Störfälle
Wie du Störfälle als Aktivität anlegst, bearbeitest, Teammitglieder beteiligst, mit Stichworten ordnest und in der Liste Aktivitäten › Störfälle wiederfindest oder wiederherstellst.
Ein Störfall ist eine Aktivität mit dem Typ Störfall. Er hat Betreff, Text, Kontakt, Status, Verantwortlich, Start und Ende und steht in der Liste Aktivitäten › Störfälle. Störfälle legst du im Programm von Hand an oder über die REST-API. Außerdem wird jede Aktivität zum Störfall, deren Typ du auf Störfall änderst.
Das gemeinsame Aktivitätenfenster, die Status, das Feld Verantwortlich, die Systemlisten und das Aktionsmenü erklärt Aktivitäten › Übersicht. Diese Seite beschreibt nur, was für Störfälle gilt.
Kurz erklärt
Die Liste Störfälle zeigt jede Aktivität mit dem Typ Störfall. Änderst du den Typ, steht der Eintrag danach in der Liste des neuen Typs. Ein Feld für die Art des Störfalls gibt es nicht, du beschreibst den Fall im Betreff und im Text. Wen du als Verantwortlichen oder Teammitglied einträgst, kann per Mail benachrichtigt werden, siehe Meldungen und Benachrichtigungen zu Störfällen.
Typische Aufgaben unter Aktivitäten › Störfälle:
- Ein Kunde meldet ein Problem: Einen Störfall anlegen.
- Kollegen sollen mitarbeiten: Teammitglieder an einem Störfall beteiligen.
- Der Fall ist gelöst: Einen Störfall bearbeiten.
- Du willst später weiterschreiben: Einen Störfall als Entwurf speichern.
Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in der Rolle ein, siehe Benutzerrollen:
- Damit du den Menüpunkt Störfälle siehst, muss im Block Kundenverwaltung die Zeile Aktivitäten eingeschaltet sein. Zusätzlich braucht die Rolle in den Detail-Rechten dieser Zeile im Abschnitt Aktivitäten den Schalter Störfälle („Die Rolle hat Zugriff auf die Störfälle.“). Alle Aktivitäten ist ein eigener Schalter und schaltet Störfälle nicht mit ein.
- Wen du als Verantwortlichen auswählen darfst, legt das Auswahlfeld Verantwortlicher fest („Wen die Rolle als Verantwortlichen auswählen darf.“). Es steht in denselben Detail-Rechten im Abschnitt Sichtbarkeit und bietet die Werte Alle Benutzer, Sich selbst und Mitglieder seines Teams oder Nur sich selbst. Das gilt für Störfälle ohne Kontakt. Hängt der Störfall an einem Kunden, Produktpartner oder Benutzer, regelt das entsprechende Recht dieses Kontaktbereichs die Auswahl.
- Um den Störfall eines Kontakts zu bearbeiten, braucht die Rolle das Recht, Aktivitäten im jeweiligen Kontaktbereich zu bearbeiten (Kunden, Produktpartner oder Benutzer). Fehlt es, sind im Störfall Formular, Nachrichten, Dokumente, Stichworte, Unteraufgaben und Pipeline gesperrt.
- Beim Störfall eines Kunden zeigt das Fenster neben dem Störfall zuerst die Verträge des Kunden, wenn die Rolle Verträge sehen darf. Sonst erscheinen dort die Dokumente.
Alle Störfälle in einer Liste finden
Öffne Aktivitäten › Störfälle. Die Liste zeigt nur Aktivitäten mit dem Typ Störfall. Neben der Liste Störfälle gibt es diese Ansichten:
- Zuletzt angesehen und Zuletzt bearbeitet
- Neu hinzugekommen
- Offen, In Bearbeitung, Wartend und Erledigt, je nach Status
- Markiert
- Entwürfe: Störfälle, die noch nicht angelegt sind
- Gelöscht
Ist eine Ansicht leer, erscheint zum Beispiel „Keine neuen Störfälle vorhanden!“ oder „Keine offenen Störfälle vorhanden!“, jeweils mit dem Hinweis „Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Störfälle hinzufügen.“
Mehrere Störfälle markierst du und änderst sie auf einmal, zum Beispiel mit Status, Verantwortlichkeit wechseln, Kunde wechseln, Stichworte oder Teammitglied hinzufügen. Du kannst sie auch kopieren oder löschen. Für einen einzelnen Störfall gibt es am Zeilenende das Drei-Punkte-Menü mit Bearbeiten, Aktivität erstellen, Anpinnen, Erinnerung setzen, Vorgänge öffnen, Kopieren und Löschen. In der Ansicht Gelöscht stellst du Störfälle wieder her oder löschst sie endgültig. Alle Aktionen beschreibt Listenaktionen, das Markieren Mehrfachauswahl und Export. Eigene Listen, Spalten und Filter erklärt Listen.
Klickst du in der Ansicht Gelöscht auf einen Störfall, erscheint „Der Störfall kann nicht geöffnet werden, weil der Datensatz gelöscht wurde!“ Bei einem Doppelklick erscheint „Die Aktivität kann nicht geöffnet werden, weil der Datensatz gelöscht wurde!“ Stelle den Störfall zuerst wieder her. Klicke dazu am Zeilenende auf Optionen (drei Punkte) und wähle Wiederherstellen.
Einen Störfall anlegen
- Klicke in der Kopfzeile auf Hinzufügen, zeige auf Aktivitäten und klicke auf Störfall. Das Fenster Neuer - Störfall öffnet sich.
- Der runde Plus-Button unten rechts in Aktivitäten › Störfälle mit der Schaltfläche Störfall hinzufügen öffnet dagegen eine neue Aufgabe. Stelle dort in der Gruppe Bearbeitung den Typ auf Störfall.
- Solange kein Kontakt zugewiesen ist, steht im Fenster „Kein Kontakt vorhanden“. Klicke auf Jetzt zuweisen..., gib im Feld Suchen... den Namen ein und wähle den Kontakt. Wählbar sind Kunden, Produktpartner und Benutzer.
- Gib Betreff und Text ein. Der Betreff ist der Titel des Störfalls und steht in den Benachrichtigungs-Mails.
- Setze in der Gruppe Bearbeitung Status und Verantwortlich. Typ muss auf Störfall stehen. Nur dann erscheint der Eintrag in der Liste Störfälle.
- Trage in der Gruppe Zeitraum bei Bedarf Start und Ende mit Datum und Uhrzeit ein.
- Klicke auf Anlegen.
Kein Feld ist Pflicht. Ein Feld für die Art des Störfalls gibt es nicht. Beschreibe den Fall im Betreff und im Text. Anders als bei E-Mail, Telefonat oder Termin hat der Störfall keine Felder für Empfänger, Telefonnummer, Adresse oder Kalender.
Wählst du als Verantwortlichen jemand anderen als dich selbst, bekommt diese Person eine Mail, sofern sie Benachrichtigungen für Aktivitäten eingeschaltet hat, siehe E-Mail- und Push-Benachrichtigungen einstellen. Mehr dazu unter Meldungen und Benachrichtigungen zu Störfällen.
Das Anlegen von Aktivitäten im Allgemeinen, auch über Hinzufügen in der Kopfzeile, beschreibt Aktivitäten › Übersicht.
Einen Störfall bearbeiten
- Öffne Aktivitäten › Störfälle oder die Aktivitäten des Kontakts in seiner Karteikarte.
- Klicke auf den Störfall.
- Ändere Betreff, Text oder die Felder der Gruppen Bearbeitung und Zeitraum.
Setzt du den Status auf Erledigt, steht der Störfall in der Ansicht Erledigt.
Sind Formular, Nachrichten, Dokumente oder Stichworte gesperrt, fehlt dir das Bearbeitungsrecht für Aktivitäten des Kontakts, siehe Voraussetzungen.
Teammitglieder an einem Störfall beteiligen
Neben dem Verantwortlichen kannst du weitere Personen als Teammitglieder zu einem Störfall einladen. Wie du Teammitglieder hinzufügst und Bemerkungen schreibst, erklärt Aktivitäten › Übersicht.
- Teammitglieder, die beim Anlegen eingeladen werden, bekommen die Mail „Neue(r) Störfall "Betreff"“ mit dem Knopf Störfall öffnen. Voraussetzung ist, dass sie Benachrichtigungen für Aktivitäten eingeschaltet haben, den Störfall nicht selbst angelegt haben und lizenzierte Benutzer oder Kunden mit aktivem App-Zugang sind.
- Schreibt jemand eine Bemerkung in den Störfall, bekommen die übrigen Teammitglieder die Mail „Neue Bemerkung: …“ mit dem Text der Bemerkung und dem Knopf Störfall öffnen.
Mehreren Störfällen gibst du dieselben Teammitglieder über die Mehrfachauswahl, siehe Mehrfachauswahl und Export.
Einen Störfall als Entwurf speichern
Schließt du das Fenster eines neuen Störfalls, bevor du auf Anlegen geklickt hast, erscheint dieser Hinweis:
„Dieser Störfall wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! Du kannst ihn als Entwurf speichern, um später weiter daran zu arbeiten.“
Speicherst du ihn als Entwurf, findest du ihn in der Ansicht Entwürfe unter Aktivitäten › Störfälle. Öffne ihn dort und klicke auf Anlegen, sobald er fertig ist.
Meldungen und Benachrichtigungen zu Störfällen
| Meldung | Bedeutung |
|---|---|
| Keine neuen Störfälle vorhanden! | Die Ansicht Neu hinzugekommen oder eine andere Ansicht ist leer. |
| Keine offenen Störfälle vorhanden! | Die Ansicht Offen ist leer. |
| Dieser Störfall wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! | Du schließt einen neuen Störfall ohne Anlegen. Du kannst ihn als Entwurf speichern. |
| Der Störfall kann nicht geöffnet werden, weil der Datensatz gelöscht wurde! | Der Störfall steht in Gelöscht. Stelle ihn zuerst wieder her. |
| Die Aktivität kann nicht geöffnet werden, weil der Datensatz gelöscht wurde! | Dieselbe Meldung nach einem Doppelklick auf einen gelöschten Störfall. |
| Mail Neuer Störfall "Betreff" mit dem Text „Dir wurde soeben von … der neue Störfall … als Verantwortlicher zugewiesen.“ | Jemand anderes hat dich als Verantwortlichen eingetragen. |
| Mail Neue(r) Störfall "Betreff" mit dem Text „Du wurdest soeben von … in dem neuen Störfall … als Teilnehmer eingeladen.“ | Du bist beim Anlegen als Teammitglied eingeladen worden. |
| Mail Neue Bemerkung: … mit dem Text „… die folgende Bemerkung … innerhalb des Störfalls: … geschrieben.“ | Jemand anderes hat eine Bemerkung in einem Störfall geschrieben, an dem du als Teammitglied beteiligt bist. |
Alle Mails enthalten den Knopf Störfall öffnen. Mails zu neuen Störfällen kommen nur, wenn die Benachrichtigungen für Aktivitäten eingeschaltet sind, siehe E-Mail- und Push-Benachrichtigungen einstellen.
Häufige Fragen
Nein. Das Störfall-Formular hat kein Feld für die Art des Störfalls. Die Auswahl Kategorie gibt es nur im Formular eines Verkaufs. Beschreibe den Fall im Betreff und im Text oder vergib Stichworte. Mehreren Störfällen gibst du ein Stichwort mit der Sammelaktion Stichworte (Etikett). Suche es im Feld Stichwort suchen... und klicke auf Hinzufügen.
Ja, solange er nicht endgültig gelöscht ist. Klicke in der Ansicht Gelöscht am Zeilenende auf Optionen (drei Punkte) und wähle Wiederherstellen. Mehrere Störfälle markierst du und wählst Wiederherstellen in der Aktionsleiste, siehe Listenaktionen.
Weitere Themen
- Aktivitäten › Übersicht: Aktivitätenfenster, Status und Verantwortlich für alle Aktivitäten.
- Listenaktionen: mehrere Störfälle ändern, kopieren oder wiederherstellen.
- Benutzerrollen: den Schalter Störfälle einschalten.
- Fehlerbehebung: wenn ein Störfall verschwunden ist oder sich nicht ändern lässt.