.
Für diese Regel ist kein E-Mail-Account verfügbar. Prüfe die Freischaltung der Regel und die Accountinhaber.	Keiner der Accountinhaber darf die Regel nutzen. Erweitere die Freischaltung der Regel.
Für diesen Account sind keine aktiven E-Mail-Regeln verfügbar. Regeln werden unter „Einstellungen → E-Mail → Regeln“ erstellt, aktiviert und für den Accountinhaber freigegeben.	Auf der Seite des Accounts gibt es keine passende aktive Regel. Lege eine an, aktiviere sie oder schalte sie für den Accountinhaber frei.

Steht im Bereich E-Mail-Accounts einer Regel „Du hast keine Berechtigung, Account-Zuordnungen zu ändern.“, darfst du die Regel oder die Accounts nicht bearbeiten.

Im Account steht „Zugeordnete Regel nicht mehr verfügbar“

Die Regel ist dem Account zugeordnet, aber für dich oder den Accountinhaber nicht nutzbar. Sie ist inaktiv, oder ihre Freischaltung schließt einen von euch nicht mehr ein. Wirksam bleibt sie nur, solange sie aktiv und für den Accountinhaber freigeschaltet ist. Entferne die Zeile über das Drei-Punkte-Menü mit Verknüpfung entfernen, oder bitte den Inhaber der Regel, sie wieder zu aktivieren oder freizuschalten.

Eine Regel lässt sich nicht aktivieren

Aktivieren lässt sich eine Regel erst, wenn sie mindestens eine vollständige Bedingung und eine Aktion hat. Sonst meldet i-Planner auf der Seite der Regel „Bitte zuerst vollständige Bedingungen und eine Aktion eingeben.“ Manchmal lautet die Meldung „Bitte zuerst die Bedingungen und Aktionen vervollständigen.“ Über das Drei-Punkte-Menü der Liste lautet die Meldung „Bitte mindestens eine vollständige Bedingung angeben oder die Regel ohne Bedingung anwenden.“ Ergänze unter Wenn und Aktionen durchführen, was fehlt.

Eine Regel lässt sich nicht löschen

Das hat einen von zwei Gründen. Entweder fehlt deiner Rolle für die Seite Regeln die Stufe Lesen + Bearbeiten + Löschen. Dann fehlt Löschen im Drei-Punkte-Menü, auch bei deinen eigenen Regeln. Oder die Regel ist noch einem E-Mail-Account zugeordnet. Dann meldet i-Planner „Die Regel wird noch von E-Mail-Accounts verwendet. Bitte zuerst die Account-Zuordnungen entfernen.“ Entferne die Zuordnungen im Bereich E-Mail-Accounts der Regel mit Verknüpfung entfernen.

Beim Bearbeiten einer Regel erscheint eine Meldung

Meldung	Bedeutung und nächster Schritt
Bitte ausfüllen oder den Eintrag entfernen.	In einer Bedingung oder Aktion fehlt eine Angabe. Fülle das Feld aus oder entferne die Zeile mit dem Minus.
Bitte mindestens eine Aktion auswählen.	Unter Aktionen durchführen steht noch keine Aktion.
„E-Mail nicht übernehmen“ kann nicht mit anderen Aktionen kombiniert werden.	Entferne die zweite Aktion.
Bitte jede Aktion nur einmal verwenden.	Zwei Zeilen haben dieselbe Aktion. Entferne eine davon.
„Jede eingehende E-Mail“ muss als einzige Bedingung stehen.	Entferne die übrigen Bedingungen oder wähle ein anderes Merkmal.
Bitte eine Domain ohne @ eingeben (international: Punycode).	Trage bei Absender-Domain nur den Teil hinter dem @ ein, zum Beispiel example.de.
Bitte eine einzelne Dateiendung wie pdf eingeben.	Trage bei Anhang-Dateiendung genau eine Endung ohne Punkt ein.
Bitte mindestens eine Dateiendung eingeben.	Wähle bei Nur diese Dateitypen oder Diese Dateitypen ausschließen unter Dateiendungen mindestens einen Typ.
Bitte einen Namen für die Regel eingeben.	Du willst eine neue Regel ohne Namen verlassen. Trage unter Stammdaten im Feld Name einen Namen ein.
Die Regel wurde inzwischen geändert. Bitte neu laden.	Jemand hat die Regel gleichzeitig geändert. Klicke auf Neu laden und wiederhole deine letzte Änderung.
Die Regel konnte nicht gespeichert werden. Deine Eingaben bleiben erhalten.	Das Speichern ist fehlgeschlagen. Klicke auf Erneut versuchen.

Weitere Themen

Signaturen: Signaturen anlegen, freischalten, zuordnen und löschen.
Regeln: Regeln anlegen, zuordnen und ihre Reihenfolge festlegen.
E-Mail schreiben: eine Signatur im Entwurf von Hand wählen.
Accounts: die Signatur-Einstellung und die Regeln eines E-Mail-Accounts.
Benutzerrollen: Rechte für die Gruppe E-Mail und die Seiten Signaturen und Regeln.