Übersicht
Was Detail-Rechte sind, hinter welchen Zeilen einer Benutzerrolle sie liegen, wie du sie öffnest und änderst, was voreingestellt ist und wann sie wirken.
Hinter mehreren Zeilen einer Benutzerrolle liegen Detail-Rechte. Mit ihnen legst du fest, was die Rolle innerhalb eines Bereichs genau darf. Sie darf dann zum Beispiel nur die eigenen Kunden sehen, Verträge lesen, aber nicht ändern, oder keine Kunden löschen.
Kurz erklärt
Eine Benutzerrolle hat zwei Ebenen. In der Rolle selbst schaltest du je Zeile einen Bereich ein oder aus, etwa Kontakte oder Accounts. Wie das geht, steht unter Rechte einer Rolle ändern. Steht am rechten Rand einer eingeschalteten Zeile ein Pfeil, führt ein Klick auf die Zeile zu ihren Detail-Rechten. Das ist eine eigene Seite mit Abschnitten, Schaltern und Auswahlfeldern. Jede Änderung dort wird sofort gespeichert und gilt für alle, die die Rolle tragen.
Typische Aufgaben:
- Ein Mitarbeiter soll nur seine eigenen Kunden sehen: Festlegen, welche Kunden eine Rolle sieht.
- Verträge sollen sichtbar, aber nicht änderbar sein: Rechte für Verträge, Dokumente und andere Kundendaten.
- Eine Rolle soll keine Kunden löschen dürfen: Festlegen, wer Kunden löschen darf.
- Einem Kollegen fehlen Kalender oder Pipeline: Festlegen, welche Aktivitäten eine Rolle nutzt und sieht.
- Eine Assistenz soll die Postfächer zweier Berater nutzen: Festlegen, auf welche Accounts eine Rolle zugreift.
- Eine Rolle soll nur bestimmte Einstellungsseiten öffnen: Einstellungsseiten der Organisation freigeben.
Voraussetzungen
- Deine eigene Rolle darf Benutzerrollen bearbeiten. Der Inhaber darf das immer. Bei jeder anderen Rolle, auch bei Administrator, entscheiden die Detail-Rechte ihrer Zeile Einstellungen im Block Organisation. Dort muss im Abschnitt Team & Rollen der Schalter Bereich aktiv eingeschaltet sein und Benutzerrollen mindestens auf Nur lesen stehen. Damit siehst du die Detail-Rechte. Zum Ändern brauchst du Lesen + Bearbeiten, siehe Einstellungsseiten der Organisation freigeben.
- Die Zeile des Bereichs ist in der Rolle eingeschaltet. Für die Zeilen im Block Kundenverwaltung muss zusätzlich der Schalter Kundenverwaltung ganz oben in diesem Block eingeschaltet sein.
Detail-Rechte öffnen und ändern
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen und klicke die Rolle an.
- Schalte im Block Organisation oder Kundenverwaltung die Zeile des Bereichs ein, falls sie aus ist. Am rechten Rand der Zeile erscheint sofort ein Pfeil.
- Klicke auf die Zeile. Die Seite der Detail-Rechte zeigt oben Zurück zur Rolle. Darunter steht als Überschrift der Name der Rolle und, durch einen senkrechten Strich getrennt, der Name der Zeile, zum Beispiel Mitarbeiter und Kontakte. Links bleibt die Liste der Einstellungsseiten mit Benutzerrollen markiert.
- Setze die Schalter und Auswahlfelder. Eine Schaltfläche zum Speichern gibt es nicht. Jedes Feld wird für sich gespeichert, und i-Planner bestätigt es mit einer Meldung wie „Feld „Welche Kunden“ wurde gespeichert!“
- Über Zurück zur Rolle kommst du zur Rolle zurück. Sie öffnet sich wieder oben bei Stammdaten.
Welche Zeilen Detail-Rechte haben
| Block | Zeile | Was du in den Detail-Rechten festlegst |
|---|---|---|
| Organisation | Teams | Welche Mitglieder die Rolle unter Organisation › Team sieht und was sie bei ihnen ändern darf, siehe Teams |
| Organisation | Accounts | Auf wessen E-Mail- und Integrations-Accounts die Rolle zugreift, siehe Accounts |
| Organisation | Einstellungen | Welche Seiten unter Organisation › Einstellungen die Rolle öffnet und mit welcher Stufe, siehe Einstellungen |
| Kundenverwaltung | Posteingang | Wessen Dokumente die Rolle im Posteingang sieht |
| Kundenverwaltung | Aktivitäten | Welche Arten von Aktivitäten die Rolle nutzt und wessen Aktivitäten sie sieht |
| Kundenverwaltung | Produktpartner | Was die Rolle bei Produktpartnern sehen, bearbeiten, exportieren und löschen darf |
| Kundenverwaltung | Kontakte | Welche Kunden die Rolle sieht und was sie an Profil, Verträgen, Schäden, Dokumenten und weiteren Kundendaten sehen, ändern und löschen darf |
| Kundenverwaltung | Benutzer | Welche Benutzer die Rolle sieht und was sie bei ihnen darf |
| Kundenverwaltung | Abrechnung | Welche Teile der Abrechnung die Rolle nutzt (nur mit dem Modul Abrechnung) |
| Kundenverwaltung | Einstellungen | Welche Einstellungen der Kundenverwaltung die Rolle bearbeitet, etwa Textvorlagen oder den Import |
Alle Zeilen des Blocks Kundenverwaltung beschreibt die Seite Kundenverwaltung. Keine Detail-Rechte haben unter anderem die Zeilen Zusammenarbeit, Integrationen, Abrechnung und Audit-Log im Block Organisation und Neuigkeiten im Block Kundenverwaltung. Dort gibt es nur den Schalter der Zeile.
Abhängige Rechte
Viele Detail-Rechte hängen voneinander ab. Ein abhängiges Feld erscheint erst, wenn das Recht darüber eingeschaltet oder passend gewählt ist:
| Recht | Darunter erscheint |
|---|---|
| Sichtrecht eines Unterbereichs, etwa Verträge | Mit Bearbeitung, bei Dokumente auch Mit Sichtschutz |
| Mit Bearbeitung | Auswahl der Teammitglieder, im Unterbereich Aktivitäten auch Als Verantwortlichen auswählbar |
| Benutzerfreischaltung (Kontakte, Abschnitt Profil) | Freischaltung — Benutzerauswahl |
| Löschen | Endgültig löschen |
| Bereich aktiv (Zeile Einstellungen im Block Organisation) | ein Auswahlfeld je Einstellungsseite der Gruppe |
| Sichtbarkeit auf Sich selbst + ausgewählte Mitarbeiter oder Eigene + ausgewählte Accounts | die Auswahl der Mitarbeiter oder Accounts |
Schaltest du ein solches Recht aus, verschwinden die Felder darunter. Was dabei mit ihren Werten geschieht, ist verschieden:
- Bei Kontakte, Produktpartner und Benutzer schaltet i-Planner die abhängigen Schalter mit aus und setzt abhängige Auswahlfelder auf Nur sich selbst zurück. Schaltest du das Recht wieder ein, stehen sie auf diesen Werten.
- Bei Bereich aktiv bleiben die Stufen der Seiten gespeichert und gelten wieder, sobald du den Bereich einschaltest.
- Stellst du Sichtbarkeit von der Auswahl auf einen anderen Wert, verwirft i-Planner die ausgewählten Mitarbeiter oder Accounts.
Wann Detail-Rechte wirken
Detail-Rechte wirken nur, solange die Zeile ihres Bereichs in der Rolle eingeschaltet ist. Bei den Zeilen im Block Kundenverwaltung muss zusätzlich der Schalter Kundenverwaltung ganz oben in diesem Block eingeschaltet sein.
- Schaltest du eine Zeile aus, verschwindet ihr Pfeil, und die Rolle verliert den ganzen Bereich, gleich, was in den Detail-Rechten steht. Die Detail-Rechte bleiben gespeichert und gelten wieder, sobald du die Zeile einschaltest.
- Anders ist es beim Schalter Kundenverwaltung. Schaltest du ihn aus, setzt i-Planner die Detail-Rechte aller Zeilen dieses Blocks zurück. Nach dem Wiedereinschalten stehen alle ihre Schalter auf aus und die Auswahlfelder auf der Voreinstellung. Du musst sie neu setzen.
- Geänderte Detail-Rechte gelten sofort für alle, die die Rolle tragen. Niemand muss sich dafür neu anmelden.
Detail-Rechte gehören zur Rolle, nicht zu einer Person. Soll nur eine Person weniger dürfen, kopiere ihre Rolle wie unter Rolle kopieren beschrieben, passe die Kopie an und weise sie ihr unter Organisation › Team zu.
Was voreingestellt ist
Solange in den Detail-Rechten einer Zeile nichts gespeichert ist, zeigen die Felder Voreinstellungen. So wirkt die Rolle dann auch:
| Zeilen | Voreinstellung |
|---|---|
| Alle Zeilen im Block Kundenverwaltung | Alle Schalter aus. Die Auswahlfelder auf der engsten Stufe: Nur eigene Kunden, Nur eigene Daten, Nur sich selbst, Als Verantwortlicher oder Teammitglied, im Posteingang Nur seinen Account oder freigeschaltete Accounts |
| Einstellungen im Block Organisation | Bereich aktiv in jeder Gruppe aus, jede Seite auf Kein Zugriff |
| Teams und Accounts | Keine Voreinstellung. Ohne gespeicherte Detail-Rechte hat die Rolle keinen Zugriff auf den Bereich, und der Abschnitt der Detail-Rechte sagt das in seiner Beschreibung. Wie du das behebst, steht unter Die Detail-Rechte melden, dass eine Einstellung fehlt. |
Eine Rolle, die du über Neue Rolle anlegst, bekommt für Teams und Accounts gleich die weitesten Rechte. Das sind Alle Mitarbeiter bei Teams und Alle Accounts bei Accounts, jeweils mit Lesen + Bearbeiten + Löschen. Eine Kopie übernimmt die Detail-Rechte ihres Originals.
Detail-Rechte der Rolle „Inhaber“
Die Rolle Inhaber darf immer alles. Ihre Detail-Rechte lassen sich nicht einschränken, deshalb fehlt in ihren Zeilen der Pfeil. Öffnet man ihre Detail-Rechte trotzdem über einen Link, sind alle Schalter eingeschaltet, und alle Auswahlfelder stehen auf der weitesten Stufe. Kein Feld lässt sich ändern.
Häufige Fragen
Nein. Geänderte Detail-Rechte gelten sofort für alle, die die Rolle tragen.
Nein. Sie bleiben gespeichert, wirken aber nicht, solange die Zeile aus ist. Die Rolle hat dann keinen Zugriff auf den ganzen Bereich. Schaltest du die Zeile wieder ein, gelten die gespeicherten Detail-Rechte sofort wieder. Nur der Schalter Kundenverwaltung ganz oben im Block Kundenverwaltung setzt beim Ausschalten die Detail-Rechte aller Zeilen dieses Blocks zurück.
Weitere Themen
- Organisation: Detail-Rechte der Zeilen Teams, Accounts und Einstellungen.
- Kundenverwaltung: Detail-Rechte von Kontakte, Aktivitäten und den übrigen Zeilen der Kundenverwaltung.
- Fehlerbehebung: wenn ein Pfeil fehlt oder ein Kollege zu wenig sieht.
- Benutzerrollen: Rollen anlegen, Bereiche einschalten, Sondereingriffe vergeben.