Vollständiger Export
Wie du den kostenpflichtigen vollständigen Export über den Warenkorb bestellst, Dateiformate und Dokumente festlegst, den Preis nach Dokumentvolumen prüfst, den Stand von Bestellung und Erstellung verfolgst, die fertigen Exporte 14 Tage lang herunterlädst und einer Rolle das Recht dafür entziehst.
Unter Organisation › Einstellungen › Datenverwaltung › Vollständiger Export bestellst du einen vollständigen, kostenpflichtigen Export deiner Daten und lädst ihn später herunter. Du legst vorher die Dateiformate fest, entscheidest, ob die gespeicherten Dokumente mitkommen, und trägst ein, wer benachrichtigt wird, sobald der Export fertig ist.
Kurz erklärt
Der vollständige Export enthält die Daten deiner Organisation im Format CSV, NDJSON oder beiden, auf Wunsch samt den gespeicherten Dokumenten. Du bestellst ihn über den Warenkorb. Erstellt wird er, sobald die Rechnung bezahlt ist. Fertige Exporte lassen sich 14 Tage lang herunterladen.
Typische Aufgaben unter Organisation › Einstellungen › Datenverwaltung › Vollständiger Export:
- Du willst vorher wissen, was der Export kostet: Preis prüfen.
- Du brauchst den kompletten Datenbestand am Stück: Export bestellen.
- Du willst wissen, wo deine Bestellung steht: Stand der Bestellung verfolgen.
- Der Export ist fertig: Export herunterladen. Das geht innerhalb von 14 Tagen.
- Ein Mitarbeiter soll keine Exporte mehr bestellen oder herunterladen: Einer Rolle das Exportrecht entziehen.
- Du willst im Chat wissen, wie weit dein Export ist: Stand über den Assistant oder MCP abfragen.
Voraussetzungen
- Deine Benutzerrolle braucht das Recht Einstellungen. Fehlt es, erscheint der Menüpunkt Einstellungen gar nicht.
- Zusätzlich muss deine Rolle die Gruppe Datenverwaltung freigeschaltet haben. Ist sie gesperrt, fehlt die Überschrift Datenverwaltung in der Liste links.
- Für die Seite Vollständiger Export genügt Nur lesen, um sie zu sehen und fertige Exporte herunterzuladen.
- Zum Bestellen braucht deine Rolle auf dieser Seite mindestens Lesen + Bearbeiten und zusätzlich im Block Organisation das Recht Abrechnung. Fehlt eines davon, sind alle Eingaben auf der Seite gesperrt, und die Empfänger-Zeilen lassen sich nur noch über Ansehen öffnen. Die Knöpfe Export bestellen und E-Mail hinzufügen fehlen dann. Die Rechte vergibt eine Person mit Administrator-Rolle unter Benutzerrollen.
- Kläre die Kosten vorher ab, wenn du nicht selbst darüber entscheidest. Bestätigt wird die Bestellung per E-Mail an die Adresse, mit der du dich anmeldest.
Die Seite im Überblick
Die Seite hat drei Abschnitte, die du von oben nach unten durchgehst. Sobald es für deine Organisation einen Export gibt, kommt ein vierter hinzu, Erstellte Exporte:
| Abschnitt | Wofür er da ist |
|---|---|
| Inhalt des Exports | Dateiformate wählen und festlegen, ob die Dokumente mitkommen |
| E-Mail-Benachrichtigung | Wer eine Nachricht bekommt, sobald der Export fertig ist |
| Erstellte Exporte | Erscheint erst, wenn es einen Export gibt. Zeigt den Stand der Erstellung und die Downloads. Fertige Exporte lassen sich 14 Tage lang herunterladen. |
| Export bestellen | Den Preis sehen, die Preisstaffel öffnen, den Export in den Warenkorb legen und den Stand einer offenen Bestellung sehen |
Inhalt des Exports festlegen
Im Abschnitt Inhalt des Exports stehen zwei Einstellungen:
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Dateiformate | Mehrfachauswahl aus CSV und NDJSON, beide sind vorausgewählt. Laut Hinweis lässt sich CSV mit Excel öffnen, NDJSON eignet sich für andere Programme. Mindestens ein Format muss gewählt sein, sonst meldet i-Planner „Wähle mindestens ein Datenformat aus.“ Willst du die Daten nur in Excel ansehen, genügt CSV. |
| Dokumente einschließen | Ein Schalter, voreingestellt ein. Eingeschaltet enthält der Export zusätzlich die gespeicherten Dokumente. |
Empfänger der Fertigmeldung eintragen
Im Abschnitt E-Mail-Benachrichtigung trägst du die Adressen ein, die eine Nachricht bekommen, sobald der Export fertig ist. Du kannst bis zu zehn Empfänger eintragen. Vorausgefüllt ist die E-Mail-Adresse deines eigenen Benutzerkontos.
- Klicke unter der Liste auf E-Mail hinzufügen.
- Trage die Adresse in die neue Zeile ein.
Über der Liste steht ein Zähler mit der Anzahl der eingetragenen Adressen, zum Beispiel 1 E-Mail-Benachrichtigung. Ist die Liste leer, steht dort „Trage mindestens eine E-Mail-Adresse ein.“ Dann kannst du nicht bestellen, und i-Planner meldet „Trage mindestens eine E-Mail-Adresse für die Fertigmeldung ein.“
Preis prüfen
Im Abschnitt Export bestellen steht in der Zeile Vollständigen Export bestellen der Preis für deine Auswahl: „Einmalig <Preis> inkl. MwSt.“ Er richtet sich nach dem Volumen der Dokumente, die deine Organisation gespeichert hat. Schaltest du Dokumente einschließen aus, gilt der Grundpreis von 699,00 €, und die Zeile zeigt ihn sofort an.
Über Preise vergleichen unter dem Abschnitt öffnest du die Preisstaffel Datenexport — Preis pro Export. Alle Preise sind einmalig und enthalten 19 % MwSt.
| Dokumentvolumen | Preis |
|---|---|
| Bis 250 GB | 699,00 € |
| Über 250 bis 350 GB | 798,00 € |
| Über 350 bis 450 GB | 897,00 € |
| Über 450 bis 550 GB | 996,00 € |
| Über 550 bis 650 GB | 1.095,00 € |
| Über 650 bis 750 GB | 1.194,00 € |
Im Fenster steht unter der Tabelle die Regel dahinter: 699,00 € inklusive 250 GB Dokumente, danach 99,00 € je angefangene weitere 100 GB. Maßgeblich ist das gespeicherte Dokumentvolumen bei der Bestellung (1 GB sind 1 Milliarde Bytes). Die Downloads des fertigen Exports sind 14 Tage lang im Preis enthalten.
Export bestellen
- Öffne Organisation › Einstellungen › Datenverwaltung › Vollständiger Export.
- Wähle im Abschnitt Inhalt des Exports die Dateiformate und stelle den Schalter Dokumente einschließen so ein, wie du ihn brauchst.
- Prüfe im Abschnitt E-Mail-Benachrichtigung die Empfänger der Fertigmeldung.
- Klicke im Abschnitt Export bestellen auf den Knopf Export bestellen. Der Export liegt jetzt als Vollständiger Datenexport im Warenkorb. Hast du in dieser Sitzung noch nichts in den Warenkorb gelegt, erscheint dazu das Fenster In den Warenkorb gelegt. Es weist dich darauf hin, den Warenkorb oben rechts über das Warenkorb-Symbol zu öffnen. Schließe es mit Verstanden.
- Öffne den Warenkorb und bestelle dort mit Zahlungspflichtig bestellen.
- Bestätige die Bestellung in der Bestätigungs-E-Mail, ebenfalls mit Zahlungspflichtig bestellen. Die E-Mail geht an die Adresse, mit der du dich anmeldest. Ihr Link ist 3 Tage gültig. Wie der Warenkorb funktioniert, steht unter Wie Bestellungen ablaufen.
Änderst du danach Formate, Dokumente oder Empfänger und klickst erneut auf Export bestellen, meldet i-Planner „Der Datenexport wurde im Warenkorb aktualisiert.“ Den Datenexport bestellst du getrennt. Liegen im Warenkorb noch andere Positionen, erscheint „Bitte bestelle den Datenexport getrennt von deinen übrigen Warenkorbpositionen.“
Auf der Seite Vollständiger Export wird nichts einzeln gespeichert. Dateiformate, Dokumente einschließen und die Empfänger gehen erst mit dem Klick auf Export bestellen in die Bestellung ein.
Solange eine Bestellung offen ist, heißt der Knopf Bestellung läuft. Während ein Export erstellt wird, heißt er Export wird erstellt. In beiden Fällen ist er gesperrt. Ohne Bestellrecht fehlt er ganz.
Stand der Bestellung verfolgen
Ist eine Bestellung offen, nicht abgeschlossen oder ihre Bestätigung abgelaufen, zeigt der Abschnitt Export bestellen den Kasten Export-Bestellung. Darin stehen ihr Stand und der bestellte Preis (Bestellt für <Preis> inkl. MwSt.), gegebenenfalls auch die Rechnungsnummer (Rechnung <Nummer>):
| Kennzeichen | Bedeutung |
|---|---|
| Bestätigung ausstehend | Die Bestätigungs-E-Mail ist an die Login-Adresse der Person unterwegs, die bestellt hat. Bestätige den Link darin. |
| Bestätigt | Die Bestellung ist bestätigt, die Rechnung wird vorbereitet. Bei einer Verzögerung versucht i-Planner es automatisch erneut. |
| Bestätigung abgelaufen | Der Bestätigungslink ist abgelaufen. Bestelle den Export erneut, du erhältst einen neuen Link. |
| Support erforderlich | Die Bestellung ist bestätigt, die Rechnung konnte aber nicht automatisch fertiggestellt werden. Wende dich an den Support. Eine erneute Bestellung ist nicht nötig. |
| Rechnung wird erstellt | Die Rechnung wird gerade erstellt und per E-Mail verschickt. |
| Rechnung offen | Der Export startet automatisch, sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist. |
| Zahlung bestätigt | Die Zahlung ist eingegangen, der Export wird eingeplant. |
| Export freigegeben | Der bezahlte Export wurde zur Erstellung freigegeben. |
| Nicht abgeschlossen | Die Bestellung konnte nicht abgeschlossen werden. Versuche es erneut oder wende dich an den Support. |
Stand eines Exports verfolgen
Der Abschnitt Erstellte Exporte erscheint, sobald es mindestens einen Export gibt. Darin steht „Hier siehst du den aktuellen Stand. Fertige Exporte kannst du 14 Tage lang herunterladen.“ Jeder Export steht dort mit seinem Titel, also CSV-Export, NDJSON-Export oder CSV- und NDJSON-Export. Dazu kommen die Zeile Gestartet <Datum> · mit Dokumenten oder ohne Dokumente und die Größe.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Eingereiht | Der Export wartet auf den Start |
| Wird erstellt | Der Export läuft |
| Bereit | Der Export ist fertig. Stehen die Downloads schon da, entfällt das Kennzeichen. Stattdessen siehst du Verfügbar bis und Herunterladen. |
| Fehlgeschlagen | Der Export konnte nicht erstellt werden |
| Abgelaufen | Die 14 Tage sind vorbei, die Dateien lassen sich nicht mehr herunterladen |
Bei Eingereiht und Wird erstellt steht darunter, woran i-Planner gerade arbeitet, etwa „Datenmenge wird ermittelt“, „Daten werden exportiert“, „Dokumente werden kopiert“ oder „<n> von <m> Datensätzen verarbeitet“. Darunter folgt Gesamtfortschritt mit Prozentzahl und Balken. Die Seite aktualisiert sich dabei von selbst.
Bei Fehlgeschlagen steht darunter in Rot „Der Export konnte nicht erstellt werden. Bitte wenden Sie sich an unseren Support.“ Einen Export, der während der Erstellung 24 Stunden lang keinen Fortschritt macht, setzt i-Planner ebenfalls auf Fehlgeschlagen.
Export herunterladen
- Öffne Organisation › Einstellungen › Datenverwaltung › Vollständiger Export.
- Suche im Abschnitt Erstellte Exporte den fertigen Export. Unter seinem Titel steht Verfügbar bis <Datum>.
- Klicke auf Alle herunterladen oder Herunterladen.
Bei einem Export mit Dokumenten steht darunter zusätzlich die Zahl der Dokumente. Welche Dateien beim Erstellen nicht gefunden wurden, zeigt die Seite nicht. Das steht im Exportprotokoll im heruntergeladenen Archiv. Je nach Export sehen die Downloads so aus:
- Das Kästchen Vollständiger Export (Daten und Dokumente) mit der Größe und dem Knopf Alle herunterladen. Darüber bekommst du ein Archiv mit allen Daten und Dokumenten. Einzelne Pakete erscheinen dann nicht.
- Das Kästchen Datenpaket (Ihre Organisationsdaten) mit der Größe und dem Knopf Herunterladen. Gibt es Dokumente-Pakete, steht darunter zusätzlich die aufklappbare Zeile Dokumente · <N> Pakete. Dort steht „Jedes Paket lässt sich einzeln herunterladen und entpacken.“ Jedes Paket nennt die Zahl seiner Dokumente und seine Größe und hat einen eigenen Knopf Herunterladen.
- Nur ein einzelner Knopf Herunterladen.
Nach 14 Tagen wechselt der Export auf Abgelaufen. Ein Download ist dann nicht mehr möglich. Ein Klick auf eine nicht mehr vorhandene Datei meldet „Exportdatei ist nicht verfügbar.“ Brauchst du die Daten danach noch einmal, bestelle einen neuen Export.
Stand über den Assistant oder MCP abfragen
Der i-Planner-Assistant und eine über MCP verbundene KI-App wie Claude oder ChatGPT sagen dir, wo deine Exporte stehen. Sie zeigen dieselben Kennzeichen wie diese Seite: den Stand der Bestellung, etwa Rechnung offen, und den Stand jedes Exports, etwa Wird erstellt, mit Fortschritt, Größe und dem Datum, bis zu dem er sich herunterladen lässt. Berücksichtigt werden die letzten 20 Exporte.
Bestellen und Herunterladen gehen nur hier auf der Seite. Der Assistant und die KI-App lösen keinen Export aus und geben keinen Download-Link heraus. Dateinamen und Speicherorte nennen sie ebenfalls nicht.
Voraussetzungen:
- Unter Organisation › Einstellungen › KI & Agenten › Werkzeuge steht das Werkzeug Datenexporte lesen nicht auf Deaktiviert, in der Spalte Assistant für den Assistant und in der Spalte MCP für MCP. Voreingestellt steht es auf Aktiviert.
- Deine Rolle braucht für Vollständiger Export dieselbe Stufe wie zum Ansehen dieser Seite: mindestens Nur lesen. Einen eigenen Schalter für das Werkzeug hat die Rolle nicht.
- Für MCP braucht deine Rolle MCP verwenden. Die verbundene KI-App arbeitet mit deinen Rechten, begrenzt durch die KI-Freigaben deiner Organisation, also durch die Spalte MCP unter Werkzeuge. Stellt deine Organisation dort ein Werkzeug später auf Aktiviert, kann die App es nutzen, sofern deine Rolle es erlaubt. Ein neu aktiviertes Werkzeug erscheint in der App, sobald sie ihre Werkzeugliste neu lädt, siehe Eine KI-App zeigt nicht alle Werkzeuge und MCP einrichten.
Einer Rolle das Exportrecht entziehen
Wer den vollständigen Export sehen, herunterladen und bestellen darf, legst du in der Benutzerrolle fest.
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen und klicke die Rolle an.
- Klicke im Block Organisation die Zeile Einstellungen an. Ihre Detail-Rechte öffnen sich.
- Stelle im Abschnitt Datenverwaltung das Auswahlfeld Vollständiger Export ein. Mit Kein Zugriff verschwindet die Seite für diese Rolle. Mit Nur lesen kann sie Exporte noch ansehen und herunterladen, aber nicht mehr bestellen.
Die Änderung wirkt sofort, auch bei Mitgliedern, die die Seite Vollständiger Export gerade offen haben. Verlieren sie den Zugriff ganz, leitet i-Planner sie auf Organisation › Module weiter und meldet „Berechtigung entzogen“. Verlieren sie nur das Bestellrecht, wird die Seite schreibgeschützt. Export bestellen und E-Mail hinzufügen verschwinden, und ein noch nicht bestellter Export wird aus ihrem Warenkorb entfernt.
Ein bereits bezahlter Export wird trotzdem erstellt. Jeder neue Download über die Seite prüft die aktuellen Rechte. Einen Download-Link, den jemand vorher abgerufen hat, kann er aber bis zu dessen Ablauf weiter nutzen. Bei einem einzelnen Paket sind das bis zu 15 Minuten, beim vollständigen Archiv hinter Alle herunterladen bis zu sieben Tage.
Häufige Fragen
Mindestens 699,00 € inkl. 19 % MwSt., einmalig. Darin sind 250 GB gespeicherte Dokumente enthalten. Je angefangene weitere 100 GB kommen 99,00 € dazu, bei 300 GB sind es also 798,00 €. Ohne Dokumente gilt der Grundpreis von 699,00 €. Den Preis für deine Organisation nennt die Seite Vollständiger Export im Abschnitt Export bestellen in der Zeile Vollständigen Export bestellen. Die Staffel öffnest du dort über Preise vergleichen. Im Warenkorb nennt der Block Einmalig gesamt den Betrag inklusive 19 % MwSt. und darunter den Nettobetrag.
Nach der Bestellung im Warenkorb geht zuerst eine Bestätigungs-E-Mail an die Login-Adresse der Person, die bestellt hat. Erst nach der Bestätigung entsteht die Rechnung. Sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist, wird der Export automatisch erstellt. Ist er fertig, bekommen die Adressen aus dem Abschnitt E-Mail-Benachrichtigung eine Nachricht. Auf der Seite Vollständiger Export lässt er sich dann im Abschnitt Erstellte Exporte 14 Tage lang herunterladen. Wo die Bestellung gerade steht, zeigt der Abschnitt Export bestellen, zum Beispiel Bestätigung ausstehend oder Rechnung offen.
Die Rechnung für den vollständigen Export wird erstellt und per E-Mail verschickt, sobald die Bestellung in der Bestätigungs-E-Mail bestätigt ist. Wie alle Rechnungen deiner Organisation steht sie außerdem unter Organisation › Abrechnung im Bereich Rechnungen und lässt sich dort als PDF herunterladen. Solange die Bestellung offen ist, zeigt der Abschnitt Export bestellen auf der Seite Vollständiger Export die Rechnungsnummer.
Nein. Einzelne Listen exportierst du ohne Bestellung direkt dort, wo sie stehen. In der Kundenverwaltung, etwa bei der Kundenliste, geht das über das Symbol Export & Drucken über der Liste, siehe Eine Liste exportieren. In den Listen unter Organisation öffnet das Drucker-Symbol über der Tabelle ein Menü mit Als Excel (XLSX), Als CSV, Als JSON und Als PDF. Der kostenpflichtige Vollständige Export ist für den Fall gedacht, dass du den kompletten Datenbestand am Stück brauchst.
Die Seite Vollständiger Export listet nicht einzeln auf, welche Daten der Export enthält. Sie unterscheidet über den Schalter Dokumente einschließen nur zwischen den Daten und den gespeicherten Dokumenten. Brauchst du vor der Bestellung eine verbindliche Auskunft über den Umfang, frag beim Support nach.
Weitere Themen
- Fehlerbehebung: wenn „Export bestellen“ gesperrt ist oder fehlt, die Bestätigung abläuft oder ein Export fehlschlägt.
- Abrechnung: wie der Warenkorb funktioniert und wo die Rechnungen stehen.
- Benutzerrollen: die Rechte, die du zum Bestellen brauchst.
- Datenverwaltung: die Gruppe in den Einstellungen.
- Eine Liste exportieren: eine einzelne Liste der Kundenverwaltung als Excel-Datei, ohne Bestellung.