Team
Wer in deinem Unternehmen mit i-Planner arbeitet, welche Rechte du für die Team-Verwaltung brauchst, wie du die Team-Liste liest, durchsuchst und exportierst und welche Aktionen es zu einem Mitglied gibt.
Unter Organisation › Team verwaltest du alle Personen, die in deinem Unternehmen mit i-Planner arbeiten. Du lädst neue Mitglieder ein oder übernimmst Benutzer, die es in der Kundenverwaltung schon gibt. Über die Benutzerrolle legst du fest, was sie dürfen. Verlässt jemand das Unternehmen, entziehst du ihm den Zugang wieder.
Kurz erklärt
Wer in deinem Unternehmen mit i-Planner arbeitet, ist ein Mitglied deiner Organisation. Ein aktives Mitglied meldet sich mit seiner Login-E-Mail an und belegt einen Lizenzplatz deines Tarifs. Was es darf, legt seine Benutzerrolle fest.
Typische Aufgaben unter Organisation › Team:
- Eine neue Kollegin fängt an: Ein neues Mitglied einladen.
- Ein Kollege arbeitet schon in der Kundenverwaltung: Einen Benutzer aus der Kundenverwaltung übernehmen, statt ihn neu anzulegen.
- Name, Login-E-Mail oder Rolle ändern sich: Mitglieder bearbeiten.
- Jemand kommt nicht mehr in sein Konto: Login-Link senden oder Zwei-Faktor zurücksetzen.
- Ein Mitarbeiter verlässt das Haus: Wenn ein Mitarbeiter das Haus verlässt.
Voraussetzungen
- Deine Benutzerrolle braucht das Recht Teams. Im Rollen-Editor ist das die Zeile Teams im Block Organisation. Fehlt es, erscheint der Menüpunkt Team gar nicht.
- Was du mit den Mitgliedern tun darfst, legen die Detail-Rechte der Zeile Teams fest. Dort gibt es im Abschnitt Zugriff auf Mitarbeiter die Auswahlfelder Sichtbarkeit und Bearbeitungsrecht. Mit dem Bearbeitungsrecht Lesen + Bearbeiten lädst du ein, aktivierst und änderst Name, Login-E-Mail, Team und Start-Seite. Mit Lesen + Bearbeiten + Löschen deaktivierst du zusätzlich und wechselst Rollen. Bearbeiten kannst du nur Mitglieder, die in deiner Sichtbarkeit liegen. Einladen kannst du nur mit der Sichtbarkeit Alle Mitarbeiter oder Nur Mitarbeiter des eigenen Teams, mit der zweiten nur in dein eigenes Team. Einen Benutzer aus der Kundenverwaltung übernehmen kannst du nur mit der Sichtbarkeit Alle Mitarbeiter. Die Rechte stellst du unter Benutzerrollen ein.
- Zum Einladen muss in deinem Tarif mindestens ein Platz frei sein.
Die Team-Liste
Öffne Organisation › Team. Links wählst du aus, welche Mitglieder die Liste zeigt:
| Liste | Inhalt |
|---|---|
| Alle | Alle Mitglieder, gleich welcher Status |
| Aktiv | Mitglieder, die sich anmelden können |
| Eingeladen | Eingeladene Personen, die die Einladung noch nicht angenommen haben |
| Inaktiv | Alle, die sich derzeit nicht anmelden können: deaktivierte Mitglieder, offene Einladungen und vorgemerkte Benutzer aus der Kundenverwaltung |
Die Tabelle zeigt Vorname, Nachname, E-Mail, Rolle, Status und Zuletzt aktiv. Der Status zeigt mit Aktiv oder Inaktiv, ob sich die Person anmelden kann. Eine eingeladene Person steht deshalb auf Inaktiv, bis sie die Einladung angenommen hat. Ihren Lizenzplatz belegt sie trotzdem schon.
Über die Suche findest du eine Person schnell. Mit den Ansichts-Schaltern wechselst du zwischen Tabelle, Kacheln und Split-Ansicht. Was die Split-Ansicht zeigt, steht unter Mitglieder in der Split-Ansicht durchgehen. Neben den Ansichts-Schaltern liegt das Drucker-Symbol. Darüber exportierst du die Liste Als Excel (XLSX), Als CSV, Als JSON oder Als PDF. Der Export enthält, was die Tabelle gerade zeigt. In der Kachel-Ansicht gibt es das Symbol nicht.
Mitglieder in der Split-Ansicht durchgehen
In der Split-Ansicht siehst du neben der Liste die Angaben eines Mitglieds, ohne seine Seite zu öffnen. So gehst du mehrere Mitglieder schnell nacheinander durch.
- Öffne Organisation › Team.
- Klicke auf den Ansichts-Schalter Split-Ansicht. Das erste Mitglied der Liste ist gleich ausgewählt.
- Klicke auf ein anderes Mitglied, um seine Angaben zu sehen.
Die Detailspalte zeigt Name, E-Mail, den Status Aktiv oder Inaktiv und die Spalten, die in der Tabelle eingeblendet sind. In der Zeile Kundenverwaltung: steht je nach Mitglied Kundennummer … öffnen, Kundennummer … · verknüpft oder Keine Verknüpfung vorhanden. Darf deine Rolle die Benutzer der Kundenverwaltung öffnen, kommst du über Kundennummer … öffnen direkt zu diesem Benutzer. Ist niemand ausgewählt, steht dort „Wähle links ein Teammitglied, um die Details zu sehen.“
Mit den zwei Pfeil-Symbolen Vorheriger Datensatz und Nächster Datensatz in der Detailspalte springst du zum Mitglied davor oder danach. Dasselbe erreichst du mit den Pfeiltasten nach oben und unten, solange der Cursor nicht in einem Eingabefeld steht. Der Knopf Bearbeiten öffnet die Seite des Mitglieds. Ohne Bearbeitungsrecht heißt er Ansehen. Was du dort ändern kannst, steht unter Mitglieder bearbeiten.
Aktionen zu einem Mitglied
In der Team-Liste unter Organisation › Team öffnet das Drei-Punkte-Menü am rechten Rand jeder Zeile die Aktionen zu dieser Person:
| Aktion | Wann sie angeboten wird |
|---|---|
| Bearbeiten | Bei Mitgliedern immer. Ohne Bearbeitungsrecht heißt der Eintrag Ansehen. Bei Vormerkungen nur mit Bearbeitungsrecht. Öffnet die Seite des Mitglieds, siehe Ein Mitglied öffnen. |
| Einladung senden… | Nur bei Vormerkungen aus der Kundenverwaltung, siehe Eine Vormerkung fertigstellen. |
| Einladung erneut senden | Nur bei Personen, die die Einladung noch nicht angenommen haben, siehe Eine Einladung erneut senden. |
| Login-Link senden | Nur bei Mitgliedern, die sich anmelden können, und nicht bei dir selbst. Siehe Login-Link senden oder Zwei-Faktor zurücksetzen. |
| Zwei-Faktor zurücksetzen | Nur bei Mitgliedern, die sich anmelden können und eine Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet haben, und nicht für dich selbst. |
| Aktivieren | Bei deaktivierten Mitgliedern. Braucht einen freien Lizenzplatz. |
| Deaktivieren | Bei aktiven Mitgliedern und offenen Einladungen, nicht bei dir selbst und nicht beim Inhaber. |
| Endgültig löschen | Nur mit dem Sonderrecht Final löschen erlauben, nicht bei dir selbst und nicht beim Inhaber. |
| Vormerkung entfernen | Nur bei Vormerkungen aus der Kundenverwaltung. |
Welche dieser Aktionen du siehst, hängt zusätzlich von deiner Benutzerrolle ab. Mehr zu Aktivieren, Deaktivieren und Endgültig löschen steht unter Deaktivieren und löschen.
Häufige Fragen
Der Status zeigt, ob sich jemand anmelden kann. Das geht erst, wenn die Person die Einladung angenommen hat. Bis dahin steht sie in den Listen Eingeladen und Inaktiv. Ihren Lizenzplatz belegt sie schon ab der Einladung. Nimmt sie die Einladung an, wechselt sie auf Aktiv.
Ja, in der Kundenverwaltung über Hinzufügen › Benutzer, zum Beispiel für die Abrechnung. Mehr dazu unter Benutzer. Ein so angelegter Benutzer bekommt keine Lizenz und damit keinen Login. Einen Login, eine Rolle und einen Lizenzplatz bekommt eine Person nur unter Organisation › Team über Mitglied hinzufügen. Die Zugangsdaten eines Benutzers (E-Mail für den Login, Lizenz und Rolle) lassen sich nur unter Organisation › Team bearbeiten, in der Kundenverwaltung nicht. Soll ein Benutzer, den es in der Kundenverwaltung schon gibt, später einen Login bekommen, verknüpfe ihn wie unter Einen Benutzer aus der Kundenverwaltung übernehmen beschrieben.
Weitere Themen
- Mitglieder einladen: neu einladen, aus der Kundenverwaltung übernehmen, eine Einladung erneut senden.
- Mitglieder bearbeiten: Name, Login-E-Mail, Rolle, Team, Start-Seite und Verknüpfung ändern.
- Deaktivieren und löschen: Zugang sperren, wieder aktivieren, endgültig löschen.
- Fehlerbehebung: wenn Einladen, Verknüpfen oder Anmelden nicht klappt.
- Benutzerrollen: welche Rechte eine Rolle gibt.