Rechnungen und Zahlung
Wie du unter Organisation › Abrechnung Rechnungen herunterlädst, zwischen Überweisung und SEPA-Lastschrift wählst, die Bankverbindung änderst und festlegst, an welche Adressen die Abrechnungsmails gehen und welche Rechnungsadresse gilt.
Unter Organisation › Abrechnung lädst du die Rechnungen deines Unternehmens herunter und pflegst die Angaben, mit denen i-Planner abrechnet. Dazu gehören Zahlungsmethode, Rechnungs-E-Mail und Rechnungsadresse.
Kurz erklärt
Eine Rechnung bekommst du bei jedem Tarifwechsel und wenn dein monatlicher Abrechnungszyklus zurückgesetzt wird. Im Bereich Rechnungen lädst du sie als PDF herunter. Bezahlt wird per Überweisung oder SEPA Lastschrift. Alle Abrechnungsbenachrichtigungen gehen an die Adressen unter E-Mail-Empfänger.
Typische Aufgaben unter Organisation › Abrechnung:
- Die Buchhaltung braucht eine Rechnung: Rechnungen herunterladen.
- Ihr wollt per Lastschrift zahlen: Zahlungsmethode festlegen.
- Das Konto für die Lastschrift hat sich geändert: Die Bankverbindung für die Lastschrift ändern.
- Rechnungen sollen auch an die Buchhaltung gehen: Rechnungs-E-Mail und Rechnungsadresse.
Rechnungen herunterladen
Der Bereich Rechnungen („Sie erhalten eine Rechnung bei jedem Tarifwechsel oder wenn Ihr monatlicher Abrechnungszyklus zurückgesetzt wird.“) listet deine Rechnungen mit Datum, Betrag, Rechnung (Rechnungsnummer) und Status. Die neueste steht oben, je Seite stehen fünf. Die Fußzeile nennt etwa 1-5 von 12 Rechnungen. Am rechten Rand jeder Zeile lädt ein Klick auf das Download-Symbol Rechnung herunterladen die Rechnung als PDF.
Der Status ist Bezahlt, Ausstehend oder Überfällig. Eine stornierte Rechnung steht mit dem Status cancelled in der Liste. Gibt es noch keine Rechnungen, steht dort „Keine Rechnungen vorhanden“. Dieselbe Anzeige erscheint, wenn i-Planner die Rechnungen gerade nicht aus dem Rechnungssystem abrufen kann.
Zahlungsmethode festlegen
Unter Zahlungsmethode wählst du zwischen Überweisung (Voreinstellung) und SEPA Lastschrift.
Bei Überweisung siehst du Kontoinhaber, IBAN, BIC und Bank für die Überweisung. Diese Felder kannst du nicht ändern.
Bei SEPA Lastschrift füllst du aus:
- Kontoinhaber: Pflichtfeld, muss mit dem Vertragspartner übereinstimmen.
- IBAN: Pflichtfeld.
- BIC: wird bei deutschen IBANs automatisch ermittelt.
- Bank: Pflichtfeld.
Ist noch kein Mandat aktiv, schaltest du zusätzlich Lastschriftmandat erteilen ein. Beim Klick auf Speichern öffnet sich der vollständige Mandatstext. Erst Mandat erteilen & speichern schließt die Erteilung ab. Danach zeigt der Bereich Zahlungsempfänger, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Mandat erteilt am.
Ist ein Mandat aktiv, findest du stattdessen den Schalter Lastschriftmandat widerrufen. Nach dem Widerruf zahlst du künftige Rechnungen per Überweisung. Die hinterlegten Bankdaten werden dabei gelöscht.
Meldet der Bereich beim Speichern „Rechnungsadresse zuerst speichern“, ist die Zahlungsmethode nicht geändert worden. Speichere zuerst den Bereich Rechnungsadresse und versuche es dann erneut.
Die Bankverbindung für die Lastschrift ändern
Trage im Bereich Zahlungsmethode die neue IBAN ein und klicke auf Speichern. Es erscheint die Rückfrage „Bankverbindung ändern?“ Nach dem Bestätigen sind die neuen Bankdaten gespeichert, und das bisherige Lastschriftmandat ist damit hinfällig. Erteile anschließend ein neues Mandat. Schalte dazu Lastschriftmandat erteilen ein, klicke auf Speichern und bestätige den Mandatstext mit Mandat erteilen & speichern.
Von Lastschrift auf Überweisung umstellen
Im Bereich Zahlungsmethode gibt es zwei Wege. Schalte Lastschriftmandat widerrufen ein, oder stelle Zahlungsmethode auf Überweisung. Nach Speichern erscheint eine Rückfrage, die du mit Bestätigen annimmst. Beim Widerruf lautet sie „SEPA-Lastschriftmandat widerrufen?“, beim Wechsel der Zahlungsmethode „Zu Überweisung wechseln?“ Beide Wege beenden das Mandat und löschen die hinterlegten Bankdaten. Künftige Rechnungen zahlst du dann per Überweisung.
Rechnungs-E-Mail und Rechnungsadresse
Im Bereich E-Mail-Empfänger stehen die Adressen, an die alle Abrechnungsbenachrichtigungen gehen, auch die Bestätigungsmails für Bestellungen. Dorthin gehen auch die Warnmails der Kostenkontrolle aus dem Bereich Credits. Über E-Mail hinzufügen legst du eine weitere Adresse an. Das Drei-Punkte-Menü einer Zeile bietet Bearbeiten und Entfernen. Steht nur noch eine Adresse in der Liste, gibt es nur Bearbeiten. Die letzte Adresse lässt sich nicht entfernen, nur ändern. Ist keine Adresse eingetragen, steht dort „Noch keine E-Mail-Empfänger.“
Dieser Bereich speichert automatisch und hat keine Schaltfläche zum Speichern. Wie das funktioniert, steht unter Speichern geschieht automatisch. Die Bereiche Vertragslaufzeit & Zahlweise, Zahlungsmethode und Rechnungsadresse haben auf der Abrechnungsseite dagegen jeweils eine Schaltfläche Speichern.
Unter Rechnungsadresse stehen Firma / Organisation, Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Straße und Hausnummer, PLZ, Stadt, Besteuerungsart, Steuernummer und USt-IdNr. Pflicht sind Firma, Vorname, Nachname, Straße, PLZ und Stadt. Zum Übernehmen klickst du auf Speichern.
Änderungen gelten für alle zukünftigen Rechnungen. Vergangene Rechnungen bleiben unverändert.
Weitere Themen
- Fehlerbehebung: wenn keine Rechnungen angezeigt werden oder die Bestätigungsmail fehlt.
- Wie Bestellungen ablaufen: wofür die Bestätigungsmails an die E-Mail-Empfänger da sind.
- Credits: die Autoaufladung, die eine SEPA-Lastschrift braucht.
- Vertrag ändern: Version, Zugänge, Module und Speicher, die auf der Rechnung stehen.