Textbausteine
Wiederverwendbare Texte mit Betreff, Textmarken und Freigaben zentral verwalten und in Briefen und E-Mails verwenden.
Unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine verwaltest du wiederverwendbare Texte für Briefe, E-Mails und Aktivitäten. Ein Baustein besteht aus einem Namen, einem optionalen Betreff und dem formatierten Text. Textmarken setzen beim Verwenden die passenden Daten ein.
Die bisherigen Textvorlagen und ihre Freigaben wurden übernommen. Ihre Verwaltung findest du jetzt hier, nicht mehr in den Einstellungen der Kundenverwaltung.
Liste, Suche und Stapelaktionen
Die Tabelle zeigt Name, Betreff, Inhaber, Freischaltung und Status. Der Betreff erscheint als lesbarer Text ohne HTML-Tags. Suche nach einem Namen oder Betreff, schränke Werte über die Spaltenfilter ein oder wechsle zur Kartenansicht. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet seine Einstellungen. Über Docs oberhalb der Tabelle gelangst du zu dieser Anleitung.
Mit den Checkboxen wählst du mehrere Bausteine aus. Die Leiste unter der Tabelle bietet je nach deinen Rechten Aktivieren, Deaktivieren und Löschen an. Eine Aktion steht nur zur Verfügung, wenn du sie für alle ausgewählten Bausteine ausführen darfst. Bestätige anschließend die Rückfrage.
Einen Textbaustein anlegen
- Klicke auf Neuer Textbaustein.
- Vergib einen verständlichen Namen, zum Beispiel „Vertragsbestätigung“.
- Ergänze bei Bedarf den Betreff und schreibe den Text.
- Füge die gewünschten Textmarken über das Symbol
{}ein. Oder tippe direkt im Editor{{, um die Auswahl zu öffnen. - Wähle unter Freischaltung, wer den Baustein verwenden darf.
Vollständige, gültige Änderungen werden automatisch gespeichert. Es gibt keinen zusätzlichen Speichern-Knopf. Beachte die Fehlermeldung, wenn eine Änderung noch nicht gespeichert werden konnte. Inhaber eines neuen Bausteins bist zunächst du selbst, die Freischaltung steht auf Privat.
Felder und Textgestaltung
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Textbaustein aktiv | Ein aktiver Baustein wird berechtigten Personen beim Schreiben angeboten. |
| Name | Verständliche Bezeichnung, bis zu 500 Zeichen. |
| Inhaber | Das Teammitglied, dem der Baustein gehört. Für einen Wechsel brauchst du die höchste Verwaltungsstufe. |
| Betreff | Optionaler, formatierbarer Betreff. Er kann ebenfalls Textmarken enthalten. In E-Mails wird er ohne Formatierung verwendet. In einem Brief darf er höchstens 255 Zeichen haben, Formatierungen und die eingesetzten Werte der Textmarken zählen mit, siehe Der Brief lässt sich nicht als PDF erstellen. |
| Text | Formatierter Inhalt mit Absätzen, Listen, Links und Textmarken. |
| Freischaltung | Legt fest, wer den Baustein verwenden darf. |
| Teilnehmer | Erscheint bei Privat. Hier wählst du zusätzliche Benutzer und Gruppen. |
Betreff und Text haben jeweils einen eigenen Editor mit einer dauerhaft sichtbaren Werkzeugleiste. Du kannst Text fett, kursiv oder unterstrichen darstellen sowie Schriftfarbe und Schriftgröße ändern. Der Text-Editor bietet zusätzlich Ausrichtung, Listen und Links. Der Betreff bietet diese zusätzlichen Werkzeuge nicht an.
Rückgängig, Wiederherstellen und Formatierung löschen erscheinen, wenn sie für den jeweiligen Editor verfügbar sind. Über das Symbol </> wechselst du zur HTML-Ansicht und zurück.
Textmarken einfügen
Das Symbol {} und die Eingabe {{ öffnen dieselbe Auswahl verfügbarer Textmarken. Suche nach dem verständlichen Namen, dem Kürzel oder der Datenquelle. Wähle einen Eintrag aus, um ihn an der Cursorposition einzufügen. Das funktioniert im Betreff und im Text.
Ein einfacher Baustein kann beispielsweise so aussehen:
{{kunde.briefanrede}}
vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir melden uns bei Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Team
Die Marke bleibt während der Bearbeitung des Bausteins sichtbar. Die konkreten Werte setzt i-Planner erst beim Verwenden ein. Welche Datenquelle, welches Ausgabeformat und welcher Ersatztext für einen leeren Wert gelten, legst du bei der Textmarke fest.
Freischaltung
| Auswahl | Wer den aktiven Baustein verwenden darf |
|---|---|
| Organisation | Alle Benutzer deiner Organisation. |
| Team | Der Inhaber und sein Team. |
| Privat | Der Inhaber und die unter Teilnehmer ausgewählten Benutzer und Gruppen. Ohne zusätzliche Teilnehmer nur der Inhaber. |
Eine Freischaltung erlaubt die Verwendung des Bausteins. Das Recht, ihn zu bearbeiten, ist davon getrennt. Deshalb kann ein Kollege einen Baustein beim Schreiben auswählen, ohne seinen Inhalt oder seine Freischaltung ändern zu dürfen.
Bei übernommenen Hierarchie-Freigaben wurde der bisherige Benutzerkreis als ausgewählte Teilnehmer übernommen. Spätere Änderungen der alten Hierarchie verändern diese Auswahl nicht automatisch. Prüfe die Teilnehmer bei Änderungen in deinem Team.
Beim Schreiben verwenden
Öffne beim Schreiben die Auswahl Textbausteine beziehungsweise Textvorlagen und suche den gewünschten Eintrag. Sie enthält aktive Bausteine, die du verwenden darfst.
Enthält der Baustein Textmarken, verwendet i-Planner die zum Vorgang passenden Datensätze oder fragt nach der benötigten Zuordnung. Ein Baustein kann mehrere Zuordnungen benötigen, etwa einen Kunden und einen Vertrag. Wähle die passenden Einträge aus. Du musst keine interne Datensatznummer kennen. Deine Zugriffsrechte auf die jeweiligen Daten gelten weiterhin.
Im Serienmanager werden die Textmarken für den jeweiligen Empfänger aufgelöst. Ist ein zugeordnetes Datenfeld leer, gilt die Leerwert-Einstellung der Textmarke. Ein fehlender Datensatz muss dagegen zugeordnet werden, sofern die Auswahl ihn verlangt.
Über Entwurf als Textvorlage speichern… in der Kundenverwaltung kannst du einen vorhandenen Entwurf übernehmen. Dafür brauchst du das Verwaltungsrecht zum Anlegen eines Bausteins. Der neue Baustein gehört zunächst dir und ist nur für dich freigegeben.
Bereits eingefügte Texte sowie erstellte Briefe und E-Mails bleiben unverändert, wenn du den Baustein später bearbeitest.
Wer Textbausteine verwalten darf
Du findest das Recht Textbausteine unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen, in den Detail-Rechten Organisation › Einstellungen › Vorlagen, direkt über Textmarken. Auch die übergeordneten Bereiche Einstellungen und Vorlagen müssen für die Rolle freigeschaltet sein.
| Stufe | Eigene Bausteine | Bausteine anderer |
|---|---|---|
| Nur lesen | Ansehen. | Ansehen, wenn sie für dich freigegeben sind. |
| Lesen + Bearbeiten | Anlegen, ändern, freigeben, aktivieren, deaktivieren und löschen. | Ansehen, wenn sie für dich freigegeben sind. |
| Lesen + Bearbeiten + Löschen | Vollständig verwalten. | Alle Bausteine verwalten, auch nicht freigegebene. Dazu gehören Bearbeiten, Freischalten, Löschen und der Wechsel des Inhabers. |
Bei Textbausteinen umfasst Lesen + Bearbeiten auch das Löschen eigener Einträge. Damit bleibt die bisherige Berechtigung für eigene Textvorlagen erhalten. Die höchste Stufe erweitert die Verwaltung auf Bausteine anderer Inhaber.
Das bisherige Verwaltungsrecht Textvorlagen wurde pro Benutzerrolle in das neue Recht übertragen. Bereits gesetzte Sperren bleiben erhalten. Entscheidend ist das eingestellte Recht, nicht allein der Name der Rolle.
Zum Verwenden eines freigegebenen Bausteins brauchst du keinen Zugriff auf die Verwaltung.
Deaktivieren und löschen
Ein inaktiver oder gelöschter Baustein wird beim Schreiben nicht mehr angeboten. Bereits eingefügte Texte bleiben erhalten. Deaktivierte Bausteine kannst du später wieder aktivieren. Zum Löschen verwendest du das Zeilenmenü, die Stapelaktion oder die Gefahrenzone im Formular. Die Aktion erscheint nur mit der passenden Berechtigung.
Wenn ein Baustein fehlt oder gesperrt ist
- Der Baustein fehlt beim Schreiben: Prüfe, ob er aktiv und für dich freigegeben ist.
- Die Verwaltungsseite fehlt: Prüfe mit einer zuständigen Person das Recht Textbausteine sowie die Freischaltung von Einstellungen und Vorlagen.
- Die Felder sind gesperrt: Mit Nur lesen kannst du nichts ändern. Mit Lesen + Bearbeiten kannst du nur eigene Bausteine ändern. Für fremde Bausteine brauchst du die höchste Verwaltungsstufe.
- Eine Textmarke fehlt in der Auswahl: Prüfe ihre Aktivierung und Verfügbarkeit unter Textmarken.
- Eine zwischenzeitliche Änderung wird gemeldet: Lade den Baustein neu, bevor du ihn erneut bearbeitest.
Meldungen über fehlende Textmarken oder Datensätze betreffen die Textmarken und ihre Datenquellen.