Neue Mitglieder kommen über Organisation › Team › Mitglied hinzufügen in deine Organisation. Auf dieser Seite findest du beide Wege dorthin und erfährst, wie du eine Vormerkung abschließt und eine Einladung neu verschickst.

Kurz erklärt

Es gibt zwei Wege ins Team, beide unter Organisation › Team › Mitglied hinzufügen:

• Neu einladen: für Personen, die es in der Kundenverwaltung noch nicht als Benutzer gibt.
• Aus der Kundenverwaltung übernehmen: für Personen, die dort schon als Benutzer arbeiten. So bleibt es bei einem Benutzer samt seinen Zuordnungen. Legst du sie stattdessen neu an, gibt es sie in der Kundenverwaltung anschließend zweimal.

In beiden Fällen bekommt die Person eine E-Mail mit einem Einladungslink, der 7 Tage gültig ist. Ab der Einladung belegt sie einen Lizenzplatz, auch wenn sie die Einladung noch nicht angenommen hat.

Voraussetzungen

• In deinem Tarif ist mindestens ein Platz frei. Jede noch offene Einladung zählt dabei mit.
• Deine Benutzerrolle hat in den Detail-Rechten der Zeile Teams mindestens das Bearbeitungsrecht Lesen + Bearbeiten. Als Sichtbarkeit ist Alle Mitarbeiter oder Nur Mitarbeiter des eigenen Teams eingestellt. Mit der zweiten lädst du nur in dein eigenes Team ein. Einen Benutzer aus der Kundenverwaltung übernehmen kannst du nur mit der Sichtbarkeit Alle Mitarbeiter. Alle Rechte im Überblick stehen unter Team › Voraussetzungen↗.

Ein neues Mitglied einladen

So lädst du eine Person ein, die noch nicht als Benutzer in der Kundenverwaltung angelegt ist. Arbeitet sie dort schon, nimm stattdessen den Weg unter Einen Benutzer aus der Kundenverwaltung übernehmen↗. Sonst gibt es sie in der Kundenverwaltung anschließend zweimal.

1. Öffne Organisation › Team.
2. Klicke oben rechts auf Mitglied hinzufügen. Steht dort eine Zahl in Klammern, etwa Mitglied hinzufügen (2), sind noch so viele Plätze frei.
3. Lass unter Mitglied hinzufügen die Auswahl Neues Mitglied anlegen stehen.
4. Fülle unter Persönliche Angaben die Felder Vorname, Nachname und E-Mail aus. Alle drei sind Pflicht. Solange ein Feld leer ist, steht darunter schon beim Öffnen in Rot „Vorname ist erforderlich“, „Nachname ist erforderlich“ oder „E-Mail ist erforderlich“. Der Hinweis verschwindet, sobald du das Feld ausfüllst. An die E-Mail-Adresse geht die Einladung, und mit ihr meldet sich die Person später an. i-Planner prüft die Adresse schon beim Tippen. Sieht sie nach einem Tippfehler aus, erscheint darunter etwa „Tippfehler? Meintest du …?“ Ist sie wahrscheinlich nicht zustellbar, steht dort „Diese Adresse ist wahrscheinlich nicht zustellbar (kein Mailserver für die Domain).“ Bei einer Wegwerf-Adresse erscheint „Wegwerf-Adresse — die Person erreichst du damit evtl. nicht dauerhaft.“ Das ist nur ein Hinweis.

5. Lege unter Zugang in der Organisation fest:
   • Rolle: bestimmt die Rechte. Vorausgewählt ist Mitarbeiter. Pflichtfeld.
   • Team: optional, Voreinstellung Kein Team. Das Team ordnet die Person einem Bürostandort, einer Filiale oder Abteilung zu. Rechte in Benutzerrollen und die Freischaltung von Accounts lassen sich auf ein Team begrenzen. Mehr dazu unter Das Feld „Team“↗.
   • Start-Seite: die Seite, auf der die Person nach dem Login landet. Zur Auswahl stehen Organisation und die Kundenverwaltung, sofern die Rolle Mitarbeiter sie öffnen darf. Das gilt auch, wenn du eine andere Rolle wählst. Ist die Kundenverwaltung dabei, ist sie vorausgewählt.

6. Klicke unter Einladung bei Einladung senden auf Senden. Fehlt noch eine Angabe, nennt der Hinweis „Angaben für die Einladung fehlen“ die fehlenden Felder.

Hat die Adressprüfung einen Tippfehler erkannt, fragt i-Planner vor dem Versand im Fenster E-Mail prüfen nach. An … senden verschickt die Einladung an die vorgeschlagene Adresse, Trotzdem so senden an deine Eingabe. Bei einer wahrscheinlich nicht zustellbaren Adresse heißt das Fenster Adresse prüfen. Dort sendest du mit Trotzdem senden.

Die Person bekommt daraufhin eine E-Mail mit einem Einladungslink. Darüber bestätigt sie ihre Mitgliedschaft und vergibt bei Bedarf ein Passwort. Hat sie schon ein i-Planner-Konto, nimmt sie darüber nur die Einladung an. Der Link ist 7 Tage gültig. Bis die Person die Einladung angenommen hat, steht sie in der Liste Eingeladen und hat den Status Inaktiv.

Ist alles gut gegangen, meldet i-Planner „Einladung an … gesendet“. Erscheint stattdessen eine andere Meldung, hilft Beim Einladen erscheint eine Fehlermeldung↗.

Einen Benutzer aus der Kundenverwaltung übernehmen

Arbeitet eine Person schon als Benutzer in der Kundenverwaltung, verknüpfst du ihr Team-Mitglied mit diesem Benutzer, statt sie neu anzulegen. Der Benutzer in der Kundenverwaltung und seine Zuordnungen bleiben dabei erhalten. Dafür braucht deine Benutzerrolle in den Detail-Rechten der Zeile Teams die Sichtbarkeit Alle Mitarbeiter und mindestens das Bearbeitungsrecht Lesen + Bearbeiten.

1. Öffne Organisation › Team und klicke oben rechts auf Mitglied hinzufügen.
2. Wähle unter Mitglied hinzufügen die Option Mitglied aus der Kundenverwaltung verknüpfen.
3. Klicke unter Kundenverwaltung - Verknüpfung auf Benutzer suchen. Im Fenster Kundenverwaltung verknüpfen suchst du im Feld Benutzer aus der Kundenverwaltung nach Name, E-Mail-Adresse oder Kundennummer. Benutzer, die bereits mit einem Mitglied verknüpft sind, stehen dort nicht.

4. Wähle den Benutzer aus und klicke auf Benutzer verknüpfen.

i-Planner speichert die Verknüpfung sofort als Vormerkung, meldet „Benutzer vorgemerkt“ und öffnet sie. Eine Vormerkung belegt noch keinen Lizenzplatz und legt noch keinen Login an. Beides entsteht erst mit der Einladung. Wie du sie abschließt, steht unter Eine Vormerkung fertigstellen↗.

Eine Vormerkung fertigstellen

Eine Vormerkung ist ein Benutzer aus der Kundenverwaltung, den du für das Team ausgewählt, aber noch nicht eingeladen hast. Sie belegt noch keinen Lizenzplatz. Direkt nach dem Vormerken ist sie geöffnet. Später öffnest du sie unter Organisation › Team im Drei-Punkte-Menü ihrer Zeile mit Bearbeiten. So schließt du sie ab:

1. Prüfe unter Persönliche Angaben die Felder Vorname, Nachname und E-Mail. Die Angaben stammen aus der Kundenverwaltung. Fehlt dort eine E-Mail-Adresse, trage sie hier ein.
2. Lege unter Zugang in der Organisation die Rolle, das Team und die Start-Seite fest. Was du beim Verknüpfen dort schon eingestellt hattest, ist übernommen.
3. Klicke unter Einladung bei Einladung senden auf Senden.

Änderungen auf dieser Seite werden sofort gespeichert. Du kannst die Vormerkung deshalb auch später fertigstellen.

Gehört die E-Mail-Adresse schon einem Mitglied deiner Organisation, steht unter dem Feld „Diese E-Mail-Adresse gehört bereits zu einem Mitglied dieser Organisation. Bitte eine andere Adresse verwenden.“ Gehört sie zu einem anderen i-Planner-Konto, wird dieses Konto eingeladen und behält seinen gespeicherten Namen. Vor dem Versand fragt das Fenster Bestehendes Konto einladen? nach. Du bestätigst mit Bestehendes Konto einladen.

Bis zur Einladung steht die Vormerkung in den Listen Alle und Inaktiv. Ihr Name kommt aus der Kundenverwaltung. Über das Drei-Punkte-Menü ihrer Zeile öffnest du sie mit Bearbeiten oder Einladung senden… wieder. Vormerkung entfernen nimmt sie aus der Team-Liste, der Benutzer in der Kundenverwaltung bleibt erhalten. Dafür braucht deine Rolle in den Detail-Rechten der Zeile Teams das Bearbeitungsrecht Lesen + Bearbeiten + Löschen.

Eine Einladung erneut senden

Solange eine Person die Einladung nicht angenommen hat, kannst du ihr einen neuen Link schicken. Das brauchst du zum Beispiel, wenn die E-Mail nicht angekommen oder der Link nach 7 Tagen abgelaufen ist. Deine Benutzerrolle braucht dafür in den Detail-Rechten der Zeile Teams das Bearbeitungsrecht Lesen + Bearbeiten.

Über die Team-Liste kannst du die Adresse vor dem Senden korrigieren:

1. Öffne Organisation › Team und wechsle auf die Liste Eingeladen.
2. Öffne in der Zeile der Person das Drei-Punkte-Menü und wähle Einladung erneut senden.
3. Im Fenster Einladung erneut senden steht die Adresse, an die der Link geht. Ist sie vertippt, korrigierst du sie im Feld E-Mail. Beim Tippen erscheint kurz „E-Mail wird geprüft“. Hinweise wie „Tippfehler? Meintest du …?“ oder „Wegwerf-Adresse — die Person erreichst du damit evtl. nicht dauerhaft.“ halten dich nicht auf.
4. Klicke auf Senden oder drück die Eingabetaste.

Über die Seite des Mitglieds geht der Link an die gespeicherte Adresse. Öffne das Mitglied wie unter Ein Mitglied öffnen↗ beschrieben. Im Bereich Einladung steht „Die Einladung ist noch offen. Du kannst einen neuen Link senden.“ Klicke in der Zeile Einladung erneut senden auf Senden. Der Link geht ohne Rückfrage an die Adresse im Feld E-Mail. Ist sie vertippt, korrigiere sie vorher dort, sofern das Feld änderbar ist.

Danach meldet i-Planner „Einladung erneut an … gesendet.“ Diese Meldungen können stattdessen erscheinen:

• E-Mail nicht änderbar — die Person hat bereits ein eigenes i-Planner-Konto. oder E-Mail nicht änderbar — der Nutzer ist auch in anderen Organisationen aktiv.: Die Adresse lässt sich hier nicht mehr ändern. Sende an die bisherige Adresse.
• Diese E-Mail wird bereits von einem anderen Konto verwendet.: Die neue Adresse gehört schon zu einem anderen i-Planner-Konto.
• Für dieses Mitglied ist keine offene Einladung vorhanden.: Die Einladung wurde inzwischen angenommen oder zurückgezogen.
• Fehler beim Senden.: Versuch es später noch einmal.

Häufige Fragen

Weitere Themen

• Fehlerbehebung↗: wenn die Einladung nicht ankommt, keine Plätze frei sind oder eine Fehlermeldung erscheint.
• Mitglieder bearbeiten↗: Rolle, Team oder Start-Seite später ändern.
• Benutzerrollen↗: was die Rolle eines neuen Mitglieds erlaubt.
• Benutzer↗: die Benutzer der Kundenverwaltung, die du übernehmen kannst.