Datei hochladen

Ein Import beginnt mit den Schritten Quelle auswählen, Datei hochladen und Vorschau. Eine GDV-Datei wandelt i-Planner dabei zuerst in eine Tabelle um. Danach geht es wie bei jeder anderen Tabelle weiter.

Kurz erklärt

Je Import nimmt i-Planner genau eine Datei an. Bei Eigene Tabellen ist das eine .csv-, .xls- oder .xlsx-Datei, bei GDV Datensatz eine .gdv-, .dat- oder .txt-Datei. Eine Excel-Datei wandelt i-Planner beim Hochladen in eine CSV-Tabelle um, eine GDV-Datei nach dem Klick auf Weiter. Dein Datenbestand ändert sich dabei nicht. In der Vorschau prüfst du danach, ob Umlaute und Spalten stimmen.

Typische Aufgaben:

• Du willst eine CSV- oder Excel-Tabelle einlesen: Die Importstrecke wählen↗ und Eine Datei hochladen↗.
• Ein Versicherer hat dir eine GDV-Datei geschickt: Eine GDV-Datei umwandeln lassen↗.
• In der Vorschau stehen seltsame Zeichen oder alle Werte in einer Spalte: Die Vorschau prüfen↗.
• Beim Hochladen erscheint eine Fehlermeldung: Beim Hochladen erscheint eine Fehlermeldung↗.

Voraussetzungen

Deine Benutzerrolle↗ braucht den Schalter Import. Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen (Block Kundenverwaltung) im Abschnitt Einstellungen. Außerdem hast du unter Einstellungen › Import schon einen neuen Import angelegt. Wie das geht, steht unter Import↗.

Die Importstrecke wählen

Im Schritt Quelle auswählen fragt der Assistent „Was möchtest Du importieren?“ Darunter steht „Wähle eine der folgenden Quellen aus, aus der Du Daten in das System importieren willst.“ Klicke auf eine Kachel:

• Eigene Tabellen: „Importiere jede CSV, XLS oder XLSX Datei mit Kunden und Vertragsdaten.“
• GDV Datensatz: „Importiere jede GDV Datei mit Kunden und Vertragsdaten.“
• GDV Vertragsdaten Abgleich: „Importiere GDV Dateien und gleiche die Vertragsdaten ab.“ Diese Kachel gleicht nur vorhandene Verträge ab und legt keine Kunden an. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. Mehr dazu unter GDV-Daten↗.

Die meisten Organisationen sehen nur die ersten beiden Kacheln.

Erscheint beim Klick auf eine Kachel „Diese Funktion steht zur Zeit nicht zur Verfügung“, ist diese Importstrecke für deine Organisation gesperrt.

Eine Datei hochladen

1. Im Schritt Datei hochladen ziehst du die Datei in das Ablagefeld oder klickst auf Datei hochladen... und wählst sie aus.
2. Das Ablagefeld zeigt, welche Dateien die gewählte Importstrecke annimmt. Bei Eigene Tabellen steht dort „Es werden alle .csv, .xls oder .xlsx Dateien unterstützt!“, bei GDV Datensatz „Es werden alle .gdv, .dat, oder .txt Dateien unterstützt!“
3. Während des Hochladens erscheint „Datei wird hochgeladen...“ mit dem Knopf Abbrechen.
4. Danach steht die Datei in der Liste des Schritts, und i-Planner meldet „Die Importdatei wurde erfolgreich hochgeladen!“
5. Klicke auf Weiter.

Je Import nimmt i-Planner genau eine Datei an. Eine Excel-Datei (XLS oder XLSX) wandelt i-Planner beim Hochladen automatisch in eine CSV-Tabelle um.

Nach Weiter zeigt i-Planner auch bei einer Tabelle kurz den Hinweis „Die GDV Daten werden in eine CSV Datei umgewandelt. Wir informieren Dich per E-Mail, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist.“ Er verschwindet von selbst, sobald die Vorschau geladen ist. Eine E-Mail folgt nicht.

Klickst du nach dem Hochladen auf Zurück, fragt i-Planner „Bist Du sicher, das Du diesen Schritt abbrechen willst? Deine Importtabellen werden gelöscht!“ Bestätigst du, entfernt i-Planner die hochgeladene Datei aus dem Import.

Erscheint statt „Die Importdatei wurde erfolgreich hochgeladen!“ eine andere Meldung, hilft Beim Hochladen erscheint eine Fehlermeldung↗.

Eine GDV-Datei umwandeln lassen

Bei GDV Datensatz und GDV Vertragsdaten Abgleich startet Weiter die Umwandlung der GDV-Datei in eine Tabelle. Dein Datenbestand ändert sich dabei nicht. i-Planner schreibt die Daten erst, wenn du den Import fertigstellst.

1. Während der Umwandlung erscheint ein Wartedialog mit „Die GDV Daten werden in eine CSV Datei umgewandelt. Wir informieren Dich per E-Mail, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist.“
2. Mit Status prüfen fragst du den aktuellen Stand ab. Du kannst das Fenster auch schließen und den Import später wieder öffnen. Läuft die Umwandlung dann noch, erscheint der Wartedialog erneut.
3. Ist die Umwandlung fertig, meldet ein Dialog mit dem Titel Achtung „Die Umwandlung Deiner GDV Daten ist fertig. Möchtest Du den Import fortsetzen?“
4. Klicke auf Import öffnen. Der Import geht im Schritt Vorschau weiter.

Eine E-Mail zum Ende der Umwandlung bekommst du nicht. Das Ergebnis meldet der Dialog im geöffneten Import. Hast du das Fenster geschlossen, öffne den Import unter Einstellungen › Import wieder. Ist die Umwandlung fertig, geht es im Schritt Vorschau weiter.

Diese Ergebnisse kann die Umwandlung außerdem melden:

• Die Datei enthält sehr viele Spalten. Die Umwandlung hat mehr als 400 Spalten ergeben. Übernommen wurden die am häufigsten belegten Spalten. Selten belegte Zusatzspalten fehlen. Mit Import öffnen geht es trotzdem weiter.
• Titel Keine Vertragsdaten: Die GDV-Datei wurde geprüft. Sie enthält keine Vertragsdaten zum Importieren. Dein Datenbestand bleibt unverändert. Du kannst eine andere Datei hochladen. Das kommt zum Beispiel bei einer Änderungslieferung ohne Änderungen vor. Die Meldung erscheint nur, wenn die Datei ausschließlich aus Vorsatz und Nachsatz besteht und der Nachsatz keine Sätze meldet. Meldet der Nachsatz Sätze, die in der Datei fehlen, kommt stattdessen die Fehlermeldung.
• Titel Fehler: Die GDV-Datei konnte nicht umgewandelt werden. Dein Datenbestand wurde dadurch nicht verändert. Bitte melde Dich beim Support und nenne den Dateinamen, damit wir die Verarbeitung prüfen können. Die Datei ist dann zum Beispiel leer oder nicht lesbar, oder ihr Aufbau ist beschädigt (etwa ein fehlender Nachsatz vor der nächsten Lieferung). Es kann auch sein, dass sie keine verwertbaren Vertragssätze liefert. Alle Ursachen stehen unter Die GDV-Datei konnte nicht umgewandelt werden↗.

Was eine GDV-Datei enthält und welche Spalten die Umwandlung liefert, steht unter GDV-Daten↗.

Die Vorschau prüfen

Im Schritt Vorschau siehst du den Inhalt deiner Datei als Tabelle. Prüfe vor allem, ob Umlaute und Sonderzeichen wie ä, ö, ü und ß richtig dargestellt werden.

Ist deine Importdatei eine CSV-Datei, steht über der Vorschau das Zahnrad-Symbol Einstellungen. Es öffnet das Fenster Text Formatierung mit dem Hinweis „Hier kannst Du die Formatierung der Datei nach Deinen Vorgaben einstellen.“ Bei einer Excel-Datei (XLS oder XLSX), die i-Planner beim Hochladen in CSV umgewandelt hat, fehlt das Zahnrad.

Im Fenster stehen drei Auswahlfelder ohne Beschriftung. Jedes zeigt die aktuelle Einstellung. Von oben nach unten sind das:

• das Trennzeichen zwischen den Spalten: ,, ;, Tabstopp, |, :, Leerzeichen oder ~. Stehen alle Werte in einer einzigen Spalte, passt das Trennzeichen nicht.
• der Textqualifizierer, also das Zeichen, das Texte einschließt: ", ' oder Keine.
• die Zeichencodierung: UTF-8, MAC OS ROMAN oder ISO-8859-1. Stehen statt Umlauten seltsame Zeichen in der Vorschau, probiere eine andere Zeichencodierung.

Klicke auf Speichern. i-Planner liest die Vorschau dann mit den neuen Einstellungen neu ein. Mit Abbrechen bleibt alles, wie es war.

Fehlerhafte Spalten, die sich über diese Einstellungen nicht beheben lassen, korrigierst du direkt in der Importdatei und lädst sie erneut hoch. Danach geht es mit Spalten abgleichen↗ weiter.

Häufige Fragen

Weitere Themen

• Spalten abgleichen↗: der nächste Schritt, in dem du jede Spalte einem Feld zuordnest.
• GDV-Daten↗: was eine GDV-Datei enthält und welche Spalten die Umwandlung liefert.
• Import↗: Importstrecken, Schritte und Grenzen des Imports.
• Fehlerbehebung↗: wenn eine Datei nicht angenommen wird oder die Vorschau nicht stimmt.