Formulare
Wie du unter Einstellungen › Formulare eine PDF-Vorlage hochlädst, Platzhalter, Text, Signaturen, Symbole und Bilder daraufsetzt, Felder kopierst oder löschst und das Formular später mit Kundendaten befüllt öffnest.
Ein Formular ist eine PDF-Vorlage, zum Beispiel ein Maklervertrag oder eine Datenschutzerklärung, auf die du Felder wie Platzhalter, Text oder eine Signatur setzt. Beim Öffnen über Hinzufügen › Formulare füllt i-Planner die Platzhalter mit den Daten der gewählten Datensätze und öffnet das Ergebnis als PDF.
Kurz erklärt
Ein Formular besteht aus genau einem PDF und den Feldern, die du darauf setzt: Platzhalter, Text, Signatur, Symbol und Bild. Platzhalter aus Datensätzen, etwa zu Kunden oder Verträgen, füllt i-Planner beim Öffnen mit den Daten der gewählten Datensätze. Die Platzhalter der Kategorie EIGENE PLATZHALTER wie {{eingabe.datum}} füllt die Person aus, die das Formular öffnet. Alle Formulare deiner Organisation stehen unter Einstellungen › Formulare im Ordner Meine Formulare.
Typische Aufgaben unter Einstellungen › Formulare:
- Du willst einen Maklervertrag oder eine Datenschutzerklärung vorbereiten: Ein neues Formular anlegen und das PDF hochladen.
- Name und Daten des Kunden sollen automatisch eingetragen werden: Platzhalter in ein Formular einfügen.
- Schrift, Größe oder Ausrichtung eines Feldes passen nicht: Die Einstellungen eines Feldes ändern.
- Du willst prüfen, ob alle Felder richtig sitzen: Das Formular vor dem Einsatz in der Vorschau prüfen.
- Du brauchst das Formular für einen Kunden: Ein Formular mit Kundendaten ausfüllen.
- Die PDF-Vorlage hat sich geändert: Formulare löschen und das PDF verwalten.
Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein. Nötig sind im Block Kundenverwaltung die Zeile Einstellungen und in ihren Detail-Rechten im Abschnitt Einstellungen der Schalter Formulare („Formulare bearbeiten und löschen.“). Ohne den Schalter Formulare fehlt der Eintrag Formulare im Menü Hinzufügen der Kopfleiste.
Für eine Formularvorlage brauchst du eine PDF-Datei. Zum Hochladen muss im Dokumentenspeicher noch Platz frei sein.
Ein neues Formular anlegen und das PDF hochladen
- Öffne Einstellungen › Formulare. Links steht die Formularliste mit dem Ordner Meine Formulare, in der Mitte das PDF und rechts die Einstellungen.
- Klicke unter der Formularliste auf das Symbol Hinzufügen (Plus im Kreis). i-Planner legt ein Formular mit dem Namen Neues Formular an.
- Ändere rechts im Abschnitt Formular das Feld Name, zum Beispiel in „Maklervertrag“. i-Planner speichert bei jedem Tastendruck und bestätigt jedes Mal mit „Die Änderung wurde erfolgreich gespeichert.“ Beim Eintippen eines Namens erscheint die Meldung also für jeden Buchstaben.
- In der Mitte erscheint Vorlage hochladen mit dem Hinweis „Es werden nur .pdf Dateien unterstützt“. Klicke auf Datei auswählen... oder ziehe die PDF-Datei auf die Fläche.
Ein Formular hat genau ein PDF. Willst du die Vorlage austauschen, entferne zuerst das vorhandene PDF, siehe Formulare löschen und das PDF verwalten. Beim Hochladen gilt die maximale Dateigröße deines Kontos.
Felder auf das Formular setzen
Felder fügst du über das Symbol Feld einfügen (Plus) in der Werkzeugleiste über dem PDF ein. Es öffnet eine Auswahl mit fünf Feldarten:
- Platzhalter: Öffnet das Fenster Platzhalter einfügen. Jeder gewählte Platzhalter wird ein eigenes Feld. Details stehen unter Platzhalter in ein Formular einfügen.
- Text: Öffnet das Fenster Textfeld einfügen. Du schreibst festen Text in die Schreibfläche und kannst dort auch mehrere Platzhalter kombinieren, zum Beispiel Titel, Vorname und Name in einer Zeile. Mit Einfügen landet das Textfeld im Formular.
- Signatur: Öffnet das Fenster Signaturfeld einfügen. Du zeichnest mit der Maus auf der Zeichenfläche eine Unterschrift. Zum Korrigieren gibt es Rückgängig und Löschen. Einfügen setzt die Zeichnung ins Formular. Soll erst beim Ausfüllen unterschrieben werden, nimmst du stattdessen den eigenen Platzhalter
{{eingabe.signatur}}. - Symbol: Öffnet das Fenster Symbol einfügen mit sieben Symbolen ohne Beschriftung: Strich, Punkt, Haken, Kästchen mit Haken, Kästchen, Kreis und Kreis mit Punkt. Klicke ein Symbol an und dann auf Einfügen. Das passt zum Beispiel für ein vorab angekreuztes Kästchen.
- Bild: Öffnet das Fenster Bild einfügen, zum Beispiel für ein Logo. Du wählst eine Bilddatei, legst im quadratischen Zuschnitt-Rahmen den Ausschnitt fest und klickst auf Einfügen. Bilder werden immer quadratisch zugeschnitten.
Eingefügte Felder ziehst du mit der Maus an die richtige Stelle und änderst an den Anfassern die Größe. Symbole lassen sich nur über die Ecken vergrößern, damit sie ihr Seitenverhältnis behalten.
Mit den Lupen verkleinern (Minus) und vergrößern (Plus) in der Werkzeugleiste zoomst du in Schritten von 25 % zwischen 25 und 500 %. Im Prozentfeld daneben wählst du einen Wert direkt, zum Beispiel 150 % für genaues Platzieren. Auf Seitenebene zoomen zeigt die ganze Seite.
Platzhalter in ein Formular einfügen
- Klicke auf das Symbol Feld einfügen und wähle Platzhalter. Es öffnet sich das Fenster Platzhalter einfügen mit dem Hinweis „Wähle ein oder mehrere Platzhalter aus um sie direkt in das Formular einzufügen.“
- Wähle links die passende Datenquelle, zum Beispiel Kontakte, Verträge oder Bankverbindungen. Daneben gibt es EIGENE PLATZHALTER für Eingabefelder. Hast du Platzhalter mit dem Stern als Favorit markiert, erscheint zusätzlich FAVORITEN. Kategorien ohne Platzhalter blendet i-Planner aus.
- Filtere im Feld Platzhalter suchen... und klicke einen oder mehrere Platzhalter an. Die Auswahl erscheint rechts und lässt sich dort mit dem x wieder entfernen.
- Klicke auf Einfügen. Jeder Platzhalter wird ein eigenes Feld auf der aktuellen Seite.
Die Kategorie EIGENE PLATZHALTER enthält {{eingabe.kontrollkaestchen}}, {{eingabe.datum}}, {{eingabe.auswahl}}, {{eingabe.signatur}}, {{eingabe.text}}, {{eingabe.textbox}} und {{eingabe.zahl}}. Diese Platzhalter füllt die Person aus, die das Formular öffnet. Alle anderen Kategorien befüllt i-Planner aus den Datensätzen, die beim Öffnen gewählt werden.
Welche Platzhalter es gibt und was sie enthalten, legen die Textmarken deiner Organisation fest.
Die Einstellungen eines Feldes ändern
Klicke ein Feld auf der Seite an. Rechts erscheinen statt der Formular-Einstellungen die Einstellungen des Feldes, je nach Feldart in den Abschnitten Feld, Schrift, Text und Farbe. Über dem Feld stehen außerdem kleine Schaltflächen: Bearbeiten (nicht bei Platzhaltern), Kopieren und Löschen, siehe Ein Feld kopieren oder löschen.
Im Abschnitt Feld stehen:
- Bezeichnung: zeigt bei aktuellen Platzhaltern die Begrenzung mit
{{und}}. Das vollständige Kürzel, zum Beispiel{{kunde.vorname}}, siehst du am Feld auf der Formularseite. Bei Platzhalterfeldern ist die Bezeichnung nicht zum Umbenennen vorgesehen. Textmarken für Datenfelder verwaltest du unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textmarken. - Platzierung: Seite, auf der das Feld steht, zum Beispiel Seite 2.
- Stapel (z-Index): Reihenfolge, wenn sich Felder überlappen.
- Initialwert: Nur bei eigenen Platzhaltern. Damit ist das Feld beim Öffnen vorausgefüllt. Ein Kontrollkästchen steht auf Nicht ausgewählt oder Ausgewählt, ein Datumsfeld zum Beispiel auf Heute, Morgen oder Heute + 3 Tage bis In 30 Jahren.
- Feldliste: Nur bei
{{eingabe.auswahl}}. Hier pflegst du die Auswahlwerte. Voreingestellt sind Option 1 und Option 2. - Platzhalter: Nur bei eigenen Platzhaltern außer Kontrollkästchen, Auswahlfeld und Signaturfeld. Grauer Hinweistext, der erscheint, solange das Feld leer ist.
- Einheit, Nachkommastellen (0 bis 5), Mindestwert und Maximalwert: Nur bei
{{eingabe.zahl}}, zum Beispiel mit der Einheit €.
Den Abschnitt Schrift gibt es nur bei Textfeldern und Platzhaltern, nicht bei {{eingabe.signatur}}. Er enthält Art (Arial, Courier, Helvetica, Symbol, Times New Roman), Größe (voreingestellt 10 pt), Stärke (Normal, Fett oder 100 bis 900) und Stil (Normal, Kursiv).
Auch den Abschnitt Text gibt es nur bei Textfeldern und Platzhaltern, nicht bei {{eingabe.signatur}}. Er enthält Ausrichtung (Links, Mittig, Rechts, Blocksatz), Dekoration (Keine, Unterstrich, Durchgestrichen) und bei Platzhaltern Zeilenumbruch. Mit Abgeschnitten..., der Voreinstellung bei Platzhaltern, kürzt i-Planner zu langen Inhalt mit „…“.
Im Abschnitt Farbe stellst du mit Text die Schriftfarbe ein (bei Textfeldern, Symbolen und Platzhaltern) und mit Hintergrund die Hintergrundfarbe des Feldes (bei allen Feldarten).
Ein Feld kopieren oder löschen
Brauchst du ein Feld noch einmal, zum Beispiel ein weiteres Kontrollkästchen für eine zweite Auswahl, kopierst du es, statt es neu einzufügen.
- Öffne Einstellungen › Formulare und wähle das Formular.
- Klicke das Feld auf der Seite an. Über dem Feld erscheinen kleine Schaltflächen, von links nach rechts Bearbeiten (nicht bei Platzhaltern), Kopieren und Löschen. Ihre Symbole sind weiß und auf der weißen Seite nicht zu sehen. Zeigst du mit der Maus darauf, nennt ein Tooltip die Funktion.
- Klicke auf Kopieren.
i-Planner meldet „Die Kopie wurde erfolgreich erstellt.“ Die Kopie liegt auf derselben Seite, leicht nach rechts unten versetzt, und ist gleich ausgewählt. Ziehe sie mit der Maus an die richtige Stelle. Kopieren gibt es für alle Feldarten, auch für Platzhalter.
An derselben Stelle stehen:
- Bearbeiten: gibt es nicht bei Platzhaltern. Einstellungen wie Schrift und Farbe änderst du rechts neben dem PDF, siehe Die Einstellungen eines Feldes ändern.
- Löschen: entfernt das Feld nach der Rückfrage „Bist Du wirklich sicher, dass Du das Feld löschen willst?“ Danach meldet i-Planner „Das Feld wurde erfolgreich gelöscht“.
Seiten des Formulars drehen oder löschen
Rechts unter Seiten siehst du Miniaturen aller Seiten. Unter jeder Miniatur steht ein Symbol mit drei Punkten, sein Tooltip lautet zum Beispiel 1 Seite bearbeiten. Darüber öffnest du das Menü dieser Seite:
- Seite im Uhrzeigersinn drehen und Seite gegen Uhrzeigersinn drehen
- Seite löschen: i-Planner fragt nach, ob du die Seite löschen willst, und weist darauf hin, dass auch Platzhalter und Inhalte auf der Seite gelöscht werden. Danach erscheint „Die Seite wurde erfolgreich aus dem Formular entfernt!“
In der Leiste unter der Seite blätterst du mit den Pfeilen. Die Anzeige zeigt zum Beispiel 1/26 für Seite 1 von 26. Dort drehst du die aktuelle Seite auch mit Im Uhrzeigersinn drehen und Gegen Uhrzeigersinn drehen.
Das Formular vor dem Einsatz in der Vorschau prüfen
- Klicke in der Leiste unter der Seite auf Vorschau ansehen.
- Enthält das Formular Platzhalter aus Datensätzen, öffnet sich das Fenster Platzhalter Zuordnung mit dem Hinweis „Wähle die Datensätze aus, womit die Platzhalter befüllt werden sollen.“ Wähle zum Beispiel einen Testkunden und einen Vertrag.
- Klicke auf Öffnen. i-Planner öffnet das befüllte PDF als Vorschau.
So siehst du, ob Felder richtig sitzen und lange Inhalte hineinpassen, bevor andere das Formular nutzen.
Ein Formular mit Kundendaten ausfüllen
- Klicke in der Kopfleiste auf Hinzufügen und zeige auf Formulare.
- Wähle das gewünschte Formular.
- Ordne im Fenster Platzhalter Zuordnung die Datensätze zu, zum Beispiel den Kunden und den Vertrag, und fülle eigene Felder wie Datum oder Kontrollkästchen aus.
- Klicke auf Öffnen. i-Planner öffnet das befüllte PDF.
Im Menü erscheinen nur Formulare, für die ein PDF hochgeladen ist. Der Eintrag Formulare fehlt ganz, wenn deine Rolle das Recht Formulare nicht hat oder wenn noch kein Formular ein PDF hat. Das Recht ist unter Voraussetzungen beschrieben.
Formulare löschen und das PDF verwalten
In der Formularliste steht neben jedem Formular das Symbol … (drei Punkte). Es öffnet unter anderem diese Befehle:
- Löschen: löscht das Formular nach der Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du das Formular löschen möchtest?“ Danach erscheint „Das Formular wurde erfolgreich gelöscht.“
- PDF entfernen: entfernt die PDF-Vorlage nach der Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du die .pdf Datei als Hintergrund entfernen willst?“ Danach kannst du ein neues PDF hochladen.
- PDF herunterladen: lädt die hinterlegte PDF-Vorlage herunter.
Alle Formulare deiner Organisation stehen im Ordner Meine Formulare.
Was die Meldungen im Formular-Editor bedeuten, steht unter Im Formular-Editor erscheint eine Meldung.
Häufige Fragen
Nein. Ein gelöschtes Formular landet in keinem Papierkorb, und auch seine Felder und Freigaben sind weg. Lege es neu an, lade das PDF hoch und setze die Felder neu.
Füge über Feld einfügen › Platzhalter aus der Kategorie EIGENE PLATZHALTER den Platzhalter {{eingabe.signatur}} ein. Die Feldart Signatur setzt dagegen eine Unterschrift, die du jetzt mit der Maus zeichnest, fest ins Formular.
Nimm die Feldart Text und schreibe die Platzhalter mit Leerzeichen in die Schreibfläche, zum Beispiel {{kunde.vorname}} {{kunde.name}}. Mit der Feldart Platzhalter wird dagegen jeder Platzhalter ein eigenes Feld.
Nein. Als Vorlage unterstützt i-Planner nur PDF-Dateien. Speichere das Dokument vorher als PDF.
Weitere Themen
- Textmarken: welche Platzhalter es gibt und was sie enthalten.
- Kontakte › Listenaktionen: ein Formular über Formular erstellen im Drei-Punkte-Menü eines Kunden oder Vertrags öffnen.
- Benutzerrollen: das Recht Formulare einer Rolle einstellen.
- Fehlerbehebung: wenn ein Formular im Menü fehlt, Inhalte abgeschnitten werden oder eine Meldung erscheint.