E-Mails und Daten
Wann i-Planner eine Mail aus deinem iCloud-Postfach beim Kunden ablegt, wer über neue E-Mails benachrichtigt wird und welche Daten zwischen i-Planner und iCloud fließen.
Ist dein iCloud-Postfach verbunden, legt i-Planner Mails an oder von bekannten Kunden in der Kundenverwaltung ab und benachrichtigt den Accountinhaber über neue E-Mails. Auf dieser Seite erfährst du, wann eine Mail beim Kunden landet und welche Daten dabei zwischen i-Planner und iCloud fließen.
Kurz erklärt
Einschalten musst du die Ablage nicht. i-Planner prüft jede neue Mail im verbundenen iCloud-Postfach, ob sie zu einem Kunden gehört. Das gilt auch für Mails, die du direkt in Apple Mail verschickst. Einen Abruf nach Zeitplan gibt es nicht, das Postfach bleibt über den E-Mail-Dienst von i-Planner verbunden. Als Absender beim Schreiben einer E-Mail steht dein iCloud-Postfach in der Kundenverwaltung derzeit nicht zur Wahl. Auch das Nachholen älterer E-Mails im E-Mail-Client der Kundenverwaltung erfasst es nicht.
Typische Aufgaben:
- Du willst wissen, ob eine Mail beim Kunden landet: E-Mails beim Kunden ablegen lassen.
- Du willst wissen, was an Apple übermittelt wird: Welche Daten fließen.
- Eine Mail fehlt beim Kunden: Eine E-Mail ist nicht beim Kunden gelandet.
Welche Daten fließen
Was i-Planner an iCloud übermittelt
| Anlass | Was übermittelt wird |
|---|---|
| Account anlegen, bevor etwas gespeichert wird | Ein einmaliger Anmeldetest am Posteingangsserver imap.mail.me.com (Port 993, SSL/TLS) und am Postausgangsserver smtp.mail.me.com (Port 587, STARTTLS). Anmeldename ist die E-Mail-Adresse (iCloud), dazu kommt das Passwort aus dem Feld App-spezifisches Passwort. |
| Account anlegen nach bestandenem Test, Verbindung prüfen, Wiedereinschalten des Accounts | Der E-Mail-Dienst von i-Planner meldet sich mit denselben gespeicherten Zugangsdaten bei iCloud an und hält danach die Verbindung zum Postfach |
Einen abweichenden Anmeldenamen gibt es nicht. Angemeldet wird immer mit der E-Mail-Adresse. Name und Adresse des Accounts werden beim E-Mail-Dienst von i-Planner hinterlegt, nicht bei Apple. Steht Erlaubte Nutzung auf Nur senden, schaltet i-Planner die Posteingangs-Verbindung zu iCloud ab und holt keine Mails mehr ab. Schaltest du den Account über den Schalter Account aktiv aus oder löschst ihn, trennt das die Verbindung ganz. Der Schalter Alle Accounts deaktivieren trennt sie nicht.
Was zurückkommt und wo es landet
| Was | Wo es landet | Wann |
|---|---|---|
| Verbindungsstatus, bei Fehlern mit Grund | Oben auf der Seite des Accounts unter Organisation › Accounts und als Status in der Accounts-Liste | Beim Anlegen, bei Verbindung prüfen und automatisch, sobald der E-Mail-Dienst eine Änderung meldet: Postfach verbunden, Anmeldung geklappt oder abgelehnt, Verbindung unterbrochen |
| Absender, Empfänger, Betreff und Datum einer neuen eingehenden Mail | Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ mit dem Betreff beim Accountinhaber. Fehlt der Betreff, steht dort „(ohne Betreff)“. | Sobald der E-Mail-Dienst die neue Mail im iCloud-Postfach meldet. Doppelte Meldungen derselben Mail unterdrückt i-Planner. |
| Eingehende Mail an oder von einem bekannten Kunden: Betreff, Mailtext, Absender und Empfänger, dazu die Original-Mail und die Anhänge | Beim Kunden in der Kundenverwaltung: E-Mail-Aktivität mit dem Accountinhaber als Verantwortlichem, Original-Mail und Anhänge als Dokumente, Eintrag im Verlauf, Glocken-Benachrichtigung für den Accountinhaber | Bei jeder neuen Mail, zu der ein Kunde passt |
| In Apple Mail verschickte Mail an einen bekannten Kunden | Beim Kunden in der Kundenverwaltung: gesendete E-Mail-Aktivität, als gelesen markiert, mit Eintrag im Verlauf, ohne Glocke | Sobald der E-Mail-Dienst die Kopie im Gesendet-Ordner meldet |
| Dauerhaft abgelehnte Anmeldung | Benachrichtigung „Postfach getrennt“ mit der Ursache beim Accountinhaber | Wenn sich das Postfach nicht innerhalb von etwa zwei bis drei Minuten erholt |
E-Mails beim Kunden ablegen lassen
Ist dein iCloud-Postfach verbunden, prüft i-Planner jede neue Mail darin, ob sie zu einem Kunden in der Kundenverwaltung gehört. Einschalten musst du dafür nichts.
Eine Mail landet beim Kunden, wenn
- ihr Absender, ein Empfänger oder ein CC-Empfänger bei einem Kunden als E-Mail-Adresse hinterlegt ist, oder
- sie zu einem Mailverlauf gehört, der schon als E-Mail-Aktivität bei einem Kunden liegt.
Passen mehrere Kunden, landet die Mail nur bei einem von ihnen. Passt keiner, legt i-Planner nichts ab. Die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ an den Accountinhaber kommt trotzdem.
Beim Kunden entstehen dann:
- eine E-Mail-Aktivität mit dem Betreff als Titel, dem Mailtext, Absender, Empfängern und CC-Empfängern. Verantwortlich ist der Accountinhaber.
- die Original-Mail als EML-Datei und die Anhänge als Dokumente
- ein Eintrag im Verlauf
- bei eingehenden Mails eine Glocken-Benachrichtigung in der Kundenverwaltung für den Accountinhaber. Die Aktivität ist als ungelesen markiert.
Gehört die Mail zu einem Verlauf, dessen vorige Mail beim Kunden zum Beispiel mit einem Vertrag oder Schaden verknüpft ist, übernimmt die neue Aktivität diese Verknüpfungen.
Schreibst du direkt in Apple Mail, legt i-Planner die Mail ebenfalls ab, sobald ihre Kopie im Gesendet-Ordner deines iCloud-Postfachs liegt. Maßgeblich sind dann nur Empfänger und CC-Empfänger, deine eigene Adresse zählt nicht. Die Aktivität ist als gelesen markiert, und eine Glocke gibt es dafür nicht.
Mails aus den Ordnern Papierkorb, Entwürfe, Junk und Kalender legt i-Planner nicht ab. Steht Erlaubte Nutzung auf Nur senden oder hast du den Schalter Account aktiv auf der Seite des Accounts ausgeschaltet, kommen keine Mails an, und i-Planner legt nichts ab. Anders ist es nach Alle Accounts deaktivieren unter Organisation › Integrationen. Dann bleibt das Postfach verbunden, und i-Planner legt Mails weiter beim Kunden ab, siehe Ein Postfach stilllegen.
Als Absender kannst du dein iCloud-Postfach in der Kundenverwaltung derzeit nicht auswählen. Die Einzelheiten stehen unter Das iCloud-Postfach lässt sich nicht als Absender auswählen.
Häufige Fragen
Noch nicht. Öffnest du eine Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ und klickst in der Mail-Ansicht auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten, erscheint nur ein Hinweis wie „Antworten – In-App-Verfassen kommt bald.“ Verfassen lässt sich dort derzeit nichts.
Es gibt keinen Abruf nach Zeitplan und deshalb auch keinen Abschnitt Automatischer Abruf. Das Postfach bleibt über den E-Mail-Dienst von i-Planner verbunden. Eine neue Mail verarbeitet i-Planner, sobald der Dienst sie im iCloud-Postfach meldet. Doppelte Meldungen derselben Mail unterdrückt i-Planner. Ältere Mails von Hand nachholen geht bei Apple Mail / iCloud nicht. Die Nachsynchronisation im E-Mail-Client der Kundenverwaltung erfasst iCloud-Postfächer dieser Integration nicht, siehe Ältere E-Mails nachholen.
Weitere Themen
- Apple Mail / iCloud: die Integration aktivieren und das Postfach anlegen.
- Account verwalten: Erlaubte Nutzung, Freischaltung und Verbindungsstatus.
- Fehlerbehebung: wenn Mails fehlen oder keine Benachrichtigung kommt.
- E-Mails: abgelegte E-Mails in der Kundenverwaltung finden und lesen.