Dokumente abholen und Apps öffnen
Welche Daten zwischen i-Planner und Netfonds fließen, wie du Netfonds-Dokumente in den Posteingang holst, zuordnest und ablegst und wie du aus der Kundenverwaltung die Netfonds-Startseite oder eine Netfonds-App öffnest.
Mit einem geprüften Netfonds-Account holst du Netfonds-Dokumente in den Posteingang und öffnest aus der Kundenverwaltung heraus die Netfonds-Startseite oder eine Netfonds-App zu einem Kunden. Hier steht, welche Daten dabei zwischen i-Planner und Netfonds fließen und wie Abholen, Ablegen und der Wechsel zu Netfonds ablaufen.
Kurz erklärt
Netfonds-Dokumente kommen nur in den Posteingang, wenn jemand in der Posteingangsliste der Kundenverwaltung auf das Kreispfeil-Symbol klickt. Dabei kommen nur Dokumente, die in den letzten 7 Tagen bei Netfonds angelegt wurden. Offene Dokumente ordnet i-Planner über die Netfonds-Vertragsnummer oder den Vor- und Nachnamen einem Kunden und gegebenenfalls einem Vertrag zu. Über die Kachel Netfonds öffnest du die Netfonds - Startseite oder eine Netfonds-App zu einem Kunden. Schon das Öffnen des Fensters kann einen Kunden bei Netfonds anlegen.
Typische Aufgaben:
- Du willst wissen, welche Kundendaten an Netfonds gehen: Welche Daten fließen.
- Neue Netfonds-Dokumente sollen in den Posteingang: Netfonds-Dokumente in den Posteingang holen.
- Ein Netfonds-Dokument gehört zu einem Kunden: Netfonds-Dokumente zuordnen und ablegen.
- Du willst eine Netfonds-App zu einem Kunden öffnen: Netfonds aus der Kundenverwaltung öffnen.
Was du dafür brauchst, steht unter Netfonds › Voraussetzungen.
Welche Daten fließen
Was i-Planner an Netfonds übermittelt
| Anlass | Was übermittelt wird |
|---|---|
| Verbindungsprüfung: direkt nach Account anlegen, bei Verbindung prüfen und einmal täglich bei aktiven Accounts | Benutzername und Passwort an die Anmeldung von finfire |
| Abholen im Posteingang | Benutzername und Passwort zur Anmeldung. Mit dem Anmeldetoken fragt i-Planner danach die nicht gelöschten Dokumente der letzten 7 Tage ab, höchstens 1.000. Es ruft die einzelnen Dateien ab und fragt die Kunden- und Vertragsdaten zu den Netfonds-Kennungen im Dokument ab |
| Öffnen der Kachel Netfonds | Benutzername und Passwort deines eigenen Netfonds-Accounts. Für jede Netfonds-App die Netfonds-Kundennummer und die Kennung der App, um den Direktlink zum Kunden anzufordern |
| Öffnen der Kachel Netfonds, während ein Kunde geöffnet ist, zu dem in i-Planner noch keine Netfonds-Kundennummer gespeichert ist | Anrede (Herr oder Frau), Vorname, Nachname, Titel, Briefanrede, Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsort, die i-Planner-Kundenkennung, das Anlagedatum in i-Planner als „Kunde seit“ und als Datum des Maklerauftrags und die externe Kennung des Betreuers als Vermittlernummer. Dazu kommen feste Werte: Privatkunde, Beratung, Nationalität DE, Anredeform „Sie“, Personenstatus „angestellt“, Tätigkeit „string“ |
Einen Kunden überträgt i-Planner nur, wenn bei seinem Betreuer eine externe Kennung hinterlegt ist, und nur einmal. Spätere Änderungen am Kunden gehen nicht an Netfonds. Hat der Kunde nicht die Anrede Herr oder Frau, geht sein Name zusätzlich als Firma an Netfonds, ohne Anrede und ohne Geburtsdatum.
Was zurückkommt und wo es landet
| Was | Wo es landet | Wann |
|---|---|---|
| Dokumente, die in den letzten 7 Tagen im Netfonds-Dokumentenspeicher angelegt und nicht gelöscht wurden | Im Posteingang, zunächst ohne Kunde. Neu markiert für den, der das Abholen gestartet hat | Beim Klick auf das Kreispfeil-Symbol in der Posteingangsliste |
| Zu jedem Dokument: Dateiname, Datum (Anlagedatum bei Netfonds), Geschäftsvorfall (Dokumenttyp und Ausprägung), Gesellschaft mit Agenturnummer, Vertragsnummer (Versicherungsscheinnummer), Kunde mit Anrede, Vorname, Nachname und Geburtsdatum. Dazu die Quelle „Netfonds“ | Am Dokument im Posteingang, als Grundlage fürs Ablegen und Zuordnen | Mit dem Dokument |
| Netfonds - Startseite und Netfonds-Apps mit Direktlink zum Kunden | Auswahlfeld Netfonds Links im Netfonds-Fenster | Beim Öffnen des Fensters |
| Netfonds-Kundennummer eines dort neu angelegten Kunden | Im Kundendatensatz in i-Planner, für spätere Aufrufe | Beim ersten Öffnen des Netfonds-Fensters für diesen Kunden |
| Ergebnis der Verbindungsprüfung | Als Status oben auf der Seite des Accounts unter Organisation › Accounts | Nach jeder Prüfung |
Netfonds erhält keine Abholbestätigung. Die Dokumente bleiben dort liegen.
Netfonds-Dokumente in den Posteingang holen
- Klicke in der Posteingangsliste der Kundenverwaltung auf das Kreispfeil-Symbol (zwei kreisförmige Pfeile).
- Ein Fortschrittsfenster erscheint. Solange i-Planner bei Netfonds nach Dokumenten fragt, steht dort „Neue Dokumente werden angefragt...“. Dauert es länger, kommt „Bitte noch warten...“ dazu.
- Liegen Dokumente vor, steht dort je Account eine Zeile, die mit dem Namen des Accounts beginnt, zum Beispiel „Netfonds Büro - 1 neue Dokumente vorhanden!“ Darunter steht der Fortschritt „… von 1 Dokumente importiert...“. Der Import läuft im Hintergrund.
Die abgeholten Dokumente landen im Posteingang, zunächst ohne Kunde. Sie sind für dich als neu markiert, weil du das Abholen gestartet hast.
Findet i-Planner bei keinem Account Dokumente, erscheint die Meldung „Es liegen zur Zeit keine neuen Dokumente zur Abholung bereit!“ Dieselbe Meldung kommt aber auch, wenn die Anmeldung bei Netfonds scheitert oder Netfonds nicht rechtzeitig antwortet. Eine eigene Fehlermeldung gibt es beim Abholen nicht.
- Der Zähler zeigt bei Netfonds höchstens „1 neue Dokumente“, auch wenn mehr Dokumente im Zeitraum liegen.
- Das Kreuz neben einem Eintrag im Fortschrittsfenster nimmt den Eintrag ohne Rückfrage heraus, solange für ihn noch kein Dokument importiert ist. Ist schon eines importiert, fragt i-Planner vorher nach, zum Beispiel „Bist Du sicher, dass Du den Import von Netfonds Büro abbrechen willst?“ Nach Ja zeigt es „Vorgang wird abgebrochen...“. In beiden Fällen läuft der Abruf im Hintergrund weiter.
- Bereits übernommene Dokumente erkennt i-Planner an der Netfonds-Dokumentnummer und legt sie nicht noch einmal an. Das gilt auch über mehrere Netfonds-Accounts deiner Organisation hinweg.
- Einträge ohne Datei und Dokumente, deren Download scheitert, überspringt i-Planner und versucht sie beim nächsten Abholen erneut.
- Je Abholen fragt i-Planner höchstens 1.000 Dokumente an. Das ist immer nur die erste Seite der Liste von Netfonds. Liegen im 7-Tage-Zeitraum mehr als 1.000 Dokumente, holt auch ein weiteres Abholen den Rest nicht sicher ab.
Bleibt der Posteingang leer, obwohl du Dokumente erwartest, stehen die möglichen Gründe unter Fehlerbehebung.
Netfonds-Dokumente zuordnen und ablegen
Offene Dokumente im Posteingang ordnet i-Planner selbst zu, wenn es einen Treffer findet. Zuerst prüft es die Netfonds-Vertragsnummer, auch wenn sie in i-Planner anders formatiert ist. Passt sie, ordnet i-Planner das Dokument dem Kunden und gegebenenfalls dem Vertrag zu. Sonst sucht es über Vor- und Nachnamen einen Kunden und ordnet das Dokument zu, wenn genau einer passt. Das läuft im Hintergrund, wenn der Posteingang geöffnet wird, höchstens alle 2 Minuten je Organisation. Zugeordnete Dokumente bleiben zum Ablegen im Posteingang.
Beim Ablegen eines Netfonds-Dokuments im Posteingang helfen die Angaben aus Netfonds:
- Im Bereich Kunde schlägt i-Planner Kunden mit demselben Vor- und Nachnamen vor, wenn dem Dokument noch kein Kunde zugeordnet ist. Zu jedem Vorschlag stehen Geburtsdatum, Kundennummer und Betreuer. Wählst du anlegen, sind Anrede, Vorname, Name und Geburtsdatum aus Netfonds vorausgefüllt.
- Der Bereich Vertrag zeigt „Vertrag Nr.“ mit der Netfonds-Vertragsnummer. Über auswählen wählst du einen passenden Vertrag, über anlegen legst du einen an.
Ohne ausgewählten oder neu angelegten Kunden legt i-Planner das Dokument nicht ab und meldet „Bitte wähle zuerst einen Kunden aus. Das Dokument wurde nicht abgelegt.“
Netfonds aus der Kundenverwaltung öffnen
- Öffne in der Kundenverwaltung den Kunden, zu dem du eine Netfonds-App nutzen willst. Für die Netfonds - Startseite allein brauchst du keinen Kunden.
- Klicke in der Kopfzeile auf das Raster-Symbol mit dem Tooltip Schnittstellen und wähle die Kachel Netfonds.
- Es öffnet sich ein Fenster mit dem Reiter Rechner & Co. und dem Hinweis „Bitte wähle einen Kunden aus und drücke "Öffnen", um die Daten zu übertragen.“ Hast du vorher einen Kunden geöffnet, ist er unter Kunde schon eingetragen. Sonst wählst du einen über Kunde suchen aus.
- Wähle unter Netfonds Links die Netfonds - Startseite oder eine Netfonds-App. Das Feld erscheint, sobald unter Kunde ein Kunde eingetragen ist.
- Klicke auf Öffnen. Der gewählte Link öffnet sich in einem neuen Browser-Tab. Ist kein Kunde eingetragen, öffnet Öffnen die Netfonds - Startseite.
- Die Netfonds-Apps ermittelt i-Planner beim Öffnen des Fensters für den Kunden, der dabei in der Kundenverwaltung geöffnet ist. Wählst du im Fenster einen anderen Kunden, lädt die Liste unter Netfonds Links nicht neu.
- Liefert Netfonds für eine App keinen Direktlink zum Kunden, etwa mangels Berechtigung, steht sie mit „(FEHLER: …)“ in der Liste. Solche Apps lassen sich nicht öffnen.
- Das Feld Account erscheint nur, wenn dir mehrere Netfonds-Accounts zur Verfügung stehen. Dein eigener ist vorausgewählt. Die Auswahl ändert nichts an der Anmeldung, denn i-Planner meldet dich immer mit deinem eigenen aktiven Netfonds-Account bei Netfonds an.
Fehlt die Kachel Netfonds oder zeigt das Fenster nur einen Hinweis, steht die Ursache unter Fehlerbehebung.
Häufige Fragen
Nein. Netfonds-Dokumente kommen nur in den Posteingang, wenn jemand in der Posteingangsliste der Kundenverwaltung auf das Kreispfeil-Symbol klickt. Die Bereiche Automatischer Abruf und Datenabruf stehen zwar auch im Netfonds-Account unter Organisation › Accounts, bringen aber keine Dokumente in den Posteingang. Scheitert ein solcher zeitgesteuerter Abruf an einem Fehler von Netfonds, steht der Account danach auf Fehler.
Nein. i-Planner erkennt bereits übernommene Dokumente an der Netfonds-Dokumentnummer, auch über mehrere Netfonds-Accounts deiner Organisation hinweg. Netfonds bekommt keine Abholbestätigung, die Dokumente bleiben dort liegen. Ein im Posteingang gelöschtes Dokument kommt nicht wieder, außer es wurde endgültig entfernt und liegt noch im 7-Tage-Zeitraum.
Alle, die in ihrer Benutzerrolle das Recht Posteingang im Block Kundenverwaltung haben. Steht die Ansicht dieses Rechts auf Nur seinen Account oder freigeschaltete Accounts, sieht die Person nur Dokumente aus eigenen oder für sie freigeschalteten Accounts. Die andere Einstellung heißt Alle Accounts. Die Rollen verwaltest du unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen. Wer einen Account nutzen darf, legt seine Freischaltung unter Organisation › Accounts fest.
Nur beim Öffnen der Kachel Netfonds für einen Kunden, der in der Kundenverwaltung gerade geöffnet ist. Und nur, wenn zu diesem Kunden in i-Planner noch keine Netfonds-Kundennummer gespeichert ist. Ob es den Kunden bei Netfonds schon gibt, prüft i-Planner dabei nicht. Voraussetzung ist, dass beim Betreuer des Kunden in i-Planner eine externe Kennung hinterlegt ist. Sie geht als Vermittlernummer an Netfonds. Die Übertragung passiert einmal, die Netfonds-Kundennummer speichert i-Planner für spätere Aufrufe. Spätere Änderungen am Kunden gehen nicht an Netfonds. Welche Angaben übertragen werden, steht in diesem Artikel im Abschnitt Welche Daten fließen.
Weitere Themen
- Netfonds: Netfonds einrichten, Account anlegen und bearbeiten.
- Fehlerbehebung: wenn keine Dokumente kommen oder die Apps nicht öffnen.
- Posteingang: die Listen im Posteingang und wie du Dokumente abholst.
- Dokumente ablegen: ein Dokument einem Kunden und Vertrag zuordnen.