E-Mails und Daten
Wie du über das Gmail-Postfach E-Mails verschickst, wann i-Planner Mails in der Kundenakte ablegt, wie du fehlende Mails nachträglich abrufst und welche Daten zwischen i-Planner und Google fließen.
Über ein verbundenes Gmail-Postfach verschickst du E-Mails aus i-Planner, und i-Planner legt Mails von und an deine Kunden in der Kundenakte ab. Auf dieser Seite erfährst du, wie das abläuft, wie du fehlende Mails nachholst und welche Daten zwischen i-Planner und Google fließen.
Kurz erklärt
Einen Zeitplan für den Abruf gibt es bei Gmail nicht. Neue Mails kommen an, sobald der E-Mail-Dienst von i-Planner sie meldet. In der Kundenakte landet eine Mail, wenn eine ihrer Adressen bei einem Kunden als E-Mail-Adresse hinterlegt ist oder ihr Mailverlauf dort schon liegt. Das gilt auch für Mails, die du direkt in Gmail geschrieben hast. Ältere Mails aus dem Posteingang holst du von Hand nach.
Typische Aufgaben:
- Du willst über Gmail eine E-Mail verschicken: E-Mails über Gmail verschicken.
- Du suchst eine Mail beim Kunden: Mails in der Kundenakte wiederfinden.
- Eine eingegangene Mail fehlt: Mails nachträglich abrufen.
- Eine Mail ist nicht in der Kundenakte gelandet: Fehlerbehebung.
Was i-Planner an Gmail übermittelt
Was i-Planner bei einem Gmail-Account an Google und an den E-Mail-Dienst von i-Planner schickt:
- Bei Basic Auth (App-Passwort) gehen E-Mail-Adresse und App-Passwort als Anmeldung an die Mailserver von Google. Das sind imap.gmail.com (Port 993) für den Posteingang und smtp.gmail.com (Port 465) für den Versand, jeweils verschlüsselt. Das passiert zuerst als Test beim Anlegen, danach dauerhaft für den Zugriff auf das Postfach, erneut bei Verbindung prüfen und wenn du den Account wieder einschaltest.
- Bei Standard (OAuth) meldet i-Planner den Account mit seinem Namen und der Rücksprungadresse zu deiner i-Planner-Adresse beim E-Mail-Dienst von i-Planner an. Von dort wirst du zur Anmeldung bei Google weitergeleitet und danach zurückgeschickt. Ein Passwort gibst du in i-Planner nicht ein, und i-Planner speichert keins. Die Anmeldung bei Google hält der E-Mail-Dienst von i-Planner.
- Mit ausgehenden E-Mails gehen Empfänger (An, Cc, Bcc), Betreff, Text, Anhänge aus den Dokumenten und eingebettete eigene Bilder hinaus, zum Beispiel aus der Signatur. Bei Antworten kommt der Bezug zur ursprünglichen Mail dazu.
- Auf das Postfach greift i-Planner lesend zu. Es liest neue Nachrichten und ihren vollständigen Inhalt zur Ablage beim Kunden, die Nachrichtenliste beim nachträglichen Abruf und die Ordnerliste, um den Gesendet-Ordner zu erkennen.
- Bei Nur senden lässt i-Planner die Synchronisation des Posteingangs abschalten, bei beiden Anmeldeverfahren. Die Einstellung bleibt auch bei Neu verbinden erhalten.
- Löschst du den Account, entfernt i-Planner die Verbindung zum Postfach. Schaltest du einen Account mit App-Passwort aus, trennt i-Planner ihn vom Postfach. Beim Einschalten verbindet i-Planner ihn mit den gespeicherten Zugangsdaten neu. Ein Account mit Google-Anmeldung bleibt beim Ausschalten verbunden. Mails aus Posteingang und Gesendet-Ordner legt i-Planner weiter beim passenden Kunden ab, nur die Benachrichtigung „Neue E-Mail von“ gibt es dann nicht. Auch Alle Accounts deaktivieren trennt kein Gmail-Postfach, siehe Ein Postfach stilllegen.
- Beim Eintippen der E-Mail-Adresse schickt i-Planner deren Domain nicht an Google, sondern an den Autokonfigurationsdienst von Thunderbird (autoconfig.thunderbird.net). So schlägt es Server-Einstellungen vor. Für Gmail hat das keine Wirkung, weil die Server von Google fest hinterlegt sind.
Was von Gmail zurückkommt und wo es landet
Was aus dem Gmail-Postfach in i-Planner ankommt und wo du es findest:
| Was | Wo es landet | Wann |
|---|---|---|
| Verbindungsstatus: Verbunden mit Datum und Uhrzeit, Nicht geprüft oder rot die Fehlermeldung | Oben auf der Seite des Gmail-Accounts unter Organisation › Accounts | Nach dem Anlegen, bei Verbindung prüfen und automatisch, wenn sich der Zustand des Postfachs ändert: verbunden, Anmeldung gelungen oder gescheitert, Verbindung unterbrochen, Postfach entfernt |
| Benachrichtigung Neue E-Mail von mit dem Absender, darunter der Betreff oder „(ohne Betreff)“ | Beim Accountinhaber in i-Planner | Sobald der E-Mail-Dienst von i-Planner die neue Mail meldet, nicht bei ausgeschaltetem Account und nicht bei Nur senden |
| Benachrichtigung Postfach getrennt mit dem Grund | Beim Accountinhaber | Wenn ein Anmeldefehler nach etwa zwei bis drei Minuten noch besteht. Erholt sich die Verbindung vorher, kommt die Benachrichtigung nicht. |
| E-Mail-Aktivität mit dem Betreff als Titel, Text, Von, An, Cc und dem Accountinhaber als Verantwortlichem | In der Kundenakte des passenden Kunden und in den E-Mail-Listen der Kundenverwaltung | Sobald eine Mail im Posteingang oder im Gesendet-Ordner eintrifft |
| Original-Mail (.eml) und Anhänge als Dokumente | An der E-Mail-Aktivität | Zusammen mit der automatisch abgelegten Aktivität |
| Verlaufseintrag, bei eingegangenen Mails zusätzlich eine Glocken-Benachrichtigung | Im Verlauf der Kundenakte, die Glocken-Benachrichtigung beim Accountinhaber in der Kundenverwaltung | Zusammen mit der automatisch abgelegten Aktivität |
| Nachträglich abgerufene Mails aus dem Posteingang, ohne Original-Mail und Anhänge | Als E-Mail-Aktivität in der Kundenakte | Wenn du in der E-Mail-Liste von Hand synchronisierst |
| Gesendete Mails des Postfachs, auch aus dem Ordner „Gmail/Gesendet“ | In der Liste Gesendet der Kundenverwaltung | Beim Öffnen der Liste |
| Absenderadresse eines per Google-Anmeldung verbundenen Postfachs | In der Absenderauswahl beim Schreiben von E-Mails und im Serien-E-Mail-Versand, dort angezeigt als Name mit Adresse in eckigen Klammern | Sobald das Postfach verbunden ist |
E-Mails über Gmail verschicken
Ist ein Gmail-Account verbunden, steht das Postfach als Absender zur Wahl, wenn du in der Kundenverwaltung E-Mails schreibst. Das gilt in der Kundenakte, beim Antworten im E-Mail-Verlauf und im Serien-E-Mail-Versand, dort auch für die Testmail. Im Serien-E-Mail-Versand erscheint es mit seinem Namen und der Adresse in eckigen Klammern. Beim Schreiben aus der Kundenakte ist dein eigenes Postfach als Absender vorausgewählt.
Über das Postfach gehen Empfänger (An, Cc, Bcc), Betreff, Text, Anhänge aus den Dokumenten und eingebettete eigene Bilder wie die aus deiner Signatur. Bei Antworten geht der Bezug zur ursprünglichen Mail mit. Eine Mail, die du in i-Planner geschrieben hast, legt i-Planner nicht noch einmal aus dem Gesendet-Ordner ab.
Wer außer dem Accountinhaber das Postfach als Absender sieht, legst du unter Organisation › Accounts auf der Seite des Gmail-Accounts mit der Freischaltung fest. Steht dort Erlaubte Nutzung auf Nur senden, verschickst du weiter über das Postfach. i-Planner holt aber keine Mails mehr daraus.
Mails in der Kundenakte wiederfinden
i-Planner legt eine Mail aus dem Gmail-Postfach als E-Mail-Aktivität in der Kundenakte ab, wenn
- Absender, Empfänger oder Kopie (Cc) bei einem Kunden als E-Mail-Adresse hinterlegt ist (Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle) oder
- die Mail zu einem Mailverlauf gehört, der schon bei einem Kunden liegt.
Passen mehrere Kunden, landet die Mail beim ersten Treffer. Bei Mails aus dem Gesendet-Ordner zählen nur Empfänger und Kopie. Ohne Treffer legt i-Planner keine Aktivität an. Mails aus Papierkorb, Entwürfen, Spam und Kalender legt i-Planner nie ab.
Eine automatisch abgelegte Aktivität enthält:
- den Betreff als Titel, gekürzt auf 128 Zeichen, dazu Text, Von, An und Cc
- den Accountinhaber als Verantwortlichen
- die Verknüpfungen der vorigen Mail im selben Verlauf, zum Beispiel zu einem Vertrag oder Schaden
- die Original-Mail als .eml-Datei und die Anhänge als Dokumente
Eingegangene Mails sind als ungelesen markiert. Beim automatischen Ablegen schreibt i-Planner außerdem einen Eintrag in den Verlauf der Kundenakte. Bei eingegangenen Mails bekommt der Accountinhaber zusätzlich eine Glocken-Benachrichtigung in der Kundenverwaltung. Was beim nachträglichen Abruf anders ist, steht unter Mails nachträglich abrufen.
Die Mails stehen außerdem in den E-Mail-Listen der Kundenverwaltung. Dort siehst du die Postfächer, die dir gehören oder für dich freigeschaltet sind. Gesendete Mails zeigt die Liste Gesendet, auch wenn Gmail sie im deutschsprachigen Ordner „Gmail/Gesendet“ ablegt. Die Ordner fragt i-Planner beim Öffnen der Liste beim Postfach ab.
Mails nachträglich abrufen
Fehlt eine Mail aus dem Posteingang des Gmail-Postfachs in der Kundenakte, holst du sie in der Kundenverwaltung nach, höchstens einen Monat zurück. Das geht unter Aktivitäten › E-Mails › Eingang über das Symbol mit den kreisenden Pfeilen. Dabei liest i-Planner nur den Posteingang, holt je Postfach höchstens 20 Nachrichten und legt Original-Mail und Anhänge nicht als Dokumente ab. Ausgeschaltete Accounts und Accounts mit Nur senden überspringt es. Die Schritte und alle Bedingungen stehen unter Ältere E-Mails nachholen.
Häufige Fragen
Ja. i-Planner legt auch Mails aus dem Gesendet-Ordner des Postfachs ab. Voraussetzung ist, dass Empfänger oder Kopie (Cc) bei einem Kunden als E-Mail-Adresse hinterlegt ist oder der Mailverlauf dort schon liegt. Mails, die du in i-Planner geschrieben hast, legt i-Planner dabei nicht doppelt ab. In der Kundenverwaltung stehen gesendete Mails außerdem in der Liste Gesendet, auch aus dem Ordner „Gmail/Gesendet“.
Es gibt keinen Zeitplan. Neue Mails kommen an, sobald der E-Mail-Dienst von i-Planner sie meldet. Einen Abschnitt Automatischer Abruf hat ein Gmail-Account nicht. Eingegangene Mails, die fehlen, holst du in der Kundenverwaltung über die Schaltfläche zum Synchronisieren an der E-Mail-Liste nach, zum Beispiel mit 24 Stunden zurück synchronisieren.
Weitere Themen
- Gmail: die Integration aktivieren und das Postfach verbinden.
- Account verwalten: Freischaltung und Erlaubte Nutzung einstellen.
- Fehlerbehebung: wenn eine Mail nicht in der Kundenakte landet oder beim Abruf fehlt.
- E-Mail schreiben: eine E-Mail in der Kundenverwaltung verfassen.
- Serienmanager: Serien-E-Mails verschicken.