Account verwalten
Wie du Freischaltung, Erlaubte Nutzung, Signaturen und Zugangsdaten eines E-Mail-Accounts änderst, ein gemeinsames Postfach einrichtest, die Verbindung im Blick behältst und einen Account ausschaltest oder löschst.
Nach dem Anlegen verwaltest du ein Postfach auf der Seite seines E-Mail-Accounts unter Organisation › Accounts. Auf dieser Seite findest du die Einstellungen des Accounts. Außerdem erfährst du, wie du die Verbindung zum Postfach im Blick behältst und einen Account ausschaltest oder löschst.
Kurz erklärt
Einstellungen auf der Seite des E-Mail-Accounts werden sofort gespeichert. Geänderte Zugangsdaten wirken aber erst auf die Verbindung zum Postfach, wenn du im Abschnitt Verbindung auf Verbindung prüfen klickst. Benachrichtigungen zum Postfach erhält nur der Accountinhaber, auch wenn das Postfach für Kolleginnen und Kollegen freigeschaltet ist.
Typische Aufgaben:
- Das Passwort des Postfachs hat sich geändert: Das geänderte Passwort des Postfachs eintragen.
- Mehrere Kolleginnen und Kollegen sollen das Postfach nutzen: Das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilen.
- Das Postfach soll nur noch zum Senden dienen: E-Mail-Account einstellen.
- Ein Postfach wird nicht mehr gebraucht: Einen E-Mail-Account ausschalten oder löschen.
E-Mail-Account einstellen
Auf der Seite des E-Mail-Accounts unter Organisation › Accounts legst du nach dem Anlegen fest, wer das Postfach nutzen darf und wofür. Änderungen werden sofort gespeichert.
| Feld | Pflicht | Was eintragen |
|---|---|---|
| Freischaltung | Nein | Alle Mitarbeiter, Nur das Team des Accountinhabers, Nur der Accountinhaber oder Accountinhaber + ausgewählte. Wer freigeschaltet ist, kann das Postfach als Absender wählen und sieht dessen E-Mails in den E-Mail-Listen. Der Accountinhaber kann seinen Account immer nutzen. |
| Erlaubte Nutzung | Nein | Senden und empfangen (Voreinstellung) oder Nur senden. Nur senden schaltet den Posteingang ab. Eingehende E-Mails werden dann weder beim Kunden abgelegt noch gemeldet. Nur zu empfangen lässt sich nicht einstellen. |
| Account aktiv | Nein | Schalter unter Stammdaten. Schaltest du ihn aus, trennt i-Planner das Postfach vom E-Mail-Dienst, und darüber kommt nichts mehr an. Schaltest du ihn wieder ein, verbindet i-Planner das Postfach mit den gespeicherten Zugangsdaten neu. |
| E-Mail-Signaturen | Nein | Welche Signatur i-Planner beim Schreiben einsetzt, getrennt für Neue E-Mails und Antworten und Weiterleitungen. Für beide wählst du Standardsignatur (die persönliche Standardsignatur der Person, die schreibt), Keine Signatur oder eine bestimmte Signatur, siehe Signaturen. |
Wie die Auswahl Accountinhaber + ausgewählte im Einzelnen funktioniert, steht unter Organisation › Accounts im Abschnitt Einen Account für Kolleginnen und Kollegen freischalten.
Zugangsdaten eines E-Mail-Accounts ändern
Nach dem Anlegen stehen die Zugangsdaten eines E-Mail-Accounts auf seiner Seite unter Organisation › Accounts im Bereich Zugangsdaten. Seine Beschreibung lautet „Zugangsdaten für diesen Dienst.“ Anmeldename und Ports stehen im aufgeklappten Bereich Erweiterte Einstellungen. Dessen Beschreibung lautet „Anmeldename, Serveradressen und Ports — nur ändern, wenn dein Anbieter abweichende Werte verlangt.“
| Feld | Was eintragen |
|---|---|
| Kontotyp | „Art der Verbindung zu deinem Postfach.“ Zur Wahl stehen IMAP (anderer Anbieter) und Apple / iCloud. Das sind dieselben Kontotypen, die beim Anlegen IMAP / SMTP und Apple iCloud (App-Passwort) heißen. Hier kannst du nachträglich wechseln. |
| E-Mail-Adresse | „Die E-Mail-Adresse des Postfachs.“ |
| IMAP Server | „Adresse für den Posteingang deines Anbieters.“ |
| SMTP Server | „Adresse für den Postausgang deines Anbieters.“ |
| Passwort | „Passwort bzw. App-Passwort des Postfachs.“ |
| Benutzername | Unter Erweiterte Einstellungen: „Nur wenn dein Anbieter einen eigenen Anmeldenamen verlangt.“ Als Platzhalter steht die gespeicherte E-Mail-Adresse. Mit ihr meldet sich i-Planner an, solange das Feld leer bleibt. |
| IMAP Port, SMTP Port | Unter Erweiterte Einstellungen, Voreinstellung 993 für IMAP und 465 für SMTP. |
Ist als Kontotyp Apple / iCloud gespeichert, lautet die Beschreibung des Bereichs Zugangsdaten „IMAP-Zugang über imap.mail.me.com — mit deiner iCloud-Adresse und einem app-spezifischen Passwort.“
Geänderte Zugangsdaten speichert i-Planner auf der Seite des E-Mail-Accounts unter Organisation › Accounts sofort. Auf die Verbindung zum Postfach wirken sie aber erst, wenn du im Abschnitt Verbindung auf Verbindung prüfen klickst. Das Feld Passwort zeigt das gespeicherte Passwort nicht an. Es trägt den Hinweis „Gespeichert — aus Sicherheit nicht erneut anzeigbar. Leer lassen behält ihn, eine Eingabe ersetzt ihn.“ Klappt die Prüfung, meldet i-Planner „Verbindung erfolgreich“. Lehnt der Mailserver die Anmeldung ab, öffnet sich das Fenster Validierung fehlgeschlagen, zum Beispiel mit „Anmeldung am Postfach fehlgeschlagen — bitte E-Mail-Adresse und Passwort prüfen.“
Das geänderte Passwort des Postfachs eintragen
Hast du das Passwort deines Postfachs beim Anbieter geändert, trägst du es so in i-Planner nach. Öffne den E-Mail-Account unter Organisation › Accounts und trage unter Zugangsdaten das neue Passwort ein. Klicke dann im Abschnitt Verbindung auf Verbindung prüfen. Das Speichern allein reicht nicht. Geänderte Zugangsdaten wirken erst mit Verbindung prüfen auf die Verbindung zum Postfach. Das gespeicherte Passwort kannst du nicht einsehen. Lässt du das Feld leer, bleibt es erhalten.
Postfach im Blick behalten
- Den Status siehst du, wenn du unter Organisation › Accounts den E-Mail-Account öffnest. Dort steht Verbunden mit dem Zeitpunkt der letzten Prüfung oder Nicht geprüft, solange die Verbindung nicht bestätigt ist. Bei einem Fehler steht dort die Fehlermeldung, zum Beispiel „Anmeldung am Postfach fehlgeschlagen — bitte Zugangsdaten prüfen.“ i-Planner aktualisiert den Status beim Anlegen, bei Verbindung prüfen und von selbst, wenn sich an der Verbindung zum Postfach etwas ändert.
- Scheitert die Anmeldung am Postfach und klappt sie auch nach etwa zwei bis drei Minuten nicht, erhält der Accountinhaber die Benachrichtigung „Postfach getrennt“ mit der Ursache. Kommt die Verbindung vorher zurück, bleibt die Benachrichtigung aus. Kommt sie später zurück, erledigt sich die Benachrichtigung.
- Bei neuen E-Mails im Postfach erhält der Accountinhaber die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ mit dem Absender, dem Betreff und der Zahl der Anhänge. Fehlt der Betreff, steht dort „(ohne Betreff)“. Ausgeschaltete Accounts und Accounts mit Nur senden melden nichts.
- Benachrichtigungen erhält nur der Accountinhaber. Kolleginnen und Kollegen, für die das Postfach freigeschaltet ist, erhalten weder „Neue E-Mail von …“ noch „Postfach getrennt“ noch die Benachrichtigung in der Glocke.
- Wird ein Account angelegt oder gelöscht, erhalten die handelnde Person und alle Inhaber deiner Organisation eine Sicherheits-E-Mail. Sie heißt „Konto verbunden“ oder „Konto getrennt“ und enthält den Hinweis „Du warst das nicht? …“. Sie kommt gesammelt etwa eine Minute nach der letzten Änderung, spätestens fünf Minuten nach der ersten.
- Aktivierung, Freigabe, Anlage, Änderung und Löschung stehen unter Organisation › Audit-Log mit dem Bereich „Integrationen“ oder „Integration-Accounts“, ohne Passwörter. Auffällige Ergebnisse von Verbindung prüfen stehen im Protokoll Accounts.
Das Postfach mit Kolleginnen und Kollegen teilen
Nutzt ihr ein gemeinsames Postfach, zum Beispiel für info@, richtest du es so für mehrere Kolleginnen und Kollegen ein. Lege für das Postfach unter Organisation › Accounts genau einen E-Mail-Account an, denn dieselbe Adresse lässt sich je Integration nur einmal verbinden. Wird dir das Feld Accountinhaber angeboten, wähle dort die Person, die die Benachrichtigungen zu neuen E-Mails und Verbindungsproblemen erhalten soll. Sie ist bei eingehenden E-Mails auch als Verantwortliche in der E-Mail-Aktivität eingetragen. Stelle danach auf der Seite des Accounts die Freischaltung auf Alle Mitarbeiter, Nur das Team des Accountinhabers oder Accountinhaber + ausgewählte. Wer freigeschaltet ist, kann das Postfach als Absender wählen und sieht dessen E-Mails in den E-Mail-Listen. Benachrichtigungen erhält weiterhin nur der Accountinhaber.
Einen E-Mail-Account ausschalten oder löschen
Ausschalten kannst du einen E-Mail-Account über den Schalter Account aktiv auf der Seite des Accounts oder über Aktiv/Inaktiv in der Account-Liste unter Organisation › Accounts. i-Planner trennt dann das Postfach vom E-Mail-Dienst, und darüber kommt nichts mehr an. Die gespeicherten Zugangsdaten bleiben erhalten. Schaltest du den Account wieder ein, verbindet i-Planner das Postfach mit diesen Zugangsdaten neu.
Zum Löschen klickst du auf der Seite des Accounts im Bereich Gefahrenzone auf Account löschen. Bestätige im Dialog Account löschen? mit Endgültig löschen. i-Planner meldet „Account gelöscht“ und zeigt wieder Organisation › Accounts mit der Liste Alle. Beim Löschen meldet i-Planner das Postfach beim E-Mail-Dienst ab. Die gespeicherten Zugangsdaten gehen verloren, und über das Postfach kommt nichts mehr an. Danach erhalten du und alle Inhaber deiner Organisation die Sicherheits-E-Mail „Konto getrennt“. Die Gefahrenzone erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle diesen Account löschen darf.
Öffnet sich stattdessen das Fenster Löschen fehlgeschlagen, ist der Account nicht gelöscht. Steht darin „Das E-Mail-Konto konnte nicht entfernt werden — bitte erneut versuchen.“, versuche es erneut. Bei „Der E-Mail-Dienst ist nicht konfiguriert — das Konto kann nicht entfernt werden.“ wende dich an den Support.
Häufige Fragen
Nur zum Senden ja. Stelle dazu auf der Seite des E-Mail-Accounts unter Organisation › Accounts die Erlaubte Nutzung auf Nur senden. Dann ruft i-Planner den Posteingang nicht mehr ab, und eingehende E-Mails werden weder beim Kunden abgelegt noch gemeldet. Nur zum Empfangen lässt sich ein Postfach nicht einstellen. Zur Wahl stehen Senden und empfangen und Nur senden.
Nein. Der Hinweis hinter dem Info-Symbol am Schalter Integration aktivieren sagt dazu: „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter ‚Alle Accounts deaktivieren‘ nutzen.“ Neue E-Mail-Accounts lassen sich aber erst wieder anlegen, wenn E-Mail aktiviert ist. Den Schalter Alle Accounts deaktivieren findest du unter Organisation › Integrationen auf der Detailseite von E-Mail im Bereich Accounts, solange die Integration ausgeschaltet ist. Schaltest du ihn ein, werden alle verknüpften Accounts deaktiviert, und ihre Inhaber erhalten die Benachrichtigung Accounts deaktiviert. Die Postfächer bleiben dabei mit dem E-Mail-Dienst verbunden. i-Planner legt E-Mails weiter beim passenden Kunden ab, nur die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ bleibt aus, siehe Ein Postfach stilllegen. Solange das gilt, lässt sich keiner dieser Accounts einzeln einschalten und kein neuer anlegen. i-Planner meldet dann „Die Accounts dieser Integration sind gesammelt deaktiviert. Bitte zuerst im Integrationsbereich wieder aktivieren.“ Aktivierst du die Integration wieder, werden genau diese Accounts wieder aktiv. Einzeln ausgeschaltete bleiben aus. Mehr dazu steht unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Alle Accounts einer Integration stilllegen.
Weitere Themen
- E-Mail: die Integration aktivieren und ein Postfach anlegen.
- E-Mails und Daten: E-Mails senden, beim Kunden ablegen und nachholen.
- Fehlerbehebung: wenn die Anmeldung scheitert oder das Postfach getrennt ist.
- Accounts: Accounts freischalten, ein- und ausschalten und löschen.
- Signaturen: Signaturen anlegen und einem Postfach zuordnen.