Posteingang
Was im Posteingang ankommt, welche Rechte und Zugänge du brauchst, was die Listen wie Posteingang und Markiert bedeuten, wie du neue Dokumente abholst, selbst hochlädst und öffnest, mehrere Dokumente mit Sammelaktionen bearbeitest, sie mit KI ausliest und das Drei-Punkte-Menü nutzt.
Im Posteingang landen Dokumente, die Pools und Datenlieferanten über einen verbundenen Zugang an i-Planner liefern. i-Planner ordnet sie nach Möglichkeit automatisch einem Kunden und einem Vertrag zu, und du legst sie anschließend beim Kunden ab.
Kurz erklärt
Der Posteingang sortiert die gelieferten Dokumente in Listen. In welche Liste ein Dokument kommt, hängt davon ab, ob i-Planner Kunde und Vertrag gefunden hat. Neue Dokumente holst du in der Liste Eingang ab. Beim Kunden legst du sie über den Dialog Archivierung ab.
Typische Aufgaben unter Posteingang › Dokumente:
- Du erwartest neue Post von einem Pool oder Datenlieferanten: Neue Dokumente abholen.
- Ein Dokument gehört zu einem Kunden: Ein Dokument öffnen und ablegen.
- Du willst viele Dokumente auf einmal bearbeiten: Mehrere Dokumente auf einmal bearbeiten.
- Die KI soll Dokumente auslesen: Dokumente mit KI auslesen lassen.
- Du willst eine eigene PDF-Datei in den Posteingang legen: Dokumente selbst in den Posteingang legen.
Voraussetzungen
In deiner Benutzerrolle muss im Block Kundenverwaltung die Zeile Posteingang eingeschaltet sein. Sonst fehlt der Menüpunkt Posteingang › Dokumente. Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein. In den Detail-Rechten dieser Zeile legst du im Abschnitt Posteingang mit dem Auswahlfeld Ansicht fest, auf welche Dokumente die Rolle zugreift:
- Alle Accounts: alle Dokumente im Posteingang der Organisation.
- Nur seinen Account oder freigeschaltete Accounts (Standard): nur Dokumente aus eigenen oder für den Benutzer freigegebenen Zugängen und Dokumente, bei denen der Benutzer im Team ist.
Für die Rolle Inhaber ist Alle Accounts fest eingestellt.
Außerdem brauchst du einen verbundenen Zugang. Dokumente kommen nur von einer Integration, die den Posteingang beliefert, in der Organisation aktiviert ist und einen gültigen, aktiven Zugang hat. Der Zugang muss dir gehören oder für dich freigegeben sein. Diese Integrationen beliefern den Posteingang:
- Pools: Aruna, BCA, JUNG, DMS & CIE, Netfonds, VEMA
- Datenlieferanten: MR.MONEY, Thinksurance, Zeitsprung
Wie du einen Zugang verbindest, steht auf der Seite der Integration unter Integrationen.
Verstehen, was die Listen im Posteingang bedeuten
Unter Posteingang › Dokumente sortiert i-Planner die gelieferten Dokumente in Listen. In der Standardvorlage gibt es diese Listen:
- Posteingang: die Gesamtliste des Posteingangs.
- Neu hinzugekommen: Dokumente, die für dich neu sind.
- Eingang: alle Dokumente ohne Fehler. Nur hier holst du neue Dokumente ab.
- Nicht zugeordnet: i-Planner hat weder Kunde noch Vertrag gefunden.
- GDV / CSV: gelieferte Datendateien, zum Beispiel im Format XML, CSV oder GDV.
- Zugeordnet über Kunden: Der Kunde wurde gefunden, der Vertrag nicht.
- Zugeordnet über Vertragsnummer: Kunde und Vertrag wurden gefunden.
- Fehlerhaft: Dokumente, bei denen ein Fehler aufgetreten ist.
- Markiert: die Dokumente, die du markiert hast, zum Beispiel mit der Sammelaktion Markierung. Die Markierung gilt nur für dich.
- Gelöscht
In deinem Konto können Listen fehlen oder weitere dazukommen, etwa Dokumente hochladen. Mehr dazu unter Dokumente selbst in den Posteingang legen. Ist eine Liste leer, erscheint zum Beispiel „Keine Dokumente vorhanden!“ oder „Keine nicht zugewiesenen Dokumente vorhanden!“
Sobald du den Posteingang öffnest, startet i-Planner im Hintergrund die automatische Zuordnung für Dokumente, die noch nicht zugeordnet sind. Zuerst sucht i-Planner nach der gelieferten Vertragsnummer. Leerzeichen und Sonderzeichen spielen dabei keine Rolle. Findet sich kein Vertrag, sucht i-Planner einen Kunden mit genau dem gelieferten Vor- und Nachnamen. Zugeordnet wird er nur, wenn es genau einen solchen Kunden gibt. Sonst bleibt das Dokument in Nicht zugeordnet.
Spalten, Suche, eigene Listen und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen.
Neue Dokumente abholen
- Öffne Posteingang › Dokumente und wähle die Liste Eingang.
- Klicke über der Tabelle auf das Aktualisieren-Symbol (zwei Pfeile im Kreis). Es steht nur in der Liste Eingang.
- Ein Fortschrittsfenster zeigt „Neue Dokumente werden angefragt...“ und „Bitte noch warten...“
- Danach steht je Anbieter zum Beispiel „VEMA - 3 neue Dokumente vorhanden!“ mit einem Balken „1 von 3 Dokumente importiert...“
Liegt bei keinem Zugang etwas bereit, erscheint „Es liegen zur Zeit keine neuen Dokumente zur Abholung bereit!“
i-Planner holt nur über Zugänge ab, die aktiv und gültig sind und dir gehören oder für dich freigegeben sind. Außerdem muss ihre Integration in der Organisation aktiviert sein. Kommt nichts an, prüfe den Zugang auf der Seite der Integration, siehe Posteingang › Voraussetzungen.
Eine gestartete Abholung läuft bis zum Ende. Warte, bis sich das Fortschrittsfenster von selbst schließt. Klickst du im Fortschrittsfenster auf das X neben einem Anbieter, fragt i-Planner „Bist Du sicher, dass Du den Import von … abbrechen willst?“ Nach Ja erscheint „Vorgang wird abgebrochen...“ Die Dokumente dieses Anbieters holt i-Planner trotzdem weiter ab. Der Anbieter verschwindet nur aus dem Fenster. Nicht benötigte Dokumente löschst du danach in der Liste.
Dokumente selbst in den Posteingang legen
In der Standardvorlage hat keine Posteingang-Liste einen Knopf zum Hinzufügen. Eigene Dateien legst du über die Liste Dokumente hochladen in den Posteingang. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
- Öffne Posteingang › Dokumente und wähle die Liste Dokumente hochladen.
- Ziehe eine oder mehrere PDF-Dateien von deinem Computer in die Liste.
Hochgeladene PDFs liest i-Planner automatisch mit KI aus. Jedes Dokument kostet Credits wie unter Dokumente mit KI auslesen lassen. i-Planner nimmt sie zuerst aus dem Guthaben deiner Organisation und rechnet den Rest per PayGo ab, bis das monatliche Kostenlimit erreicht ist. Eine Rückfrage oder einen Hinweis auf die Kosten gibt es beim Hochladen nicht. Nach dem Auslesen verschwindet das Dokument aus Dokumente hochladen und steht in den übrigen Posteingangslisten. Kann i-Planner das Auslesen nicht bezahlen, zum Beispiel weil das Monatslimit erreicht ist, bleibt das Dokument ohne KI-Auswertung in Dokumente hochladen. Wie du es dann ausliest, steht unter Ein hochgeladenes Dokument wurde nicht ausgelesen.
Diese Liste nimmt nur PDF-Dateien an. Bei einer anderen Datei erscheint „In dieser Liste können nur PDF-Dokumente hochgeladen werden.“ Ist der Speicher deines Unternehmens voll, erscheint „Die Speichergrenze für Dokumente ist überschritten. Es können keine weiteren Dokumente hochgeladen werden!“ Was beim Hochladen sonst gilt, etwa zur Dateigröße, steht unter Hochladen.
Ein Dokument öffnen und ablegen
Klicke in einer Liste auf ein Dokument. Es öffnet sich mit der Vorschau. Im Kopf stehen der Knopf Archivieren und der zugeordnete Kunde. Ist noch kein Kunde zugeordnet, steht dort „Kein Kontakt vorhanden“.
Ein Klick auf Archivieren öffnet den Dialog Archivierung. Dort wählst du Kunde und Vertrag aus oder legst sie an. Dann bestätigst du die Ablage, und das Dokument verschwindet aus der Posteingangsliste. In den Listen Zugeordnet über Kunden und Zugeordnet über Vertragsnummer legst du mehrere Dokumente mit der Sammelaktion Archivieren auf einmal ab. Beides erklärt die Seite Dokumente ablegen.
Wie Dokumente beim Kunden danach aussehen, steht unter Dokumente und Ordner.
Mehrere Dokumente auf einmal bearbeiten
Markierst du Dokumente per Häkchen, erscheint über der Tabelle die Aktionsleiste mit den Sammelaktionen. Die Symbole tragen keine Beschriftung. Ihren Namen zeigt ein Tooltip.
Welche Sammelaktionen erscheinen, hängt von der Liste ab:
| Liste | Sammelaktionen |
|---|---|
| Posteingang, Eingang, Nicht zugeordnet, Markiert, Dokumente hochladen | Mit KI auslesen, Spalteninhalt bearbeiten, Markierung, Löschen |
| Neu hinzugekommen | Als gelesen markieren, Mit KI auslesen, Spalteninhalt bearbeiten, Markierung, Löschen |
| Zugeordnet über Kunden, Zugeordnet über Vertragsnummer | Archivieren, Mit KI auslesen, Spalteninhalt bearbeiten, Markierung, Löschen |
| GDV / CSV | Spalteninhalt bearbeiten, Markierung, Löschen |
| Fehlerhaft | nur Löschen |
| Gelöscht | Wiederherstellen, Endgültig löschen |
So sehen die Symbole aus: Mit KI auslesen (Buchstabe A), Spalteninhalt bearbeiten (Stift), Markierung (Stern), Löschen (Papierkorb), Archivieren (Archivbox), Als gelesen markieren (Auge).
- Als gelesen markieren: Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgängen als gelesen markieren willst?“ mit Ja. Es erscheint „Die Vorgängen wurden erfolgreich als gelesen markiert!“
- Archivieren öffnet ohne Rückfrage das Fenster Archivierung für alle markierten Dokumente, siehe Dokumente ablegen. In den anderen Listen gibt es diese Sammelaktion nicht. Dort legst du jedes Dokument einzeln ab.
- Spalteninhalt bearbeiten setzt ein Feld bei allen markierten Dokumenten auf denselben Wert.
- Löschen und Endgültig löschen bestätigst du, indem du LÖSCHEN eintippst. Gelöschte Dokumente holst du in der Liste Gelöscht mit Wiederherstellen zurück, endgültig gelöschte nicht.
Die Sammelaktionen im Posteingang brauchen kein weiteres Recht als die Zeile Posteingang. Rückfragen und Meldungen aller Sammelaktionen stehen unter Sammelaktionen.
Dokumente mit KI auslesen lassen
Die KI liest Angaben wie Kundenname, Vertragsnummer und Dokumenttyp aus einem Dokument. Jedes ausgelesene Dokument kostet Credits. i-Planner nimmt sie zuerst aus dem Guthaben deiner Organisation und rechnet den Rest per PayGo ab.
- Markiere die Dokumente in einer der Listen Posteingang, Neu hinzugekommen, Eingang, Nicht zugeordnet, Zugeordnet über Kunden, Zugeordnet über Vertragsnummer, Markiert oder Dokumente hochladen. In GDV / CSV, Fehlerhaft und Gelöscht gibt es Mit KI auslesen nicht.
- Klicke in der Aktionsleiste auf Mit KI auslesen (Buchstabe A).
- Die Rückfrage sagt, dass das Auslesen kostenpflichtig ist, und nennt den Preis je Dokument und das verfügbare Guthaben, zum Beispiel „Sollen die ausgewählten Dokumente mit KI ausgelesen werden? Das Auslesen ist kostenpflichtig: Je Dokument werden 10 Credits von Ihrem Credit-Guthaben abgebucht. Verfügbar: 4.000 Credits. Reicht das Guthaben nicht für alle ausgewählten Dokumente, wird der Rest kostenpflichtig per PayGo abgerechnet: 0,115 € netto je Dokument, Abrechnung am Monatsende.“ Bestätige mit Ja.
Danach erscheint „Die Dokumente wurden zur KI-Verarbeitung übergeben.“ Bis das Ergebnis vorliegt, steht in der Spalte KI ausgelesen der Wert In Bearbeitung, danach Ja. Liegt das Ergebnis vor, zeigt das Fenster Archivierung beim Ablegen KI-Ergebnis anzeigen mit dem Link Öffnen.
Die Credits gehen je ausgelesenem Dokument zuerst vom Guthaben ab. Dokumente, die schon ausgelesen sind oder auf das Auslesen warten, überspringt i-Planner und berechnet sie nicht. Credits für Dokumente, die gerade ausgelesen werden, sind schon vorgemerkt und zählen nicht mehr zum verfügbaren Guthaben. Reicht das Guthaben nicht für alle markierten Dokumente, rechnet i-Planner den Rest per PayGo ab. Dabei zählen auch die übersprungenen Dokumente mit. Geht auch PayGo nicht, zum Beispiel weil das Monatslimit erreicht ist, liest i-Planner keines der markierten Dokumente aus, siehe Nach „Mit KI auslesen“ wurde kein Dokument ausgelesen.
Ohne Guthaben rechnet i-Planner das Auslesen ganz per PayGo ab. Die Rückfrage lautet dann zum Beispiel „Sollen die ausgewählten Dokumente mit KI ausgelesen werden? Das Auslesen ist kostenpflichtig und wird per PayGo abgerechnet: 0,115 € netto je Dokument (10 Credits, 11,50 € netto je 1.000 Credits). Die Abrechnung erfolgt am Monatsende. Monatslimit: 100,00 € netto, in diesem Monat bisher 0,00 €.“ PayGo endet am monatlichen Kostenlimit deiner Organisation, siehe Die monatlichen Kosten begrenzen. Günstiger als PayGo ist ein Prepaid-Paket, siehe Ein Prepaid-Paket kaufen. Wie viel Guthaben da ist, steht unter Credits ablesen. Andere Hinweise in der Rückfrage erklärt Die Rückfrage zu „Mit KI auslesen“ zeigt einen Hinweis.
Ein Dokument über das Drei-Punkte-Menü herunterladen oder löschen
Am Ende jeder Zeile öffnen die drei Punkte (Optionen) das Menü für dieses eine Dokument.
- Bearbeiten öffnet das Dokument, siehe Ein Dokument öffnen und ablegen.
- Herunterladen lädt die Datei auf deinen Rechner.
- Löschen löscht das Dokument.
Je nach Liste stehen im Menü statt Löschen die Einträge Wiederherstellen und Endgültig löschen, zum Beispiel in der Liste Gelöscht.
Häufige Fragen
Das regelt die Einstellung Ansicht in der Rolle. Mit Nur seinen Account oder freigeschaltete Accounts sieht ein Benutzer nur Dokumente aus eigenen oder freigegebenen Zugängen und Dokumente, bei denen er im Team ist. Mit Alle Accounts sieht er alle.
i-Planner sortiert gelieferte Datendateien wie XML-, CSV- und GDV-Dateien in die Liste GDV / CSV. Wie du GDV-Daten einliest, steht unter GDV-Daten.
Öffne die Liste Gelöscht, markiere das Dokument und wähle in der Aktionsleiste Wiederherstellen oder im Drei-Punkte-Menü Wiederherstellen. Endgültig gelöschte Dokumente lassen sich nicht zurückholen.
Markiere die Dokumente in Neu hinzugekommen, klicke in der Aktionsleiste auf Als gelesen markieren (Auge) und bestätige mit Ja.
Weitere Themen
- Dokumente ablegen: Dokumente über den Dialog Archivierung einem Kunden und Vertrag zuordnen.
- Fehlerbehebung: wenn keine Dokumente ankommen, ein Dokument nicht zugeordnet wird oder ein Symbol fehlt.
- Integrationen: die Zugänge zu Pools und Datenlieferanten verbinden.
- Sammelaktionen: Rückfragen und Meldungen aller Sammelaktionen.
- Benutzerrollen: die Zeile Posteingang und die Ansicht einer Rolle einstellen.