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Serviceportal

Wie du einem Kunden das Serviceportal freischaltest, ihn mit Registrierungslink und SMS-Code einlädst, den Zugang wieder deaktivierst, freigeschaltete Kunden in der Liste Serviceportale findest und dort über das Drei-Punkte-Menü mehrere Kunden deaktivierst oder die Einstellungen eines Kunden öffnest.

Das Serviceportal ist ein Online-Zugang für deinen Kunden. Dort sieht er die für ihn freigegebenen Verträge, Schäden, Dokumente und Neuigkeiten selbst und kann sie je nach Einstellung auch bearbeiten. Du schaltest das Portal für jeden Kunden frei und lädst ihn mit einem Registrierungslink ein. Die Registrierung bestätigt er mit einem Code per SMS.

Kurz erklärt

Du schaltest das Serviceportal für jeden Kunden einzeln in seinen Einstellungen frei. Die Einstellungen erreichst du in der Kundenansicht oder über das Drei-Punkte-Menü der Liste Serviceportale. Nutzen kann der Kunde das Portal erst, wenn er sich über den Registrierungslink registriert und mit dem Code per SMS bestätigt hat. Der Link ist 7 Tage gültig, der Code 10 Minuten. Was er im Portal sieht, legst du in seinen Einstellungen und an den einzelnen Verträgen, Schäden und Dokumenten fest.

Typische Aufgaben rund um das Serviceportal:

Voraussetzungen

  • Deine Organisation hat das Modul Kundenportal gebucht. Ohne das Modul gibt es in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte den Abschnitt Kundenportal nicht.
  • Deine Benutzerrolle hat den Schalter Freischalten („Kunden für das Kundenportal freischalten oder löschen.“). Er steht im Rollen-Editor in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte (Block Kundenverwaltung) im Abschnitt Kundenportal. Denselben Schalter brauchst du zum Erstellen und Versenden des Registrierungslinks.
  • Du darfst den Kunden sehen. Welche Kunden das sind, legt das Auswahlfeld Welche Kunden in deiner Benutzerrolle fest. Es steht im Abschnitt Kundenverwaltung derselben Detail-Rechte.
  • Der Kontakt ist ein Kunde, kein Produktpartner oder Benutzer, und ist weder gelöscht noch ein Entwurf.
  • Während du mit Ansicht als eine andere Rolle ansiehst, kannst du nicht freischalten und nicht einladen.

Den Reiter Serviceportal in der Kundenansicht finden

In der Kundenansicht gibt es den Reiter Serviceportal. Wie du die Kundenansicht öffnest, steht unter Karteikarte.

Der Reiter hat keine eigene Startseite. Er öffnet direkt einen Unterreiter. Es gibt diese Unterreiter:

  • Verträge, Chats, Schäden und Dokumente: die Listen, die zum Serviceportal des Kunden gehören. Ist eine Liste leer, erscheint zum Beispiel „Keine Verträge vorhanden!“
  • Einstellungen: öffnet das Einstellungsfenster Serviceportal über die ganze Seite. Dort schaltest du das Portal frei oder deaktivierst es und verwaltest Betreuung, Support, Listen und Benachrichtigungen. Du schließt es mit dem X.

Ist das Portal für den Kunden freigeschaltet, steht bei den Unterreitern zusätzlich die Schaltfläche Serviceportal mit einem Pfeil aus einem Kästchen. Sie öffnet das Portal in einem neuen Browser-Tab, so wie der Kunde es sieht.

Was du in den Einstellungen festlegen kannst und wie du einzelne Verträge, Schäden und Dokumente freigibst, steht unter Einstellungen und Freigaben.

Das Serviceportal für einen Kunden freischalten

Im Einstellungsfenster Serviceportal steht im Bereich Freischaltung die Zeile Serviceportal mit der Schaltfläche Freischalten. Nach dem Klick erscheint „Das Serviceportal wurde erfolgreich freigeschaltet“, und das Fenster Registrierung öffnet sich mit den Feldern E-Mail Adresse, Ländervorwahl und Mobilnummer. Es wird mit Abbrechen geschlossen; die Schaltfläche heißt jetzt Deaktivieren, darunter steht die Zeile Link zur Registrierung mit Versenden.
  1. Öffne in der Kundenansicht den Reiter Serviceportal und dort Einstellungen.
  2. Klicke im Bereich Freischaltung in der Zeile Serviceportal auf Freischalten.

Es erscheint „Das Serviceportal wurde erfolgreich freigeschaltet“, und das Fenster Registrierung öffnet sich von selbst. Wie es dort weitergeht, steht unter Den Kunden mit Registrierungslink und SMS-Code einladen.

Nach dem Freischalten heißt die Schaltfläche Deaktivieren. Darunter erscheint die Zeile Link zur Registrierung mit der Schaltfläche Versenden.

Direkt nach dem Freischalten zeigt das Fenster alle Haken unter E-Mail Benachrichtigung als gesetzt. Gespeichert ist das so nicht. Das Freischalten schaltet alle E-Mail- und Push-Benachrichtigungen des Kunden aus. Schließe das Fenster, öffne die Einstellungen erneut und setze die Haken unter E-Mail Benachrichtigung und Push Mitteilungen so, wie du sie brauchst.

Der Kunde kann das Portal erst nutzen, wenn er sich über den Registrierungslink registriert hat.

Den Kunden mit Registrierungslink und SMS-Code einladen

Das Fenster Registrierung öffnet sich nach dem Freischalten automatisch. Später erreichst du es im Einstellungsfenster Serviceportal im Bereich Freischaltung über Versenden in der Zeile Link zur Registrierung.

  1. Trage bei E-Mail Adresse die E-Mail-Adresse des Kunden ein.
  2. Wähle die Ländervorwahl: (+49) - Deutschland, (+43) - Österreich oder (+41) - Schweiz.
  3. Trage die Mobilnummer ohne führende Null ein, zum Beispiel 1701234567.
  4. Klicke auf Registrierungslink erstellen. Es erscheint „Der Registrierungslink wurde erstellt.“, und das Fenster zeigt die URL.
  5. Gib den Link an den Kunden weiter:
    • Mit Registrierungslink versenden schickt i-Planner die Einladung per E-Mail an die eingetragene Adresse. Danach schließt sich das Fenster ohne eigene Meldung.
    • Oder du kopierst den Link mit der Schaltfläche neben der URL in die Zwischenablage. Es erscheint „Der Link wurde erfolgreich in die Zwischenablage kopiert!“, und du kannst ihn selbst weitergeben.

Der Kunde öffnet den Link und registriert sich. Zur Bestätigung bekommt er einen Code per SMS an die Mobilnummer.

  • Der Registrierungslink ist 7 Tage gültig.
  • Der SMS-Code ist 10 Minuten gültig.
  • Die Nummer muss ein Mobilfunkanschluss sein. An eine Festnetznummer kann keine SMS zugestellt werden.
  • Eine E-Mail-Adresse kann nur zu einem einzigen Kundenzugang gehören.

Ist der Link abgelaufen, erstellst du über Versenden einen neuen.

Erscheint beim Erstellen oder Versenden eine Meldung, stehen ihre Bedeutung und der nächste Schritt unter Beim Einladen erscheint eine Meldung.

Den Zugang zum Serviceportal deaktivieren

  1. Öffne in der Kundenansicht den Reiter Serviceportal und dort Einstellungen.
  2. Klicke im Bereich Freischaltung in der Zeile Serviceportal auf Deaktivieren.
  3. Bestätige „Bist Du Dir sicher, dass Du den Zugang zum Serviceportal deaktiveren willst?“ mit Ja.

Es erscheint „Das Serviceportal wurde erfolgreich deaktiviert“.

Freigeschaltete Kunden in der Liste Serviceportale finden

Unter Kontakte › Serviceportale stehen die Kunden, die ein Serviceportal haben. Die Spalte App-Status zeigt den Stand, zum Beispiel Freigeschaltet.

Die Liste Kontakte › Serviceportale mit den Listen Zuletzt angesehen, Freigeschaltet, Markiert und Deaktiviert und einer Tabelle mit Kunden, Anschrift, App-Status, Erstkontakt und Betreuer. Ein Klick auf Freigeschaltet zeigt nur freigeschaltete Kunden, Deaktiviert die deaktivierten; zurück in Zuletzt angesehen zeigt der Mauszeiger auf die Spalte App-Status.

Zur Auswahl gibt es Listen wie Zuletzt angesehen, Freigeschaltet, Markiert und Deaktiviert. Ist eine Liste leer, erscheint zum Beispiel „Es sind keine Serviceportale freigeschaltet“. Wie du Listen filterst, sortierst und eigene anlegst, steht unter Listen.

Mehrere Kunden in der Liste Serviceportale bearbeiten

In Kontakte › Serviceportale stehen Freischalten, Deaktivieren und Einstellungen im Drei-Punkte-Menü (Optionen) am Ende jeder Zeile, nicht in der Aktionsleiste.

Mehrere Kunden schaltest du nur einzeln frei, im Einstellungsfenster jedes Kunden:

  1. Öffne an der Zeile des Kunden die drei Punkte (Optionen) und wähle Einstellungen. Das Einstellungsfenster Serviceportal des Kunden öffnet sich.
  2. Klicke im Bereich Freischaltung in der Zeile Serviceportal auf Freischalten. Es erscheint „Das Serviceportal wurde erfolgreich freigeschaltet“, und das Fenster Registrierung öffnet sich.
In der Liste Kontakte › Serviceportale › Deaktiviert öffnen die drei Punkte einer Zeile das Menü mit unter anderem Freischalten, Deaktivieren und Einstellungen; gewählt wird Einstellungen. Das Einstellungsfenster Serviceportal des Kunden öffnet sich über die ganze Seite. Nach einem Klick auf Freischalten im Bereich Freischaltung erscheint „Das Serviceportal wurde erfolgreich freigeschaltet“, und das Fenster Registrierung für den Registrierungslink dieses Kunden öffnet sich.
  1. Erstelle den Registrierungslink, wie unter Den Kunden mit Registrierungslink und SMS-Code einladen beschrieben.
  2. Schließe das Einstellungsfenster mit dem X und mache mit dem nächsten Kunden weiter.

Die E-Mail- und Push-Benachrichtigungen sind nach dem Freischalten bei jedem Kunden aus. Wie du sie setzt, steht unter Das Serviceportal für einen Kunden freischalten.

Den Eintrag Freischalten im Drei-Punkte-Menü nutzt du dafür nicht. Er schaltet das Portal nicht frei, sondern deaktiviert es bei allen markierten Kunden. Ohne Markierung deaktiviert er es beim Kunden der Zeile. Trotzdem erscheint danach „Das Serviceportal wurde erfolgreich aktiviert!“ Ist das passiert, hilft Nach „Freischalten“ in der Liste ist das Portal deaktiviert.

So deaktivierst du mehrere Kunden:

  1. Markiere die Kunden per Häkchen. Wie die Mehrfachauswahl funktioniert, steht unter Mehrfachauswahl und Export.
  2. Öffne an einer der markierten Zeilen die drei Punkte (Optionen) und wähle Deaktivieren.

Die Aktion gilt für alle markierten Kunden. Ohne Markierung gilt sie nur für die Zeile, an der du das Menü geöffnet hast. Eine Rückfrage gibt es nicht. Danach erscheint „Das Serviceportal wurde erfolgreich deaktiviert!“ Die Häkchen bleiben gesetzt. Den neuen Stand zeigt die Spalte App-Status erst, wenn du die Seite neu lädst.

In der Aktionsleiste der Liste Serviceportale stehen Spalteninhalt bearbeiten, Betreuer wechseln, Stichworte, Teammitglied hinzufügen, Markierung und Löschen. Mit Spalteninhalt bearbeiten setzt du Portal-Einstellungen wie Serviceportal - E-Mail Benachrichtigung - Verträge oder Serviceportal - Ansicht - Dokumente mit Upload für viele Kunden auf einmal. Diese Sammelaktionen brauchen den Schalter Mit Bearbeitung in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Profil. Löschen braucht den Schalter Löschen im Abschnitt Löschen. Wie die Sammelaktionen funktionieren, steht unter Sammelaktionen.

Häufige Fragen

Möglich sind Nummern aus Deutschland (+49), Österreich (+43) und der Schweiz (+41).

Ja. Beim Deaktivieren werden seine Zugangsdaten gelöscht. Nach dem erneuten Freischalten erstellst du einen neuen Registrierungslink.

Ja. Nach erfolgreichem Versand schließt sich das Fenster ohne eigene Meldung. Konnte die E-Mail nicht verschickt werden, erscheint „Die Einladung konnte nicht versendet werden. Der Link lässt sich weiterhin kopieren.“

Ja. Markiere die Kunden in Kontakte › Serviceportale, klicke in der Aktionsleiste auf Spalteninhalt bearbeiten (Stift) und wähle die Spalte, zum Beispiel Serviceportal - E-Mail Benachrichtigung - Verträge. Die Schritte stehen unter Einen Feldinhalt bei vielen Einträgen ändern.

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