Zusammenarbeit
Wie du Personen aus anderen Organisationen einen externen Zugang zu deiner Organisation gibst, ihre Rolle festlegst und den Zugang wieder entziehst.
Unter Organisation › Zusammenarbeit verwaltest du externe Zugänge. Das sind Personen aus anderen Organisationen, die mit einer von dir festgelegten Rolle in deiner Organisation arbeiten. Sie melden sich mit ihrem bestehenden i-Planner-Konto an, werden ohne Lizenz geführt und stehen getrennt von deinem Team.
Kurz erklärt
Einen externen Zugang gibst du nur Personen, die schon ein eigenes i-Planner-Konto haben. Neu hinzufügen kannst du sie erst, wenn sie ihr Profil für andere Organisationen freigegeben haben. Der Zugang gilt sofort, ohne Einladung und ohne Lizenzplatz. Dein Tarif kann aber die Zahl der Gastzugänge begrenzen.
Typische Aufgaben unter Organisation › Zusammenarbeit:
- Eine Person aus einer anderen Firma soll bei dir mitarbeiten: Externen Zugang hinzufügen.
- Die Zusammenarbeit endet: Zugang entfernen.
- Jemand soll wieder Zugang bekommen: Einen entfernten Zugang wieder aktivieren.
- Die Person wird beim Hinzufügen nicht gefunden: Die Meldung „Kein freigegebenes Profil unter dieser Adresse“ erscheint.
Voraussetzungen
- Deine Benutzerrolle braucht das Recht Zusammenarbeit. Fehlt es, erscheint der Menüpunkt Zusammenarbeit gar nicht.
- Die Person, der du Zugang gibst, braucht bereits ein eigenes i-Planner-Konto. Es wird kein neues Konto angelegt.
- Die Person muss ihr Profil freigegeben haben. Das macht sie mit dem Schalter Für andere Organisationen auffindbar unter Account › Profil im Abschnitt Zusammenarbeit. Ohne diese Freigabe kannst du sie nicht neu hinzufügen. Für jemanden, der bei dir schon einmal einen externen Zugang hatte, brauchst du die Freigabe nicht.
- Sieht dein Tarif eine Höchstzahl an Gastzugängen vor, muss davon noch einer frei sein. Jeder aktive externe Zugang belegt einen, ein entfernter gibt seinen wieder frei.
Die Liste der externen Zugänge
Links wählst du aus, welche Zugänge die Liste zeigt:
| Liste | Inhalt |
|---|---|
| Alle | Alle externen Zugänge, aktive und inaktive zusammen |
| Aktiv | Zugänge, mit denen sich die Person anmelden kann |
| Inaktiv | Entfernte Zugänge |
Der Name der gewählten Liste steht als Überschrift über der Tabelle. Die Tabelle zeigt Vorname, Nachname, E-Mail, Rolle, Status und Zuletzt aktiv. Die Spalte Status ist grün, solange der Zugang aktiv ist, sonst rot. Gibt es noch keinen Eintrag, steht dort „Keine externen Zugänge vorhanden“. Über + in der Zeile Zusammenarbeit legst du dir zusätzlich eigene, gefilterte Listen an. Wie das geht, steht unter Organisation › Accounts im Abschnitt Eigene Listen anlegen.
Über der Tabelle findest du das Suchfeld Externe Zugänge filtern... und rechts daneben die Bedienelemente der Liste:
Die ersten beiden Symbole schalten zwischen Kachel- und Tabellenansicht um. Das Drucker-Symbol daneben öffnet ein Menü mit Als Excel (XLSX), Als CSV, Als JSON und Als PDF. Der Export enthält die aktuelle Liste samt Suche und Sortierung, so wie sie gerade in der Tabelle steht. Dieses Symbol gibt es nur in der Tabellenansicht, in der Kachelansicht fehlt es. Rechts außen liegt die Schaltfläche Externen Zugang hinzufügen.
Externen Zugang hinzufügen
- Öffne Organisation › Zusammenarbeit.
- Klicke oben rechts auf Externen Zugang hinzufügen.
- Trage unter Externe Person die E-Mail ein. Die Adresse wird beim Tippen geprüft. Kurz steht dann unter dem Feld „Zugang wird geprüft …“. Danach steht dort „Zugang gefunden:“ und der Name der Person. Das passiert, wenn i-Planner ein freigegebenes Profil oder einen früheren externen Zugang deiner Organisation findet und die Person noch nicht Mitglied ist. Andernfalls färbt sich das Feld rot und zeigt eine Meldung, zum Beispiel „Kein freigegebenes Profil unter dieser Adresse“ oder „Diese Person ist bereits Mitglied dieser Organisation“.
- Lege im Bereich Zugang fest:
- Rolle: bestimmt die Rechte in deiner Organisation. Vorausgewählt ist Extern. Pflichtfeld.
- Start-Seite: die Seite, auf der die Person nach dem Login landet. Zur Auswahl stehen Organisation und die Module, die dein Unternehmen gebucht hat.
- Klicke ganz unten auf Hinzufügen.
Der Zugang gilt sofort. Die Person meldet sich mit ihren bestehenden Zugangsdaten an. Es wird kein Passwort-Link verschickt. Sie bekommt eine E-Mail mit dem Betreff „Du hast Zugang zu …“. Darin steht, mit welchem Konto sie sich anmelden soll. Die E-Mail weist sie auch darauf hin, dass ihr bisheriges Passwort weiter gilt und dass sie dort nur sieht, was für sie freigegeben ist. Du selbst landest anschließend in der Liste Aktiv.
Was eine Meldung am Feld E-Mail oder nach dem Klick auf Hinzufügen bedeutet, steht unter Fehlerbehebung.
Zugang entfernen
- Öffne Organisation › Zusammenarbeit.
- Öffne am rechten Rand der Zeile, deren Zugang du entziehen willst, das Drei-Punkte-Menü und wähle Zugang entfernen. Das ist die einzige Aktion, die dieses Menü hier anbietet.
- Bestätige im Dialog Zugang entfernen? mit Entfernen.
Die Person verliert damit den Zugang zu deiner Organisation und hat bei dir keinen Login mehr. Ihr i-Planner-Account bleibt bestehen. Der Eintrag wandert in die Liste Inaktiv und lässt sich jederzeit wieder aktivieren. Das geht über Externen Zugang hinzufügen mit derselben E-Mail-Adresse, siehe Einen entfernten Zugang wieder aktivieren.
Dich selbst kannst du nicht entfernen.
Einen entfernten Zugang wieder aktivieren
Entfernte Zugänge stehen in der Liste Inaktiv. Dort lassen sie sich aber nicht direkt reaktivieren, denn das Drei-Punkte-Menü bietet auch in dieser Liste nur Zugang entfernen. Du reaktivierst einen Zugang über das Formular zum Hinzufügen:
- Öffne Organisation › Zusammenarbeit.
- Klicke oben rechts auf Externen Zugang hinzufügen.
- Trage die E-Mail des entfernten Zugangs ein und wähle Rolle und Start-Seite.
- Klicke ganz unten auf Hinzufügen.
Der vorhandene Zugang wird reaktiviert und übernimmt die dabei gewählte Rolle und Start-Seite. Es entsteht kein zweiter Eintrag. Eine Freigabe ihres Profils braucht die Person dafür nicht. Einen freien Gastzugang im Tarif braucht der reaktivierte Zugang aber genauso wie ein neuer.
Häufige Fragen
Nein. Über Organisation › Zusammenarbeit gibst du nur bestehenden i-Planner-Konten Zugang. Wer neu bei euch anfängt und ein eigenes Konto bekommen soll, gehört unter Organisation › Team.
Nein, einen Lizenzplatz belegt er nicht. Die Person wird als externer Mitarbeiter mit der gewählten Rolle geführt, ohne Lizenz und getrennt vom Team. Dein Tarif kann aber eine Höchstzahl an Gastzugängen vorsehen. Dazu zählt jeder aktive externe Zugang, ein entfernter zählt nicht mehr.
Nicht direkt in der Zeile des externen Zugangs. Die einzige Aktion dort ist Zugang entfernen. Um die Rolle zu ändern, entferne den Zugang. Lege ihn danach über Externen Zugang hinzufügen mit derselben E-Mail-Adresse und der neuen Rolle erneut an. Der bestehende Eintrag wird dabei reaktiviert.
Ein Team-Mitglied lädst du unter Organisation › Team ein. Es belegt einen Lizenzplatz und bekommt eine E-Mail mit einem Einladungslink, über den es die Einladung annimmt. Wer noch kein i-Planner-Konto hat, legt dabei sein Passwort fest. Ein externer Zugang setzt ein bestehendes i-Planner-Konto voraus und gilt sofort, ohne Annahme. Er wird ohne Lizenz und getrennt vom Team geführt. Die Person meldet sich mit ihren bestehenden Zugangsdaten an.
Weitere Themen
- Fehlerbehebung: wenn eine Person nicht gefunden wird oder beim Hinzufügen eine Meldung erscheint.
- Team: Mitglieder deines Unternehmens mit eigenem Lizenzplatz.
- Für andere Organisationen auffindbar sein: wie eine Person ihr Profil für die Zusammenarbeit freigibt.
- Benutzerrollen: welche Rechte die Rolle eines externen Zugangs gibt.