Übersicht

Welche der vier E-Mail-Integrationen zu deinem Postfach passt, wie du ältere E-Mails nachholst, wie du ein Postfach so stilllegst, dass nichts mehr beim Kunden landet, wie du den E-Mail-Anbieter wechselst und wie der Assistant oder MCP E-Mails und ihre Anhänge für dich findet und liest.

Diese Integrationen verbinden ein bestehendes E-Mail-Postfach als Account mit deiner Organisation. Eingehende und gesendete E-Mails legt i-Planner automatisch beim passenden Kunden ab. Der Accountinhaber bekommt Benachrichtigungen über neue E-Mails und Verbindungsprobleme. In i-Planner stehen die Integrationen unter Organisation › Integrationen in der Liste Entdecken › E-Mail, in der Listenansicht mit der Kategorie E-Mail.

Kurz erklärt

Welche der vier Integrationen du nimmst, hängt davon ab, bei welchem Anbieter dein Postfach liegt:

Integration	Was sie leistet
E-Mail	Verbindet ein Postfach bei einem beliebigen Anbieter mit IMAP-/SMTP-Zugang über die Zugangsdaten des Postfachs. Du verschickst E-Mails aus i-Planner, und ein- und ausgehende E-Mails landen automatisch beim passenden Kunden.
Apple Mail / iCloud	Verbindet ein iCloud-Postfach mit einem app-spezifischen Passwort. Benachrichtigt über neue E-Mails und legt Mails bekannter Kunden in der Kundenverwaltung ab. Als Absender beim Schreiben einer E-Mail steht dieses Postfach in der Kundenverwaltung derzeit nicht zur Wahl.
Gmail	Verbindet ein Gmail-Postfach über ein Google-App-Passwort oder, wenn verfügbar, über die Google-Anmeldung. Legt Mails bekannter Kunden ab und verschickt E-Mails aus i-Planner über dieses Postfach.
Microsoft 365	Verbindet ein Postfach von Microsoft 365 oder Outlook.com über die Anmeldung mit dem Microsoft-Konto. Legt eingehende und in Outlook gesendete E-Mails bekannter Kunden ab und verschickt E-Mails aus i-Planner über dieses Postfach.

Wie du eine Integration aktivierst und für Mitarbeiter freigibst, beschreibt Organisation › Integrationen. Wie du ein Postfach als Account anlegst, steht unter Organisation › Accounts und auf der Seite der jeweiligen Integration.

Typische Aufgaben:

Du willst ein Postfach anbinden: Die passende Integration aus der Tabelle kannst du unter Organisation › Integrationen aktivieren. Danach legst du das Postfach auf ihrer Seite als Account an.
Eine E-Mail ist nicht beim Kunden gelandet: Eine E-Mail landet nicht beim Kunden.
E-Mails aus der letzten Zeit fehlen: Ältere E-Mails nachholen.
Über ein Postfach soll nichts mehr beim Kunden landen: Ein Postfach stilllegen.
Deine E-Mails ziehen zu einem anderen Anbieter um, zum Beispiel zu Microsoft 365: Den E-Mail-Anbieter wechseln.
Bestimmte E-Mails oder Anhänge sollen nicht übernommen werden: Regeln.
Du suchst im Chat eine ältere oder im Postfach gelöschte E-Mail oder willst einen Anhang lesen lassen: E-Mails im Chat finden.

Eine E-Mail landet nicht beim Kunden

Eine E-Mail landet nur dann beim Kunden, wenn i-Planner den Kunden erkennt. Erkannt wird er vor allem daran, dass eine beteiligte Adresse (Absender, Empfänger oder CC) beim Kunden als E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Pflege die Adresse beim Kunden nach. Prüfe außerdem die E-Mail-Regeln des Postfachs. Entscheidet eine Regel mit E-Mail nicht übernehmen über die E-Mail, legt i-Planner sie gar nicht ab. Mehr dazu unter Eine eingehende E-Mail ist nicht in i-Planner angekommen. Die genauen Bedingungen je Postfach stehen unter Organisation › Integrationen › E-Mail, Organisation › Integrationen › Apple Mail / iCloud, Organisation › Integrationen › Gmail und Organisation › Integrationen › Microsoft 365.

Ältere E-Mails nachholen

Neue E-Mails verarbeitet i-Planner, sobald der E-Mail-Dienst von i-Planner sie meldet. Fehlen E-Mails aus der letzten Zeit, etwa weil die Adresse erst jetzt beim Kunden gepflegt ist, holst du sie in der Kundenverwaltung von Hand nach:

Öffne Aktivitäten › E-Mails › Eingang.
Klicke über der Liste auf das Symbol mit den kreisenden Pfeilen.
Wähle den Zeitraum: 60 Min. zurück synchronisieren, 24 Stunden zurück synchronisieren, Eine Woche zurück synchronisieren oder Ein Monat zurück synchronisieren. Während des Abrufs steht dort „Der E-Mail Eingang wird aktualisiert...“. Danach lädt die Liste neu.

Ein paar Einzelheiten zur Nachsynchronisation:

i-Planner ruft die Postfächer der Integrationen E-Mail, Gmail und Microsoft 365 ab, die dir gehören oder für dich freigeschaltet sind. Postfächer von Apple Mail / iCloud erfasst die Nachsynchronisation nicht, ebenso wenig ausgeschaltete Accounts und Accounts, deren Erlaubte Nutzung auf Nur senden steht.
Gelesen wird nur der Posteingang, kein anderer Ordner, auch nicht der Gesendet-Ordner.
Je Postfach holt ein Lauf höchstens 20 Nachrichten, höchstens einen Monat zurück.
Eine Nachricht landet nur beim Kunden, wenn eine von zwei Bedingungen zutrifft. Entweder gehört sie zu einem E-Mail-Verlauf, der schon bei einem Kunden liegt. Oder eine ihrer Adressen ist bei einem Kunden, auf den du Zugriff hast, als E-Mail-Adresse gepflegt. Schon abgelegte Nachrichten legt i-Planner nicht noch einmal an.
Die nachgeholte E-Mail-Aktivität bekommt weder die Original-Mail als .eml-Datei noch die Anhänge als Dokumente. Sie erzeugt auch keinen Eintrag im Verlauf und keine Glocken-Benachrichtigung.
Die E-Mail-Regeln des Postfachs gelten auch beim Nachholen. Eine E-Mail, die eine Regel nicht übernommen hat, holt die Nachsynchronisation nicht nach, siehe Welche Regel entscheidet.

Wie das Symbol in der Liste Eingang aussieht, zeigt E-Mails aus dem Postfach nachladen.

Ein Postfach stilllegen

Ob danach noch E-Mails beim Kunden landen, hängt davon ab, wie du ein Postfach stilllegst:

Weg	Was danach passiert
Schalter Account aktiv auf der Seite des Accounts unter Organisation › Accounts ausschalten, bei E-Mail, Apple Mail / iCloud und Gmail mit App-Passwort	i-Planner trennt das Postfach vom E-Mail-Dienst. Darüber kommt nichts mehr an, und i-Planner legt nichts mehr beim Kunden ab.
Schalter Account aktiv ausschalten, bei Microsoft 365 und Gmail mit Google-Anmeldung	Das Postfach bleibt verbunden. Eingehende und außerhalb von i-Planner gesendete E-Mails legt i-Planner weiter beim passenden Kunden ab. Nur die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ bleibt aus.
Schalter Alle Accounts deaktivieren auf der Detailseite der Integration unter Organisation › Integrationen	Die Accounts, die der Schalter ausschaltet, bleiben bei allen vier Integrationen mit ihren Postfächern verbunden. E-Mails legt i-Planner weiter beim passenden Kunden ab. Nur die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ bleibt aus.
Erlaubte Nutzung auf der Seite des Accounts auf Nur senden stellen	Eingehende und außerhalb von i-Planner gesendete E-Mails landen nicht mehr beim Kunden, und die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ bleibt aus. Das gilt auch bei einem ausgeschalteten Account.
Account löschen	i-Planner meldet das Postfach beim E-Mail-Dienst ab. Darüber kommt nichts mehr an.

Ein ausgeschalteter Account steht in der Kundenverwaltung nicht als Absender zur Wahl, und die Nachsynchronisation überspringt ihn. Landen nach dem Ausschalten weiter E-Mails beim Kunden, stelle die Erlaubte Nutzung des Accounts auf Nur senden oder lösche den Account. Wie der Schalter Alle Accounts deaktivieren sonst wirkt, steht unter Alle Accounts einer Integration stilllegen.

Den E-Mail-Anbieter wechseln

Ziehen deine E-Mails zu einem anderen Anbieter um, zum Beispiel von einem IMAP-Anbieter zu Microsoft 365, verbindest du das neue Postfach als eigenen Account. So gehst du vor:

Öffne Organisation › Accounts, klicke auf Neuer Account und wähle die Integration des neuen Anbieters. Wie das bei Microsoft 365 geht, steht unter Microsoft 365 einrichten.
Verbinde das Postfach und warte, bis neben der Überschrift des Accounts Verbunden steht.
Lösche erst dann den alten Account. Öffne ihn unter Organisation › Accounts und klicke auf Account löschen.

Kommen deine E-Mails schon beim neuen Anbieter an, liest der alte Account nur noch das alte Postfach. Dort geht nichts Neues mehr ein. Der neue Account übernimmt E-Mails ab dem Zeitpunkt, an dem er verbunden ist. Was vorher beim neuen Anbieter eingegangen ist, holst du über Ältere E-Mails nachholen nach, je Lauf und Postfach höchstens 20 Nachrichten.

Bereits abgelegte E-Mails bleiben beim Kunden. Die Listen unter Aktivitäten › E-Mails, zum Beispiel Eingang und Gesendet, zeigen aber nur E-Mails von Accounts, die es noch gibt und die eingeschaltet sind. Nach dem Löschen des alten Accounts fehlen seine E-Mails dort. Ausschalten statt Löschen ändert daran nichts.

E-Mails im Chat finden

Der i-Planner-Assistant und eine über MCP verbundene KI-App wie Claude oder ChatGPT suchen E-Mails für dich, etwa mit „Zeig mir die E-Mails von Frau Müller zur Hausratversicherung“. Es gibt dafür eine Suche:

Zuerst sucht sie im Postfach, in einem bestimmten Postfach oder im Posteingang aller Postfächer, die du lesen darfst.
Findet sie dort nichts, sucht sie mit denselben Angaben in den älteren E-Mails, die i-Planner aus diesen Postfächern übernommen hat. Dazu gehören auch E-Mails, die du im Postfach inzwischen gelöscht hast. Die Antwort sagt dann, dass es sich um ältere oder im Postfach nicht mehr vorhandene E-Mails handelt.

Lässt sich ein Postfach gerade nicht durchsuchen, nennt die Antwort es. Ändern, löschen oder versenden kann die Suche nichts.

Frage	Was passiert
Nach Absender, Betreff, Wörtern aus dem Text oder Zeitraum suchen	Du siehst die passenden E-Mails, die neueste zuerst, mit Postfach, Datum und dem Anfang des Texts. Bei älteren E-Mails findet die Suche auch andere Wortformen, etwa „Verträge“ bei „Vertrag“.
Eine gefundene E-Mail lesen	Du bekommst den Text und Name, Typ und Größe der Anhänge.
Einen Anhang lesen lassen	Der Assistant oder die KI-App liest den Inhalt eines Anhangs, zum Beispiel einer PDF-, Word- oder Excel-Datei, und fasst ihn zusammen. Das geht bei E-Mails aus dem Postfach und bei älteren E-Mails. Gesendete E-Mails und Entwürfe sind ausgenommen.

Was die Suche zeigt:

Nur E-Mails aus Postfächern, die du heute lesen darfst, also deine eigenen und die für dich freigeschalteten, eingeschalteten Accounts. Ist ein Account ausgeschaltet oder nicht mehr für dich freigeschaltet, fehlen seine E-Mails.
Keine E-Mails aus Accounts, deren Erlaubte Nutzung auf Nur senden steht, auch nicht für den Accountinhaber.
Keine E-Mails aus Accounts, in denen Agenten-Zugriff aus ist, auch nicht für den Accountinhaber.
Ältere E-Mails erst ab dem Zeitpunkt, ab dem i-Planner das Postfach abruft.
Keine E-Mails, die eine E-Mail-Regel nicht übernommen hat.

Für Anhänge gelten die E-Mail-Regeln des Postfachs:

Schließt eine Regel einen Anhang aus, liest die KI ihn nicht.
Hat i-Planner über eine E-Mail schon nach den E-Mail-Regeln entschieden, gilt diese Entscheidung. Bei E-Mails ohne Entscheidung, etwa weil sie älter sind als die Verbindung des Postfachs mit i-Planner, prüft i-Planner beim Lesen die E-Mail-Regeln, wie sie jetzt eingestellt sind. Braucht eine Regel dafür den Ordner der E-Mail oder ihren Text und lässt sich der nicht vollständig abrufen, lässt sich der Anhang so nicht lesen; öffne ihn dann im Postfach.
PDF-Passwörter, die in einer Regel hinterlegt sind, gelten auch hier.
Bei älteren E-Mails liest die KI nur Anhänge, die i-Planner gespeichert hat. Ein zu großer Anhang wurde nicht gespeichert.

Voraussetzungen:

Unter Organisation › Einstellungen › KI & Agenten › Werkzeuge stehen die Werkzeuge E-Mails suchen und E-Mail lesen nicht auf Deaktiviert, in der Spalte Assistant für den Assistant und in der Spalte MCP für MCP. Voreingestellt stehen sie auf Aktiviert. Für Anhänge gibt es dort kein eigenes Werkzeug.
Im Postfach ist Agenten-Zugriff eingeschaltet. Der Schalter steht unter Organisation › Accounts auf der Seite des Accounts im Abschnitt Erlaubte Nutzung und ist zunächst aus. Einschalten kann ihn, wer den Account bearbeiten darf, etwa der Accountinhaber. Er gilt für alle, die das Postfach nutzen dürfen, beim Assistant, bei Agenten, bei Workflows mit KI-Baustein und bei MCP gleich. Eine Einstellung in der Benutzerrolle gibt es dafür nicht. Anhänge liest die KI ohne eigenen Schalter mit.
Für MCP braucht deine Rolle MCP verwenden. Die verbundene KI-App arbeitet mit deinen Rechten, begrenzt durch die KI-Freigaben deiner Organisation, also durch die Spalte MCP unter Werkzeuge. Stellt deine Organisation dort ein Werkzeug später auf Aktiviert, kann die App es nutzen, sofern deine Rolle es erlaubt. Ein neu aktiviertes Werkzeug erscheint in der App, sobald sie ihre Werkzeugliste neu lädt, siehe Eine KI-App zeigt nicht alle Werkzeuge und MCP einrichten.

Senden kann die KI auch. Aus einem Postfach, das du nutzen darfst, sendet sie, wenn dort Agenten-Zugriff eingeschaltet ist und das Werkzeug E-Mail senden unter Werkzeuge nicht auf Deaktiviert steht. Über die Systemadresse noreply@i-planner.de sendet sie ohne Schalter und ohne eigenes Werkzeug, aber nur an die Login-Adresse eines aktiven Mitglieds deiner Organisation, etwa bei „Schick mir das“. Externe Personen aus der Zusammenarbeit zählen nicht dazu. Jeden anderen Empfänger lehnt i-Planner ab: „Die Systemadresse sendet nur an Mitglieder dieser Organisation. Es wurde nichts versendet.“ Andere Empfänger erreicht die KI nur über ein Postfach. Vor dem Senden über die Systemadresse zeigt der Assistant immer eine Freigabekarte. Über MCP gibt es keine Karte. Ob die KI-App vorher nachfragt, entscheidet die App.

Häufige Fragen

Ja, aber nicht über die Integration Apple Mail / iCloud. Ein solches Postfach steht in der Kundenverwaltung in keiner Postfach-Auswahl, weder als Absender beim Schreiben einer E-Mail noch bei Serien-Mails. Zum Versenden aus i-Planner eignen sich Postfächer über E-Mail, Gmail und Microsoft 365. Ein iCloud-Postfach verbindest du dafür über die Integration E-Mail mit dem Kontotyp Apple iCloud (App-Passwort). Wie das geht, steht unter Das iCloud-Postfach lässt sich nicht als Absender auswählen.

Weitere Themen

Integrationen: eine Integration aktivieren und für Mitarbeiter freigeben.
Accounts: ein Postfach als Account anlegen und für Kolleginnen und Kollegen freischalten.
E-Mails: abgelegte E-Mails in der Kundenverwaltung finden und beantworten.
Signaturen: Signaturen anlegen und einem Postfach zuordnen.