Übersicht
Wofür die Abrechnung da ist, welchen Weg ein Provisionsauftrag vom Eingang bis ins Abrechnungsarchiv nimmt, was im Bestand vorher gepflegt sein muss, welches Recht welchen Menüpunkt freischaltet und welche Sammelaktionen es in den Abrechnungslisten gibt.
Die Abrechnung gibt es nur, wenn deine Organisation das Modul Abrechnung gebucht hat. In der Abrechnung entstehen die Provisionen deiner Vermittler aus den Verträgen deiner Kunden: Aufträge kommen an, werden geprüft, als Buchungen freigegeben und abgerechnet. Hier siehst du den Ablauf im Überblick, was im Bestand vorher gepflegt sein muss und welche Rechte du dafür brauchst.
Die passende Anleitung finden
Jede Unterseite beschreibt einen Schritt im Ablauf im Detail, hier in der Reihenfolge des Ablaufs:
| Seite | Worum es geht |
|---|---|
| Eingang | Wie du aus einem Vertrag einen Provisionsauftrag sendest, wo er im Eingang ankommt, welche Listen und Spalten es dort gibt und was beim Öffnen eines Eintrags passiert. |
| Provisionsaufträge | Wie du Provisionsaufträge zu Verträgen findest, öffnest, Vertragsdaten und Provisionsvorgaben pflegst und daraus Buchungen für die Abrechnung erzeugst. |
| Provisionsvorgaben | Wie du im Reiter Provisionsvorgaben eines Provisionsauftrags je Provisionsart die Vertragswerte einträgst, die Agenturprovision mit der Vermittlermatrix auf die Vermittler verteilst und daraus Buchungen erfasst oder freigibst. |
| Sonderaufträge | Wie du Sonderaufträge ohne Vertragsbezug anlegst, zum Beispiel Vorschüsse, Gegenbuchungen oder Stornoreserve-Buchungen, und daraus Buchungen für die Abrechnung freigibst. |
| Provisionsbuchungen | Wie aus Provisionsaufträgen Buchungen entstehen, wo du alle Provisionsbuchungen findest und wie du eine Buchung ansiehst, stornierst oder löschst. |
| Sonderbuchungen | Wo du alle Buchungen aus Sonderaufträgen findest, wie du sie öffnest oder löschst und worin sie sich von Provisionsbuchungen unterscheiden. |
| Buchungen freigeben | Wie du erfasste Provisionsbuchungen suchst, die Provision prüfst und korrigierst, die Buchungen für die Abrechnung freigibst und eine Freigabe wieder zurücksetzt. |
| Abrechnung starten | Wie du die Vermittler mit offenen, freigegebenen Buchungen abrechnest, was du vorher prüfst und was beim Abrechnen entsteht. |
| Abrechnungsarchiv | Wie du vergangene Abrechnungsläufe findest, die Abrechnungen je Vermittler als PDF ansiehst und per E-Mail an die Vermittler verschickst. |
| Datenimport | Wie du Provisionsdaten von Gesellschaften, Pools oder Plattformen als CSV-Datei einliest, in der Vorschau den Provisionsaufträgen zuordnest und daraus Provisionsbuchungen erzeugst. |
| Einstellungen | Agentursatz, MwSt.-Satz, Karrieretitel, weitere abrechnende Firmen und die Sicherung der Provisionsabrechnung einstellen. |
Den Ablauf der Abrechnung verstehen
Unter Abrechnung gibt es diese Menüpunkte:
- Eingang: Aus einem Vertrag sendest du mit Provisionsauftrag senden einen Provisionsauftrag, der zuerst hier ankommt.
- Provisionsaufträge: Sobald du einen Eintrag im Eingang öffnest, steht er als Provisionsauftrag hier.
- Sonderaufträge: Hier legst du Sonderaufträge an, über die Schaltfläche Sonderbuchung.
- Provisionsbuchungen und Sonderbuchungen: Hier stehen die Buchungen aus Provisions- und Sonderaufträgen als Archiv.
- Buchungen freigeben: Hier gibst du Buchungen frei, änderst oder löschst sie.
- Abrechnung starten: Hier startest du die Abrechnung für die abzurechnenden Vermittler.
- Abrechnungsarchiv: Hier findest du die fertigen Abrechnungen wieder.
Daneben gibt es Datenimport zum Importieren von Daten und Einstellungen für die Abrechnung.
Die persönlichen Provisionsabrechnungen, die ein Vermittler für sich selbst ansieht, stehen nicht hier, sondern unter Konto › Abrechnung.
Den Bestand für die Abrechnung vorbereiten
Ein Provisionsauftrag übernimmt Angaben aus Kunde, Vertrag und Tarif. Damit er vollständig ankommt, pflege vorher:
- Tarife am Produktpartner: Der Provisionsauftrag übernimmt Einstellungen aus dem Tarif, zum Beispiel abweichende Turnusse. Siehe Tarife.
- Betreuer am Kunden: Als Vermittler des Provisionsauftrags trägt i-Planner den Betreuer des Kunden ein, nicht einen am Vertrag hinterlegten Vermittler.
- Abrechnungsfirma am Vertrag: Sie wird in den Provisionsauftrag übernommen. Die Vertragsdaten stehen unter Verträge.
- Vermittlerstruktur und Karrieretitel am Benutzer: Siehe Benutzer.
Wer einen Provisionsauftrag aus einem Vertrag senden soll, braucht außerdem das Recht, Verträge zu bearbeiten, und mindestens eine zugeordnete Abrechnungsfirma. Sonst erscheint der Knopf Provisionsauftrag senden im Vertrag nicht.
Die Rechte für die Abrechnung einstellen
Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein: Block Kundenverwaltung, Zeile Abrechnung. Ohne die Zeile Abrechnung fehlt der ganze Menübereich Abrechnung. Dahinter schaltet jedes Recht einen oder mehrere Menüpunkte frei:
| Recht | Menüpunkt |
|---|---|
| Antragseingang | Eingang (auch der Export der Eingangs-Listen) |
| Provisionsaufträge | Provisionsaufträge |
| Sonderbuchungen | Sonderaufträge |
| Buchungsarchiv | Provisionsbuchungen und Sonderbuchungen |
| Buchungen freigeben | Buchungen freigeben |
| Abrechnung starten | Abrechnung starten |
| Abrechnungsarchiv | Abrechnungsarchiv |
| Datenimport | Datenimport |
| Datenexport | kein eigener Menüpunkt; im Rollen-Editor beschrieben als „Daten exportieren." |
| Einstellungen | Einstellungen |
Für die Rolle Inhaber sind alle Rechte der Abrechnung fest eingeschaltet und lassen sich nicht ändern.
Sammelaktionen in den Abrechnungslisten nutzen
Markierst du in einer Liste der Abrechnung mehrere Zeilen, bietet das Aktionsmenü nur wenige Sammelaktionen:
| Menüpunkt | Sammelaktion |
|---|---|
| Eingang, Provisionsaufträge, Sonderaufträge, Provisionsbuchungen, Sonderbuchungen | nur Löschen |
| Abrechnung starten | nur Abrechnung starten |
| Abrechnungsarchiv, Detailansicht eines Laufs | nur Als E-Mail versenden |
Buchungen freigeben hat keine solchen Sammelaktionen, sondern eine eigene Aktionsauswahl unter der Tabelle mit dem Knopf Ok, siehe Buchungen freigeben.
Die Sammelaktion Feldinhalt ändern, die du aus anderen Listen kennst, gibt es in keiner Abrechnungsliste. Im Umfeld der Abrechnung findest du sie nur unter Abrechnung eines Benutzers. Wie Sammelaktionen allgemein funktionieren, steht unter Sammelaktionen.
Häufige Fragen
Warum sehe ich den Menüpunkt Abrechnung nicht?
Die Abrechnung gibt es nur, wenn deine Organisation das Modul Abrechnung gebucht hat. Ist es gebucht, fehlt deiner Rolle in den Benutzerrollen im Block Kundenverwaltung die Zeile Abrechnung. Fehlt nur ein einzelner Menüpunkt, etwa Sonderaufträge, fehlt das passende Recht, hier Sonderbuchungen. Die Zuordnung steht im Abschnitt Die Rechte für die Abrechnung einstellen.
Warum steht beim Provisionsauftrag ein anderer Vermittler als im Vertrag?
Als Vermittler übernimmt i-Planner beim Senden immer den Betreuer des Kunden. Soll ein anderer Vermittler im Auftrag stehen, ändere vor dem Senden den Betreuer am Kunden.
Wo sieht ein Vermittler seine eigenen Abrechnungen?
Unter Konto › Abrechnung. Der Menübereich Abrechnung in der Kundenverwaltung ist für die Bearbeitung der Abrechnung gedacht.
Warum gibt es in den Abrechnungslisten kein Feldinhalt ändern?
Die Listen der Abrechnung bieten als Sammelaktion nur Löschen, unter Abrechnung starten nur Abrechnung starten und in der Detailansicht des Abrechnungsarchivs nur Als E-Mail versenden. Feldinhalt ändern gibt es im Umfeld der Abrechnung nur unter Abrechnung eines Benutzers.