Übersicht

Die sechs Gruppen im Bereich Einstellungen (Organisation, Team & Rollen, E-Mail, Vorlagen, Entwickler und Datenverwaltung) mit ihren fünfzehn Seiten, wie du sie öffnest und wie du die Liste links anpasst.

Unter Organisation › Einstellungen legst du fest, was für dein gesamtes Unternehmen gilt. Dazu gehören Stammdaten, Sicherheitsvorgaben, Benutzerrollen und technische Zugänge. Die Liste links teilt die Seiten in sechs Gruppen: Organisation, Team & Rollen, E-Mail, Vorlagen, Entwickler und Datenverwaltung.

Kurz erklärt

Organisation › Einstellungen ist der Bereich für das ganze Unternehmen. Was du hier einstellst, wirkt auf alle Mitglieder. Was nur dich betrifft, steht im getrennten Bereich Konto. Neben dem Recht Einstellungen für den Bereich selbst hat jede Gruppe und jede Seite ein eigenes Recht. Deshalb sieht nicht jeder alle Seiten.

Typische Aufgaben unter Organisation › Einstellungen:

Firmenname oder Anschrift ändern sich: Stammdaten.
Das Team soll einen Hinweis sehen oder bestätigen: Meldungen.
Alle sollen sich mit einem zweiten Faktor anmelden: Zwei-Faktor-Anmeldung vorschreiben.
Ein Kollege soll mehr oder weniger dürfen: Benutzerrollen.
Newsletter oder interne E-Mails sollen nicht in i-Planner landen: Regeln.
Du schreibst immer wieder dieselben Texte: Textbausteine.
Jeder neue Kunde soll dieselben Ordner bekommen: Ordner-Vorlagen.
Ein anderes Programm soll mit i-Planner Daten austauschen: Entwickler.
Du willst den kompletten Datenbestand mitnehmen: Vollständiger Export.

Voraussetzungen

Deine Benutzerrolle braucht im Bereich Organisation das Recht Einstellungen. Fehlt es, erscheint der Menüpunkt Einstellungen gar nicht.
Jede Gruppe und jede einzelne Seite darin hat zusätzlich ein eigenes Recht. Du siehst deshalb unter Umständen nur einen Teil der Seiten. Darfst du keine einzige Seite sehen, fehlt auch der Menüpunkt Einstellungen.

Einstellungen öffnen

Klicke im Bereich Organisation in der Leiste links auf Einstellungen. i-Planner öffnet die erste Seite der Liste, die du sehen darfst. Meist ist das Stammdaten. Eine eigene Startseite hat der Bereich nicht.

Links steht die Liste aller Einstellungsseiten, rechts die geöffnete Seite. Insgesamt sind es fünfzehn Seiten in sechs Gruppen: Organisation, Team & Rollen, E-Mail, Vorlagen, Entwickler und Datenverwaltung.

Gruppe Organisation

Die Grunddaten und Vorgaben deines Unternehmens findest du unter Organisation › Einstellungen › Organisation.

Seite	Wofür
Stammdaten	Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Steuer-IDs und Bankverbindung.
Meldungen	Hinweise mit PDFs und persönlicher Bestätigung für Mitglieder, Gruppen oder Benutzerrollen.
Sicherheit	Zwei-Faktor-Anmeldung (mit dem Schalter 2FA verpflichtend für alle Pflicht), Vorgaben für Passwörter, Sperre nach zu vielen Fehlversuchen und die Dauer einer Anmeldung.
Audit-Log	Wie lange die Protokolle aufbewahrt werden.

Gruppe Team & Rollen

Wer was darf, legst du unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen fest.

Seite	Wofür
Benutzerrollen	Rollen anlegen und festlegen, welche Rechte eine Rolle mitbringt.
Benutzergruppen	Mehrere Mitglieder zusammenfassen, um sie gemeinsam freizuschalten.
Support-Zugang	Welche Mitglieder Support-Tickets erstellen dürfen.
Produktnews	Welche Mitglieder die Produktnews aus dem i-Planner Changelog bekommen.

Die Personen selbst legst du nicht hier an, sondern unter Organisation › Team.

Gruppe E-Mail

Signaturen und Regeln für die E-Mail-Postfächer deines Unternehmens stehen unter Organisation › Einstellungen › E-Mail.

Seite	Wofür
Signaturen	Signaturen für E-Mails aus i-Planner, wer sie verwenden darf und welche Signatur ein Postfach bei neuen E-Mails und bei Antworten einsetzt.
Regeln	Welche eingehenden E-Mails i-Planner übernimmt und welche Anhänge es als Dokumente ablegt, je Postfach in fester Reihenfolge.

Gruppe Vorlagen

Unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen verwaltest du Textbausteine und Textmarken für deine Texte und Ordner-Vorlagen für die Dokumente.

Seite	Wofür
Textbausteine	Wiederverwendbare Texte mit Betreff und Textmarken für Briefe, E-Mails und Aktivitäten, früher die Textvorlagen der Kundenverwaltung.
Textmarken	Datenfelder als Platzhalter bereitstellen und ihre Ausgabe in Texten festlegen.
Ordner	Ordner-Vorlagen mit Unterordnern anlegen, festlegen, wer sie nutzen darf, und sie über Vorlage hinzufügen in den Dokumenten eines Kunden, Produktpartners oder Benutzers anwenden.

Gruppe Entwickler

Die technischen Zugänge, über die andere Systeme mit i-Planner arbeiten, findest du unter Organisation › Einstellungen › Entwickler.

Seite	Wofür
Webhooks	Meldet Ereignisse aus i-Planner automatisch an eine Adresse in einem anderen System.
API-Tokens	Schlüssel für die REST-API.

Gruppe Datenverwaltung

Über Organisation › Einstellungen › Datenverwaltung kommst du an deine eigenen Daten. Die Gruppe enthält eine einzige Seite.

Seite	Wofür
Vollständiger Export	Einen vollständigen Export deiner Daten bestellen, samt Dateiformat und der Frage, ob die gespeicherten Dokumente mitkommen.

Liste links anpassen

Die Liste der Einstellungsseiten links unter Organisation › Einstellungen lässt sich zuklappen, ausblenden und in der Breite ändern.

Der Pfeil rechts neben einem Gruppennamen klappt die Gruppe zu und wieder auf.
Die Schaltfläche oben links über der Seite blendet die ganze Liste aus und wieder ein. Sie trägt keine Beschriftung. Zeigst du mit der Maus darauf, erscheint Liste ausblenden oder Liste einblenden.
Die Breite der Liste änderst du, indem du ihre rechte Kante ziehst.

i-Planner merkt sich alle drei Anpassungen für dich bis zum nächsten Besuch. Ausblenden und Breite teilt die Liste mit den Listen links unter Organisation › Accounts, Organisation › Audit-Log und Organisation › Integrationen. Blendest du die Liste auf einer dieser Seiten aus, ist sie auch unter Einstellungen ausgeblendet, und umgekehrt.

Häufige Fragen

Den Zugriff auf einzelne Einstellungsseiten stellst du je Rolle unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen ein. Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen im Block Organisation. Dort hat jede Gruppe einen eigenen Abschnitt mit dem Schalter Bereich aktiv. Für jede Seite darin gibt es ein Auswahlfeld für die Stufe. Mehr dazu unter Rechte innerhalb eines Bereichs feiner einstellen.

Organisation › Audit-Log ist das Protokoll selbst: wer wann was geändert hat. Organisation › Einstellungen › Organisation › Audit-Log ist dagegen nur die Einstellung dazu, nämlich wie lange die Protokolle aufbewahrt werden. Beide hängen an verschiedenen Rechten.

Organisation ist der ganze Verwaltungsbereich und gleichzeitig der Name der ersten Gruppe innerhalb der Einstellungen. Der vollständige Weg zu den Stammdaten lautet deshalb Organisation › Einstellungen › Organisation › Stammdaten.

Nein. Organisation › Einstellungen ist der Bereich für das ganze Unternehmen. Stammdaten, Sicherheitsvorgaben und Benutzerrollen wirken auf alle Mitglieder. Was nur dich betrifft, etwa dein Name, dein Passwort, deine Geräte oder deine Benachrichtigungen, steht im getrennten Bereich Konto, siehe Konto › Einstellungen.

Weitere Themen

Fehlerbehebung: wenn der Menüpunkt Einstellungen oder einzelne Seiten fehlen oder sich eine Einstellung nicht speichern lässt.
Benutzerrollen: welche Gruppen und Seiten der Einstellungen eine Rolle sieht.
Organisation › Übersicht: der ganze Verwaltungsbereich und warum es keinen Speichern-Knopf gibt.
Audit-Log: die Protokolle selbst, deren Aufbewahrung du in den Einstellungen festlegst.
Konto: was nur dich betrifft (Name, Passwort und Geräte).