Übersicht

Wofür die Abrechnung da ist, welchen Weg ein Provisionsauftrag vom Eingang bis ins Abrechnungsarchiv nimmt, was im Bestand vorher gepflegt sein muss, welches Recht welchen Menüpunkt freischaltet und welche Sammelaktionen es in den Abrechnungslisten gibt.

Die Abrechnung gibt es nur, wenn deine Organisation das Modul Abrechnung gebucht hat. In der Abrechnung entstehen aus den Verträgen deiner Kunden die Provisionen deiner Vermittler. Aufträge kommen an, werden geprüft, als Buchungen freigegeben und abgerechnet. Hier siehst du den Ablauf im Überblick, was im Bestand vorher gepflegt sein muss und welche Rechte du dafür brauchst.

Kurz erklärt

Ein Provisionsauftrag gehört zu einem Vertrag. Du sendest ihn aus dem Vertrag, er kommt im Eingang an, und aus ihm entstehen die Buchungen für die Abrechnung. Buchungen ohne Vertragsbezug, zum Beispiel Vorschüsse, legst du als Sonderauftrag an. Die freigegebenen Buchungen rechnest du unter Abrechnung starten für die Vermittler ab. Die fertigen Abrechnungen findest du im Abrechnungsarchiv.

Typische Aufgaben unter Kundenverwaltung › Abrechnung, in der Reihenfolge des Ablaufs:

Ein Vertrag soll abgerechnet werden: Du sendest aus dem Vertrag einen Provisionsauftrag und öffnest ihn im Eingang.
Für einen Vertrag sollen Provisionen gebucht werden: Unter Provisionsaufträge findest und öffnest du Provisionsaufträge, pflegst Vertragsdaten und Provisionsvorgaben und erzeugst daraus Buchungen.
Die Provision soll auf die Vermittler verteilt werden: In den Provisionsvorgaben trägst du je Provisionsart die Vertragswerte ein und verteilst die Agenturprovision mit der Vermittlermatrix.
Ein Vermittler bekommt einen Vorschuss oder eine Buchung ohne Vertrag: Unter Sonderaufträge legst du Sonderaufträge ohne Vertragsbezug an, zum Beispiel Vorschüsse, Gegenbuchungen oder Stornoreserve-Buchungen.
Eine Buchung soll angesehen, storniert oder gelöscht werden: Unter Provisionsbuchungen stehen alle Buchungen aus Provisionsaufträgen.
Du suchst eine Buchung aus einem Sonderauftrag: Unter Sonderbuchungen stehen alle Buchungen aus Sonderaufträgen. Dort öffnest oder löschst du sie.
Erfasste Provisionen sollen in die nächste Abrechnung: Unter Buchungen freigeben prüfst und korrigierst du die Provision, gibst Buchungen frei und setzt eine Freigabe zurück.
Die Vermittler sollen abgerechnet werden: Unter Abrechnung starten rechnest du Vermittler mit offenen, freigegebenen Buchungen ab und prüfst sie vorher.
Du suchst eine fertige Abrechnung: Im Abrechnungsarchiv findest du vergangene Abrechnungsläufe und die PDFs je Vermittler. Dort versendest du sie per E-Mail.
Die Abrechnung einer Gesellschaft oder eines Pools liegt als Datei vor: Über den Datenimport liest du Provisionsdaten als CSV-Datei ein und erzeugst daraus Provisionsbuchungen.
Agentursatz, Karrieretitel oder weitere Firmen ändern sich: In den Einstellungen stehen Agentursatz, MwSt.-Satz, Karrieretitel, weitere abrechnende Firmen und die Sicherung der Provisionsabrechnung.
Vor dem ersten Provisionsauftrag willst du den Bestand prüfen: Den Bestand für die Abrechnung vorbereiten.
Ein Kollege soll mit der Abrechnung arbeiten: Die Rechte für die Abrechnung einstellen.

Den Ablauf der Abrechnung verstehen

Unter Abrechnung gibt es diese Menüpunkte:

Eingang: Aus einem Vertrag sendest du mit Provisionsauftrag senden einen Provisionsauftrag. Er kommt zuerst hier an.
Provisionsaufträge: Sobald du einen Eintrag im Eingang öffnest, steht er als Provisionsauftrag hier.
Sonderaufträge: Hier legst du über die Schaltfläche Sonderbuchung Sonderaufträge an.
Provisionsbuchungen und Sonderbuchungen: Hier stehen die Buchungen aus Provisions- und Sonderaufträgen als Archiv.
Buchungen freigeben: Hier gibst du Buchungen frei, änderst oder löschst sie.
Abrechnung starten: Hier startest du die Abrechnung für die abzurechnenden Vermittler.
Abrechnungsarchiv: Hier findest du die fertigen Abrechnungen wieder.

Daneben gibt es Datenimport zum Importieren von Daten und Einstellungen für die Abrechnung.

Die persönlichen Provisionsabrechnungen, die ein Vermittler für sich selbst ansieht, stehen nicht hier, sondern unter Konto › Abrechnung.

Den Bestand für die Abrechnung vorbereiten

Ein Provisionsauftrag übernimmt Angaben aus Kunde, Vertrag und Tarif. Damit er vollständig ankommt, pflege vorher diese Angaben:

Tarife am Produktpartner: Der Provisionsauftrag übernimmt Einstellungen aus dem Tarif, zum Beispiel abweichende Turnusse. Siehe Tarife.
Betreuer am Kunden: Als Vermittler des Provisionsauftrags trägt i-Planner den Betreuer des Kunden ein, nicht einen am Vertrag hinterlegten Vermittler.
Abrechnungsfirma am Vertrag: Sie wird in den Provisionsauftrag übernommen. Die Vertragsdaten stehen unter Verträge.
Vermittlerstruktur und Karrieretitel am Benutzer: Siehe Benutzer.

Wer einen Provisionsauftrag aus einem Vertrag senden soll, braucht außerdem das Recht, Verträge zu bearbeiten, und mindestens eine zugeordnete Abrechnungsfirma. Sonst erscheint der Knopf Provisionsauftrag senden im Vertrag nicht.

Die Rechte für die Abrechnung einstellen

Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen im Block Abrechnung ein. Ohne den Schalter Abrechnung fehlt der ganze Menübereich Abrechnung. Erst wenn er eingeschaltet ist, erscheinen darunter die übrigen Schalter des Blocks. Jeder schaltet einen oder mehrere Menüpunkte frei:

Schalter	Menüpunkt
Antragseingang	Eingang (auch der Export der Eingangs-Listen)
Provisionsaufträge	Provisionsaufträge
Sonderbuchungen	Sonderaufträge
Buchungsarchiv	Provisionsbuchungen und Sonderbuchungen
Buchungen freigeben	Buchungen freigeben
Abrechnung starten	Abrechnung starten
Abrechnungsarchiv	Abrechnungsarchiv
Datenimport	Datenimport
Datenexport	kein eigener Menüpunkt, im Rollen-Editor mit der Beschreibung „Daten exportieren.“
Einstellungen	Einstellungen

Ob du eine Liste exportieren darfst, hängt in der Regel am Schalter ihres Menüpunkts. Beim Export aus Provisionsbuchungen, Sonderbuchungen und dem Abrechnungsarchiv zählt dagegen der Schalter Provisionsaufträge.

Für die Rolle Inhaber sind alle Schalter der Abrechnung fest eingeschaltet und lassen sich nicht ändern.

Sammelaktionen in den Abrechnungslisten nutzen

Markierst du in einer Liste der Abrechnung mehrere Zeilen, bietet das Aktionsmenü nur wenige Sammelaktionen:

Menüpunkt	Sammelaktion
Eingang, Provisionsaufträge, Sonderaufträge, Provisionsbuchungen, Sonderbuchungen	nur Löschen
Abrechnung starten	nur Abrechnung starten
Abrechnungsarchiv, Detailansicht eines Laufs	nur Als E-Mail versenden

Buchungen freigeben hat keine solchen Sammelaktionen. Dort gibt es unter der Tabelle eine eigene Aktionsauswahl mit dem Knopf Ok, siehe Buchungen freigeben.

Die Sammelaktion Feldinhalt ändern, die du aus anderen Listen kennst, gibt es in keiner Abrechnungsliste. Im Umfeld der Abrechnung findest du sie nur unter Abrechnung eines Benutzers. Wie Sammelaktionen allgemein funktionieren, steht unter Sammelaktionen.

Häufige Fragen

Unter Konto › Abrechnung. Der Menübereich Abrechnung in der Kundenverwaltung ist dafür gedacht, die Abrechnung zu bearbeiten.

Weitere Themen

Fehlerbehebung: wenn ein Menüpunkt fehlt, ein Antrag nicht ankommt oder eine Buchung nicht in der Abrechnung landet.
Benutzerrollen: einer Rolle die Rechte der Abrechnung geben.
Tarife: die Einstellungen, die ein Provisionsauftrag aus dem Tarif übernimmt.
Abrechnung eines Benutzers: Karrieretitel und Abrechnungseinstellungen eines Vermittlers.
Verträge: die Vertragsdaten, etwa die Abrechnungsfirma, die der Provisionsauftrag übernimmt.