Microsoft 365

Was Microsoft 365 kann, was du dafür brauchst und wie du die Integration aktivierst und ein Postfach von Microsoft 365 oder Outlook.com über die Anmeldung mit dem Microsoft-Konto verbindest.

Microsoft 365 bindet ein E-Mail-Postfach von Microsoft 365 oder Outlook.com an i-Planner an. Du meldest dich dafür mit dem Microsoft-Konto des Postfachs beim Anbieter an. Zugangsdaten speichert i-Planner dabei nicht. Gedacht ist die Integration für Organisationen und Mitarbeiter, die aus i-Planner über ihr eigenes Postfach E-Mails senden wollen. Außerdem wollen sie eingehende und in Outlook gesendete E-Mails automatisch in i-Planner sehen und beim passenden Kunden ablegen.

Kurz erklärt

Microsoft 365 steht unter Organisation › Integrationen in der Kategorie E-Mail. Die Integration trägt das Kennzeichen Official und die Beschreibung „E-Mail-Postfach-Anbindung über Microsoft 365- oder Outlook.com.“ Mit einem verbundenen Postfach kannst du:

Ohne Passwort verbinden: Die Anmeldung läuft im Anmeldefenster des Anbieters. i-Planner speichert keine Zugangsdaten. Bei Anmeldeproblemen meldest du dich über Neu verbinden erneut an.
E-Mails senden: aus einem Datensatz über E-Mail schreiben, als Antwort in der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung und als Serien-E-Mail samt Testmail, jeweils mit dem Postfach als Absender.
Eingehende E-Mails beim Kunden ablegen: Neue E-Mails landen als ungelesene E-Mail-Aktivität mit Originalmail, Anhängen und Verlaufseintrag beim passenden Kunden.
In Outlook gesendete E-Mails ablegen: Was du direkt in Outlook oder Microsoft 365 verschickst, landet als gesendete E-Mail-Aktivität beim Kunden des Empfängers.
Benachrichtigt werden: Der Accountinhaber erhält zu neuen E-Mails die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ und bei anhaltenden Anmeldeproblemen „Postfach getrennt“.
Nachsynchronisieren: In der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung holst du E-Mails aus dem Posteingang nach, höchstens einen Monat zurück und 20 Nachrichten je Lauf, ohne Originalmail und Anhänge. Wie das geht, steht unter Ältere E-Mails nachholen.
Nur senden: Unter Erlaubte Nutzung schaltest du den Posteingang ab und nutzt das Postfach nur für den Versand.

Derzeit nicht möglich sind ein Passwort- oder App-Passwort-Verfahren für Microsoft 365, Öffnungs- und Klick-Tracking beim Versand über das Postfach und die Einstellung „Nur empfangen“. Auch Antworten, Allen antworten und Weiterleiten aus der E-Mail-Vorschau im Fenster Benachrichtigungen gehen nicht.

Typische Aufgaben:

Du willst ein Postfach von Microsoft 365 oder Outlook.com anbinden: Microsoft 365 einrichten.
Du willst über das Postfach eine E-Mail senden: E-Mails über Microsoft 365 senden.
Die Anmeldung beim Anbieter ist abgelaufen oder gestört: Postfach-Account einstellen und Verbindung prüfen.
Eine Meldung erscheint oder etwas klappt nicht: Fehlerbehebung.

Voraussetzungen

Ein Postfach bei Microsoft 365 oder Outlook.com, für das der IMAP-Zugriff erlaubt ist und eine Postfach-Lizenz vorliegt. Fehlt eines davon, meldet i-Planner nach erfolgreicher Anmeldung, dass das Postfach nicht geöffnet werden konnte.
Das Microsoft-Konto dieses Postfachs. Damit meldest du dich im Anmeldefenster des Anbieters an, nicht in i-Planner.
Um Microsoft 365 zu aktivieren und die Einschränkungen zu pflegen, braucht deine Benutzerrolle das Recht Integrationen. Im Rollen-Editor steht es im Block Organisation.
Die Integration ist aktiviert. Erst dann steht Microsoft 365 unter Organisation › Accounts bei Neuer Account zur Auswahl, und erst dann lässt sich ein Postfach verbinden oder neu verbinden.
Um das Postfach unter Organisation › Accounts anzulegen, braucht deine Benutzerrolle das Recht Accounts mit mindestens Lesen + Bearbeiten.
Wer das Recht Integrationen nicht hat, muss für Microsoft 365 freigegeben sein, über Alle Mitarbeiter oder als ausgewählte Person, Rolle oder Gruppe.
Damit E-Mails automatisch abgelegt werden, brauchst du gepflegte E-Mail-Adressen beim Kunden. Eine Absender-, Empfänger- oder CC-Adresse muss beim Kunden als Kontaktdatum der Art E-Mail eingetragen sein. Oder die E-Mail gehört zu einer bereits abgelegten Unterhaltung.

Microsoft 365 einrichten

Die Einrichtung hat zwei Teile. Zuerst aktivierst du Microsoft 365 einmal für die Organisation, danach verbindest du das Postfach als Account.

Microsoft 365 aktivieren

Öffne Organisation › Integrationen, wähle in der Seitenleiste unter Entdecken Alle oder E-Mail und klicke Microsoft 365 an.
Schalte im Bereich Aktivierung den Schalter Integration aktivieren ein. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Optional: Danach erscheint der Bereich Einschränkungen. Dort stellst du die Freigabe von Alle Mitarbeiter auf Nur ausgewählte Mitarbeiter und markierst unter Ausgewählte Mitarbeiter Rollen, Gruppen oder Personen. i-Planner bestätigt mit „Freigabe gespeichert“. Einzelheiten stehen unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Wer die Integration nutzen darf.

Postfach verbinden

Öffne Organisation › Accounts, klicke auf Neuer Account und wähle in der Liste Microsoft 365.
Trage unter Stammdaten im Feld Name einen Anzeigenamen ein. Darf deine Benutzerrolle Accounts anderen zuordnen, wählst du zusätzlich den Accountinhaber.
Klicke im Bereich Verbindung in der Zeile Konto verbinden auf Verbinden. i-Planner meldet „Fenster zum Verbinden geöffnet — nach der Bestätigung prüfen wir die Verbindung automatisch.“ Blockiert der Browser das Fenster, läuft die Anmeldung im selben Tab.
Melde dich im Anmeldefenster mit dem Microsoft-Konto des Postfachs an und stimme zu. Das Fenster zeigt „Konto verbunden“ und schließt sich selbst.
Zurück auf der Seite des Accounts prüft i-Planner die Verbindung automatisch. Es erscheint „Verbindung erfolgreich“, und neben der Überschrift steht Verbunden mit Datum und Uhrzeit. Von Hand prüfst du über Status jetzt prüfen oder Verbindung prüfen.

Feld	Pflicht	Was eintragen
Integration aktivieren	Ja	Schalter auf der Detailseite von Microsoft 365, Unterzeile „Aktiviert diese Integration für deine Organisation.“
Freigabe	Nein	Alle Mitarbeiter (Voreinstellung) oder Nur ausgewählte Mitarbeiter. Sie legt fest, wer Microsoft-365-Accounts anlegen darf.
Ausgewählte Mitarbeiter	Nein	Rollen, Gruppen und Personen, die die Integration nutzen dürfen. Nur sichtbar bei Nur ausgewählte Mitarbeiter.
Name	Ja	Frei wählbarer Anzeigename für den Account. Ohne Eingabe erscheint „Name ist erforderlich“.
Accountinhaber	Ja	Das Teammitglied, dem der Account gehört. Voreingestellt bist du selbst. Suchfeld Mitglied suchen …, nur sichtbar, wenn deine Benutzerrolle Accounts anderen zuordnen darf.
Konto verbinden	Ja, geheim	Keine Eingabe in i-Planner. Nach Verbinden meldest du dich im Anmeldefenster des Anbieters mit dem Microsoft-Konto des Postfachs an. i-Planner speichert keine Zugangsdaten.

Häufige Fragen

Weder noch. Microsoft 365 wird nur über die Anmeldung beim Anbieter verbunden. Unter Organisation › Accounts klickst du im Account auf Verbinden und meldest dich im Anmeldefenster mit dem Microsoft-Konto des Postfachs an. Ein Passwort- oder App-Passwort-Verfahren gibt es für Microsoft 365 nicht. Auch bei der Integration E-Mail ist Outlook nicht als Kontotyp wählbar. i-Planner speichert keine Zugangsdaten des Postfachs.

Ja. Die Integration Microsoft 365 verbindet E-Mail-Postfächer von Microsoft 365 oder Outlook.com. Voraussetzung ist, dass für das Postfach der IMAP-Zugriff erlaubt ist und eine Postfach-Lizenz vorliegt.

Weitere Themen

E-Mails und Daten: E-Mails senden, beim Kunden ablegen und nachholen.
Account verwalten: Einstellungen, Verbindung prüfen und neu verbinden.
Fehlerbehebung: wenn das Verbinden scheitert oder das Postfach getrennt ist.
Accounts: Accounts anlegen, freischalten und löschen.
E-Mail-Integrationen: welche Integration zu welchem Postfach passt.