Textbausteine
Wie du unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine die Textbausteine deiner Organisation findest und in der Vorschau ansiehst, welche du siehst und wo du sie anlegst, änderst und beim Schreiben verwendest.
Unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine schlägst du die Textbausteine nach, die du beim Schreiben verwenden darfst. Du siehst Name, Betreff, Freigabe und eine Vorschau des Inhalts. Es sind dieselben Texte, die in der Kundenverwaltung Textvorlagen heißen. Die Seite dient nur zur Ansicht.
Kurz erklärt
Ein Textbaustein ist ein gespeicherter Text mit Name, Betreff und Inhalt. Du fügst ihn in der Kundenverwaltung beim Schreiben einer E-Mail, eines Briefs oder einer anderen Aktivität ein. Angelegt, geändert, freigeschaltet und gelöscht werden Textbausteine in der Kundenverwaltung unter Einstellungen › Textvorlagen. Die Seite Textbausteine zeigt dieselben Texte zum Nachschlagen: deine eigenen und die, die andere für dich freigeschaltet haben. Einen Knopf zum Anlegen gibt es hier nicht, und alle Felder sind gesperrt.
Typische Aufgaben:
- Du suchst einen bestimmten Text: Einen Textbaustein finden.
- Du willst lesen, was in einem Textbaustein steht: Einen Textbaustein ansehen.
- Du willst wissen, wer einen Textbaustein sieht: Welche Textbausteine du siehst.
- Ein Textbaustein soll neu, geändert oder gelöscht werden: Textbausteine anlegen, ändern und löschen.
- Du willst einen Textbaustein in eine E-Mail oder einen Brief einfügen: Textbausteine beim Schreiben verwenden.
Voraussetzungen
- Deine Benutzerrolle braucht im Block Organisation das Recht Einstellungen.
- In den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen muss im Abschnitt Vorlagen der Schalter Bereich aktiv eingeschaltet sein und das Auswahlfeld Textbausteine mindestens auf Nur lesen stehen. Mehr braucht es nicht, denn die Seite dient nur zur Ansicht. Höhere Stufen ändern hier nichts.
- Die Rechte stellt eine Person mit Administrator-Rolle unter Benutzerrollen ein. Eine neue Gruppe der Einstellungen schaltet i-Planner in bestehenden Rollen nicht von selbst frei, siehe Die Gruppe „Vorlagen“ fehlt.
Einen Textbaustein finden
- Öffne Organisation › Einstellungen und klicke in der Liste links unter Vorlagen auf Textbausteine.
- Gib im Feld Textbausteine suchen… einen Teil des Namens oder des Betreffs ein, zum Beispiel „kün“. Die Tabelle zeigt nur noch die passenden Textbausteine. Das Kreuz im Feld leert die Suche.
- Klicke auf die Zeile, um den Textbaustein zu öffnen.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Der Name, unter dem der Textbaustein beim Schreiben zur Auswahl steht. Hat er keinen, steht dort Unbenannter Textbaustein. |
| Betreff | Der Betreff, den i-Planner beim Einfügen in eine E-Mail übernimmt. |
| Freigabe | Wer den Textbaustein außer dir sieht, siehe Welche Textbausteine du siehst. |
Die Textbausteine stehen alphabetisch nach Name, 50 je Seite. Umsortieren lässt sich die Tabelle nicht. Unten links in der Tabelle steht, welche Zeilen du gerade siehst, zum Beispiel „1-50 von 120“. Mit den zwei Pfeilen rechts blätterst du vor und zurück. Die Suche prüft nur Name und Betreff, nicht den Text und nicht die Freigabe. Passt nichts, steht in der Tabelle „Keine Textbausteine gefunden“.
Einen Textbaustein ansehen
Ein Klick auf eine Zeile der Tabelle öffnet die Seite des Textbausteins, mit seinem Namen als Überschrift.
- Stammdaten zeigt Name, Betreff und Freigabe. Die Felder sind gesperrt. Ist ein Wert länger als das Feld, wird er am Rand abgeschnitten. Den vollständigen Namen zeigt die Überschrift.
- Inhalt zeigt den Text als Vorschau auf weißem Grund, so wie er gespeichert ist. Platzhalter wie %KUNDE_BRIEFANREDE% stehen dort unverändert. Ersetzt werden sie erst beim Einfügen, siehe In der Vorschau stehen Platzhalter statt Kundendaten.
- Links lassen sich in der Vorschau nicht anklicken, und manche Bilder fehlen dort, siehe In der Vorschau fehlen Bilder, oder Links lassen sich nicht anklicken.
Mit Zurück zur Übersicht über der Überschrift kommst du zur Tabelle zurück.
Welche Textbausteine du siehst
Die Seite zeigt dieselben Textbausteine, die du in der Kundenverwaltung unter Einstellungen › Textvorlagen und beim Schreiben siehst. Das sind deine eigenen und die, die andere für dich freigeschaltet haben. Die Spalte Freigabe nennt die Freischaltung aus der Kundenverwaltung mit eigenen Worten:
| Freigabe | Freischaltung in der Kundenverwaltung | Wer den Textbaustein sieht |
|---|---|---|
| Alle Mitarbeiter | Öffentlich | Alle aktiven Mitglieder deiner Organisation |
| Hierarchie | Team | Wer ihn angelegt hat, und die Benutzer, die im Reiter Team seiner Karteikarte unter Kundenverwaltung › Benutzer stehen |
| Persönlich / ausgewählte Mitarbeiter | Privat | Wer ihn angelegt hat, und die Teilnehmer, die bei der Freischaltung eingetragen sind |
| Individuelle Freigabe | keine der drei | Wer ihn angelegt hat, und wer einzeln dafür eingetragen ist |
Außer bei Alle Mitarbeiter hängt das an dem Benutzer der Kundenverwaltung, mit dem dein Zugang verknüpft ist. Ist dein Zugang mit keinem Benutzer verknüpft, siehst du nur Textbausteine mit Alle Mitarbeiter. Wie ein Mitglied verknüpft wird, steht unter Mit einem Benutzer der Kundenverwaltung verknüpfen.
Die Stufe deiner Rolle für die Seite Textbausteine ändert daran nichts. Auch mit Lesen + Bearbeiten + Löschen siehst du nur Textbausteine, die dir gehören oder für dich freigeschaltet sind.
Textbausteine anlegen, ändern und löschen
Auf der Seite Textbausteine geht das nicht. Anlegen, ändern, freischalten und löschen kannst du Textbausteine in der Kundenverwaltung unter Einstellungen › Textvorlagen, ändern und löschen dort aber nur deine eigenen:
Dafür braucht deine Rolle ein anderes Recht als für diese Seite. Nötig sind im Block Kundenverwaltung die Zeile Einstellungen und in ihren Detail-Rechten im Abschnitt Einstellungen der Schalter Textvorlagen. Was du dort speicherst, steht beim nächsten Öffnen der Seite Textbausteine auch hier.
Textbausteine beim Schreiben verwenden
Textbausteine fügst du in der Kundenverwaltung über das Symbol Textvorlagen (Sprechblase mit einem T) unter dem Text ein:
- in E-Mail-Entwürfen, Briefen und anderen Aktivitäten, siehe Textvorlagen in E-Mails, Briefen und Aktivitäten verwenden,
- im Serienmanager beim Serienbrief und bei der Serien-E-Mail, siehe Den Serienbrief schreiben und prüfen und Die Serien-E-Mail schreiben.
Beim Einfügen ersetzt i-Planner die Platzhalter durch die Daten des Kunden. Welche Platzhalter es gibt, steht unter Platzhalter. Die Signatur unter einer E-Mail ist kein Textbaustein. Sie kommt aus den Signaturen.
Häufige Fragen
Ja. Die Kundenverwaltung nennt sie Textvorlagen, die Einstellungen der Organisation Textbausteine. Es sind dieselben gespeicherten Texte. Was du in der Kundenverwaltung unter Einstellungen › Textvorlagen anlegst, steht auch unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine.
Das geht in der Kundenverwaltung unter Einstellungen › Textvorlagen. Wähle bei deiner Textvorlage unter Freischaltung die Auswahl Öffentlich und klicke auf Speichern. Auf der Seite Textbausteine steht danach in der Spalte Freigabe der Wert Alle Mitarbeiter. Fehlt die Auswahl Öffentlich, hilft Die Freischaltung „Öffentlich“ fehlt.
Weitere Themen
- Fehlerbehebung: wenn die Gruppe fehlt, ein Textbaustein nicht in der Liste steht oder eine Meldung erscheint.
- Textvorlagen: Textbausteine in der Kundenverwaltung anlegen, freischalten und löschen.
- Platzhalter: welche Platzhalter es gibt und was beim Einfügen eingesetzt wird.
- Signaturen: der feste Abschluss unter jeder E-Mail, getrennt von den Textbausteinen.
- Benutzerrollen: wer die Gruppe Vorlagen und die Seite Textbausteine sieht.