Gmail

Was Gmail kann, was du dafür brauchst und wie du die Integration aktivierst und ein Gmail-Postfach per App-Passwort oder Google-Anmeldung verbindest.

Mit der Integration Gmail verbindest du ein Gmail-Postfach als E-Mail-Account mit i-Planner, entweder über die Google-Anmeldung oder mit einem Google-App-Passwort. Danach legt i-Planner Mails von und an deine Kunden als E-Mail-Aktivität in der Kundenakte ab, und du verschickst E-Mails aus i-Planner über dieses Postfach.

Kurz erklärt

Was Gmail kann:

Postfach verbinden: Unter Organisation › Accounts legst du einen Gmail-Account an, entweder mit E-Mail-Adresse und App-Passwort oder über die Google-Anmeldung. Das App-Passwort wird verschlüsselt gespeichert. Bei der Google-Anmeldung gibst du in i-Planner kein Passwort ein.
Mails beim Kunden ablegen: Neue Mails im Posteingang und im Gesendet-Ordner des Postfachs legt i-Planner als E-Mail-Aktivität in der Kundenakte ab. Voraussetzung ist, dass eine der Adressen bei einem Kunden hinterlegt ist oder der Mailverlauf dort schon liegt. Original-Mail und Anhänge hängen als Dokumente daran. Das gilt auch für Mails, die du direkt in Gmail geschrieben hast.
Über das Postfach versenden: E-Mails aus der Kundenakte, Antworten im E-Mail-Verlauf und Serien-E-Mails samt Testmail verschickst du über das Gmail-Postfach.
Benachrichtigen: Zu jeder neuen Mail erhält der Accountinhaber die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ mit Absender und Betreff. Besteht ein Anmeldefehler länger als etwa zwei bis drei Minuten, meldet i-Planner „Postfach getrennt“.
Verbindung überwachen: Oben auf der Seite des Accounts steht, ob das Postfach verbunden ist. Ändert sich der Zustand des Postfachs, passt i-Planner den Status selbst an.

Einen Zeitplan für den Abruf gibt es bei Gmail nicht, und die Seite eines Gmail-Accounts hat keinen Abschnitt Automatischer Abruf. Neue Mails kommen an, sobald der E-Mail-Dienst von i-Planner sie meldet. Ältere Mails aus dem Posteingang holst du von Hand nach, siehe Mails nachträglich abrufen. Dokumente für den Posteingang liefert Gmail nicht.

Typische Aufgaben:

Du willst ein Gmail-Postfach mit App-Passwort verbinden: Gmail mit App-Passwort verbinden.
Du willst dich über die Google-Anmeldung verbinden: Gmail mit Google-Anmeldung verbinden.
Du willst wissen, welche Mails in der Kundenakte landen: Mails in der Kundenakte wiederfinden.
Das Anlegen oder die Anmeldung bei Google scheitert: Fehlerbehebung.

Voraussetzungen

Zum Aktivieren von Gmail braucht deine Benutzerrolle das Recht Integrationen. Im Rollen-Editor steht es im Block Organisation.
Zum Anlegen des Gmail-Accounts braucht deine Benutzerrolle das Recht Accounts, ebenfalls im Block Organisation.
Gmail muss unter Organisation › Integrationen für deine Organisation aktiviert sein. Vorher steht Gmail unter Organisation › Accounts bei Neuer Account nicht zur Auswahl.
Steht die Freigabe von Gmail auf Nur ausgewählte Mitarbeiter, musst du dort ausgewählt sein. Wer selbst das Recht Integrationen hat, braucht keine Freigabe.
Auf der Detailseite von Gmail darf der Schalter Alle Accounts deaktivieren nicht eingeschaltet sein.
Für Basic Auth (App-Passwort) muss in deinem Google-Konto die 2-Faktor-Authentifizierung aktiv sein, und du brauchst dort ein App-Passwort. In den Gmail-Einstellungen muss IMAP aktiviert sein.
Für Standard (OAuth) muss die Google-Anmeldung für deine i-Planner-Umgebung eingerichtet sein. Das erkennst du beim Anlegen am Feld Anmeldeverfahren. Heißt die Auswahl dort Standard (OAuth – derzeit nicht verfügbar), bleibt nur das App-Passwort.

Gmail aktivieren

Die Einrichtung von Gmail hat zwei Teile. Zuerst aktivierst du Gmail einmal für die Organisation. Danach legst du je Postfach einen Gmail-Account an. Wie das mit App-Passwort geht, steht unter Gmail mit App-Passwort verbinden, für die Google-Anmeldung unter Gmail mit Google-Anmeldung verbinden. So aktivierst du Gmail:

Öffne Organisation › Integrationen, wähle in der Seitenleiste unter Entdecken zum Beispiel E-Mail und klicke Gmail an. Die Detailseite zeigt oben das Kennzeichen Official, die Beschreibung „E-Mail-Postfach-Anbindung über Gmail-/Google-Workspace-Postfach.“, Built by iPlanner und Docs mit dem Link i-Planner Docs.
Schalte im Bereich Aktivierung den Schalter Integration aktivieren ein. Die Änderung wird sofort gespeichert, einen Speichern-Knopf gibt es nicht.

Optional: Lege im Bereich Einschränkungen, der jetzt erscheint, unter Freigabe fest, wer Gmail-Accounts anlegen darf: Alle Mitarbeiter (Voreinstellung) oder Nur ausgewählte Mitarbeiter. Bei Nur ausgewählte Mitarbeiter wählst du im Bereich Ausgewählte Mitarbeiter Rollen, Gruppen und Personen aus. Wie diese Auswahl funktioniert, beschreibt Integrationen › Wer die Integration nutzen darf.

Sobald es Gmail-Accounts gibt, zeigt die Detailseite von Gmail zusätzlich den Bereich Accounts, zum Beispiel mit 2 Accounts verknüpft und darunter davon 1 aktiv. Ein Klick darauf führt zu Organisation › Accounts.

Gmail mit App-Passwort verbinden

So legst du einen Gmail-Account mit App-Passwort an. Gmail muss dafür unter Organisation › Integrationen aktiviert sein.

Erzeuge in deinem Google-Konto unter myaccount.google.com/apppasswords ein App-Passwort. Dafür muss die 2-Faktor-Authentifizierung aktiv sein. Prüfe außerdem, ob in den Gmail-Einstellungen IMAP aktiviert ist.
Öffne Organisation › Accounts, klicke auf Neuer Account und wähle in der Liste Gmail.
Fülle unter Stammdaten das Feld Name aus. Wird dir das Feld Accountinhaber angeboten, wähle dort das Teammitglied, dem das Postfach gehören soll.
Stelle Anmeldeverfahren auf Basic Auth (App-Passwort).
Trage unter Zugangsdaten die E-Mail-Adresse des Postfachs und das App-Passwort ein.
Klicke auf Account anlegen.

i-Planner testet die Anmeldung zuerst bei Google, ohne etwas anzulegen. Lehnt Google sie ab, öffnet sich das Fenster Anlegen fehlgeschlagen mit „Die Zugangsdaten wurden abgelehnt (…)“, und es entsteht kein Account. Sonst legt i-Planner den Account an und öffnet seine Seite. Ist das Postfach sofort verbunden, meldet i-Planner „Account erstellt und verbunden“, und oben auf der Seite steht Verbunden mit Datum und Uhrzeit. Andernfalls prüft i-Planner die Verbindung gleich im Anschluss. Scheitert die Anmeldung, öffnet sich das Fenster Validierung fehlgeschlagen mit dem Grund.

Die Person, die den Account angelegt hat, und die Inhaber deiner Organisation bekommen außerdem eine E-Mail, dass das Konto verbunden wurde.

Gmail mit Google-Anmeldung verbinden

Ein Gmail-Account mit Google-Anmeldung geht nur, wenn beim Anmeldeverfahren die Auswahl Standard (OAuth) angeboten wird. Heißt sie Standard (OAuth – derzeit nicht verfügbar), lege den Account wie unter Gmail mit App-Passwort verbinden beschrieben an.

Öffne Organisation › Accounts, klicke auf Neuer Account und wähle in der Liste Gmail.
Fülle unter Stammdaten das Feld Name aus. Ohne Namen startet die Anmeldung nicht. Wird dir das Feld Accountinhaber angeboten, wähle dort das Teammitglied, dem das Postfach gehören soll.
Lass Anmeldeverfahren auf Standard (OAuth) stehen. Ist die Google-Anmeldung eingerichtet, ist das die Voreinstellung.
Klicke im Abschnitt Verbindung in der Zeile Konto verbinden auf Verbinden. Es öffnet sich ein Fenster mit der Google-Anmeldung, und i-Planner meldet „Fenster zum Verbinden geöffnet — nach der Bestätigung prüfen wir die Verbindung automatisch.“ Blockiert dein Browser das Fenster, läuft die Anmeldung im selben Tab weiter.
Melde dich bei Google an und stimme zu. Das Fenster zeigt dann „Konto verbunden“ und schließt sich von selbst.

Den Account legt i-Planner schon beim Klick auf Verbinden an. Nach der Rückkehr aus dem Anmeldefenster prüft i-Planner die Verbindung automatisch. Steht sie, erscheint „Verbindung erfolgreich“, und oben auf der Seite steht Verbunden mit Datum und Uhrzeit. Meldet i-Planner stattdessen „Noch nicht verbunden — bitte im Anmeldefenster des Anbieters anmelden.“, ist die Anmeldung bei Google noch nicht abgeschlossen. Schließ sie im Anmeldefenster ab und klicke dann in der Zeile Konto verbinden auf Status jetzt prüfen.

Deine Gmail-Adresse trägst du auf diesem Weg nirgends ein. Sobald das Postfach verbunden ist, übernimmt i-Planner sie als Absenderadresse.

Eingabefelder am Gmail-Account

Diese Felder gehören zur Einrichtung von Gmail. Sie stehen auf der Detailseite der Integration und am Gmail-Account unter Organisation › Accounts:

Feld	Pflicht	Was eintragen
Integration aktivieren	Ja	Schalter im Bereich Aktivierung auf der Detailseite von Gmail unter Organisation › Integrationen. Erst wenn er an ist, lässt sich ein Gmail-Account anlegen.
Freigabe	Nein	Im Bereich Einschränkungen derselben Detailseite, sichtbar, sobald Gmail aktiviert ist. Zur Wahl stehen Alle Mitarbeiter (Voreinstellung) und Nur ausgewählte Mitarbeiter. Im zweiten Fall wählst du unter Ausgewählte Mitarbeiter Rollen, Gruppen und Personen.
Name	Ja	Frei wählbarer Anzeigename für diesen Account. Bleibt das Feld leer, erscheint „Name ist erforderlich“.
Accountinhaber	Ja	Das Teammitglied, dem der Account gehört. Voreingestellt bist du selbst. Das Feld erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle Accounts anderen Mitgliedern zuordnen darf.
Anmeldeverfahren	Ja	Standard (OAuth) für die Google-Anmeldung oder Basic Auth (App-Passwort). Ist die Google-Anmeldung nicht eingerichtet, heißt die erste Auswahl Standard (OAuth – derzeit nicht verfügbar), und Basic Auth (App-Passwort) ist vorausgewählt.
E-Mail-Adresse	Ja, bei Basic Auth (App-Passwort)	Die Gmail-Adresse des Postfachs. Sie muss gültig sein und darf in deiner Organisation noch nicht für einen Gmail-Account registriert sein. Bei Standard (OAuth) gibt es das Feld nicht.
App-Passwort	Ja, bei Basic Auth (App-Passwort), geheim	Ein App-Passwort aus deinem Google-Konto (myaccount.google.com/apppasswords), nicht dein Google-Passwort. Leerzeichen und Bindestriche aus der Anzeige bei Google entfernt i-Planner beim Anlegen selbst. Der Wert wird verschlüsselt gespeichert und nicht wieder angezeigt.
Account aktiv	Nein	Schalter unter Stammdaten auf der Seite des fertigen Accounts, voreingestellt an. „Inaktive Accounts werden bei Sync/Empfang übersprungen.“ Ein Account mit Google-Anmeldung bleibt beim Ausschalten aber verbunden, und i-Planner legt seine Mails weiter beim Kunden ab, siehe Ein Postfach stilllegen.
Freischaltung	Nein	Auf der Seite des fertigen Accounts legst du fest, wer das Postfach außer dem Accountinhaber nutzen darf. Zur Wahl stehen Alle Mitarbeiter, Nur das Team des Accountinhabers, Nur der Accountinhaber (Voreinstellung) und Accountinhaber + ausgewählte. Davon hängt ab, wer das Postfach in den E-Mail-Listen und als Absender sieht.
Erlaubte Nutzung	Nein	Auf der Seite des fertigen Accounts: Senden und empfangen (Voreinstellung) oder Nur senden. Nur senden schaltet den Posteingang ab.

Häufige Fragen

Nein. Bei Basic Auth (App-Passwort) gehört in das Feld App-Passwort ein App-Passwort, das du unter myaccount.google.com/apppasswords in deinem Google-Konto erzeugst. Dafür muss die 2-Faktor-Authentifizierung aktiv sein. Leerzeichen und Bindestriche aus der Anzeige bei Google darfst du mitkopieren, i-Planner entfernt sie beim Anlegen. Bei Standard (OAuth) meldest du dich direkt bei Google an und gibst in i-Planner gar kein Passwort ein.

Nein. Neu verbinden gibt es nur für Accounts, die über die Google-Anmeldung verbunden sind. Für die Google-Anmeldung legst du unter Organisation › Accounts über Neuer Account einen neuen Gmail-Account mit Standard (OAuth) an. Das geht nur, wenn diese Auswahl ohne den Zusatz „derzeit nicht verfügbar“ angeboten wird.

Weitere Themen

E-Mails und Daten: Mails verschicken, in der Kundenakte wiederfinden und nachträglich abrufen.
Account verwalten: Zugangsdaten, Anmeldung und Einstellungen eines Gmail-Accounts ändern.
Fehlerbehebung: wenn das Anlegen oder die Google-Anmeldung scheitert.
Accounts: Accounts anlegen, freischalten und löschen.
E-Mail-Integrationen: welche Integration zu welchem Postfach passt.